INFORMATIONSSCHRIFT DES DEUTSCHEN BÜROMÖBEL FORUMS. Office-Management

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1 INFORMATIONSSCHRIFT DES DEUTSCHEN BÜROMÖBEL FORUMS 7. Office-Management Wertvolle Dienstleistungen von professionellen Beratern. Wer sie in Anspruch nimmt, spart Fläche, Zeit und Kosten. Und steigert Leistungsfähigkeit und Kreativität der Mitarbeiter. D E U T S C H E S B Ü R O M Ö B E L F O R U M

2 Office-Management Wertvolle Dienstleistungen von professionellen Beratern. Wer sie in Anspruch nimmt, spart Fläche, Zeit und Kosten. Und steigert Leistungsfähigkeit und Kreativität der Mitarbeiter. Inhalt Vorher in Beratung und Planung investieren. Nachher Kosten sparen und Effizienz erhöhen Neue Büroräume und bessere Organisation. Welche Ziele, welche Leistungen?... 3 Wo liegt das langfristige Einsparungspotenzial?... 4 Wer leistet Planung, Beratung und Projektbegleitung?... 5 Welche Leistungen sind kostenlos?... 5 Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen Professionelles Einrichtungs-Management kompetente Beratung für mehr Flächeneffizienz und Kreativität Arbeitsplatz-Planung und -Budgetierung Arbeitsplatz- und Raumflächen-Planung Flächen- und Raumzuordnung Arbeitsumfeld und Raumgestaltung Innenarchitektur, Material- und Farbwahl Mitarbeiter-Information und -Einweisung Lieferplanung und Terminkoordination Montage- und Aufstellungsplanung Objektüberwachung Umzugs- und/oder Einzugsplanung Finanzplanungsberatung Facility Management Büros richtig einrichten! Einrichtungs-Management Weitere Informationen anfordern! EINE INFORMATION DES DEUTSCHEN BÜROMÖBEL FORUMS

3 Vorher in Beratung und Planung investieren. Nachher Kosten sparen und die Effizienz erhöhen. Neue Büroräume und bessere Organisation. Welche Ziele, welche Leistungen? Wer mit der gesamten Belegschaft in ein neues Domizil umzieht, sich neu einrichtet oder vorhandene Räume saniert, hat ein gutes Stück Arbeit vor sich. Und natürlich hohe Kostenverantwortung. Die reicht heute weit über die Ausgaben für Möbel und Logistik hinaus. Mindestens so budget- und controllingrelevant wie die Investition in die neue Einrichtung ist die langfristige, ökonomisch vorteilhafte Auswirkung sorgfältiger Überlegung und Planung im Vorfeld. Vorteil einer professionell durchgeführten Planung ist z. B. die Einsparung wertvoller Büroquadratmeter und die deutliche Reduzierung der Bewirtschaftungskosten je Arbeitsplatz. Hinzu kommt eine Verbesserung von Arbeitsabläufen und die Gestaltung einer motivierenden Arbeitsumwelt, in der sich die Mitarbeiter wohl fühlen und Ihre Kreativität entfalten. Vorher in Beratung und Planung investieren: Neue Büroräume und bessere Organisation. Welche Ziele, welche Leistungen? 3

