26. März Leistungsbeschreibung

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1 Leistungsbeschreibung 26. März 2018 Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) beabsichtigt, einen Auftrag über die Vorbereitung und Durchführung einer postalischen Versandaktion zu vergeben. Die Gesamtleistung des Auftrages erstreckt sich auf den Druck von jeweils ca Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen und Rückantwort-Briefhüllen sowie das Etikettieren, Eintüten, Verschließen und den Versand der Fragebogen. Die genaue Anzahl der zu verarbeitenden Einheiten ist abhängig von der Stichprobengröße der anzuschreibenden Befragungsteilnehmenden und kann erst kurz vor Beginn der zu leistenden Arbeiten mitgeteilt werden. Der Auftrag gliedert sich im Einzelnen in: 1) BA/BIBB-Bewerberbefragung 2018 Fragebogen 1 (Anlage 1 - Muster) Versandzyklus 1: 1) Druck von ca Anschreiben 2) Druck von ca Fragebogen 3) Druck von ca Versandhüllen 4) Etikettierung von ca Versandhüllen 5) Druck von ca Rückantwortumschlägen 6) Eintüten von ca Fragebogen und Rückantwortumschlägen in etikettierte Versandhüllen 7) Verschließen von Versandhüllen 8) Versand von ca Versandhüllen Versandzyklus 2: 1) Druck von ca Erinnerungsschreiben 2) Eintüten von ca Erinnerungsschreiben 3) Verschließen von ca Erinnerungsschreiben 4) Versand von ca Erinnerungsschreiben 5) Möglicher Nachversand von Fragebogen 2) BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie 2018 Fragebogen 2 (Anlage 1 - Muster) Versandzyklus 1: 1) Druck von ca Anschreiben 2) Druck von ca Fragebogen 3) Druck von ca Versandhüllen 4) Etikettierung von ca Versandhüllen 5) Druck von ca Rückantwortumschlägen 6) Eintüten von ca Fragebogen und Rückantwortumschlägen in etikettierte Versandhüllen 7) Verschließen der Versandhüllen 8) Versand von ca Versandhüllen Versandzyklus 2: 1) Druck von ca Erinnerungsschreiben Seite 1

2 2) Eintüten von ca Erinnerungsschreiben 3) Verschließen von ca Erinnerungsschreiben 4) Versand von ca Erinnerungsschreiben 5) Möglicher Nachversand von Fragebogen Hintergrund 1. Klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung 2018 Alle zwei Jahre führt das Bundesinstitut für Berufsbildung in Zusammenarbeit mit der Bundesagentur für Arbeit (BA) die sogenannte BA/BIBB-Bewerberbefragung durch. Hierzu werden Jugendliche, die bei der BA zum als ausbildungsstellensuchend gemeldet waren, angeschrieben und gebeten, einen Fragebogen zu ihrer Ausbildungssuche und der aktuellen Situation auszufüllen und an das BIBB zurückzusenden. Je nachdem, welchen Verbleibstatus die Jugendlichen bei der BA aufweisen (z. B. eingemündet, unversorgt, unbekannt verblieben etc.) erhalten sie einen von fünf farbigen Fragebogen (siehe Anlage 2). Dieses Jahr gibt es eine Besonderheit bei der Befragung: Insgesamt sollen zehn unterschiedliche Ausbildungsberufe von den Jugendlichen bewertet werden. Das heißt pro Farbe gibt es zehn Fragebogenversionen (s. Tabelle 1). Innerhalb der Versandhüllen befinden sich neben dem jeweiligen Fragebogen auch vorfrankierte (Entgelt zahlt Empfänger) Rückantwortumschläge, sodass die Jugendlichen ihren ausgefüllten Fragebogen anonym und für sie kostenlos an das BIBB zurücksenden können. Tabelle 1: Übersicht Fragebogenversionen BA/BIBB-Bewerberbefragung 2018 Status eingemündet ehemalig, Verbleib unbekannt ehemalig, Verbleib bekannt Alternativ unversorgt Farbe Fragebogen/Versandhülle dunkelblau grau lila