Antworten auf 5 Fragen, die sich jedes Konsumgüterunternehmen stellen sollte, bevor ERP-Lösungen evaluiert werden. pprise.

Antworten auf 5 Fragen, die sich jedes Konsumgüterunternehmen stellen sollte, bevor ERP-Lösungen evaluiert werden pprise

Zusammenfassung Viele Unternehmen stürzen sich direkt in den Auswahlprozess für eine ERP-Software, ohne vorher herauszufinden, was sie denn nun genau mit einer Implementierung erreichen wollen. Diese Firmen sind von der großen Auswahl an möglichen Optionen auf dem Markt oft überfordert. Mit den richtigen Recherchen könnten ihnen viele dieser Mühen erspart bleiben und die Zeitdauer des Auswahlprozesses deutlich verringert werden. Wir haben fünf entscheidende Fragen ausgemacht und beantwortet, die sich Unternehmen stellen sollten, bevor sie Ihre Nachforschungen bezüglich eines ERP-Systems starten. Die Antworten auf diese Fragen im Voraus zu wissen, erlaubt es Unternehmen, eine viel fokussiertere und gründlichere Suche nach einem ERP-Anbieter durchzuführen. Die fünf von uns beantworteten Fragen lauten: Sollten Sie ein voll integriertes System nutzen oder mehr in Richtung Spezialisierung gehen? Sollten Sie eher mit einem spezialisierten oder allgemein ausgerichteten Anbieter zusammenarbeiten? Sollten Sie sich auf die Suche nach einem ERP-System mit fix und fertiger Funktionalität machen, oder nach einer anpassbaren Option Ausschau halten? Sollten Sie einen einstufigen oder zweistufigen Ansatz verfolgen? Sollten Sie die Anwendung Cloud-basiert oder vor Ort betreiben? Voll integriert oder Insellösung? Eine der ersten Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten, ist, ob es Sinn macht, eine voll integrierte Software-Lösung oder verschiedene branchenführende Anwendungen zu nutzen. Der große Vorteil einer Best-of-Breed -Strategie (Insellösung) ist, dass jede einzelne Anwendung Funktionalitäten hat, die sich hervorragend für eine spezifische Aufgabe eignen. Ein weiteres Plus dieser Lösung besteht darin, dass sie es jedem Unternehmen erlaubt, mit maßgeschneiderten Anwendungen besser auf spezifische Vorgaben einzugehen. Aus diesen Gründen gewann diese Strategie in den späten 90ern einiges an Popularität, diese hat seit dieser Zeit jedoch aufgrund verschiedener Ursachen nachgelassen. Voll integrierte ERP- 1 Lösungen sind nun für viele die Lösung der Wahl. 1

Der Hauptgrund für diese Entwicklung ist das Weggehen von Insellösungen hin zu umfassenden Implementierungen, die Vorteile bei Integration, Berichtswesen, Wartungskosten, Sicherheit, Benutzbarkeit, und Datenintegrität aufweisen. Folgende Darstellung mit 1 Informationen aus der Zeitschrift Industry Week erklärt den Unterschied zwischen Best-of- Breed und umfassenden Anwendungen: Umfassende Best of Breed The main rationale behind the overall trend to moving away from best Anwendung of breed and towards full suite implementations is due to advantages in integration, reporting, maintenance costs, Lösungen von Drittparteien Sind voll integriert. Alle Module security, usability, and data integrity. müssen integriert The following werden. chart, Dies with information sind miteinander taken verbunden from Industry und Week Integration:, explains the differences bedeutet between einen best Mehraufwand of breed an and full suite vom ersten applications: Tag an startbereit. Zeit und Kosten für das Projekt. Berichtswesen: Wartungskosten: Sicherheit: Nutzbarkeit: Informationen sind über zahlreiche Anwendungen und Plattformen verstreut. Kann zu teuren