Handbuch SCOLA. SCOLA-GT Verwalten der Offenen Ganztagsschule. Mit Übernahme der Schülerdaten aus den Büromodulen

Transkript

1 Handbuch SCOLA SCOLA-GT Verwalten der Offenen Ganztagsschule Mit Übernahme der Schülerdaten aus den Büromodulen Incl. Zahlungsverwaltung Serienbrief usw. Hotline 0-87 Fax Mail Systemvoraussetzungen Installation/ Updaten Organisation der Daten in der Ganztagsverwaltung Fangen Sie doch einfach an SCOLA-GT-START Schüler Kurse Schüler Kurse Personendaten Schüler Kurse Tabelle Schüler Kurse Informationen Schüler Kurse Druck/Export Schüler Kurse Zahlungsverkehr Kursangebot Schüler hinzufügen auch aus dem Pool Kursleitungen Statistiken Sichern und wiederherstellen Exportdatei im Büro erstellen Importieren des Schülerpools Nichtpooschüler ermitteln Aktualisieren Automatisches Archiv

2 Systemvoraussetzungen Scola benötigt nur geringe Systemvoraussetzungen: Rechner mit mindestens 00 MHZ Takt Speicherplatz mindestens 00 Mbyte Grafikkarte geringster Standard 0x800 Monitor möglichst 7 Zoll Betriebssystem Windows XP, VISTA oder Window 7 Microsoft WORD ab VERSION 00 Beliebige Maus Beliebiger Drucker Beliebiges Netzwerk (falls Arbeiten im Netz erwünscht). Hotline 0-87 bis 0 Uhr zur Zeugniszeit auch am Wochenende Fax Mail wulf@scola.de

3 Installation/ Updaten Die CD startet nach dem Einlegen und dieses Bild erscheint sonst Arbeitsplatz CD setup.exe Am besten Sie bestätigen nur einfach alles Fall Sie das Programm doch in einem anderen Ordner installieren möchten Geben Sie auf jeden Fall einen Ordner an!!!!! Das Programm ist installiert es erscheint ein Button auf Ihrem Desktop

4 Organisation der Daten in der Ganztagsverwaltung Büromodul Ganztagmodul Kursangebot Kursleitung Schülerpool Kursteilnehner Datensicherung Listendruck Statistik Serienbriefe Export

5 Fangen Sie doch einfach an Machen Sie sich mit dem Programm vertraut, bevor Sie mit wichtigen Daten arbeiten! Schauen Sie sich zuerst unsere Testdaten an es sind einige Schüler, Kurse und Kursleiter vorhanden. Die können Sie in Ruhe testen. Geben Sie auch eigne Testdatensätze dazu und erforschen Sie alles Die nächsten Seiten werden Ihnen helfen. Lassen Sie sich aus dem Büro eine Ganztags- Importdatei geben und spielen Sie diese ein. Dann haben Sie auch gleich die Schüler Ihrer Schule.

6 SCOLA-GT-START Hier tragen Sie die Kursteilnehmer ein und ordnen die Kurse zu Hier tragen Sie die Kurse ein gleich wird automatisch gezählt Hier pflegen Sie die Kursleiter/Innen Mit Seriendruck usw Hier finden Sie Statistiken auch nach EXCEL Hier sichern Sie Ihre Daten auf einem Wechseldatenträger Hier kopieren Sie Ihre Sicherungen wieder zurück Hier klicken Sie ab und zu mal drauf dann wird alles kompakter Hier übernehmen Sie die Schülerdaten aus dem Büro und legen sich einen Pool an Hier beenden Sie das Programm alles ist immer automatisch gesichert Das Handbuch können Sie jederzeit ansehen und drucken TIPP Testen Sie einfach alle Funktionen mit den Testdaten (Erika Mustermann) bevor Sie mit der eigentliche Arbeit beginnen Ihre Daten sind nach der Eingabe automatisch gespeichert!

