Richtlinien für die Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen

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1 VdS-Richtlinien für die Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen VdS 3427 Richtlinien für die Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN VdS 3427 : (02)

2 Herausgeber und Verlag: VdS Schadenverhütung GmbH Amsterdamer Str D Köln Telefon: (0221) ; Fax: (0221) Copyright by VdS Schadenverhütung GmbH. Alle Rechte vorbehalten.

3 VdS 3427 : (02) Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Richtlinien für die Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Das vorliegende Dokument ist nur verbindlich, sofern dessen Verwendung im Einzelfall vereinbart wird; ansonsten ist die Berücksichtigung dieses Dokuments unverbindlich. Die Vereinbarung zur Verwendung dieses Dokuments ist rein fakultativ. Dritte können im Einzelfall auch andere Anforderungen nach eigenem Ermessen akzeptieren, die diesem Dokument nicht entsprechen. Inhalt 1 Anwendungsbereich Allgemeines Gültigkeit Normative Verweisungen Begriffe Zertifizierungsverfahren Auftragserteilung Ablauf des Zertifizierungsverfahrens Fachspezifische Erst-Begutachtung vor Ort (Erstaudit) Abweichungen Ausstellung des Zertifikates Jährliche fachspezifische Überprüfung (Überwachungsaudit) Verlängerung der Gültigkeit von Zertifikaten Änderungen/Ergänzungen von Zertifikaten Wiederaufnahme von ungültig gewordenen Zertifizierungen Widerruf Werbung Allgemeine Geschäftsbedingungen Gebühren Sonstiges Angebote Vorkehrungen für die Durchführung von Prüfungen vor Ort Verpflichtungen des Sicherheitsdienstleister Vertraulichkeit Anhang A Auftragsformular Anhang B Antragsformular für Niederlassungen

4 Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN VdS 3427 : (02) 1 Anwendungsbereich 1.1 Allgemeines Die Zertifizierungsstelle von VdS Schadenverhütung (nachstehend VdS-Zertifizierungsstelle genannt) bietet Anbietern von Sicherungsdienstleistungen nachfolgend gemäß DIN als Sicherheitsdienstleister bezeichnet ein unabhängiges und unparteiliches Zertifizierungsverfahren gemäß der Normenreihe DIN an. Die vorliegenden Richtlinien beschreiben das Verfahren für die akkreditierte 1 Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Die Zertifizierung dient zur erstmaligen Feststellung und regelmäßigen Überwachung der Normkonformität gemäß den Anforderungen der Normenreihe DIN beim Sicherheitsdienstleister. Zertifizierungsaufträge werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Eine Bevorteilung einzelner Auftraggeber erfolgt nicht. Im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens werden keine Beratungen durchgeführt. Die Gültigkeit der Zertifizierung ist auf 3 Jahre befristet und wird durch ein Zertifikat dokumentiert. Ferner wird der Sicherheitsdienstleister mit seinen zertifizierten Sicherungsdienstleistungen auf der Website der VdS-Zertifizierungsstelle im Verzeichnis VdSzertifizierte Sicherheitsdienstleister gemäß DIN geführt. Das Zertifizierungsverfahren besteht im Wesentlichen aus den folgenden Schritten: Erstauftrag zur Zertifizierung Prüfung der Dokumentation Fachspezifische Erst-Begutachtung vor Ort (Erstaudit) zur Feststellung der Normkonformität Zertifizierung, Ausstellung des Zertifikates Erste fachspezifische Überprüfung vor Ort nach einem Jahr zur Überwachung der Normkonformität auf Einhaltung mit dem Ziel, die weitere Zertifizierungswürdigkeit festzustellen (1. Überwachungsaudit) Zweite fachspezifische Überprüfung vor Ort nach zwei Jahren zur Überwachung der Normkonformität auf Einhaltung mit dem Ziel, erneut die weitere Zertifizierungswürdigkeit festzustellen (2. Überwachungsaudit) Fachspezifische Begutachtung vor Ort im 3. Jahr nach Zertifikatsausstellung zur erneuten Feststellung der Normkonformität mit dem Ziel, das Zertifizierungsverfahren für weitere drei Jahre fortzuführen (Verlängerungsaudit). Voraussetzung hierfür ist eine Auftragserteilung zur Verlängerung der Zertifizierung (Verlängerungsauftrag) oder Im Falle einer nicht beauftragten Verlängerung, wird an Stelle einer fachspezifischen Begutachtung eine dritte fachspezifische Überprüfung vor Ort im 3. Jahr erforderlich (3. Überwachungsaudit) 1 VdS Schadenverhütung ist durch die DAkkS als Zertifizierungsstelle für die Bereiche Wach-und Sicherheitsunternehmen, Sicherungsdienstleister nach DIN : 2008, Notruf- und Service- Leitstellen und Alarmprovider sowie Alarmempfangsstellen nach DIN EN akkreditiert. Die Aktualisierung der bestehenden Akkreditierung für den Bereich Sicherungsdienstleister nach DIN : ist bei der DAkkS beauftragt. Sobald diese Akkreditierung vorliegt, erhalten neu zertifizierte Unternehmen ein aktualisiertes Zertifikat. 4

