Systemkundenverwaltung by Jörg Kunz, CH-4434 Hölstein

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1 Systemkundenverwaltung 2008 by Jörg Kunz, CH-4434 Hölstein

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort...3 Installation...3 Installationsvoraussetzungen...4 Systemkundenverwaltung...4 Systemkundenverwaltung...4 Hauptbildschirm...5 Systemkunden bearbeiten...6 Inventar bearbeiten...7 Kundenstamm bearbeiten...8 Auswahl...9 Kunden nach Updates...10 Kunden nach Lackserie...11 Kunden nach Einrichtdatum...12 Kunden nach System...12 Stockliste anpassen...13 Etiketten drucken...13 Info...14 Hilfe...15 Datensicherung...15 Info zur Sicherung...16 Systemkundenverwaltung Seite 2 von 17

3 Vorwort Vielen Dank für den Erwerb dieser Software und das Vertrauen das Sie in dieses Programm setzen. Ich hoffe, dass Sie dank dem Einsatz dieser Software wertvolle Arbeitszeit für andere Aktivitäten einsparen können. Ein spezieller Dank gebührt T. Kamber, Kamber Autolacke. Dank seiner eigentlichen Idee und Unterstützung war die Umsetzung erst möglich. Über dieses Programm Systemkundenverwaltung Seite 3 von 17

4 Installation Installationsvoraussetzungen Hardware: Intel Pentium oder AMD PC mit Windows Betriebssystem >= 98/ME/W2K/XP mind. 128 MB Ram VGA Auflösung 1024x768 Drucker (für den Output) Software: Installiertes Access >=2000 oder entsprende Runtime Version Das Programm Systemkundenverwaltung benötigt eine vorhandene Installation von Winoil- Kundenverwaltung. PdfMailer Professional der Fa. gotomaxx GmbH als Druckertreiber installiert. (Dieses Programm erstellt automatisch im Hintergrund PDF-Dateien, öffnet das Mailprogramm und fügt die Datei als Anhang hinzu.) Systemkundenverwaltung Systemkundenverwaltung: (Nur in Verbindung mit Kundenverwaltung) Es gibt zwei Varianten die Software auf Ihrem PC zu Installieren. Sie haben die Software auf CD erhalten. Legen Sie die CD in Ihr DVD/CD Laufwerk ein. Es startet das Installationsmenü. Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, suchen Sie im Explorer nach Ihrem DVD/CD Laufwerk und klicken die Datei SETUP.EXE doppelt an.folgen Sie den Anweisungen des Setup. Es wird geprüft, ob Kundenverwaltung auf Ihrem PC installiert ist. Ist dies nicht der Fall, bricht das Setup die Installation ab. Sie beziehen das Programm via Internet und downloaden die Datei. Besuchen Sie die folgende Seite im Internet: Download Laden Sie die entsprechende Datei vom Server. Die Dateien sind als ZIP-Dateien gespeichert. Nach dem Herunterladen entpacken Sie die gezippte Datei in einen Ordner Ihrer Wahl und starten mittels Doppelklick auf die Setup.exe die Installation. Fahren Sie jetzt wie in Punkt 1 beschrieben fort. Systemkundenverwaltung Seite 4 von 17

5 Systemkundenverwaltung Hauptbildschirm Starten Sie das Programm über START / Programme / Kamber Beim Start der Anwendung sehen Sie dieses Startbild. Hier können Sie über die Register- und/oder Befehlsschaltflächen auswählen welche Rubrik Sie bearbeiten wollen. Systemkundenverwaltung Seite 5 von 17

6 Systemkunden bearbeiten Duch klicken auf die Schaltfläche "Systemkunden bearbeiten" gelangen Sie auf die Erfassungsmaske und können hier den Kunden entsprechende Produkte zuordnen. Selektieren Sie über die Auswahlliste "Suche Kunde" einen bestehenden Kundendatensatz. Ordnen Sie dem jeweiligen Kunden Produkte durch anklicken der entsprechenden Felder zu. Sie können hier auch Änderungen an bereits erfassten Datensätzen vornehmen. Tipp: Füllen Sie die Felder Zuständig AD und Einrichtdatum gewissenhaft aus. Diese Daten werden für die Gruppierung der Updatelisten und für das Inventar benötigt. Systemkundenverwaltung Seite 6 von 17