7 Schüler Kurse TIPP 6 Blättern Sie auch mal im Menu dort sehen Sie auch einige Funktionen Hier wählen Sie die Kurse vorher eingetragen im Kursangebot Die Kurse können Sie verschieben mit der Maus anpacken und woanders hinschieben In der Tabelle klicken Sie den entsprechenden Schüler an er wird links angezeigt Säumige Zahler werden rot angezeigt kurz rot(nur letzte Zahlung) lang rot mehrfacher Rückstand In dieser Leiste können Sie Kurse und Leiter und Zeiten suchen Hier wählen Sie neue Schüler aus dem Pool oder tragen selbst neue ein. Hier wird die Anzahl Kursteilnehmer angezeigt alle gewählten Kurse Auch mit dem Fernglas können Sie suchen z.b. auf den Namen ziehen

8 Schüler Kurse Personendaten 9 Diese Daten übernehmen Sie aus dem Büro oder Sie tragen sie selbst ein dann müssen Sie einen neuen leeren Schüler erstellen Hier finden Sie weitere Informationen zu den Eltern Diese Anschriftszeilen werden für den Seriendruck übernommen Hier wird die Schule angezeigt Aus dem Büro wird die Dienststellennummer übernommen TIPP Klicken auf Ändern, falls die Eingabe gesperrt ist.

9 Schüler Kurse Tabelle Diese Tabelle bietet Ihnen den totalen Überlblick rollen Sie mal durch Hier können Sie noch mehr sehen

10 Schüler Kurse Informationen In dieses Textfeld können Sie nach Belieben weitere Informationen eintragen nicht wichtig, aber manchmal von Nutzen

11 Schüler Kurse Druck/Export Nutzen Sie auch diese Funktionen zum Drucken und Weitergeben von Daten und Listen Für einige Funktionen brauchen Sie WORD und EXCEL TIPP Einige Funktionen sind eventuell für Ihre Schule nicht aktiviert. Bei Bedarf bitte melden!

12 Schüler Kurse Zahlungsverkehr 6 Hier wickeln Sie den Zahlungsverkehr komplett ab Die Kursbeiträge werden aus dem Kursangebot übernommen In das gelbe Feld können Sie die Summe übernehmen oder selbst bestimmen Den Beitrag ziehen Sie dann in die entsprechenden Monate, in denen gezahlt werden soll Hier klicken Sie bei Bezahlung an Es werden Ihnen die letzten Tage und noch mehr angezeigt Am Anfang eines Zahlmonats erscheinen die Teilnehmer rot. Bei Bezahlung verschwindet das Rot. Bei mehrfachem Zahlungsrückstand erscheint ein langer roter Balken. So haben Sie immer den totalen Überblick

13 Kursangebot 6 Hier tragen Sie alles zum Kurs ein Die Leitung übernehmen Sie aus der Kursleiter-Datei - automatisch Sie können Kurse zu Blöcken zusammenfassen Hier kommen beliebige Informationen hinein Hier fügen Sie einen neuen leeren Schüler hinzu, oder einen Schüler aus dem Pool, den Sie aus dem Büro bekommen Ein neuer Kurs wird angelegt 6 Natürlich können Sie auch Listen drucken auch mit EXCEL 7 Klicken Sie erst auf ÄNDERN sonst sind die Felder gesperrt 7

14 Schüler hinzufügen auch aus dem Pool Der Schülerpool wird aus der Importdatei aus dem Büro erstellt Einfach hier klicken und der Schüler wird dem entsprechenden Kurs hinzugefügt oder neu erstellt mit leeren Feldern

15 Kursleitungen 6 7 Tragen Sie hier alle Ihnen wichtige Funktionen zu den Kursleitern ein Dieser Name wird beim Kurs übernommen Für beliebige Informationen Den Beitrag ziehen Sie dann in die entsprechenden Monate, in denen gezahlt werden soll Bankdaten 6 Hier werden automatisch alle Kurse dieses Teilnehmers angezeigt 7 Hier können Sie Listen und Serienbriefe drucken Ein Anschreiben an alle Kursleiter im Fensterbriefformat kein Problem

16 STATISTIKEN Statistik mit Anzahl Kurse mit Teilnehmern Teilnehmer mit allen Kursen Und alles komplett formatiert in EXCEL TIPP Nutzen Sie die Möglichkeit des Exports und Drucks nach EXCEL die Ergebnisse können Sie dann auch unter einem beliebigen Namen abspeichern und auf Wechseldatenträgern mitnehmen.