5 VdS 3427 : (02) Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Durch einen Verlängerungsauftrag (siehe Anhang A bzw. B) kann die Zertifizierung fortgeführt werden. Nach erfolgreich abgeschlossener fachspezifischer Begutachtung wird ein für weitere 3 Jahre gültiges Zertifikat ausgestellt und das Zertifizierungsverfahren wird nach einem Jahr mit der ersten fachspezifischen Überprüfung vor Ort fortgeführt. 1.2 Gültigkeit Diese Richtlinien gelten für alle Aufträge, die ab dem erteilt werden. 2 Normative Verweisungen Diese Richtlinien enthalten datierte und undatierte Verweise auf andere Regelwerke. Die Verweise erfolgen in den entsprechenden Abschnitten, die Titel werden im Folgenden aufgeführt. Änderungen oder Ergänzungen datierter Regelwerke gelten nur, wenn sie durch Änderung dieser Richtlinien bekannt gegeben werden. Von undatierten Regelwerken gilt die jeweils letzte Fassung. DIN Sicherungsdienstleistungen Teil 1: Allgemeine Anforderungen an Sicherheitsdienstleister DIN : Sicherungsdienstleistungen Teil 3: Zertifizierungsverfahren zur Konformitätsbewertung von Sicherungsdienstleistungen nach DIN VdS 3177 Allgemeine Geschäftsbedingungen der VdS Schadenverhütung GmbH Anmerkung: Sämtliche VdS-Druckstücke können angefordert werden bei: VdS Schadenverhütung GmbH, Verlag, Postfach , Köln, Fax: (0221) , Internet: DIN-Normen können bestellt werden bei: Beuth Verlag GmbH, Burggrafenstr. 6, Berlin, Fax: (030) , Internet: 3 Begriffe Es gelten die Begriffe nach DIN Teil 1 und 3. 4 Zertifizierungsverfahren 4.1 Auftragserteilung Die Zertifizierung gemäß DIN ist schriftlich unter Verwendung des beiliegenden Vordrucks (Anhang A und ggf. B) bei der VdS-Zertifizierungsstelle zu beauftragen. Für jede Niederlassung, die in das Zertifizierungsverfahren eingebunden werden soll, ist zusätzlich Anhang B auszufüllen. Für jede selbstständige Niederlassung muss die rechtsverbindliche Unterschrift im Anhang B geleistet werden. Die im Auftragsformular aufgeführten Unterlagen des Auftraggebers sollten bereits mit dem Auftrag in digitaler Form eingereicht werden bzw. unter Angabe eines Termins nachgereicht werden. Nur vollständig ausgefüllte Aufträge können bearbeitet werden. Im Einzelfall können von der VdS-Zertifizierungsstelle weitere Unterlagen oder Erläuterungen zum Auftrag angefordert werden. Die Abwicklung des Schriftverkehrs und die fachspezifische Begutachtung vor Ort erfolgen in deutscher Sprache. Liegen der VdS-Zertifizierungsstelle nicht innerhalb von 6 Monaten nach Auftragserteilung sämtliche geforderten Unterlagen vor, wird die Bearbeitung des Auftrags abgebro- 5