4 Wo liegt das langfristige Einsparungspotenzial? Die erhöhten Anforderungen internationaler Märkte erfordern es, das Büro zu einem der Instrumente auszubauen, die zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens einen Beitrag leisten 1). Und die Senkung der Büro-Betriebskosten ist dabei eine große Hilfe. Unterstellt, bauliche und organisatorische Gegebenheiten lassen dies zu, bieten sich gute Chancen zur Flächenoptimierung und damit zur Kostensenkung durch die Infragestellung und Aktualisierung herkömmlicher Raumformen. Achsmaß: 1,35 lichte Raumtiefe 5,40 m Diese Gegenüberstellung zeigt einen Unternehmensbereich, der im IST-Zustand für 6 Arbeitsplätze 6 Einzelzimmer bereitstellte. Durch die Zusammenlegung der Arbeitsplätze in Zweierbüros konnten 2 zusätzliche Arbeitsplätze auf derselben Fläche aufgestellt werden; ein Plus von 33 1 / 3 % (die alternativ dargestellte Möblierung beweist, dass die Einsparung nicht zu Lasten der Arbeitsplatzqualität gehen muss). Natürlich sind dazu einige Umbauten erforderlich, die im Einzelfall sowohl Zwischenwände, als auch Elektroversorgung, Datennetze und Heizung betreffen können. Kosten, die sich in Anbetracht des hohen Anteils der Flächenkosten in der Regel mittel- und langfristig immer amortisieren 2). Richtig planen heißt, sich mit den individuellen Arbeitsprozessen im Büro auseinandersetzen und ein maßgeschneidertes Einrichtungskonzept zu entwickeln. Externe Profis können diesen Prozess von der ersten Skizze bis zur Schlüsselübergabe begleiten. 1) Siehe hierzu unsere Broschüre Nr. 5: New Work; Bürozukunft heute Neue Arbeitsmethoden, Organisationsformen und Bürokonzepte. Düsseldorf, ) Siehe hierzu unsere Broschüre Nr. 6: Büro-Ökonomie; Mehr Wirtschaftlichkeit durch richtige Büro-Einrichtung Arbeitsprozesse erleichtern und Flächenkosten optimieren. Düsseldorf Vorher in Beratung und Planung investieren: Wo liegt das langfristige Einsparungspotenzial?

5 Wer leistet Planung, Beratung und Projektbegleitung? Einrichtungsprofis kennen die effizienten und damit kostensparenden Büro- Arbeitsprozesse und sind deshalb in der Lage, Raumnutzungskonzepte mit sehr hoher, langfristiger Effizienz zu entwickeln. Unterstützung und Begleitung im Einrichtungs-Management bieten zum Beispiel: Der qualifizierte Büromöbelfachhandel Objektabteilungen der Büromöbelhersteller Büroplanungsunternehmen Innenarchitekten Das Leistungsspektrum kann dabei durchaus unterschiedlich sein. Zum Beispiel dann, wenn Spezialisierungen auf bestimmte Branchen, bestimmte Objektgrößen oder Problembereiche bestehen. Aber das ist im Kreis dieser Insider eher von Vorteil. Denn letztendlich sind solche Unternehmen, vom Hersteller bis zum Büromöbelfachhandel, meist Teil eines strategischen Verbundes aus Kooperationspartnern, die jeder Zeit persönliche Berater als kompetente Allrounder im Einrichtungs-Management zur Verfügung stellen können. Wenn nötig, sogar über die gesamte Laufzeit eines Planungs- und Realisierungs-Prozesses. Welche Leistungen sind kostenlos? Bei den honorarfreien Dienstleistungen handelt es sich um Leistungen des Fachhandels oder der Büromöbelhersteller, die direkt mit dem Produkt, dem Möbel, zusammenhängen. Zum Beispiel: Produktbezogene Information und Beratung über die Einsatzmöglichkeiten der Produkte. Ausarbeitung von Angeboten auf der Basis bereits erstellter Raum- und Einrichtungsvorgaben sowie der Wünsche und Vorgaben des Anwenders. Ausarbeitung von Farb- und Materialvorschlägen und im Entscheidungsprozess Präsentation und Vorstellung der Produkte. Nach der Entscheidung werden die Mitarbeiter detailliert in die Nutzung und Bedienung der Produkte eingewiesen. Bei speziellen Einweisungskonzepten größeren Umfangs und längerer Dauer, zum Beispiel über Wochen in allen Filialen des Kunden, kann diese Leistung auch kostenpflichtig sein. Vorher in Beratung und Planung investieren: Wer leistet Planung, Beratung und Projektbegleitung? Welche Leistungen sind kostenlos? 5

