Personaleinsatz bedarfsorientiert organisieren. Produktinformation. Neue Wege für die Arbeitswelt... Fauth-Herkner & Partner

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1 flexplus Neue Wege für die Arbeitswelt... Fauth-Herkner & Partner Personaleinsatz bedarfsorientiert organisieren Produktinformation Fauth-Herkner & Partner Telefon: +49 / (0)89 / Neue Wege für die Arbeitswelt... Telefax: +49 / (0)89 / Wolfratshauser Str. 203 a Info@Arbeitswelt.de München

2 Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere ein Kinderspiel (Johann Wolfgang von Goethe)

3 Personaleinsatzplanung mit System - wirtschaftlich - effizient - praxisnah Flexibilisierung, Kostensenkung und Produktivitätssteigerung durch intelligenten Personaleinsatz. Die Unternehmen stehen akut im Spannungsfeld zwischen steigenden Personalkosten, Verlängerung der Betriebszeiten, dem Mangel an Fachkräften und vor allem den Wünschen der Mitarbeiter/innen nach interessengerechter Arbeitszeit. Somit erhält ein bedarfsorientierter Personaleinsatz einen zunehmenden Stellenwert, denn oftmals sind die Personalressourcen nicht auf den Arbeitsanfall abgestimmt. Die Folge sind teure Überstunden, niedrige Produktivität und hohe Belastungen für die Mitarbeiter/innen. Die Ausrichtung des Personaleinsatzes am tatsächlichen Bedarf und den Bedürfnissen der Beschäftigten schafft hier Abhilfe und sorgt für mehr Kundenorientierung. Ihr Plus für mehr: Produktivität Serviceorientierung Mitarbeiterzufriedenheit Wir stehen für eine wirtschaftliche, effiziente und praxisnahe Lösung, die von allen Beteiligten im Unternehmen akzeptiert wird. Personaleinsatz bedarfsorientiert gestalten Ihr Weg zu einem effizienten Arbeits(zeit)management Orientierung an Besetzungsdichten Absprachen zwischen den Beteiligten Flexible Arbeitszeitregelungen (Jahresarbeitszeitkonto) Mehr Eigenverantwortung für die Beschäftigten Minimierter Planungsaufwand Motivation durch Mitwirkung

4 Die Herausforderung In der Regel ist die kalendarische Ausrichtung des Personaleinsatzes nicht mit den tatsächlichen Anforderungen identisch. Die zentrale Aufgabe der Einsatzplanung ist, die Mitarbeiter/innen dem Arbeitsanfall optimal gegenüber zu stellen. Hierbei ist der qualitative sowie quantitative Bedarf zu berücksichtigen. FlexPlus ist ein Werkzeug, das die Passung von Arbeitsanfall und Besetzungsdichte unter Einbindung der Beschäftigten optimiert. Das Neue daran: Die Arbeitszeit wird nicht mehr starr festgelegt, sondern vor dem Hintergrund des voraussichtlichen Arbeitsanfalls gemeinsam mit den Beschäftigten geplant. Für alle Beteiligten ergeben sich dabei oftmals überraschende Freiheitsgrade und Optimierungsmöglichkeiten. Flexi-Spielregeln unterstützen eine Planungs-Praxis, bei der sowohl die betrieblichen Ziele, als auch die Interessen der Mitarbeiter/innen berücksichtigt werden. Nachdem die Personalbemessung die Mitarbeiterkapazitäten bestimmt, erfolgt im Rahmen der Personaleinsatzplanung eine Verteilung des gesamten Stundenkontingents im Jahres-, Monats-, Wochen- und ggf. auch Tagesverlauf gemäß den betrieblichen Anforderungen und den Interessen der Mitarbeiter/innen. Die Personaleinsatzplanung erfolgt trichterförmig vom Jahresgrobplan zur Tagesplanung. Beste Erfolge werden erzielt, wenn die Mitarbeiter/innen mit einbezogen werden und die Planung nach und nach selbst übernehmen. Zu diesem Zweck wurde von Fauth-Herkner & Partner FlexPlus entwickelt, ein Software- Tool, das alle notwendigen Informationen übersichtlich darstellt, Daten zum Arbeitsanfall und zum Mitarbeitereinsatz grafisch aufbereitet und so Über- und Unterbesetzungen schnell transparent werden lässt. Veränderungen des Personaleinsatzes, der Urlaubsund Seminarplanungen können simuliert oder aktuell eingegeben werden. Geplante Urlaubszeiten und erfasste Fehlzeiten, Plus- und Minusstunden, sowie Salden fließen ein. Dabei ist die Arbeit mit FlexPlus einfach und schnell zu erlernen. Mehrfache Datenerfassungen, das Ausfüllen verschiedener Formulare und das Pflegen von parallelen Statistiken werden hinfällig. Der Planungs- und Verwaltungsaufwand wird reduziert, erfasste Daten werden in übersichtlicher Form aufbereitet und können jederzeit aktualisiert werden. Die Lösung Personalkapazität Arbeitsanfall Jan. Feb. Mrz. Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Sep. Nov. Dez. Jan. Feb. Mrz. Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Sep. Nov. Dez. Jan. Feb. Mrz. Apr. Mai Jun. Jul. Aug. Sep. Nov. Dez. Das genannte Problem stellt sich nicht nur im Jahresverlauf, sondern häufig auch bei der Besetzung im Wochen- und Tagesverlauf. Ein Beispiel: Im Einzelhandel oder in Dienstleistungsbetrieben entspricht die Mitarbeiter- Anwesenheit im Tagesverlauf oftmals nicht der Verteilung von Kundenströmen bzw. Anfragen.