6 Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN VdS 3427 : (02) chen. Ebenso wird die Bearbeitung des Auftrags in der Regel abgebrochen, wenn das Verfahren nicht innerhalb von 12 Monaten nach Auftragserteilung mit einem positivem Ergebnis (Zertifikat) abgeschlossen werden kann. Die bis dahin erhaltenen Unterlagen werden an den Auftraggeber zurückgesandt. Alle Aufwendungen, die der VdS- Zertifizierungsstelle bis zu diesem Zeitpunkt entstanden sind, werden dem Auftraggeber in Rechnung gestellt. Danach kann das Zertifizierungsverfahren nur durch einen neuen Erstauftrag wieder aufgenommen werden. 4.2 Ablauf des Zertifizierungsverfahrens Fachspezifische Erst-Begutachtung vor Ort (Erstaudit) Die fachspezifische Erst-Begutachtung vor Ort erfolgt auf Grundlage der DIN , Abschnitt beim Sicherheitsdienstleister. Die Auditergebnisse werden schriftlich mit Referenz auf die jeweilige Normanforderung nach DIN dokumentiert Abweichungen Im Rahmen des Audits festgestellte Mängel werden mit Referenz auf die jeweilige Normanforderung nach DIN gesondert schriftlich dokumentiert. In dieser Dokumentation werden Art und Umfang der Korrekturmaßnahme(n) zum jeweiligen Mangel sowie die Nachweisführung über die Mängelbeseitigung schriftlich festgelegt. Korrekturmaßnahmen müssen vom Sicherheitsdienstleister in der Regel innerhalb von 3 Monaten durchgeführt werden. Vom Prüfer wird dabei bestimmt, ob der Nachweis über die durchgeführten Korrekturmaßnahmen auf schriftlichem Wege erfolgen kann oder ob eine Nachprüfung vor Ort durchgeführt werden muss. Werden die Korrekturmaßnahmen nicht innerhalb der festgelegten Frist vom Sicherheitsdienstleister durchgeführt, wird in der Regel eine erneute Prüfung vor Ort erforderlich Ausstellung des Zertifikates Nach positivem Abschluss der Prüfung vor Ort und falls erforderlich der Korrekturmaßnahmen, werden die Prüfergebnisse einem Mitarbeiter der VdS-Zertifizierungsstelle, der nicht an der Prüfung vor Ort teilgenommen hat, zur unabhängigen Beurteilung der Zertifizierungswürdigkeit vorgelegt. Bei positiver Beurteilung wird nach nochmaliger formaler Überprüfung durch die Leitung der Zertifizierungsstelle ein Zertifikat ausgestellt und dem Sicherheitsdienstleister übersandt. Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt 3 Jahre. Das Zertifikat wird in deutscher Sprache ausgestellt. Für jede juristisch eigenständige Niederlassung wird ein eigenes Zertifikat ausgestellt. Unselbstständige Niederlassungen werden in der Regel im Zertifikat der Hauptstelle aufgeführt. Auf Wunsch des Auftraggebers können unselbstständige Niederlassungen auch eigene Zertifikate erhalten Jährliche fachspezifische Überprüfung (Überwachungsaudit) Innerhalb des Gültigkeitszeitraums des Zertifikats erfolgt jährlich ein Überwachungsaudit entsprechend DIN , Abschnitt Verlängerung der Gültigkeit von Zertifikaten Die Zertifizierung kann im dritten Jahr des Zertifizierungsverfahrens durch einen erneuten Auftrag zur Verlängerung der Zertifizierung aufrechterhalten werden. Dieser (siehe Anhang A ggf. ergänzt durch Anhang B) ist spätestens 6 Monate vor Ablauf des Zertifikates bei der VdS-Zertifizierungsstelle einzureichen. 6