17 Sichern und wiederherstellen Hier sichern Sie auf einem Wechseldatenträger am besten einem USB-STICK Die Daten werden mit Angabe des Datums gesichert also nicht überschrieben Und hier können Sie die Sicherungen zurückspielen auch auf einen anderen Rechner Wählen Sie ein Laufwerk und Ansicht aktualisieren dann werden Ihnen die Sicherungen angezeigt 7 Jetzt wird die Sicherung eingelesen und Ihr aktueller Stand wird überschrieben machen Sie also vorher auf jeden Fall eine aktuelle Sicherung!!!! TIPP Machen Sie möglichst nach jeder Sitzung eine Sicherung. Stellen Sie Ihre Daten auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung (auf deren Rechnern wiederherstellen)

18 Exportdatei im Büro erstellen Klicken Sie im Eingangsbild des Büromoduls auf Ganztag Wählen Sie diese Option Wählen Sie jetzt noch den Wechseldatenträger Nun kopieren Sie die Datei Es werden immer alle Schüler Ihrer Dienststelle bereitgestellt und sind dann nach dem Einlesen im Ganztagsmodul als Schülerpool zu Verfügung

19 Importieren des Schülerpools Klicken Sie hier Wählen Sie ein Laufwerk Aktualisieren Sie die Ansicht und wählen Sie eine Datei Lesen Sie die Daten ein Bei dieser Aktion können Sie nichts Wichtiges überschreiben es sind nicht die Kursdaten, die überschrieben werden, sondern nur der Schülerpool. Mit dieser Option können Sie mehrere Schulen nacheinander einladen

20 Nichtpoolschüler ermitteln Klicken Sie hier Die Teilnehmer, die nicht im Pool gefunden wurden, werden dann gelb angezeigt. Sie können nun entscheiden, ob Sie diese Schüler löschen wollen. Wenn Ihr Pool nicht aktuell ist oder Sie Fremdschüler eingegeben haben, müssen Sie diese Schüler natürlich bestehen lassen. Deshalb haben wir den Löschvorgang nicht automatisiert. Achtung: Den Pool können Sie beliebig of aktualisieren (Schülerdaten aus dem Büro übernehmen). Ihre Kursdaten werden dadurch nicht verändert.

21 Aktualisieren Wichtige Funktionen (auch gefährliche) gleich im Eingangsmenu: 6 6 Hier werden die Teilnehmerdaten mit den Pooldaten abgeglichen (die Pooldaten gelten als aktuell) Wenn Sie neu anlegen wollen, löschen Sie hier alle Kursteilnehmer Sie haben dann alle Schüler Ihrer Schule als Kursteilnehmer Löschen aller Kursleiter Mit dieser Option können Sie mehrere Schulen nacheinander einladen Hier bleiben die Kursteilnehmer erhalten nur die Einträge werden gelöscht. TIPP Führen Sie vor solchen Aktionen unbedingt eine Datensicherung durch!!! (Beachten Sie auch das automatische Archiv

22 Automatisches Archiv Gut zu wissen, SCOLA speichert jeden Morgen eine Sicherungskopie ins Archiv. Bei einem Datencrash können Sie jederzeit funktionierende Zustände wiederherstellen: Wählen Sie hier die entsprechende Funkition Hier sehen Sie Ihre Archivdateien Bitte beachten: Sie überschreiben Ihre aktuellen Daten Einlesen der Sicherung Kontrollieren Sie alles!! TIPP Führen Sie vor solchen Aktionen unbedingt eine Datensicherung durch!!!