grün rot Beruf 1 Version 1 Version 11 Version 21 Version 31 Version 41 Beruf 2 Version 2 Version 12 Version 22 Version 32 Version 42 Beruf 3 Version 3 Version 13 Version 23 Version 33 Version 43 Beruf 4 Version 4 Version 14 Version 24 Version 34 Version 44 Beruf 5 Version 5 Version 15 Version 25 Version 35 Version 45 Beruf 6 Version 6 Version 16 Version 26 Version 36 Version 46 Beruf 7 Version 7 Version 17 Version 27 Version 37 Version 47 Beruf 8 Version 8 Version 18 Version 28 Version 38 Version 48 Beruf 9 Version 9 Version 19 Version 29 Version 39 Version 49 Beruf 10 Version 10 Version 20 Version 30 Version 40 Version BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie 2018 Seit 2016 gibt es ergänzend zu der klassischen BA/BIBB-Bewerberbefragung die sog. BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie. Im Rahmen dieser Befragung sollen ausbildungsinteressierte Jugendliche mit Kontext Fluchtmigration zu ihrer aktuellen Situation befragt werden. Wie bei der klassischen BA/BIBB-Bewerberbefragung resultieren aus den fünf unterschiedlichen Verbleibsstatus der zu Befragenden fünf unterschiedliche Fragebogenfarben. Darüber hinaus sollen innerhalb der Befragung die drei möglichen Aufenthaltsstatus (Aufenthaltsgestattung, Aufenthaltserlaubnis gem AufenthG, Duldung) der Jugendlichen berücksichtigt und als römische Ziffer auf den Fragebogen vermerkt werden (I, II und Seite 2

3 III). Hieraus ergeben sich die in Tabelle 2 skizzierten Fragebogenversionen. Auch hier befinden sich innerhalb der Versandhüllen neben dem jeweiligen Fragebogen auch vorfrankierte (Entgelt zahlt Empfänger) Rückantwortumschläge, sodass die Jugendlichen ihren ausgefüllten Fragebogen anonym und für sie kostenlos an das BIBB zurücksenden können. Tabelle 2: Übersicht Fragebogenversionen BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie 2018 Status eingemündet ehemalig, Verbleib unbekannt ehemalig, Verbleib bekannt Alternativ unversorgt dunkelblau grau lila grün rot Farbe Fragebogen/Versandhülle Aufenthaltsgestattung (I) Aufenthaltserlaubnis gem AufenthG (II) Version 1 Version 4 Version 7 Version 10 Version 13 Version 2 Version 5 Version 8 Version 11 Version 14 Duldung (III) Version 3 Version 6 Version 9 Version 12 Version 15 Datenlieferung Sowohl für die BA/BIBB-Bewerberbefragung als auch für die BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie wird das IAB dem Auftragnehmer die Dateien mit den Adressen der anzuschreibenden Jugendlichen voraussichtlich als sicheren Download zur Verfügung stellen. Unter Umständen wird eine persönliche Überlieferung eines digitalen Datenträgers erfolgen. Zu jedem Jugendlichen wird dieser Datensatz folgende Merkmale enthalten: Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, offizieller Verbleib zum Stichtag Für die BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie wird zusätzlich das Merkmal Aufenthaltsstatus geliefert. Die Datenlieferung wird zwei getrennt voneinander zu bearbeitende Dateien enthalten (klassische BA/BIBB- Bewerberbefragung und BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie). Im Rahmen der klassischen BA/BIBB-Bewerberbefragung und der BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie ist es Aufgabe des Auftragnehmers, die Fragebogenfarben den fünf korrespondierenden Verbleibsformen zuzuordnen. Für die BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie muss er zusätzlich die Kennzifferzuordnung (I, II, III) entsprechend der Aufenthaltsstatus vornehmen. Druck- und Versandauftrag 1. Klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung 2018 Druck von ca Anschreiben (Vorderseite) und Anschreiben des Datenschutzbeauftragen des BIBB (und des Auftragnehmers) (Rückseite) (siehe Anlage 3): Beidseitig, DIN A4, schwarz-weiß Druck von ca Fragebogen (s. Anlage 1): Seite 3