7 VdS 3427 : (02) Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Voraussetzung für die Verlängerung der Zertifizierung ist die erfolgreiche Durchführung eines Verlängerungsaudits im letzten Jahr des Zertifizierungsverfahrens (spätestens 3 Monate vor Ablauf des Zertifikates) entsprechend DIN , Abschnitt Im Rahmen des Audits festgestellte Mängel werden entsprechend Abschnitt dieser Richtlinien behandelt. Nach erfolgreichem Abschluss dieses Verlängerungsaudits erhält der Sicherheitsdienstleister ein neues Zertifikat, das nahtlos an das aktuelle Zertifikat anschließt und auf drei Jahre begrenzt ist. Erfüllt der Sicherheitsdienstleister auch 6 Monate nach Ablauf des alten Zertifikates nicht die Voraussetzungen für die Verlängerung, wird das Verfahren zur Verlängerung abgebrochen. Danach kann das Zertifizierungsverfahren nur durch einen Neuauftrag wieder aufgenommen werden. Wird keine Verlängerung beauftragt, findet das Audit im letzten Jahr als Überwachungsaudit statt. Bei Überschreitung des Termins für das letzte Überwachungsaudit über das Zertifizierungsende hinaus, ist eine erneute Erstzertifizierung notwendig Änderungen/Ergänzungen von Zertifikaten Ergänzungen (z. B. Erweiterung des Geltungsbereiches) oder Änderungen (z. B. Änderungen in der Anzahl der Niederlassungen, Umzug oder Umfirmierung, Änderung in der Aufbauorganisation sowie wesentlicher Betriebsabläufe) während der Laufzeit des Zertifikates sind unverzüglich schriftlich mitzuteilen und ggf. innerhalb von 3 Monaten schriftlich zu beauftragen (siehe Anhang A ggf. ergänzt durch Anhang B). In der Regel muss dann durch eine Prüfung vor Ort nachgewiesen werden, dass die Anforderungen der DIN erfüllt werden. Bei geringfügigen Änderungen und Ergänzungen (z. B. Änderung der Firmenbezeichnung) ist eine Prüfung vor Ort nicht erforderlich. Einzelheiten dazu sind mit der VdS- Zertifizierungsstelle abzusprechen Wiederaufnahme von ungültig gewordenen Zertifizierungen Eine entweder durch Widerruf (siehe Abschnitt 4.2.8) oder Erreichen des Laufzeitendes des Zertifikates ohne Anschlusszertifizierung ungültig gewordene Zertifizierung kann im Ausnahmefall durch ein Wiederaufnahmeverfahren wieder eingesetzt werden. Der Auftrag hierzu erfolgt unter Verwendung des Auftragsformulars gemäß Anhang A ggf. ergänzt durch Anhang B. Dem Auftrag müssen folgende Nachweise beigefügt werden: Nachweis, dass keine offenen Beschwerdeverfahren gegen den Auftraggeber vorliegen. Nachweis, dass das ursprüngliche Zertifikat zum Zeitpunkt der Auftragserteilung nicht länger als 6 Monate abgelaufen ist. Begründung, warum das ursprüngliche Zertifikat nicht fristgerecht verlängert werden konnte. Zur Wiederaufnahme der Zertifizierung muss eine fachspezifische Begutachtung vor Ort durchgeführt werden. Dabei bestimmt der erfolgreiche Abschluss der fachspezifischen Begutachtung den Beginn des Zertifizierungszeitraumes. Im Falle eines Widerrufs beginnt die Gültigkeit des Zertifikates und somit der Zertifizierung mit der Wiedereinsetzung des Zertifikates (verkürzte Laufzeit). 7