Data Warehousing Projekten führen, um einen übersichtlichen Blick auf alle Daten zu erhalten Da jede Lösung mit einer anderen Technologie entworfen wurde und dadurch verschiedene Anforderungen an Datenbanken und Middleware stellt, sind die Wartungskosten von Insellösungen sehr schnell sehr hoch Die einzelnen Lösungen haben im Allgemeinen eigene Sicherheitsmodelle, die es schwierig machen, Sicherheit und Privatsphäre über die ganze Lösung hinweg aufrecht zu Jede Best of Breed Drittparteilösung weist andere Funktionen für die Nutzung auf. Dies bedeutet, dass Benutzer gezwungen sind, verschiedene Benutzeroberflächen und Systeme zu lernen. Erfasst und aktualisiert Daten aus dem System automatisch, da alle Zahlen zu Gewinn und Kosten auf der gleichen Anwendung untergebracht sind. Wird oft zusammen mit einer Laufzeitversion einer unterstützenden Technologie verkauft, die Kosten und Komplexität weiter reduzieren. Voll integrierte Anwendungen bieten konsistente und geradlinige Autorisierungen und Benutzerberechtigungen über alle alle Funktionen hinweg. Sicherheit und Privatsphäre sind nahtlos sichergestellt. Bietet ein konsistentes und gut durchdachtes Benutzererlebnis. Die Benutzung ist quer durch die Anwendung hinweg einheitlich und macht Benutzern die Bedienung verschiedener Funktionen leicht, ohne dass Systeme neu erlernt werden müssen. 1 Veague, Rick. IndustryWeek : Best of Breed Vs. ERP. IndustryWeek, 26 Mar. 2010. Web. 05 Nov. 2011. <http://www. industryweek.com/articles/best_of_breed_vs-_erp_21353.aspx?showall=1>. 2

Datenintegrität: In vielen Fällen müssen gebräuchliche Daten wie Produktinformationen von mehreren Insellösungen geteilt werden. Das bedeutet, dass Daten über Anwendungen hinweg synchronisiert werden müssen, was zu Duplikaten und komplexen Problemen der Datenintegrität führen kann. Keine Probleme mit der Datenintegrität, da die gesamte Anwendung auf den selben Daten beruht. Daten werden durch alle Hierarchieebenen hinweg kommuniziert, sodass es zu keinen Duplikaten kommt und keine Synchronisierung nötig ist. Aus diesen Gründen sind wir uns mit dem gegenwärtigen Trend einig, dass Unternehmen besser beraten sind, eine voll integrierte Anwendung zu nutzen, als mehrere Insellösungen zu mischen. Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist, dass Best of Breed-Anwendungen zwar besser als integrierte Systeme arbeiten, diese Unterschiede im Allgemeinen aber nur angenehmer und nicht unverzichtbarer Natur sind. Integrierte ERP-Anwendungen verbesserten darüber hinaus ihre insgesamte Funktionalität, lassen sich heutzutage besser mit Best of Breed-Lösungen vergleichen und liefern so noch überzeugendere Argumente. 2 Fix und fertige oder anpassbare Lösung? Im Allgemeinen haben Unternehmen zwei Optionen im Auge, wenn sie nach einer ERP- Software Ausschau halten: entweder anpassbare oder fix und fertige Lösungen. Die erste Option, eine anpassbare ERP-Lösung, gestattet dem Unternehmen zumindest einen gewissen 3 Zugang zum Quellcode und lässt es die Softwarelogik modifizieren, um sie den erforderten Betriebsprozessen anzupassen. Eine fix und fertige Softwareanwendung gibt keinen Zugaung zum Quellcode und macht somit Änderungen der Geschäftslogik unmöglich. Jeder Softwaretyp hat zwar seine Vor- und Nachteile, laut Rebecca Wettermann von Nucleus Research aber nahmen Anwender in der letzten Welle an ERP-Inbetriebnahmen, vor etwa 10 Jahren, viele Anpassungen vor. Ich würde aber trotzdem schätzen, dass die Mehrheit heutzutage mit 90% fix und fertigen Lösungen agiert. 2 2 Weiss, Weiss, Todd Todd R. Customize R. Customize Your Your ERP ERP or Adapt or Adapt To It? To What s It? What s Your Your Strategy? Strategy? CIO.com. CIO.com. CIO.com. CIO.com. 14 July 14 2011. July 2011. Web. Web. 5 Nov. 5 Nov. 2011. 2011. <http://www.cio.com/article/686202/customize_your_erp_or_adapt_to_it_what_s_your_strategy_>. Weiss Weiss 3