6 Produktunabhängige Beratungsund Planungsleistungen. Professionelles Einrichtungs- Management kompetente Beratung für mehr Flächeneffizienz und Kreativität. Einrichtungs-Management ist von der ersten Raumnutzungsanalyse bis zur Schlüsselübergabe ein komplexer Prozess mit vielen Planungs-, Arbeitsund Organisationsschritten. Sollen die gewünschten Effekte eintreten, muss jeder dieser Schritte chronologisch richtig geplant und fachmännisch richtig realisiert werden. Gute Fachleute und Spezialisten kosten Geld. Deshalb werden die nachfolgend aufgelisteten Dienstleistungen gegen Honorar erbracht. Schließlich übersteigt der danach eintretende wirtschaftliche Vorteil das dafür investierte Budget oft um ein Vielfaches. 1. Arbeitsplatz-Planung und -Budgetierung 2. Arbeitsplatz- und Raumflächen-Planung 3. Flächen- und Raumzuordnung 4. Arbeitsumfeld und Raumgestaltung 5. Innenarchitektur, Material- und Farbwahl 6. Mitarbeiter-Information und -Einweisung 7. Lieferplanung und Terminkoordination 8. Montage- und Aufstellungsplanung 9. Objektüberwachung 10. Umzugs- und/oder Einzugsplanung 11. Finanzplanungsberatung 12. Facility Management 6 Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Professionelles Einrichtungs-Management.

7 1. Arbeitsplatz-Planung und -Budgetierung Auswahl der Büro- Einrichtung nach rationalen und emotionalen Kriterien Büro-Einrichtungen gehören zu den Werkzeugen im Büro, die sich unmittelbar auf Leistung und Gesundheit der Mitarbeiter auswirken. Deshalb sollten sich ihre Auswahlkriterien nicht allein auf Design, Ästhetik, Qualität und den individuellen Geschmack beschränken. Sehr wichtig sind die rein rationalen Kriterien, wie zum Beispiel die organisatorische, ergonomische und flächenökonomische Qualität der Möbel, ihre technische Ausstattung und ihre langfristigen Bewirtschaftungskosten. Schließlich unterliegen auch die Möbel, wie alle Werkzeuge, dem unternehmerischen Ziel der Wirtschaftlichkeit. Sie qualifizieren sich durch einen beachtlichen Beitrag zur Verbesserung von Arbeitsleistung und Arbeitsqualität und damit zur Reduzierung der Büro- Betriebskosten. Eine professionelle Beratung erschließt diesen Themenbereich und fasst die entstehenden Investitionsund Folgekosten in einem Budgetansatz für die Entscheidungsfindung zusammen. Beispiel einer Nutzwertanalyse als subjektive Ergänzung eines objektiven Produktvergleichs für Büro-Einrichtungssysteme Leistungskategorien (Beurteilung dargestellt am Beispiel eines hoch technisierten Produktionsbetriebes) Gewichtung (Welchen Wert hat die Leistung?) Beurteilung nach Punkten (zwischen 0 und 10) Angebot Individuell gewichtetes Ergebnis Angebot A B C A B C Funktional-organisatorische Qualität (Rationelle Arbeitsplätze, die dazu beitragen, die Arbeitsabläufe zu unterstützen und Zeit zu sparen, haben eine hohe Priorität) Ergonomisch-humane Qualität (Man legt Wert darauf, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter möglichst zu reduzieren, sie in jedem Fall jedoch im Rahmen des Unvermeidbaren zu halten) Design-Anmutung der Einrichtung (Das Unternehmen legt keinen großen Wert auf Design lediglich die eigene technische Ausrichtung soll sich in der Büro-Einrichtung widerspiegeln CI-Aspekt) Motivierende Wirkung (Die ästhetische Anmutung der Einrichtung soll auf die Mitarbeiter eine motivierende Wirkung ausüben) Flächenökonomie und Flächennutzung (Weil es sich bei den Büroflächen um eine begrenzt verfügbare Ressource handelt, wird auf Flächenökonomie, also auf die optimale Nutzung aller Flächen höchsten Wert gelegt) Gesamtwertung Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Arbeitsplatz-Planung und -Budgetierung 7

