Sprecher der Geschaftsführung

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1 Case Study Sprecher der Geschaftsführung TDS HR Services & Solutions GmbH Interim Steckbrief Kunde: TDS HR Services & Solutions GmbH Funktion des Interim Managers: Sprecher der Geschäftsführung Zeitraum: Februar 2011 bis April 2012 Einsatzort: Neckarsulm / Neuss Mitarbeiterzahl: rund 700 im Jahr 2011 Umsatz: rund 146 Millionen Euro im Geschäftsjahr 2011/12 (TDS AG) Unternehmensprofil Die TDS AG ist ein IT-Komplettdienstleister und SAP-Systemhaus für mittelständische und große Unternehmen. Zudem bietet TDS Outsourcing, Dienstleistungen und Software für Personaler. Mit rund Mitarbeitern an circa 20 Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz erzielte TDS im Geschäftsjahr 2011/2012 einen Umsatz von rund 146 Millionen Euro. Das Unternehmen mit Stammsitz in Neckarsulm wurde 1975 gegründet und gehört seit 2007 zu Fujitsu, einem der weltweit größten IT-Konzerne. Der seit einigen Jahren stark wachsende Geschäftsbereich TDS HR Services & Solutions GmbH bietet Software und Dienstleistungen für Personalabteilungen und ist mit monatlich mehr als Lohn- und Gehaltsabrechnungen Marktführer in Deutschland. Die Aufgabe Nach einem starken und stets profitablen Wachstum in den Vorjahren verzeichnete der TDS-Geschäftsbereich HR Services & Solutions im Geschäftsjahr 2010/11 einen massiven Einbruch mit einem ungeplanten operativen Verlust. Mehrere Faktoren hatten zu diesem unbefriedigenden Ergebnis beigetragen: Zum einen verursachte der Betrieb eines im Frühjahr 2010 fertiggestellten neuen Rechenzentrums zusätzliche Anlaufkosten. Vor allem jedoch führte das äußerst starke Wachstum der Vorjahre in einigen Projekten zu unerwartet hohen Anlaufkosten bei der Übernahme komplexer Kundensysteme, während zugleich der Umsatz in diesem Segment zurückging. Als neuer Sprecher der Geschäftsführung der TDS HR Services & Solutions GmbH wurde daraufhin ein Atreus Manager berufen, mit der klaren Zielstellung, den Geschäftsbereich wieder profitabel zu machen und die Strukturen und Prozesse so zu organisieren, dass sie dauerhaften Markterfolg ermöglichen. Auch, um die Dringlichkeit der Reorganisation zu betonen, wurde das Mandat von vornherein bis zum Ende des folgenden Geschäftsjahres beschränkt. Interview Dr. Heiner Diefenbach, Vorstandsvorsitzender der TDS AG. Dr. Heiner Diefenbach ist seit September 2008 Vorstandsvorsitzender der TDS AG. Zuvor war der promovierte Wirtschaftsingenieur seit 2005 Finanzvorstand des Unternehmens. Vor seinem Wechsel zu TDS war Dr. Diefenbach als Direktor bei der Corivus Management Consulting GmbH und in leitender Funktion bei dem führenden IT-Dienstleister Atos Origin GmbH tätig. Weitere Stationen waren die Gontard & Metallbank AG, CSC Ploenzke und die Deutsche Bank. Als ein Atreus Manager zum Geschäftsführer der TDS HR Services & Solutions GmbH berufen wurde, sollte er das Unternehmen schnellstmöglich zurück in die schwarzen Zahlen führen. Warum haben Sie diese Aufgabe einem Interim Manager anvertraut? Wir sahen uns einem Bündel an Problemen gegenüber, die im Wesentlichen aus dem sehr starken Wachstum und dem Erfolg der Vergangenheit resultierten. So hatten wir zum Beispiel in den Vorjahren mehrere Unternehmen übernommen, sie dann aber nicht optimal integriert. Sie wissen ja: Der Kunde geht immer vor; und so bleiben in Zeiten hoher Nachfrage manche interne