4 Beidseitig, DIN A3, in der Mitte gefaltet, farbig Bedruckung von ca Versandhüllen (s. Anlage 4): Die gedruckten Fragebogen müssen, gemeinsam mit den Anschreiben und Rückantwortumschlägen, vor dem Versand in ebenfalls farblich markierte, der jeweiligen Fragebogenfarbe entsprechende Versandhüllen eingetütet werden. Diese Versandhüllen müssen also ebenfalls (abhängig von der Stückzahl der benötigten Fragebogen pro Farbe) farbig bedruckt werden. Hierzu werden die Versandhüllen mit jeweils zwei farbigen Streifen versehen (siehe Anlage 5; Stärke: jeweils ca. 4 mm; Abstand: ca. 0,4 mm; Abstand des ersten Balkens von der unteren linken Ecke ca. 4 mm. Format: Briefhüllen DIN-Lang ohne Fenster, Papier: Briefhüllen, 12,5 cm * 23,5 cm. Etikettierung (bzw. Adressierung) von ca Versandhüllen: Aus dem mitgelieferten Merkmal Verbleib innerhalb des Datensatzes geht eindeutig hervor, welcher Jugendliche welche Fragebogenversion (blau, rot, grün, lila, grau) zugesendet bekommt. Entsprechend der Zuordnungen (Verbleib und Fragebogenversion aus 50) müssen die farbig markierten Versandhüllen mit den Adressen der Jugendlichen versehen werden. Dies kann über eine Etikettierung oder eine direkte Bedruckung erfolgen). Bedruckung von ca Rückantwortumschlägen (s. Anlage 5): Jeder Jugendliche erhält, neben dem Anschreiben und dem jeweils zugeordneten Fragebogen, einen Rückantwortumschlag, dessen Porto das BIBB übernimmt. Er kann den ausgefüllten Fragebogen in den Rückantwortumschlag stecken und so für ihn kostenlos und anonym an das BIBB zurücksenden. Eintüten von ca Fragebogen und Rückantwortumschlägen in die etikettierten Versandhüllen (s. Anlage 4): Die Anschreiben, Fragebogen und Rückantwortumschläge müssen in die jeweils vorgesehene Versandhülle eingetütet werden. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass die Unterlagen entsprechend der Fragebogenfarbe (nach Verbleib) in die passende Versandhülle eingetütet werden. Verschließen von ca Versandhüllen: Die Versandhüllen, die die Anschreiben, Fragebogen und Rückantwortumschläge enthalten, müssen verschlossen (zugeklebt) werden. Versand von ca Versandhüllen: Die fertigen Versandhüllen müssen an die Befragungsteilnehmenden versendet werden. Alle Befragungsteilnehmenden haben ihren Wohnsitz in Deutschland. Das Porto zahlt der Auftragnehmer. Druck von ca Erinnerungsschreiben (s. Anlage 6): Ca. 3 Wochen nach Versand der Fragebogen erhalten die angeschriebenen Jugendlichen ein Erinnerungsschreiben. Dieses Erinnerungsschreiben geht an die gesamte Gruppe, da nicht kontrolliert werden kann, welche Person ihren Fragebogen bereits an das BIBB zurückgesendet hat. Hierzu müssen ca Erinnerungsschreiben als Serienbrief (mit den jeweiligen Adressen der Jugendlichen) gedruckt werden. Diese Erinnerungsschreiben werden alle in schwarzer Schrift auf weißem Papier gedruckt eine Unterscheidung nach Farbe (nach Verbleib) erfolgt nicht. Eintüten der Erinnerungsschreiben: Seite 4