8 2. Arbeitsplatz- und Raumflächen-Planung Der einzelne Büro-Arbeitsplatz ist das entscheidende Werkzeug. Und als solches muss er detailliert auf die Arbeitsaufgabe und auf die technischen Hilfsmittel abgestimmt sein, damit die Büroarbeit ungehindert von störenden Umwelteinflüssen ergonomisch kompatibel zur technischen Ausstattung ablaufen kann. Deshalb sollte jeder Büro-Arbeitsplatz intensiv analysiert werden. Im Hinblick auf den jeweiligen Arbeitszweck, auf die Einordnung in den Kommunikationsprozess sowie auf die derzeitige oder künftige technische Ausstattung. Abgestimmt auf die zur Verfügung stehende Raumfläche und die zusammenarbeitenden Mitarbeiter, entsteht eine detaillierte Arbeitsplatz- und Raumflächen-Planung. Auch vor dem Hintergrund zukünftiger Entwicklungen sind Büro-Arbeitsplätze zu durchleuchten. Der Büro-Arbeitsplatz hat Einfluss auf Arbeitskraft und Motivation Sind die heutigen Arbeitsprozesse auch die Prozesse von morgen? Werden die Mitarbeiter auch künftig in ähnlichen Teams und Gruppen zusammenarbeiten? Welcher SteIlenwert ist der Flexibilität und Mobilität der Büro-Einrichtung einzuräumen? Wie sind Bildschirmarbeitsplätze zu gestalten, damit sie ergonomisch richtig sind und allen gesetzlichen Vorschriften entsprechen? Jeder Arbeitsplatz kann einzeln oder zusammen mit weiteren als Gruppenarbeitsplatz visualisiert werden, in ein- oder zweidimensionaler Form. Dabei sind die Vorschriften und Regeln der Flächennorm, der Arbeitsstätten-Verordnung und der Arbeitsstätten-Richtlinien zu berücksichtigen. Die Arbeitsplatz-Planung bildet eine wesentliche Grundlage für die anschließenden intensiven Diskussionen mit einzelnen Mitarbeitern. Die Raumflächen-Planung dient dabei als Basis für das Gespräch und die Entscheidungsfindung mit dem Abteilungs- und Unternehmens- Management. 8 Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Arbeitsplatz- und Raumflächen-Planung

9 3. Flächen- und Raumzuordnung Wichtiger Austausch von Informationen Büroarbeit ist Informationsbearbeitung und -weitergabe. Man unterscheidet dabei zwischen Informationen, die belegorientiert verarbeitet werden und denen, die den Arbeitsprozess begleiten im Austausch mit Arbeitskollegen, Vorgesetzten und Mitarbeitern. Hierbei stellen sich folgende Fragen: Wie verlaufen die formellen und die informellen Prozesse? Wie kann die Informationsweitergabe optimiert werden? Welche Arbeitsplätze müssen oder können für vorübergehende Aktivitäten zu Arbeitsgruppen zusammengefasst werden? Bei welchen Arbeitsplätzen dominiert die ständig konzentrierte Einzeltätigkeit? Die Antworten auf diese Fragen dienen einer besseren Zuordnung von Arbeitsplätzen, der Optimierung des Arbeitsflusses und der Erhöhung der Flächeneffizienz. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Effizienzanalyse bisheriger Arbeitsprozesse im Büro. Verändern sich die Prozesse im Zuge der sich weiterentwickelnden Büroarbeit, sind natürlich neue Raumnutzungskonzepte erforderlich. Nutzfläche 63 % 17 Arbeitsplätze Nutzfläche 78 % 23 Arbeitsplätze Wie Räume besser genutzt werden können, macht dieses Beispiel deutlich. Eine veränderte Raumaufteilung bringt einen Zugewinn an nutzbarer Fläche für 35 % mehr Arbeitsplätze. Wünschenswertes Verhältnis Nutzfläche: Gesamtfläche mindestens 75:25 bis 80:20. Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Flächen- und Raumzuordnung 9