8 Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN VdS 3427 : (02) Im Falle einer nicht fristgerechten Anschlusszertifizierung, wird die Gültigkeit des Zertifikates ausgehend vom Ablaufdatum des ursprünglichen Zertifikates verlängert. Die ursprüngliche Zertifizierungsnummer wird in beiden Fällen beibehalten. Eine Wiederaufnahme der Zertifizierung muss 6 Monate nach Ablauf des widerrufenen bzw. ursprünglichen Zertifikates erfolgreich abgeschlossen sein. Ansonsten muss eine vollständige Erstzertifizierung wiederholt werden Widerruf Zertifikate können widerrufen und damit ungültig werden, wenn die dem Zertifizierungsauftrag zu Grunde liegenden Richtlinien oder Normen sich ändern und diese Änderungen vom Kunden nicht innerhalb einer angemessenen Frist umgesetzt werden, bei der fachspezifischen Begutachtung bzw. Überprüfungen vor Ort Mängel festgestellt werden und diese nicht innerhalb von 3 Monaten vom Kunden behoben werden, Zertifikate oder das VdS-Logo unkorrekt verwendet werden (z. B. durch Missbrauch oder unlautere Werbung), der Kunde seinen Verpflichtungen nach diesen Richtlinien oder seinen finanziellen Verpflichtungen gegenüber VdS Schadenverhütung nicht nachkommt, fachspezifische Begutachtungen oder Überprüfungen nicht innerhalb der verfahrensgemäßen Zeiträume durchgeführt werden. der Kunde schriftlich den freiwilligen Widerruf seiner zertifizierten Dienstleistungen verlangt. Der Widerruf der Zertifizierung wird dem Kunden schriftlich mitgeteilt. Gegen den Widerruf kann innerhalb von 2 Monaten Beschwerde eingelegt werden. Beschwerden haben hinsichtlich des Widerrufs keine aufschiebende Wirkung. Nach dem Widerruf der Zertifizierung verpflichtet sich der Sicherheitsdienstleister, jegliche Werbung, die sich in irgendeiner Weise auf die Zertifizierung bezieht, ab Kenntnis des Widerrufs zu unterlassen und sämtliche von der Zertifizierungsstelle geforderten Zertifizierungsdokumente zurückzugeben Werbung Zertifizierte Unternehmen dürfen mit der VdS-Zertifizierung werben. Es ist jedoch untersagt, die Marke VdS oder Abwandlungen hiervon bzw. die Zertifizierung als solche in die Firmenbezeichnung aufzunehmen. Die Werbung mit der VdS-Zertifizierung muss den Inhalt des ausgestellten Zertifikates korrekt wiedergeben und darf nicht auf wettbewerbswidrige Art und Weise erfolgen. Die Werbung darf nicht in Verbindung mit Leistungen des Sicherheitsdienstleisters erfolgen, die nicht durch den Zertifizierungsumfang abgedeckt sind. Die diesbezüglichen Vorgaben auf dem Zertifikat sind einzuhalten. Der Sicherheitsdienstleister darf auf seine Zertifizierung mit folgendem Logo hinweisen: Zertifizierter Sicherheitsdienstleister nach DIN

9 VdS 3427 : (02) Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Für Sicherheitsdienstleister, deren QM-System von VdS Schadenverhütung zertifiziert wurde, steht auf Anfrage alternativ zu dem o. g. Logo ein sogenanntes Kombilogo zur Verfügung. Das Logo darf unter Beibehaltung der Proportionen vergrößert oder verkleinert werden. Eine Mindesthöhe von 13 mm für die quadratische Umrandung des VdS-Zeichens darf nicht unterschritten werden. Bei Farbdruck ist HKS 42 (oder eine vergleichbare Farbe) zu verwenden. Das Logo darf auf Briefköpfen, Werbeschriften und Veröffentlichungen des Antragstellers verwendet werden. Das Akkreditierungszeichen der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) darf vom Sicherheitsdienstleister nur im Rahmen einer vollständigen, unveränderten Wiedergabe des Zertifikates benutzt werden. Wenn der Sicherheitsdienstleister darauf hinweisen will, dass die VdS-Zertifizierungsstelle akkreditiert ist, ist folgende Formulierung zu verwenden: Die VdS Schadenverhütung GmbH ist von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) als Zertifizierungsstelle für Sicherungsdienstleistungen akkreditiert. Nach Aufforderung durch die VdS-Zertifizierungsstelle hat der Sicherheitsdienstleister diesen Hinweis zu entfernen. Im Zweifelsfall sind die Werbung und die Verwendung des Logos mit der VdS-Zertifizierungsstelle abzustimmen. 5 Allgemeine Geschäftsbedingungen Diese Richtlininen gelten in Verbindung mit den AGB für die Erbringung von Prüf- und Zertifizierungsleistungen der VdS Schadenverhütung GmbH, VdS 3177, in der zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültigen Fassung. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen können kostenfrei auf der Internetseite heruntergeladen und auf Wunsch übersandt werden. Ergänzend dazu gilt, dass VdS Schadenverhütung GmbH mit der Begutachtung und Zertifizierung des Sicherheitsdienstleisters keine Gewähr für die Ordnungsmäßikgeit und Funktionstüchtigkeit sowie für die Fehlerfreiheit der durch den Sicherheitsdienstleister erbrachten sonstigen Leistungen und gelieferten Waren, welche der Sicherheitsdienstleister Dritten gegenüber erbringt bzw. liefert, übernimmt. Dies gilt insbesondere für Sicherungsdienstleistungen, die im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens durch die VdS Schadenverhütung stichprobenartig geprüft werden. 6 Gebühren Das Zertifizierungsverfahren sowie die Prüftätigkeiten der VdS-Zertifizierungsstelle sind gebührenpflichtig. Die Höhe der Gebühren kann der Gebührentabelle der VdS-Zertifizierungsstelle entnommen werden. Für die Berechnung der Leistungen gelten die Gebühren nach Maßgabe der Gebührentabelle zum Zeitpunkt der Leistungserbringung. Wird ein vereinbarter Prüftermin vor Ort aus Gründen, die der Auftraggeber zu vertreten hat, abgesagt oder verschoben, werden dem Auftraggeber folgende Gebühren in Rechnung gestellt: Bei einer Absage/Verschiebung, die kurzfristiger als 4 Wochen vor dem vereinbarten Prüftermin erfolgt: 20 % der veranschlagten Prüfkosten Bei einer Absage/Verschiebung, die kurzfristiger als 2 Wochen vor dem vereinbarten Prüftermin erfolgt: 40 % der veranschlagten Prüfkosten 9