5 Die als Serienbrief gedruckten Erinnerungsschreiben müssen in C6 Kuvertierungsumschläge mit Fenster eingetütet werden. Verschließen der Erinnerungsschreiben: Die eingetüteten Erinnerungsschreiben müssen verschlossen (zugeklebt) werden. Versand der Erinnerungsschreiben: Die fertigen Erinnerungsschreiben müssen an die Jugendlichen versendet werden. Alle Befragungsteilnehmenden haben ihren Wohnsitz in Deutschland. Das Porto zahlt der Auftragnehmer. 2. BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie 2018 Druck von ca Anschreiben (Vorderseite) und Anschreiben des Datenschutzbeauftragen des BIBB (und des Auftragnehmers) (Rückseite) (siehe Anlage 7): Beidseitig, DIN A4, schwarz-weiß Druck von ca Fragebogen (s. Anlage 1): Beidseitig, DIN A3, in der Mitte gefaltet, farbig Bedruckung von ca Versandhüllen (s. Anlage 4): Die gedruckten Fragebogen müssen, gemeinsam mit den Anschreiben und Rückantwortumschlägen, vor dem Versand in ebenfalls farblich markierte, der jeweiligen Fragebogenfarbe entsprechende Versandhüllen eingetütet werden. Diese Versandhüllen müssen also ebenfalls (abhängig von der Stückzahl der benötigten Fragebogen pro Farbe) farbig bedruckt werden. Hierzu werden die Versandhüllen mit jeweils zwei farbigen Streifen versehen (siehe Anlage 5; Stärke: jeweils ca. 4 mm; Abstand: ca. 0,4 mm; Abstand des ersten Balkens von der unteren linken Ecke ca. 4 mm. Format: Briefhüllen DIN-Lang ohne Fenster, Papier: Briefhüllen, 12,5 cm * 23,5 cm. Etikettierung von ca Versandhüllen: Aus den mitgelieferten Merkmalen Verbleib und Aufenthaltsstatus innerhalb des Datensatzes geht eindeutig hervor, welcher Jugendliche welche Fragebogenversion (blau, rot, grün, lila, grau) und welcher römischen Ziffer (I, II, III) zugesendet bekommt. Hierfür ist es notwendig, dass die Versandhüllen entweder (mit den Adressen der Jugendlichen) etikettiert oder direkt bedruckt werden. Bedruckung von ca Rückantwortumschlägen (s. Anlage 5): Jeder Jugendliche erhält, neben dem Anschreiben und dem jeweils zugeordneten Fragebogen, einen Rückantwortumschlag, dessen Porto das BIBB übernimmt. Er kann den ausgefüllten Fragebogen in den Rückantwortumschlag stecken und so für ihn kostenlos und anonym an das BIBB zurücksenden. Eintüten von ca Anschreiben, Fragebogen und Rückantwortumschlägen in etikettierten Versandhüllen: Die Anschreiben, Fragebogen und Rückantwortumschläge müssen in die jeweils vorgesehene Versandhülle eingetütet werden. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass die Unterlagen entsprechend der Fragebogenfarbe (nach Verbleib) und der Ziffer auf den Fragebogen (Aufenthaltsstatus) in die passende Versandhülle eingetütet werden. Verschließen von ca Versandhüllen: Die Versandhüllen, die die Anschreiben, Fragebogen und Rückantwortumschläge enthalten, müssen verschlossen (zugeklebt) werden. Seite 5

6 Versand von ca Versandhüllen: Die fertigen Versandhüllen müssen an die Befragungsteilnehmenden versendet werden. Alle Befragungsteilnehmenden haben ihren Wohnsitz in Deutschland. Das Porto zahlt der Auftragnehmer. Druck von ca Erinnerungsschreiben (siehe Anlage 6): Ca. 3 Wochen nach Versand der Fragebogen erhalten die angeschriebenen Jugendlichen ein Erinnerungsschreiben. Dieses Erinnerungsschreiben geht an die gesamte Gruppe, da nicht kontrolliert werden kann, welche Person ihren Fragebogen bereits an das BIBB zurückgesendet hat. Hierzu müssen ca Erinnerungsschreiben als Serienbrief (mit den jeweiligen Adressen der Jugendlichen) gedruckt werden. Diese Erinnerungsschreiben werden