10 4. Arbeitsumfeld und Raumgestaltung Arbeitsumfeld für leistungsbereite Mitarbeiter Motivierte und leistungsfähige Mitarbeiter sind ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Jeder sollte in seinem Verantwortungsbereich so gefördert werden, dass er zu optimalen Leistungen fähig ist. Die Gestaltung des Arbeitsumfeldes und die Raumgestaltung spielen dabei eine wichtige Rolle. Auf der einen Seite ist die Flächen- und Arbeitsplatzoptimierung unmittelbar kostenwirksam. Auf der anderen Seite sollen störende Umwelteinflüsse weitestgehend ferngehalten werden. Erst dann können auch Faktoren wie Individualität am Arbeitsplatz oder Büro-Ambiente voll wirksam werden. Die Praxis zeigt, dass eine verbesserte Schriftgutorganisation im unmittelbaren Arbeitsumfeld also direkt am Arbeitsplatz mit dem richtig geplanten Schrank- und Stauraum tagtäglich eine Zeitersparnis von bis zu 15 % bringt. Arbeitsumfeld und Raumgestaltung stellen ein weites Beratungsfeld dar, das bis in die Innenarchitektur und die Architektur eines Raumes und Gebäudes reicht. Je nach Beratungsaufgabe spielen auch die Material- und Farbauswahl unterschiedlicher Produkte eine wichtige Rolle beginnend von der Deckenund Wandgestaltung über die Bodengestaltung bis hin zur Gestaltung des Arbeitsplatzes selbst. Damit die Arbeitsatmosphäre in jeder Hinsicht stimmt, muss besonderes Augenmerk auf Klima, Licht und Akustik gelegt werden. Das Wissen um die spezielle Problematik im Büro und die individuell raumbezogenen Vorgaben erfahrener Büroplaner sind wertvolle Grundlagen für die technische Umsetzung der Klimatisierung, für die Lichtplanung mit Auswahl und Anordnung von Leuchten sowie den Einsatz von Lichtschutzsystemen und für Schallschutzmaßnahmen. 10 Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Arbeitsumfeld und Raumgestaltung

11 Das richtige Klima trägt entscheidend zum Wohlbefinden bei. Statt der früher häufigen Vollklimatisierung setzt man heute auch aus Gründen der Energieersparnis zunehmend Be- und Entlüftungsanlagen ein. Zum Beispiel ein Deckenkanalsystem, dass verbrauchte Luft abführt und frische Luft zuführt. Rund 90 % aller Ermüdungserscheinungen kommen durch Überbeanspruchung der Augen. Richtiges Licht wirkt hier wahre Wunder. Dabei geht es nicht nur um eine ausreichende Lichtstärke und blendfreie Ausleuchtung, sondern um die Schaffung eines gesunden und atmosphärischen Lichtklimas mit unterschiedlichen Helligkeiten im Raum und einer ausgewogenen Mischung von Tages- und Kunstlicht. Lärm im Büro kann die Leistung im Büro um bis zu 20 % verringern. Je nach Raumsituation verbessern unterschiedliche Maßnahmen die Akustik. Sei es durch ein Abschirmen von Lärmquellen am Entstehungsort, durch schallschluckende Wandelemente oder durch die Verwendung möglichst vieler schallabsorbierender Oberflächen, wie z. B. textiler Fußboden oder Stoffbespannungen. Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Arbeitsumfeld und Raumgestaltung 11

12 5. Innenarchitektur, Material- und Farbwahl Wie wirken Farben und Materialien? Farbe und Materialien üben einen ganz wesentlichen Einfluss auf die Wirkung eines Raumes oder eines Arbeitsplatzes aus ganz unabhängig von den individuellen Neigungen oder Abneigungen der einzelnen Mitarbeiter. Deshalb wird dieses Leistungsfeld in den meisten Fällen intensiv diskutiert. Ziel ist die Gestaltung eines Raum- und Arbeitsplatz-Ambientes mit motivierender Wirkung auf alle Mitarbeiter. Farbcollagen, farbig angelegte Raumsimulationen oder auch maßstabsgerechte Modelle sind hilfreich, wenn die Farb- und Materialwirkungen aufeinander und gegeneinander abgestimmt werden sollen. Bei größeren Projekten lohnt sich der Besuch von Referenzobjekten oder auch der Aufbau einer 1:1 Raumsimulation. Die Wirkungen der Einzelfarben, die gegenseitige Beeinflussung von Materialien und Farben auf die Gesamtraumwirkung sind so bedeutend, dass hier ein ausgebildeter, erfahrener Architekt bzw. Innenarchitekt beratend zur Seite stehen sollte. Aus dem Zusammenwirken von Büroplaner und Architekt entsteht so eine ganzheitliche Raumkonzeption, die Außen- und Innenarchitektur harmonisch miteinander verbindet und die auch Elemente des Corporate Designs integrieren kann. Ein Leistungsspektrum, das auch die Auswahl von Leuchten, Accessoires, Bildern und Kunstobjekten umfassen kann. 12 Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Innenarchitektur, Material- und Farbwahl