5 Regelkreis der Personaleinsatzplanung Der Planungsfluss gliedert sich in vier Abschnitte, die zueinander in Abhängigkeit stehen. Aus den geplanten Mengen (Umsatz; Kundenfrequenz; etc.) wird ein Personalbudget ermittelt. Dieses Personalbudget wird dann möglichst optimal auf den Planungszeitraum verteilt. In einem integrierten Controllingverfahren wird die Planung den IST-Werten gegenüber gestellt, um so die Personalbedarfsplanung weiter zu optimieren. In vielen Betrieben ist das Personalbudget und damit die zur Verfügung stehende Zeit vorgegeben, so dass wir die vorhandenen Plandaten übernehmen können. In anderen Unternehmen wird an uns der Wunsch herangetragen, den Personalbedarf näher zu bestimmen und die Konsequenzen unterschiedlicher Strategien darzustellen. Wir bieten Ihnen an, im Rahmen einer individuellen Beratung mit uns Ihren optimalen Personalbedarf zu entwickeln. Je nach Branche, Unternehmen und Aufgabenstellung arbeiten wir mit einem breiten Spektrum an Methoden und Instrumenten, um den Personalbedarf transparent und nachvollziehbar abzubilden und dabei Handlungsspielräume aufzuzeigen. Dies geschieht unter Einbeziehung von Historien-/Planungsdaten sowie unter Berücksichtung von Service-Vorgaben und strategischer Szenarien-Berechnungen. Wir nutzen ebenso analytische wie arbeitsplatzorientierte Analyseverfahren. Darstellungen statistischer Verteilungen bilden in einigen Branchen eine wichtige Grundlage für die Entwicklung von Optimierungslösungen. Personalbedarf Personalbedarfsplanung (Personalbudget) Analyse/Prognose der Verteilung des Arbeitsanfalls Controlling der Vorgabeund Planwerte Regelkreis der Personaleinsatzplanung Planung des optimalen Mitarbeitereinsatzes Historie - nach Umsatz - nach Mengen - nach Workflow-Analyse - nach Blackbox-Ansatz Personalbedarf Skills/Kompetenzen Struktur (z.b. Teilzeit/Vollzeit) Planung

6 Verteilung des Arbeitsanfalls Die Herausforderung bei der Analyse des Arbeitsanfalls besteht darin, die besten Indikatoren für die Steuerung der Mitarbeiter-Anwesenheit zu finden. Diese Faktoren unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen und sind auch in einzelnen Abteilungen, Teams nicht immer identisch. Der daraus entstehende Aufwand sollte aber in Kauf genommen werden, da sich in der Planung die Qualität der Analyse widerspiegelt. Messgrößen können z.b. sein: Umsatzentwicklung / Projektplanung / Auftragslage / Kundenfrequenz Aus den Arbeitsanfallprognosen werden optimale Besetzungsprofile sowie eine zufriedenstellende Urlaubsplanung gewonnen. Anhand dieser Vorgaben können sich nun die Planungsteams eigenverantwortlich planen. Jahresverlauf Monate bewerten Monatsverlauf Tage bewerten Tagesverlauf Std. bewerten Einsatzplanung Die Verteilung von Arbeitsanfall und Mitarbeiter-Anwesenheit wird für verschiedene Zeiträume dargestellt: Auf diese Weise erhalten Sie aussagekräftige Jahres-, Wochenund Tagesprofile. Jahresverlauf Monatsverlauf Tagesverlauf Urlaubsplanung Einsatzplanung FlexPlus erlaubt auf Basis der Ausgangsplanung auch die Abbildung von kurzfristigen Änderungen des Arbeitsanfalls. Das Unternehmen definiert den Planungsrahmen in Form von Mindest- und Optimal- Besetzung. Die Mitarbeiter/innen stimmen sich aufgrund der Vorgaben untereinander ab und planen sich eigenverantwortlich mit ein. Die Planung wird von geschulten Planern moderiert und der Abteilungs-/Teamleitung zur Freigabe vorgelegt eigenverantwortliche Planung im Team Je besser die Analyse des Arbeitsanfalls, desto effizienter die Planung! Personalbedarf = Personalbudget für Planungsperiode Jahresverlauf Monate bewerten Monatsverlauf Tage bewerten Tagesverlauf Std. bewerten Besetzungsdichte optimal Besetzung mindest Besetzung Zeitschiene