alle in schwarzer Schrift auf weißem Papier gedruckt es erfolgt weder eine Unterscheidung nach Farbe (nach Verbleib) noch nach Ziffer (Aufenthaltsstatus). Eintüten der Erinnerungsschreiben: Die als Serienbrief gedruckten Erinnerungsschreiben müssen in C6 Kuvertierungsumschläge mit Fenster eingetütet werden. Verschließen der Erinnerungsschreiben: Die eingetüteten Erinnerungsschreiben müssen verschlossen (zugeklebt) werden. Versand der Erinnerungsschreiben: Die fertigen Erinnerungsschreiben müssen an die Jugendlichen versendet werden. Alle Befragungsteilnehmenden haben ihren Wohnsitz in Deutschland. Das Porto zahlt der Auftragnehmer. Möglicher Nachversand von Fragebogen Nach Versand der Erinnerungsschreiben kontaktierten sowohl bei der BA/BIBB-Bewerberbefragung 2016 als auch bei der BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie 2016 manche der angeschriebenen Jugendliche oder deren Angehörige das BIBB, um z. B. den Verlust des Fragebogens zu melden. Das BIBB bietet diesen Personen an, den jeweiligen Fragebogen erneut versenden zu lassen. Da das BIBB selber keinen Zugriff auf die Bewerberadressen hat, muss der erneute Versand der angeforderten Fragebogen durch den Auftragnehmer erfolgen. Der Ablauf ist wie folgt vorgesehen: 1) Der- oder diejenige Zuständige im BIBB notiert Namen und Adressen der Bewerber, die einen erneuten Fragebogen benötigen. 2) Jeweils zum Ende einer Kalenderwoche teilt das BIBB dem Auftragnehmer die in dieser Woche eingegangenen Anfragen bzgl. des Neuversandes von Fragebogen mit (Name und Adresse). 3) Der Auftragnehmer sucht diese Personen in der Adressdatei, stellt die benötigten Unterlagen zusammen (Druck der Fragebogenfarbe und ggf. Ziffer; Druck bzw. Etikettierung der Versandhülle; Eintüten des Fragebogens und des Rückantwortumschlages, Verschließen (Zukleben) der Versandhülle) und versendet die fertigen Fragebogen. Der Nachversand von Fragebogen soll vier Wochen nach Versenden der Erinnerungsschreiben abgeschlossen sein. Der Neuversand ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren (Anzahl Neuversand im Seite 6

7 Rahmen der klassischen BA/BIBB-Bewerberbefragung in Abhängigkeit der Fragebogenfarbe und Anzahl Neuversand im Rahmen der BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie in Abhängigkeit der Fragebogenfarbe und Ziffer) Qualitätssicherung Aufgrund der Komplexität des durchzuführenden Auftrags soll es ein Abstimmungstreffen im Haus des Auftragnehmers geben, bei dem der Auftraggeber die einzelnen Schritte und deren Umsetzung ausführlich mit dem Auftragnehmer bespricht. Dies erfolgt im Rahmen der Qualitätssicherung. Datenschutz und Datensicherheit Bei den übermittelten Daten handelt es sich um Sozialdaten, die vom Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) im Rahmen der Projekte BA/BIBB-Bewerberbefragung 2018 und BA/BIBB- Fluchtmigrationsstudie 2018 zur Verfügung gestellt werden. Bei der Nutzung werden besonders hohe Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit gefordert. Die Nutzung der Adressdatei durch den Auftragnehmer erfolgt als Datenverarbeitung im Auftrag auf Grundlage des SGB X bzw. des BDSG / DS-GVO. Daten aus der Adressdatei dürfen ausschließlich zweckgebunden für den Auftrag und nicht anderweitig verwendet werden. Die Verarbeitung der Daten ist nur im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers gestattet. Der Auftragnehmer ist an die im Datenübermittlungsvertrag