2 Der Stammsitz des Unternehmens in Neckarsulm - einer von rund 20 Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Unternehmen mit rund 700 Mitarbeitern wurde 1975 gegründet und gehört seit 2007 zu Fujitsu. Die Mitarbeiter aller Ebenen haben es durchaus begrüßt, dass der Atreus Manager klare Ansagen gemacht hat, welche Dinge getan werden und welche nicht. Projekte liegen. Auch dass wir für bedeutende Kunden komplexe Großprojekte implementieren konnten, war ja ein Ergebnis unseres erfolgreichen Wachstums auch wenn diese Projekte in ihrer Anfangsphase hohe, das Ergebnis unmittelbar belastende Aufwendungen nach sich zogen. Wir mussten also unsere Prozesse unserem Wachstum anpassen, und es musste schnell gehen. Wir brauchten also einen Feuerwehrmann mit ausgewiesenen Umsetzungs- und Führungsqualitäten, der sofort zur Verfügung steht, strukturelle Probleme erkennt und in der Lage ist, die nötigen Entscheidungen unbeeinflusst von der Unternehmenshistorie zu fällen und durchzusetzen. Deshalb haben wir dem Atreus Manager auch die volle operative Verantwortung mit allen operativen Freiheiten übertragen. An welchen Punkten hat der Interim Geschäftsführer als erstes angesetzt? Die strategisch entscheidende Veränderung war die Veränderung des Organisationsmodells. Historisch richtete sich die interne Struktur der TDS HR Services & Solutions nach Leistungsbereichen. Es gab also die Abteilungen Servicemanagement, Consulting, Servicecenter, Business Process «Outsourcing, Technik usw. Dies bedeutete aber auch, dass die Profit/Loss-Verantwortung teilweise unklar war und die Kunden somit von mehreren Einheiten betreut wurden. Mit der Neuorganisation wurden unsere internen Strukturen und Prozesse nun entlang der Business Units gruppiert TDS-Personal, SAP und LOGA. Damit spiegeln sie auch die entsprechenden Prozesse beim Kunden wider, und dieser wird einheitlich von der jeweiligen Unit betreut, von der Vertragsunterschrift über die Umsetzung bis zur fortgesetzten Betreuung. Eine zweite wichtige Stellschraube war die Optimierung des Vertragsprozesses, die uns durch eine bessere Abstimmung von Sales und Delivery nun eine genauere Kostenkalkulation ermöglicht. Aber damit war es sicher noch nicht getan? In der Tat nicht: Der Interim Geschäftsführer hat zudem viele Verträge nachverhandeln lassen und auch selbst nachverhandelt. Er hat zudem das Forderungsmanagement forciert, ohne die Kunden dabei zu verärgern. Und schließlich konnte er sogar eine kurzfristig auftauchende Forderung über 10 Millionen Euro nicht nur abwehren, sondern sogar in einen für uns vorteilhaften langfristigen Vertrag umwandeln.