7 Inventar bearbeiten Duch klicken auf die Schaltfläche "Inventar bearbeiten" gelangen Sie auf die Erfassungsmaske und können hier den Kunden entsprechende Produkte zuordnen. Selektieren Sie über die Auswahlliste "Suche Kunde" einen bestehenden Kundendatensatz. Ordnen Sie dem jeweiligen Kunden Produkte durch anklicken der entsprechenden Felder zu. Sie können hier auch Änderungen an bereits erfassten Datensätzen vornehmen. Wenn Sie den Datensatz vollständig ausgefüllt haben, können Sie kundenspezifisch die Inventarliste über die Schaltfläche "Inventar drucken" auf Ihrem Drucker ausgeben. Systemkundenverwaltung Seite 7 von 17

8 Kundenstamm bearbeiten Duch klicken auf die Schaltfläche "Kundenstamm bearbeiten" gelangen Sie auf die Erfassungsmaske für Ihren Kundenstamm. Diese Maske ist identisch mit der Erfassungsmaske der Kundenverwaltung. Sie können in den dafür vorgesehenen Feldern Ihre entsprechenden Eingaben vornehmen. Die Steuerelemente sind mit Tipp-Text hinterlegt. Das heisst, wenn Sie mit der Maus auf ein Objekt fahren und einen Moment warten, wird ein entsprechender Text eingeblendet. Sie haben folgende Möglichkeiten: Schaltfläche "Neuer Kunde" erstellt einen neuen Datensatz. Sie können direkt Daten eingeben. Auswahlliste "Suche Kunde" dient dazu einen bestehenden Kundendatensatz in die Maske zu laden. Sie können Änderungen am Datensatz vornehmen. Die folgenden Schaltflächensymbole bedeuten: Erster Datensatz = < Vorheriger Datensatz = < Nächster Datensatz = > Letzter Datensatz = > Neuer Datensatz = >* (Neuer Kunde) Aktiven Datensatz löschen = >x Systemkundenverwaltung Seite 8 von 17

9 Listen Auswahl Folgende Ubersicht zeigt die zur Verfügung stehenden Listen. Über die Schaltfläche Maildaten in Tabelle kopieren werden die Kunden mit einer Mailadresse in eine separate Tabelle geschrieben. Diese Daten können für ein Newsletterprogramm weiter verwendet werden. Systemkundenverwaltung Seite 9 von 17

10 Kunden nach Updates Es öffnet sich die Maske "Selektieren Sie die Kriterien" Hier können Sie auswählen nach welchen Produkten Sie suchen wollen. Mehrfachauswahl ist möglich. Wenn sie nach der Selektion die Schaltfläche "Ausführen" betätigen, erhalten Sie eine gefilterte Liste der Kunden, die den gemachten Kriterien entsprechen. Alternativ können Sie über "Gruppiert nach AD" die Liste gruppiert nach Aussendienst-Verantwortlichen ausgeben. Standardmässig ist die Ausgabe des Formulars über den PdfMailer eingestellt. Wenn Sie also das Formular über den an ihrem System installierten Drucker ausgeben wollen, müssen Sie das Feld "Standarddrucker verwenden" aktivieren. Zusätzlich können sie im Feld "Versand von:" Text eingeben. Dieser erscheint dann im Kopf des Berichtes. Systemkundenverwaltung Seite 10 von 17

11 Kunden nach Lackserie Es öffnet sich die Maske "Selektieren Sie die Kriterien" Hier können Sie auswählen nach welchen Produkten Sie suchen wollen. Mehrfachauswahl ist möglich. Wenn sie nach der Selektion die Schaltfläche "Ausführen" betätigen, erhalten Sie eine gefilterte Liste der Kunden, die den gemachten Kriterien entsprechen. Standardmässig ist die Ausgabe des Formulars über den PdfMailer eingestellt. Wenn Sie also das Formular über den an ihrem System installierten Drucker ausgeben wollen, müssen Sie das Feld "Standarddrucker verwenden" aktivieren. Zusätzlich können sie im Feld "Bemerkung:" Text eingeben. Dieser erscheint dann im Kopf des Berichtes. Systemkundenverwaltung Seite 11 von 17