Es gibt viele Gründe, warum die fix und fertige Funktionalität Vorrang gegenüber einer anpassbaren Lösung erhält. Einige Vorzüge sind laut Wettermann eine besser vorhersehbare 4 und billigere Inbetriebnahme und natürlich weniger störende und kostspielige Aktualisierungen. Der Gebrauch einer fix und fertigen Funktionalität erlaubt eine reibungslosere Implementierung, die natürlich im Gegenzug auch eine schnellere Rendite für das Unternehmen verspricht. Die Installierung einer fix und fertigen Funktionalität ist ebenfalls billiger als die Anpassung des Quellcodes durch den Softwareanbieter oder einen internen IT-Mitarbeiter. Auch Aktualisierungen sind ein Gebiet, wo eine anpassbare Lösung Probleme verursachen kann. Wenn jeder Kunde im Grunde dieselbe Funktionalität nutzt, wird die Installierung von Upgrades und Patches viel einfacher, als wenn jeder Klient einen anderen Code besitzt, ein Alptraum für jeden Softwareanbieter. 3 Laut Wettermann ist einer der entscheidenden Vorzüge einer fix und fertigen Funktionalität die Fähigkeit, Unternehmenseigentümer und die eigentlichen Endbenutzer viel früher in den Prozess zu involvieren. Die Einbindung von Benutzern gibt Ihnen ein gutes Feedback, sodass Sie Probleme lösen können, bevor diese zu wirklichen Schwierigkeiten am jeweiligen PC anwachsen. So vermeiden 4 Sie es, eine Anwendung herauszugeben, die noch keiner vorher gesehen hat. Nur durch die Verwendung einer fix und fertigen Funktionalität sind Sie in der Lage, Benutzer und ihr Feedback zum Funktionieren des Systems bald in die Diskussion einzubeziehen. Die Alternative ist, bis zur Anpassung des Quellcodes zu warten, und zu diesem Zeitpunkt ist es natürlich zu spät für ein Feedback. 5 Horizontal oder vertikal ausgerichtete ERP-Lösung? Viele der großen ERP-Anbieter konzentrieren sich auf horizontal ausgerichtete ERP-Lösungen, die auf verschiedene Branchen anwendbar sind und eine große Bandbreite an allgemeiner Funktionalität bieten. Viele dieser horizontalen Lösungen werden von Unternehmen gewählt, da sie einen starken Markennamen, beträchtliche Ressourcen und Dienste für Ihr Produkt sowie eine Top-Technologie anbieten können. Für Branchen jedoch, die auf sehr spezifischen und einzigartigen Prozessen basieren, wie etwa der Konsumgüterindustrie, macht es im Allgemeinen mehr Sinn, eine vertikal ausgerichtete ERP-Lösung auszuwählen. Im Gegensatz zu einer allgemein ausgerichteten Software, die umfassende Anpassungen 3 4 Weiss Weiss 4

erfordert, um die Bedürfnisse einer spezifischen Branche zu erfüllen, sollte eine vertikale ERP-Lösung für Konsumgüter bereits alle Branchenanforderungen der Konsumgüterindustrie erfüllen. Neben der Software selbst, die hauptsächlich in die Kaufentscheidung einfließt, sind auch die Menschen wichtig, die die Implementierung der Software vornehmen. Laut einer von Panorama Consulting durchgeführten Studie benötigen 57% aller ERP-Implementierungen 5 länger als ursprünglich erwartet. Einer der Hauptgründe für die Verzögerung von Projekten ist die langwierige Lernkurve, die die meisten horizontalen ERP-Anbieter durchlaufen müssen, bevor sie Ihr Unternehmen verstehen. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der Ihr Unternehmen bereits kennt und über die nötige Expertise verfügt, verringert die Chancen einer Projektverzögerung und erlaubt es Unternehmen, schnellere Kapitalrenditen zu erreichen. Durchschnittsdauer Insgesamt Stufe I Stufe II Stufe II / Andere Geplante Monate 11.2 12.9 9.25 9.3 Tatsächliche Dauer 14.6 15.7 15 12 In derselben Studie fand Panorama Consulting heraus, dass die Dauer des Implementierungsprozesses von der Größe des gewählten Anbieters abhing. 6 Es stellte sich heraus, dass jene Anbieter die kürzeste Implementierungszeit aufwiesen, die sich mehr spezialisiert hatten und so das Business ihrer Kunden am besten kannten. Für diese Studie wurden die größten ERP-Anbieter (SAP, Oracle) als Stufe I ( Tier I ) gekennzeichnet, etwas kleinere Anbieter (Epicor, Infor) als Stufe II ( Tier ), und auf Branchen konzentrierte Nischenunternehmen als Stufe III. Anbieter der Stufe I benötigten im Durchschnitt 15,7 Monate, um ihre ERP-Systeme zu implementieren. Für Anbieter der Stufe II waren es im Durchschnitt 15 Monate. Anbieter der Stufe III hingegen brauchten nur 12 Monate, um die ERP-Implementierung abzuschließen. Die Studie von Panorama Consulting wies darauf hin, dass Stufe III Anwendungen deswegen die kürzeste Implementierungsdauer aufwiesen, da ihr Fokus bereits 7 sehr spezialisiert war und dadurch geringere Änderungen anfielen. Abschließend berichtete Panorama Consulting, wie lange es für die jeweiligen Anbieterstufen dauert, Amortisation zu leisten. 5 Panorama Consulting. 2011 Guide to ERP Systems And Vendors. Panorama Consulting. 2011. Web. 5 Nov. 2011. <http:// panorama-consulting.com/documents/2011-guide-to-erp-systems-and-vendors.pdf> 6 Panorama Consulting 5

Laut der Studie liegt die Amortisationszeit im Durchschnitt für Anbieter der Stufe I nur zu 55% bei weniger als 3 Jahren. Anbieter der Stufe II schnitten etwas besser ab, mit einer Amortisationszeit von unter 3 Jahren zu 66%. Die spezialisierten Anbieter der Stufe III jedoch 7 konnten zu 76% eine Amortisationszeit von unter 3 Jahren garantieren. Die schnellere Amortisation lässt sich auf die vertikal ausgerichtete Software und Lösungsanbieter mit Expertise in der Branche zurückführen. îmhcãd Diese Faktoren garantieren eine schnellere Implementierung, darüber hinaus können Benutzer das System schneller verstehen und beherrschen. Einstufiger oder zweistufiger Ansatz? Während kleinere und mittelgroße Unternehmen im Allgemeinen nur eine einzelne ERP- Lösung benötigen, entscheiden sich viele größere Unternehmen für einen zweistufigen Ansatz. Ein zweistufiger Ansatz wird verfolgt, wenn Unternehmen das gegenwärtige ERP- System belassen und gleichzeitig mit separaten, spezialisierten ERP-Anwendungen für Ihre Tochtergesellschaften oder kleineren Unternehmenseinheiten agieren. Oftmals haben größere Organisationen zahlreiche Operationen in vielen verschiedenen Branchen, wodurch der Besitz einer einzigen Lösung die Bedürfnisse all dieser verschiedenen Unternehmen nicht optimal abdeckt. Mit einem dualistischen Ansatz jedoch kann ein Unternehmen mit einer effizienten und 7 2011 Guide to ERP Systems And Vendors. Panorama Consulting. 2011. Web. 5 Nov. 2011. <http://panorama-consulting.com/ Documents/2011-Guide-to-ERP-Systems-and-Vendors.pdf>. 6