3 Sichere Daten: die Brandschutzanlage des neuen Rechenzentrums in Neckarsulm. Der Geschäftsbereich TDS HR Services & Solutions GmbH verarbeitet monatlich mehr als Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Wie haben die Mitarbeiter und die übrigen Manager darauf reagiert, dass sie jetzt einen Chef auf Zeit hatten? Insgesamt sehr offen und sehr vertrauensvoll. Dass wir Optimierungsbedarf hatten, war der Organisation ja nicht verborgen geblieben. Die Mitarbeiter aller Ebenen haben es durchaus begrüßt, dass der Atreus Manager klare Ansagen gemacht hat, welche Dinge getan werden und welche Dinge nicht. Er hatte sich gleich am Anfang öffentlich das Ziel gesetzt, in seinem Geschäftsjahr einen Operating Profit von Euro zu erreichen und hat für jeden Monat die erforderlichen Schritte und Zahlen vorgegeben. Auch, wenn er Verantwortlichen neue Rollen zugewiesen hat, wurde das akzeptiert, weil es inhaltlich begründet und deshalb überzeugend war. Geholfen hat dabei sicherlich auch, dass der Interim Geschäftsführer sowohl über spezifische Branchenkenntnisse im Bereich personalwirtschaftlicher Software als auch über Erfahrungen in den unterschiedlichen Ebenen verfügte und daher wusste, wie die jeweiligen Mitarbeiter ticken und wo die jeweils kritischen Stellschrauben zu finden sind. Und nicht zuletzt: Der Markt für HR-Dienstleistungen ist trotz des auch hier herrschenden Kostendrucks insgesamt gesund und weiter wachsend, und es war allen bewusst, welche Chancen das Unternehmen TDS in diesem Markt weiterhin hat. Die Bereitschaft, eingefahrene Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls zu verändern, war dadurch generell sehr hoch. Rainer Nagel ist Managing Partner von Atreus. Berufliche Stationen zuvor waren Managing Partner bei Boyden Interim Management, Mitglied der Geschäftsleitung Brainforce (Deutschland) GmbH, Mitglied des Vorstandes und COO der BRAIN International AG, Mitglied des Management-Boards der Bereiche Cordless und Mobile Phones der Siemens AG, Mitglied der Geschäftsleitung Deutschland Siemens IT-Services. Was unserem Interim Executive in 15 Monaten gelungen ist, ist ein großer Erfolg für TDS und für Atreus. Nötig war eine Führungspersönlichkeit mit ausgeprägten analytischen Fähigkeiten, Motivationsund Überzeugungskraft im Umgang mit Kunden, Mitarbeitern und Gremien, ein Entscheider und Verhandler in einem der außerdem Branchenkenntnis haben musste. Ich kann nur sagen: Wir haben die richtige Wahl getroffen.

4 Transformationsprojekte Wir gestalten Erfolg Schnelligkeit Erfahrung Internationalität Projektmanagement Seriosität Leidenschaft operative Transformation Ergebnissicherheit Sanierung Geschäftsführung Problemlösung Umsetzungsstärke Flexibilität Managementteams Restrukturierung Kompetenz BusinessExcellence Wertsteigerung Change Aufgabenorientierung Linien- und Projektmanagement Neuausrichtung Krisenmanagement Erfolg Integration Stabilität Wachstum Zukunft Qualitätsmanagement Kommunikation Erfolgsorientierung Atreus GmbH D München Landshuter Allee 10 Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) D Bad Homburg v.d.h. Ferdinandstraße 6 Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) kontakt@atreus.de

5 Case Study Chairman of the Management Board of TDS HR Services & Solutions GmbH Interim brief Customer: TDS HR Services & Solutions GmbH Position of the interim manager: Chairman of the Management Board Time frame: February 2011 to April 2012 Venue: Neckarsulm / Neuss Company size: approx. 700 employees in 2011 Sales: approx. EUR 146 million in the 2011/12 business year (TDS AG) Company profile TDS AG is an IT full-service provider and SAP systems company for large and mid-sized enterprises. TDS also offers outsourcing, services and software for human resources specialists. With 1,400 employees at around 20 venues in Germany, Austria and Switzerland, TDS generated sales of around EUR 146 million in the 2011/2012 business year. The company is based in Neckarsulm, was founded in 1975 and has belonged to Fujitsu, one of the world s biggest IT groups, since The TDS HR Services & Solutions GmbH unit, which has exhibited strong growth rates for some years, offers software and services for HR departments and is the market leader in Germany with more than 800,000 wage and salary statements a month. The assignment After strong and always profitable growth in the previous years, the TDS unit HR Services & Solutions suffered an enormous collapse in the 2010/11 business year with an unplanned operating loss. Several factors had contributed to this unsatisfying result: For one thing, the new data processing center that had been installed in early 2010 caused additional start-up costs. But most of all the extreme growth in the previous years gave rise to unexpectedly high initial costs when taking on complex customer systems, while at the same time the sales in this segment fell. As a consequence, an Atreus Manager was appointed to the position of Chairman of the Management Board at TDS HR Services & Solutions GmbH, with the clear objective of making the company profitable again and organizing the structures and processes in such a way that they would enable lasting market success. Also, to emphasize the urgency of the reorganization, the term of the mandate was limited in advance to the end of the following business year. Interview with Dr. Heiner Diefenbach, CEO of TDS AG. Dr. Heiner Diefenbach has been CEO of TDS AG since September Prior to that, the industrial engineer was CFO of the company from Before hiring on at TDS, Dr. Diefenbach was Director at Corivus Management Consulting GmbH and held a management position at the leading IT service provider Atos Origin GmbH. Other companies in his career included Gontard & Metallbank AG, CSC Ploenzke and Deutsche Bank. When you appointed the Atreus Manager to the position of Chairman of the Management Board of TDS HR Services & Solutions GmbH, his objective was to lead the company back into the black as quickly as possible. Why did you call on an interim manager for this task? We were faced with a bunch of problems that had essentially resulted from the very strong growth and success achieved in the past. For example, we had taken over several companies in the previous years, but we hadn t integrated them as well as we could have. You know the problem: The customer is the most important thing, so when demand is strong, internal projects are