13 6. Mitarbeiter-Information und -Einweisung Umfassende Informationen bauen Hemmschwellen ab Der Umzug einer Verwaltung kann tief in die jeweilige persönliche Arbeitssphäre der Mitarbeiter eingreifen. Es geht nicht allein um ein neues Verwaltungsgebäude, um neue Arbeitsplätze und um eine neue Umgebung. Oft erfordern neue, geänderte Arbeitsprozesse andere Formen der Zusammenarbeit, eine andere Zusammensetzung von Arbeitsteams oder auch eine zeitlich und räumlich geänderte Arbeitsorganisation. In einer solchen Umbruchphase sind frühzeitige und umfassende Informationen äußerst wichtig und fruchtbar. Gerade in dieser kritischen Umstellungsphase reagieren Mitarbeiter äußerst sensibel auf gegebene wie auf unterlassene Informationen. Offene, gut organisierte Informationen über alle Vorhaben, Pläne, Arbeitsschritte und Einzugsetappen sind deshalb sorgfältig vorauszuplanen und in die Informationsprozesse, Rundbriefe, Diskussionsrunden und Betriebsversammlungen einzubeziehen. 7. Lieferplanung und Terminkoordination Präzise, mehrstufige Planung Ein Einrichtungsprojekt gleichgültig ob aus nur wenigen oder aus vielen hundert Büro-Arbeitsplätzen soll termingenau und nach präziser Planung eingerichtet und seiner Bestimmung zugeführt werden. Voraussetzung ist eine mehrstufige Planung. Einerseits müssen die das Bauwerk beeinflussenden Gewerke beachtet und beobachtet werden. Andererseits soll der Umzug der Mitarbeiter selbst koordiniert und in zeitlich genau fixierten Etappen durchgeführt werden. Dabei sind sowohl Mitarbeiter als auch Umzugsspediteure in ihre Aufgaben und Aktivitäten detailliert einzuweisen. Hinzu kommt die Lieferplanung und die Terminkoordination unterschiedlicher Hersteller, deren Gewerke ebenfalls in einem genauen Terminablauf und in einer bestimmten zeitlichen Folge angeliefert, ortsgenau montiert und aufgabengerecht übergeben werden müssen. Da die meisten Hersteller die vielen Bauteilsegmente eines Arbeitsplatzes auftragsbezogen fertigen, setzt die Planung dieses Themenbereiches schon Wochen vor dem eigentlichen Anliefertermin ein. Zusätzlich müssen Mitarbeiter und Sub-Montagegruppen engagiert, eingewiesen und zeitlich genau geplant eingesetzt werden. Hier sind qualifizierte und erfahrene Mitarbeiter gefordert. Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Mitarbeiter-Information und -Einweisung Lieferplanung und Terminkoordination 13