für die Branche maßgeschneiderten ERP-Anwendung arbeiten, anstatt die ursprüngliche ERP- Systemimplementierung zu umgehen. Viele Firmen entscheiden sich für eine zweistufige Strategie, da ein großes und komplexes ERP-System für kleine Niederlassungen einen Overkill bedeutet. Es bedeutet für sie eine unnötige Zunahme an Kosten und Ressourcen und führt so zu einer übermäßigen Belastung für diese Niederlassungen. Ein weiterer Grund für Unternehmen, sich nach einer dualistischen Strategie umzusehen, sind unterschiedliche Compliance-Anforderungen seitens der Tochtergesellschaften im Vergleich zum Haupsitz. Es kann dann sein, dass sie ein ERP-System brauchen, das die spezifische Compliance ihrer jeweiligen Branche handhaben kann. Gartner führte eine Studie zu zweistufigen ERP-Strategien durch, die zusätzliche Gründe für Unternehmen lieferte, dieser Strategie zu folgen: 8 Unlike horizontal software that requires extensive customizations to meet the needs of the specific industry, a vertically focused ERP solution for consumer goods should already include the industry specific requirements of the consumer goods distribution business. While the ERP software is obviously important in the buying decision, so are the people who are going to be implementing the software. According to a study done by Panorama Consulting over 57 percent of ERP implementations take longer than expected. One of the major reasons projects get delayed is due to the learning curve that most horizontal ERP vendors need to understand your business. Teaming with a vendor who already knows and has expertise in your business diminishes the chances that the project will be stalled and allows companies to start earning their return on investment sooner. Bei großen Unternehmen müssen die kleineren Niederlassungen, die oft in Entwicklungsmärkten mit hohen Wachstumsraten tätig sind, darauf warten, bis die ERP- Installierung bei ihnen angelangt ist. Eine kleinere ERP-Lösung, maßgeschneidert für ihre Bedürfnisse, kann hier ein besserer Ansatz sein. Wenn das Unternehmen aus kulturellen oder organisatorischen Gründen keine Konsolidierung zu einem System durchführen kann, aber eine solche aus Kostengründen oder besserer Informationstransparenz umsetzen muss. Durch schrittweise durchgeführte Fusionen und Erwerbungen werden mehrfache ERP- Lösungen angesammelt, die in inakzeptablen Supportkosten resultieren. 8 Gartner. Two-Tier ERP Suite Strategy: Considering Your Options. Microsoft.com. Gartner, 28 July 2010. Web. 5 Nov. 2011. <http://www.microsoft.com/presspass/itanalyst/docs/07-28-10erp.pdf>. 7

Vielerorts wird nicht realisiert, dass mit einem zweistufigen System auch bedeutende Kosteneinsparungen verbunden sind. Gartner fand heraus, dass Unternehmen mit einem zweistufigen Ansatz im Vergleich zu einstufigen Systemen 33% der Kosten und 50% der Gesamtdauer für die Implementierung einsparen konnten. Große Unternehmen, die in mehreren Branchen tätig sind, sollten also ernsthaft darüber nachdenken, einen zweistufigen Ansatz für ihre ERP-Implementierungsstrategie anzuwenden. Cloud oder vor Ort? Gegenwärtig ist dies ein sehr großes Thema im ERP-Umfeld, und das aus gutem Grund. Laut Forrester macht Cloud-basiertes ERP nur 2 Prozent des gegenwärtigen Markts aus, wird aber bis 2015 jährlich um 21 Prozent wachsen. Unternehmen kleiner und mittlerer Größe profitieren am meisten von der Zusammenarbeit mit einem Cloud-basierten Anbieter, doch lassen sich Vorzüge für alle Unternehmensgrößen feststellen. Der Hauptgrund für das Interesse an Cloud-Hosting ist die Reduzierung von im Voraus anfallenden Kapitalkosten, da das Unternehmen keine neue externe