10 Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN VdS 3427 : (02) Bei einer Absage/Verschiebung, die kurzfristiger als eine Woche vor dem vereinbarten Prüftermin erfolgt: 60 % der veranschlagten Prüfkosten Die veranschlagten Prüfkosten werden nach gültiger Gebührentabelle ermittelt. Reisekosten werden nur berechnet, sofern Stornierungskosten entstanden sind. 7 Sonstiges 7.1 Angebote Auf Anfrage wird von der VdS-Zertifizierungsstelle ein Angebot über das Zertifizierungsverfahren erstellt. Die Erstellung dieser Angebote ist für den Anfragenden kostenlos. Die Erstellung des Angebotes basiert auf Firmenangaben und Erfahrungswerten der VdS- Zertifizierungsstelle. Das Angebot kann deshalb nur eine grobe Abschätzung der zu erwartenden Kosten sein und ist für die VdS-Zertifizierungsstelle nicht bindend. 7.2 Vorkehrungen für die Durchführung von Prüfungen vor Ort Der Sicherheitsdienstleister verpflichtet sich mit der Auftragsstellung den Prüfern der VdS-Zertifizierungsstelle den zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen Zugang zu den Betriebsstätten und zum Betriebsgelände (einschließlich aller im Auftrag aufgeführten Niederlassungen) uneingeschränkt zu gewähren. Er verpflichtet sich weiterhin, den Prüfern der VdS-Zertifizierungsstelle die Einsichtnahme in Dokumente und Aufzeichnungen, soweit sie zur Nachweisführung der vorliegenden Richtlinien und mitgeltenden Normen erforderlich sind, uneingeschränkt zu gewähren. Hierzu gehört auch die für die Begutachtung evtl. erforderliche Befragung des Personals. Ferner ermöglicht der Sicherheitsdienstleister den Begutachtern der Akkreditierungsstelle auf Anfrage die Teilnahme an Prüfungen vor Ort, die von VdS-Prüfern durchgeführt werden (sogenannte Witness-Audits). 7.3 Verpflichtungen des Sicherheitsdienstleisters Der Sicherheitsdienstleister muss alle Beanstandungen (insbesondere Beanstandungen von seinen Kunden) und die daraufhin eingeleiteten Maßnahmen detailliert aufzeichnen und dem VdS-Prüfer auf Verlangen zur Verfügung stellen. Der Sicherheitsdienstleister ist verpflichtet, der VdS-Zertifizierungsstelle alle Änderungen an seinem Unternehmen gemäß Abschnitt mitzuteilen, die Auswirkungen auf die Zertifizierung haben können. 7.4 Vertraulichkeit Der Auftraggeber sowie der Sicherheitsdienstleister müssen sicherstellen, dass alle Kunden- und Anlagendaten vertraulich behandelt werden und unbefugten Dritten nicht zur Kenntnis gelangen Sämtliche Unterlagen und Informationen, die die VdS-Zertifizierungsstelle im Zusammenhang mit dem Zertifizierungsverfahren erhält, werden streng vertraulich behandelt. Ohne schriftliche Zustimmungserklärung des Sicherheitsdienstleisters werden die Unterlagen Dritten weder zugänglich gemacht noch vervielfältigt. Hiervon unberührt bleibt die Verpflichtung der VdS-Zertifizierungsstelle, übergeordneten Stellen (z. B. Vertretern der Akkreditierungsstelle) Einblick in Unterlagen zu einzelnen Zertifizierungsvorgängen zu gewähren. 10