14 8. Montage- und Aufstellungsplanung Umsetzung von Plandaten Leistungsstarke Büro-Einrichtungen zeigen ihr Potential bei der detaillierten Flächen- und Funktionsplanung. Entsprechend müssen die Plandaten bei der Anlieferung in arbeitsfertige Arbeitsplätze oder Arbeitsräume umgesetzt werden. Eine frühzeitige und detaillierte Montage- und Aufstellungsplanung greift bis in die Fertigungsplanung der verschiedenen Hersteller und in die Verlade- und Anlieferorganisation der eingeschalteten Transportunternehmen ein. Denn auf der Baustelle der neuen Verwaltung sollen genau die jeweils benötigten Segmente, Produkte, Stoffe, Utensilien, Stellwände, Konferenzeinrichtungen usw. angeliefert werden, die für die Ausstattung der jeweiligen Räume erforderlich sind. Gerade in der Schlussphase eines Projektes ist eine solche Planung die auch die Aufzugskapazitäten und das benötigte Personal einbeziehen muss wichtig. Denn zu diesem Zeitpunkt arbeiten die unterschiedlichsten Gewerke unter hohem Zeitdruck, um vorgegebene Termine einzuhalten und den Umzug und/oder Einzug nicht zu gefährden. Erfahrene Logistiker und Montageunternehmen können mit ihrer langjährigen Erfahrung hier sehr hilfreich sein und kosten- und zeitsparend tätig werden. 9. Objektüberwachung Kostenreduktion durch Koordination und Überwachung Eine optimale Gesamtlösung führt unterschiedliche Produkte und Leistungen verschiedener Lieferanten zusammen. Aber auch innerhalb einer Herstellerpalette können unterschiedlichste Produktgruppen angesprochen sein: der Arbeitsplatz mit mehreren Segmenten sowie die dazu gehörenden Besucherund Drehstühle, Stell- und Trennwände, Schrankraum, Theken, Konferenz- und Besprechungseinrichtungen. In jedem Falle sind eine Vielzahl unterschiedlicher Produktions- und Lieferprozesse zu koordinieren und zu überwachen. Dafür dürfte in einer üblichen Verwaltung kaum das entsprechend qualifizierte Fachpersonal zur Verfügung stehen. Qualifizierte, gesamtverantwortliche Objektüberwachung und Koordination der verschiedenen Hersteller kann frühzeitig eingesetzt erheblich zur Kostenreduzierung beitragen. Sie trägt dazu bei, die Risiken zu vermindern und Schäden, die z. B. durch Lieferverzug oder Produktmängel entstehen können, zu vermeiden. 14 Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Montage- und Aufstellungsplanung Objektüberwachung

15 10. Umzugs- und/oder Einzugsplanung Strategische Vorbereitung hilft Kosten sparen Umzug und/oder Einzug einer Verwaltung in neue Räume stellen Einschnitte dar. Intensive, strategische Vorbereitungen sollen sicherstellen, dass optimale Ergebnisse erzielt und unnötige Kosten vermieden werden. Umzugs- und/oder Einzugsorganisation haben zum Ziel, die Standortverlagerung der Verwaltung möglichst kurzfristig und störungsfrei zu gestalten. Dazu zählen: die richtigen Computerinstallationen am Arbeitsplatz der richtige Arbeitsplatz mit allen seinen Elementen im richtigen Raum am richtigen Platz die Zuordnung der Räume und Flächen zu Abteilungen und Mitarbeitern die elektrotechnische Installation die Inventarisierung und eventuell die Vorbereitung auf ein späteres Facility Management- System Frühzeitige Vorbereitung, Durchdenken der einzelnen Umzugsschritte, Vorbereitung der Logistik und die Überwachung und Koordination unterschiedlicher Montage- und Umzugsunternehmen können ein wesentlicher Leistungsfaktor sein, den ein in einem anderen Kompetenzbereich tätiges Unternehmen kaum selbst erbringen kann. Mitarbeiter auf Zeit, die diesen Leistungsbereich durch qualifizierte Erfahrung abdecken, können hier eine wirtschaftliche Lösung erbringen. Ihr Einsatz vermeidet Schäden, die z. B. durch unzureichende Koordination, unsachgemäßen Transport oder gar zeitliche Verzögerungen entstehen können. Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Umzugs- und/oder Einzugsplanung 15

16 11. Finanzplanungsberatung Den Erfolg der Investitionen sichern Büro-Einrichtungen werden, wie jedes andere Investitionsgut, vorher einer Erfolgsrechnung unterzogen, die sich an folgenden Kriterien orientiert: Rentabilität (Kapitalverzinsung) Amortisation (Dauer des Kapitalrückflusses) Konkrete ökonomische Fortschritte und Vorteile in Arbeitsabläufen Arbeitszeitgewinn Flächenvorteile Bewirtschaftungsvorteile Motivation der Mitarbeiter und Leistungssteigerung Verbesserte Unternehmensdarstellung und Imageprofilierung Wie bei jeder Investition können auch beim Einkauf von Büromöbeln verschiedene Finanzierungsinstrumente genutzt werden. Diese gehen von der konventionellen Finanzierung mit üblichem Lieferantenkredit über Mietkauf oder Leasing bis hin zu zinsgünstigen Gründerdarlehen der Deutschen Ausgleichsbank (DtA) in Bonn oder der regionalen Banken- und Sparkassen-Organisationen. Auch hier kann im individuellen Fall eine Finanzplanungsberatung von entscheidendem Vorteil sein. Z. B. um die Vorteile und den Erfolg der Investition unmittelbar zu nutzen, aber die Finanzierung je nach betrieblicher Leistungsfähigkeit jetzt oder erst später zu tätigen. 16 Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Finanzplanungsberatung