12 Kunden nach Einrichtdatum Hier erhalten Sie eine Liste Ihrer Systemkunden ab dem eingegebenen Datum. Standardmässig ist die Ausgabe des Formulars über den PdfMailer eingestellt. Wenn Sie also das Formular über den an ihrem System installierten Drucker ausgeben wollen, müssen Sie das Feld "Standarddrucker verwenden" aktivieren. Kunden nach System Hier erhalten Sie eine komplette Liste Ihrer Systemkunden. Standardmässig ist die Ausgabe des Formulars über den PdfMailer eingestellt. Wenn Sie also das Formular über den an ihrem System installierten Drucker ausgeben wollen, müssen Sie das Feld "Standarddrucker verwenden" aktivieren. Systemkundenverwaltung Seite 12 von 17

13 Stockliste anpassen Auf dieser Maske erfassen Sie den als Reserve gehaltenen Stock der einzelnen Produkte. Standardmässig wurde für jede Kategorie die Anzahl von 0 Stück vorgegeben. Ändern Sie diese Zahlen nach Ihren Vorstellungen ab. Achten Sie jedoch darauf, dass immer eine Zahl pro Feld eingetragen ist, ansonsten die Formularausgabe bei der Berechnung zu einem Fehler führt. Etiketten drucken Hier können Etiketten erstellt werden. Die Vorlage ist für Etiketten des Herstellers Herma Nr (70x30) eingestellt. Systemkundenverwaltung Seite 13 von 17

14 Info Nebst Informationen zur Programmversion versteckt sich hier die Schaltfläche "Interne Tabellen bearbeiten". Hierüber lassen sich die Daten der AD-Mitarbeiter bearbeiten. Systemkundenverwaltung Seite 14 von 17

15 Hilfe Hier finden Sie den Link auf die Hilfedatei. Systemkundenverwaltung Seite 15 von 17

16 Datensicherung Info zur Sicherung Die Sicherung Ihrer Daten ist mit das Wichtigste an Ihrer Arbeit. Sie sollten nach jeder Mutation oder Erfassung von Daten in Ihrem Programm, insbesondere bevor Sie die Anwendung schliessen, eine Datensicherung vornehmen. Sie allein sind für Ihre Daten verantwortlich. Dieses Programm verfügt über keine eigene Routine zur Sicherung der Daten. Das Programm benutzt die Datenbank der Kundenverwaltung. Dementsprechend wird die Sicherung und das Zurücklesen der Daten über die Kundenverwaltung gesteuert. Wenn Sie Ihre Daten sichern wollen, beenden Sie die Systemkundenverwaltung, starten die Kundenverwaltung und führen dort die Datensicherung wie folgt aus. Alternativ befindet sich im Menü START/Programme/Kamber ein entsprechender Eintrag. Backup: Sie können wählen, wo und auf welchem Laufwerk Ihre Daten gesichert werden. Als Voreinstellung wurde der Ordner "Archiv" auf Laufwerk C vorgegeben. Es ist jedoch möglich die Daten auf jedem beliebigen unter Windows unterstützten Laufwerk zu sichern. Sie erhalten einen Hinweis, wonach die Anwendung für die Datensicherung geschlossen werden muss. Nachdem das Backup abgeschlossen ist können Sie das Programm wieder starten. Restore: Sie können wählen, von wo und von welchem Laufwerk Ihre Daten zurück gelesen werden. Als Voreinstellung wurde der Ordner "Archiv" auf Laufwerk C vorgegeben. Es ist jedoch möglich die Daten von jedem beliebigen unter Windows unterstützten Laufwerk wieder herzustellen. Sie erhalten einen Hinweis, wonach die Anwendung für die Wiederherstellung geschlossen werden muss. Nachdem das Restore abgeschlossen ist können Sie das Programm wieder starten. Systemkundenverwaltung Seite 16 von 17

17 Index A Auswahl 9 E Etiketten drucken 13 H Hauptbildschirm 4 Hilfe 14 I Info 13 Info zur Sicherung 15 Installationsvoraussetzungen 3 Inventar bearbeiten 6 K Kunden nach Einrichtdatum 11 Kunden nach Lackserie 10 Kunden nach System 12 Kunden nach Updates 9 Kundenstamm bearbeiten 8 S Stockliste anpassen 12 Systemkunden bearbeiten 5 Systemkundenverwaltung 4 V Vorwort 3 Systemkundenverwaltung Seite 17 von 17

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