11 VdS 3427 : (02) Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Hinweise zum Auftragsformular Lesen Sie bitte bevor Sie den Auftrag ausfüllen diese Richtlinien für die Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen nach DIN (VdS 3427) und die folgenden Hinweise zum Auftragsformular sorgfältig durch. Der Auftraggeber ist die Stelle, die eine Zertifizierung beauftragt, vertreten durch den Rechtsträger oder den Handlungsbevollmächtigten. Der Auftraggeber ist in der Regel ebenfalls der Anbieter bzw. Sicherheitsdienstleister der zu zertifizierenden Sicherungsdienstleistungen. Firmenname des Auftraggebers bzw. des Sicherheitsdienstleisters, wie er im Handelsregister/Gewerberegister eingetragen ist. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nur für Erstaufträge und Änderungsaufträge erforderlich. Angaben zur -Adresse des Auftraggebers bzw. Sicherheitsdienstleisters sowie der Kontaktperson sind erforderlich, da in Zukunft Informationen vorrangig über dieses Medium versandt werden. Vorname und Name sind in Druckbuchstaben anzugeben. Rechtsverbindliche Unterschrift des Rechtsträgers des Auftraggebers oder eines Handlungsbevollmächtigten. Werden externe Stellen (z. B. Berater) vom Auftraggeber mit der Auftragserteilung beauftragt, muss der Auftraggeber eine Kopie der Handlungsvollmacht für diese externe Stelle beilegen. Der Firmenstempel ist in Deutschland erforderlich. 11

12 Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN VdS 3427 : (02) Anhang A Auftragsformular Auftrag zur Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Art der Auftrages: Erstauftrag zur Zertifizierung Verlängerungsauftrag zur Zertifizierung Erweiterungs-/Änderungsauftrag zur Zertifizierung Wiederaufnahmeauftrag zur Zertifizierung 1. Auftraggeber Firmenname Vertretungsberechtigt (bei Kapital- u. Personengesellschaften) USt-IdNr. Straße/Haus-Nr. Land/PLZ/Ort Tel.-Nr. / Fax.-Nr. -Adresse Adresse der firmeneigenen Website Ansprechpartner Tel.-Nr. / Mobil-Nr. -Adresse Zertifizierungs-Nr. SD Zertifizierungs-Nr. SD Zertifizierungs-Nr. SD 2. Rechnungsanschrift (nur ausfüllen, falls abweichend von Nr. 1) Firmenname Straße/Haus-Nr. Land/PLZ/Ort Tel.-Nr. / Fax.-Nr. USt-IdNr. Besonderheiten, im Rahmen der Rechnungsstellung: 12

13 VdS 3427 : (02) Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Anbieter der zu zertifizierenden Sicherungsdienstleistungen (Sicherheitsdienstleister) (nur ausfüllen, falls abweichend von Nr. 1) Firmenname Straße/Haus-Nr. Land/PLZ/Ort Tel.-Nr. / Fax.-Nr. -Adresse Adresse der firmeneigenen Website Ansprechpartner Tel.-Nr. / Mobil-Nr. -Adresse 4. Zertifizierungsumfang Zu zertifizierende Sicherungsdienstleistungen (bitte die gewünschte SDL ankreuzen) Stationäre SDL: Mobile SDL: Alarmdienst Kontrolldienst Empfangsdienst Kontrolldienst Revierdienst Interventionsdienst Veranstaltungssicherungsdienst 5. Gewerbeerlaubnis gemäß 34a Gewerbeordnung Anzahl der in der jeweiligen SDL insgesamt eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter (SMA) am Standort, von dem aus die SDL vom Anbieter (siehe Nr. 3) erbracht wird 13

14 Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN VdS 3427 : (02) 6. Einzureichende Unterlagen gemäß DIN : Anhang B zur Sicherstellung der Datenschutzverpflichtungserklärung gemäß Bundesdatenschutzgesetz in seiner jeweils aktuellen Fassung zur Sicherstellung der Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit vor Aufnahme der Tätigkeit jedes Sicherheitsmitarbeiters zu allen im Zusammenhang mit der Durchführung von SDL bekannt gewordenen Informationen, auch nach Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis zur Sicherstellung des Beschwerdemanagements zur Sicherstellung der Erstellung von Dienstanweisungen und Anforderungsprofilen zur Erstellung von Legitimationen zur Planung und Durchführung von Unterweisungen zur Organisation und Vermittlung von Basisqualifikationen zur Organisation von Weiterbildung zur Dokumentation zum Melde- und Berichtswesen zur Verwaltung von Schlüsseln Organigramm 14