17 12. Facility Management Facility Management sichert langfristige Flächenökonomie Büro-Einrichtungen sollen Langzeitwirkung entfalten in Sachen Ergonomie, Funktion, Ästhetik und Raumgestaltung. Mehr und mehr ist deshalb auch die langfristige Wirtschaftlichkeit in den Vordergrund der Betrachtung gerückt. Zusätzlich zu den Arbeitsplätzen selbst und den Produkten, aus denen sie bestehen, greift hier auch die Flächenwirtschaftlichkeit mit ein. Zu den Themenbereichen des Facility Management gehören die ständige, langfristige Verwaltung der Investition Büro-Arbeitsplatz die von den Arbeitsplätzen direkt und indirekt beanspruchte Flächenverwaltung die Betreuung des Arbeitsplatzes und seiner Einzelsegmente die Verwaltung der zu investierenden Mittel die laufende Dokumentation von Standort und Flächenbedarf die Gewährleistung von Mobilität und Flexibilität aller Arbeitsplatz-Konfigurationen In der ganzheitlichen Betrachtung und Verwaltung können die Arbeitsplatzdaten zu jeder Zeit und von allen dazu berechtigten Personen eingesehen und gegebenenfalls Ergänzungen oder Änderungen vorgeschlagen werden. Diese Transparenz schafft neue Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu optimieren, Telearbeit zu organisieren und Teamwork zu praktizieren. Facility Management setzt detaillierte Plandaten, eine elektronische Sicherung dieser Daten und eine EDV-gestützte Verwaltung voraus. Dieser Leistungsbereich kann von Einzelunternehmen (deren Kompetenz auf ganz anderen Gebieten liegt) nur schwierig und kostenaufwendig aufgebaut werden. Dagegen kann es der qualifizierte Büro-Fachhandelspartner mit professionellem Facility Management in der Regel im Rahmen der entsprechenden Betreuung mehrerer Firmen und Projekte effizient übernehmen. Produktunabhängige Beratungs- und Planungsleistungen: Facility Management 17

18 Büros richtig einrichten! Zahlreiche weitere wertvolle Informationen zu bürorelevanten Themen finden Sie unter Herausgegeber: Deutsches Büromöbel Forum im Verband Büro-, Sitz- und Objektmöbel e. V. Kaiserswerther Straße 137 D Düsseldorf Telefon / Telefax / info@bso-ev.de Gestaltung/Realisierung: Filusch & Fiore Werbeagentur GmbH Lich Übernahme und Veröffentlichung von Text, Bild und Inhalt nur mit Quellenhinweis gestattet! 18 Büros richtig einrichten! Impressum

19 Einrichtungs-Management Wertvolle Dienstleistungen von professionellen Beratern. Sagen Sie Ihrem Bürofachhändler, welche Beratungs- und Planungsleistung Sie besonders interessiert. Er wird Sie dann gerne ausführlicher informieren. Weitere Informationen sind erwünscht! Bitte ankreuzen, was Sie besonders interessiert Arbeitsplatz-Planung und -Budgetierung... Arbeitsplatz- und Raumflächen-Planung... Flächen- und Raumzuordnung... Arbeitsumfeld und Raumgestaltung... Innenarchitektur, Material- und Farbwahl... Mitarbeiter-Information und -Einweisung... Lieferplanung und Terminkoordination... Montage- und Aufstellungsplanung... Objektüberwachung... Umzugs- und/oder Einzugsplanung... Finanzplanungsberatung... Facility Management... Vorname/Name... Firma Straße... PLZ/Ort... Telefon... Telefax Bitte kopieren, ausfüllen und an Ihren Bürofachhändler per Fax oder Post schicken.

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