zwischen dem Auftraggeber und dem IAB festgelegten Bestimmungen, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit, gebunden. Im Zweifelsfall gehen die Regelungen des IAB-Vertrages denjenigen des Vertrages mit dem BIBB nach 11 BDSG vor. Im Rahmen des Auftrages verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten gem. 11 BDSG. Die Vereinbarung über die Datenverarbeitung im Auftrag (Anlage 8) sowie die Abgabe eines eigenen Datenschutzkonzepts (nach BSI-Standard) ist Bestandteil des Vertrages. Die unterzeichnete Erklärung sowie ein Datenschutzkonzept müssen mit dem Angebot eingereicht werden. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss. Der Auftraggeber behält sich vor, Vorortprüfungen beim Auftragnehmer vorzunehmen. Seite 7

8 Einreichen eines Angebots Da zum aktuellen Zeitpunkt Angaben über die Größe der Grundgesamtheit fehlen, kann nicht die genaue Größe des Stichprobenumfangs und damit die Anzahl der Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen und Dankes-/Erinnerungsanschreiben bestimmt werden. Aus diesem Grund werden die Anbieter gebeten, ein Basisangebot sowie darauf aufbauend gestaffelte Angebote abzugeben: Klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung Kostenkalkulation für den Druck von Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen, und Dankes-/Erinnerungsschreiben für die klassische BA/BIBB- Bewerberbefragung 2018 (Anlagen 3, 1, 4 und 6) Kostenkalkulation für jede weiteren Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen, und Dankes-/Erinnerungsschreiben für die klassische BA/BIBB- Bewerberbefragung 2018 BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie Kostenkalkulation für den Druck von Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen, und Dankes-/Erinnerungsschreiben für die BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie 2018 (Anlagen 7, 1, 4 und 6) Kostenkalkulation für jede weiteren Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen, und Dankes-/Erinnerungsschreiben für die BA/BIBB-Fluchtmigrationsstudie 2018 Zuschlagskriterien 1. Preis 50 % 2. Reaktionszeit zwischen Übermittlung der benötigten Daten bis zum Versand der Fragebogen 40 % 3. Umweltschutz 10 % Bewertung der Angebote Bei der Bewertung der Angebote werden die Zuschlagskriterien wie folgt bewertet: 1. Preis Der Bestpreis wird mit 10 Punkten bewertet. Für alle weiteren Bieter ermittelt sich die Punktzahl aus dem prozentualen Anteil zum Bestbieter nach der Formel: Bestpreis x 10 Angebotspreis. Der Punktwert wird nach kaufmännischen Regeln auf ganze Zahlen gerundet. 2. Reaktionszeit Die Reaktionszeit zwischen Übermittlung der benötigten Daten bis zum Versand der Fragebogen wird wie folgt bewertet: Reaktionszeit (in Tagen) Punkte Seite 8

9 3. Umweltschutz Aus der Eigenerklärung der Bieter müssen die Produkt- und Umwelteigenschaften der verwendeten Materialien (Papier und Tinte) ersichtlich sein. 10 Punkte Die verwendeten Materialien verfügen über Produkt- und Umwelteigenschaften die einen sehr hohen Umweltstandard wiederspiegeln (z. B. Recyclingpapier mit Umweltsiegel wie Blauen Engel oder vergleichbare Standards). 5 Punkte Die verwendeten Materialien verfügen über Produkt- und Umwelteigenschaften, die die Kriterien des Umweltschutzes berücksichtigen. 0 Punkte Die verwendeten Materialien weisen keine spezifischen Produkt- und Umwelteigenschaften hinsichtlich der Einhaltung von Umweltstandards aus. Seite 9