15 VdS 3427 : (02) Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Niederlassungen, die in diesen Auftrag einbezogen werden sollen keine Niederlassungen Niederlassungen gem. Anhang B 8. Tätigkeiten der Hauptstelle für die Niederlassungen (nur für Niederlassungsverfahren ausfüllen) Geschäftsführung Akquise Personalverwaltung Controlling Vertrieb QM / Arbeitsschutz / Datenschutz Beschaffung Einsatzleitung nach DIN Einsatzplanung 9. Ausführung des Zertifikates zur Anerkennung Zertifikat in deutscher Sprache Zertifikat in deutscher und englischer Sprache 10. Terminwunsch für die Begutachtung vor Ort mit Firmenlogo mit Firmenlogo Die fachspezifische Erst-/-Begutachtung vor Ort soll stattfinden in KW/Jahr: / 11. Verpflichtungen Die Richtlinien zur Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen, VdS 3427, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, VdS 3177, und die zugehörigen Gebührentabellen der VdS-Zertifizierungsstelle in den derzeit aktuellen Fassungen habe(n) ich (wir) zur Kenntnis genommen und erkenne(n) sie als festen Vertragsbestandteil an. Vorname, Name Datum Unterschrift Firmenstempel 15

16 Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN VdS 3427 : (02) Hinweise zum Auftragsformular für Niederlassungen Lesen Sie bitte bevor Sie den Auftrag ausfüllen diese Richtlinien für die Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen nach DIN (VdS 3427) und die folgenden Hinweise zum Auftragsformular sorgfältig durch. Rechtlich selbstständige Niederlassungen sind Niederlassungen, die eine eigene Rechtsform (z. B. eigenen Eintrag in das Handelsregister) mit eigenem Rechtsvertreter (Geschäftsführer) haben. Rechtlich unselbstständige Niederlassungen sind Niederlassungen ohne eigene Rechtsform, die wie eine ausgelagerte Abteilung behandelt werden können. Firmenname der Niederlassung. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nur für Erstaufträge und für Änderungsaufträge erforderlich. Angaben zur -Adresse sowie der Kontaktperson sind erforderlich, da in Zukunft Informationen vorrangig über dieses Medium versandt werden. er Firmenstempel ist für selbstständige Niederlassungen in Deutschland erforderlich. 16

17 VdS 3427 : (02) Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN Anhang B Antragsformular für Niederlassungen Niederlassungen zum Auftrag vom für Hauptstelle Niederlassung Nr. (bitte fortlaufend durchnummerieren) Rechtsform rechtlich selbstständig rechtlich unselbstständig Firmenname Vertretungsberechtigt (bei selbstständigen Personen- und Personenhandelsges.) USt-IdNr. Straße/Haus-Nr. Land/PLZ/Ort Tel.-Nr./Fax.-Nr. -Adresse Adresse der firmeneigenen Website Ansprechpartner Tel.-Nr. / Mobil-Nr. -Adresse Zertifizierungsumfang Zu zertifizierende Sicherungsdienstleistungen (bitte die gewünschte SDL ankreuzen) Anzahl der in der jeweiligen SDL insgesamt eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter (SMA) am Standort, von dem aus die SDL vom Anbieter erbracht wird Stationäre SDL: Alarmdienst _ Kontrolldienst Empfangsdienst Mobile SDL: Kontrolldienst _ Revierdienst Veranstaltungssicherungsdienst _ Interventionsdienst 17

18 Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen gemäß DIN VdS 3427 : (02) Verpflichtungen Die Richtlinien zur Zertifizierung von Sicherungsdienstleistungen, VdS 3427, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, VdS 3177, und die zugehörigen Gebührentabellen der VdS-Zertifizierungsstelle in den derzeit aktuellen Fassungen habe(n) ich (wir) zur Kenntnis genommen und erkenne(n) sie als festen Vertragsbestandteil an. Ich (wir) verpflichte(n) mich (uns), die durch die Hauptstelle festgelegten Regeln für unsere Sicherungsdienstleistungen zu beachten und den Weisungen der Hauptstelle Folge zu leisten. Vorname, Name Datum Unterschrift Firmenstempel 18