Hardware kaufen muss und bei den Betriebskosten für Server einspart. Diese Kosteneinsparungen sind für kleinere und mittelgroße Unternehmen ein Segen, da diese im Gegensatz zu größeren Organisationen nicht das Kapital für diese Vorlaufkosten aufbringen können. Ein weiterer Vorteil der Benutzung der Cloud ist das Freiwerden von internen IT-Ressourcen, um diese bei strategischeren Projekten einzusetzen. Für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen ist dies ein riesiger Vorteil, da die IT-Abteilung sich nicht um die Überwachung und Aktualisierung der Server kümmern muss, die für das ERP-System nötig sind. Wachstumsorientierte Unternehmen sollten also darüber nachdenken, ein Cloud-basiertes System anzuwenden, da ein Aufstieg um einiges einfacher wird, wenn der Anbieter das System betreut. Es ist nicht nur einfacher, Benutzer hinzuzufügen, auch die Anwendungserweiterung wird schneller und reibungsloser, wenn sie nicht vor Ort betreut wird. Darüber hinaus lässt Sie ein Cloud-basiertes System Anwendungen ohne großen Kapitalaufwand testen, natürlich je nach Lizenzangebot des ERP-Anbieters. 8

Viele Führungskräfte sind besorgt, dass eine Betreuung ihrer ERP-Lösung außerhalb des Unternehmensservers ein Sicherheitsrisiko darstellt. Viele Firmen ziehen jedoch nicht in Betracht, dass Anbieter, die ein Lösungs-Hosting betreiben, aufgrund des tagtäglichen Umgangs erwiesene Expertise in Sachen Datensicherheit haben. Dahingegen besitzt die IT-Abteilung des Kunden im Allgemeinen nicht das Training oder die Eignung, eine ähnliche Datensicherheit zu gewährleisten. Unternehmen jeglicher Größe können davon profitieren, ihr ERP mittels Cloud betreuen zu lassen. Mit Cloud-Lösungen werden Unternehmensressourcen frei, im Voraus anfallende Kapitalkosten fallen aus, Wachstum wird einfacher, und Sicherheit lässt sich besser garantieren. Aus diesen Gründen sind Cloud-basierte ERP-Anwendungen ein wachsender Trend auf dem Markt. Fazit Obwohl sich jedes Unternehmen in den Ansprüchen an ein ERP-System voneinander unterscheidet, sollten die Antworten auf diese fünf Fragen die Ausgangsstellung für jede Firma sein, um einen zielgerichten Suchprozess einzuleiten. Unternehmen sollten eher auf umfassende und integrierte ERP-Lösungen als auf Best of Breed -Strategien setzen, einen spezialisierten Anbieter suchen, der ihre Branche kennt, eine Lösung mit fix und fertiger Funktionalität finden und ernsthaft darüber nachdenken, eine ERP-Lösung mit Cloud-basiertem Hosting zu betreiben. Größere Unternehmen sollten darüber hinaus Möglichkeiten für eine zweistufige ERP-Strategie untersuchen. Mit der Befolgung dieser Schritte ist Ihr Unternehmen auf dem besten Weg, eine bessere ERP-Anwendung in Betrieb zu nehmen. Um mehr Informationen zu ERP-Lösungen für Konsumgüterfirmen zu erhalten, kontaktieren Sie: emea@apprise.com pprise Europa Apprise Software s.r.o. Holandská 8, 7ter Stock 639 00 Brno Tschechische Republik Tel: +420 511 187 800 www.apprise.com/eu/ Apprise Software Regus Almere Central Station Busplein 36-38 1315 KV Almere Niederlande +31 (0) 365 389 301 www.apprise.com.nl Globale Standorte Bethlehem, Vereinigten Staaten Melbourne, Australien Milton Keynes, Großbritannien Nanjing, China Seoul, Südkorea ISV/Software Solutions Mobility Solutions Apprise ist ein eingetragenes Markenzeichen von Apprise Software, Inc. in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. Alle anderen Marken sind im Besitz der jeweiligen Eigentümer. 2013 Copyright Apprise Software, Inc.