7 Controlling Das Controlling in FlexPlus umfasst zwei Bereiche: 1. Die Kontrolle auf die Entwicklung des Stundenkontos der Mitarbeiter/innen aufgrund der vorgenommenen Planung, d.h. Sie erhalten auf Knopfdruck eine Übersicht, wie sich die Stundensalden der einzelnen Mitarbeiter/innen aufgrund Ihrer Planung entwickeln werden. 2. Die Gegenüberstellung von Plan-Stunden zu Ist-Stunden zeigt Ihnen, wie gut Ihre Planung umgesetzt wurde. Daraus ergeben sich Rückschlüsse auf weitere Optimierungsmöglichkeiten. Die Gegenüberstellung der Plan-Ist-Stunden setzt eine Schnittstelle zur bestehenden Zeitwirtschaft voraus. FlexPlus ist mehr als nur eine Planungssoftware. Mit FlexPlus verwirklichen Sie ein neuartiges, innovatives Konzept der Personaleinsatzplanung. Wir bieten die Einführung von FlexPlus daher im Rahmen eines hocheffizienten Beratungs- und Schulungsprogramms an, in dem diese Innovation in einer auf das jeweilige Unternehmen individuell zugeschnittenen Weise realisiert wird. Unter moderner Personaleinsatzplanung verstehen wir die Schaffung einer echten win-win-situation für Unternehmen, Mitarbeiter/innen und Kunden. Das Ziel unserer Beratung ist es, den Personaleinsatz am Arbeitsanfall auszurichten und den Beschäftigten hierbei möglichst viel eigenen Gestaltungsspielraum zu lassen. Aus unserer Erfahrung ist das Thema sehr eng an die Führungskräfte gebunden, daher ist eine Sensibilisierung dieser Ebene notwendig. Der aktive Planungsansatz muss zuerst von den Mitarbeitern/innen und Führungskräften verstanden und akzeptiert werden, die unterstützende Software soll hierbei möglichst vielen Lösungsansätzen Rechnung tragen. Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft sind zusammengehörige Elemente eines Zeitmanagements. Die zweite Beratungsaufgabe ist es daher, den Einsatz von FlexPlus optimal in ein unternehmensspezifisches Rahmenkonzept für das Arbeitszeitmanagement zu integrieren. Umsetzungsbegleitung Wozu Beratung? Plan-Std. ~ Ist-Std. Entwicklung des Zeitkontos pro Mitarbeiter pro Planungseinheit Personaleinsatzplanung Dienstvereinbarung Arbeitszeit Rahmenmodell Zeitwirtschaft Führung & Team

8 Software-Tool Die einfache Lösung für Ihre Personaleinsatzplanung Das FlexPlus Personaleinsatzplanungssystem setzt neue Maßstäbe in Technologie und Benutzerfreundlichkeit. Komplett webbasiert wird die Software im Browser Interface gesteuert. Die Wartung und technische Administration wird auf einen Server reduziert. Für Sie bedeutet FlexPlus eine erhebliche Effizienzsteigerung beim Einsatz der knappen und teuren Ressource Personal. Einsparungspotenziale bei den Personalaufwendungen werden genutzt und Personalengpässe vermieden. Gleichzeitig führt die Integration von Mitarbeiterpräferenzen zu motivierten Beschäftigten und einer verbesserten Leistungsbereitschaft. Screen-Shots Technische Beschreibung Programmbasis ist eine intranetfähige ASP.NET Programmierung, die auf eine Microsoft- SQL Express Server 2005 Datenbank aufsetzt (es können auch alternative Datenbanken über ODBC genutzt werden). Aufruf des Programms erfolgt clientseitig durch den Internetexplorer oder Mozilla Firefox 2.0. Das heißt: Keine clientseitige Softwareinstallation nötig! Da in der Regel in den Unternehmen verschiedene DV-Infrastrukturen vorhanden sind, wurde bei der Entwicklung von FlexPlus auf eine hohe Integrationsfähigkeit geachtet. Somit stehen Ihnen z.b. standardisierte Schnittstellen zu den gängigen Zeitwirtschaftssystemen zur Verfügung. Ebenso können wir relevante Daten an Terminverwaltungsprogramme weitergeben. Eine optimale Integration in Ihre bestehende DV-Landschaft ist in hohem Maße gewährleistet.