6 The company headquarter in Neckarsulm one of around 20 venues in Germany, Austria and Switzerland. Founded in 1975, the company has belonged to Fujitsu since 2007 and has around 700 staff. The staff at all levels welcomed the fact that the Atreus Manager unmistakably stated which things had to be done and which didn t. «pushed aside. Also the fact that we were able to implement complex large-scale projects for important customers was a result of our successful growth even if these projects led to initial costs that burdened shortterm earnings. So we had to adapt our processes to our growth, and we had to do it fast. We needed a fireman with proven implementation and leadership qualities who was available immediately, could recognize structural problems and was able to make and push through the necessary decisions without being influenced by the company s history. That is why we also gave the Atreus Manager the entire operative responsibility with all operational freedoms. Where did the interim manager start? The strategically decisive change was that to the structural organization. In the past, the internal structure of TDS HR Services & Solutions had been organized around fields of activity. So the departments were Service Management, Consulting, Service Center, Business Process Outsourcing, Engineering, etc.. But this also meant that the profit/loss responsibility wasn t always clearly defined and the customers dealt with several departments. With the reorganization, our internal structures and processes were grouped along the business units TDS-Personnel, SAP and LOGA. This means that they now also reflect the processes at the customer, and the customer is looked after by the applicable unit from signing the contract to implementation to the continued support. Another important adjustment was the optimizing of the contracting process, which enabled us to calculate prices more exactly because Sales and Delivery were more closely aligned. But that wasn t all that was required? Indeed, no: The interim manager also had many contracts renegotiated and even renegotiated some himself. He also made the claims management more assertive, without upsetting the customers. And finally, he was not only able to ward off a claim for 10 million euros that came up suddenly, he even turned it into a favorable long-term contract.

7 Safe data: The fire-protection system at the new data processing center in Neckarsulm The TDS HR Services & Solutions GmbH division processes more than 800,000 wage and salary statements a month. How did the staff and the other managers react to having a temporary boss? In all they were very open to it and trusting. It hadn t gone unnoticed within the organization that there was a need for optimization. The staff at all levels welcomed the fact that the Atreus Manager unmistakably stated which things had to be done and which didn t. Right from the outset he announced to everyone the objective of generating an operating profit of 200,000 euros in his business year, and he prescribed the steps and figures for each month that were required to do so. It was even accepted when he gave supervisors a new role, because there was good reason for it. It certainly also helped that the interim manager had specific knowledge of the HR software business and experience at the various levels of the hierarchy, and so he knew how the employees ticked and where the critical adjustments could be made. And lastly: The market for HR services is essentially healthy despite the pressure to cut costs and it is still growing, and everyone knew the chances that TDS still had and has in this market. So the willingness to review and, where necessary, change established process was generally very strong.

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