Leistungsbeschreibung

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1 Leistungsbeschreibung 10. Juni 2016 Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) beabsichtigt einen Auftrag über die Vorbereitung und Durchführung einer postalischen Versandaktion von ca postalischen Versandeinheiten zu vergeben. Die Gesamtleistung des Auftrages erstreckt sich auf den Druck von jeweils Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen und Rückantwort-Briefhüllen sowie das Etikettieren, Eintüten, Verschließen und den Versand der Fragebogen. Die Auftragserteilung erfolgt vorbehaltlich der Datenlieferung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Der Auftrag gliedert sich im Einzelnen in: 1) BA/BIBB-Bewerberbefragung Fragebogen 1 (Anlage 1) 1) Druck von ca Anschreiben 2) Druck von ca Fragebogen 3) Druck von ca Versandhüllen 4) Etikettierung von ca Versandhüllen 5) Druck von ca Rückantwortumschlägen 6) Eintüten von ca Fragebogen und Rückantwortumschlägen in etikettierte Versandhüllen 7) Verschließen der Versandhüllen 8) Versand von ca Versandhüllen 9) Druck von ca Erinnerungsschreiben 10) Eintüten von ca Erinnerungsschreiben 11) Verschließen von ca Erinnerungsschreiben 12) Versand von ca Erinnerungsschreiben 13) Möglicher Nachversand von Fragebogen 2) Befragung von Jugendlichen mit Migrationshintergrund und Bewerberstatus Fragebogen 2 (Anlage 2) 1) Druck von ca Anschreiben 2) Druck von ca Fragebogen 3) Druck von ca Versandhüllen 4) Etikettierung von ca Versandhüllen 5) Druck von ca Rückantwortumschlägen 6) Eintüten von ca Fragebogen und Rückantwortumschlägen in etikettierte Versandhüllen 7) Verschließen der Versandhüllen 8) Versand von ca Versandhüllen 9) Druck von ca Erinnerungsschreiben 10) Eintüten von ca Erinnerungsschreiben 11) Verschließen von ca Erinnerungsschreiben 12) Versand von ca Erinnerungsschreiben 13) Möglicher Nachversand von Fragebogen Seite 1

2 Hintergrund Alle zwei Jahre führt das Bundesinstitut für Berufsbildung in Zusammenarbeit mit der Bundesagentur für Arbeit (BA) die sogenannte BA/BIBB-Bewerberbefragung durch. Hierzu werden Jugendliche, die bei der BA zum als ausbildungsstellensuchend gemeldet waren, angeschrieben und gebeten, einen Fragebogen zu ihrer Ausbildungssuche und der aktuellen Situation auszufüllen und an das BIBB zurückzusenden. Je nachdem, welchen Verbleibstatus die Jugendlichen bei der BA aufweisen (z. B. eingemündet, unversorgt, unbekannt verblieben etc.) erhalten sie einen von fünf farbigen Fragebogen (siehe Anlage 3). Dieses Jahr gibt es eine Besonderheit: Zusätzlich zu den ca Ausbildungsstellenbewerbern (Fragebogen 1, Anlage 1), die im Zuge der klassischen BA/BIBB-Bewerberbefragung befragt werden sollen Personen mit Migrationshintergrund (Fragebogen 2, Anlage 2) befragt werden (Migrationsstudie). Wie bei der klassischen BA/BIBB-Bewerberbefragung resultieren aus den fünf unterschiedlichen Verbleibsstatus der zu Befragenden fünf unterschiedliche Fragebogenfarben. Zudem werden in Abhängigkeit zur Staatsangehörigkeit der zu Befragenden sechs Gruppen unterschieden. Die Gruppenzugehörigkeit wird auf dem Fragebogen mit einer Kennziffer (I, II, III, IV oder V und VI), kenntlich gemacht (siehe Anlage 2 und Anlage 4). In den Versandhüllen (siehe Anlage 5) befinden sich neben dem jeweiligen Fragebogen auch vorfrankierte (Entgelt zahlt Empfänger) Rückantwortumschläge (siehe Skizze unter Punkt 6), so dass die Jugendlichen ihren ausgefüllten Fragebogen anonym und für sie kostenlos an das BIBB zurücksenden können. Dies gilt für beide Teilbefragungen (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung und Migrationsstudie). 1 Datenlieferung Das IAB wird dem Auftragnehmer die Dateien mit den Adressen der anzuschreibenden Jugendlichen voraussichtlich als sicheren Download zur Verfügung stellen. Unter Umständen wird eine persönliche Überlieferung eines digitalen Datenträgers erfolgen. Zu jedem Jugendlichen wird dieser Datensatz folgende Merkmale enthalten: Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, offizieller Verbleib zum Stichtag Für die Migrationsstudie wird zusätzlich das Merkmal Gruppenzugehörigkeit nach Staatsangehörigkeit geliefert. Die Datenlieferung wird zwei getrennt voneinander zu bearbeitende Dateien enthalten (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung und Migrationsstudie). Im Rahmen der klassischen BA/BIBB-Bewerberbefragung und der Migrationsstudie ist es Aufgabe des Auftragnehmers, die Fragebogenfarben den fünf korrespondierenden Verbleibsformen zuzuordnen. Für die Migrationsstudie muss er zusätzlich die Kennzifferzuordnung (I, II, III, IV, V und VI) entsprechend der Gruppenzugehörigkeit nach Staatsangehörigkeit vornehmen. 2a Druck von ca Anschreiben (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung) Der Auftragnehmer druckt einseitige Anschreiben (siehe Anlage 6) auf DIN-A4 in schwarz-weiß. 2b Druck von ca Anschreiben (Migrationsstudie) Seite 2

3 Der Auftragnehmer druckt einseitige Anschreiben (siehe Anlage 7) auf DIN-A4 in schwarz-weiß. 3a Druck von ca Fragebogen (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung) Die fünf zu verwendenden Farben werden vom Auftraggeber ausgewählt und dem Auftragnehmer zeitnah mitgeteilt. Format des Fragebogens: beidseitig bedrucktes Din A3-Blatt, in der Mitte gefaltet, so dass ein Fragebogen mit 4 Din A4-Seiten entsteht. 3b Druck von ca Fragebogen ( Migrationsstudie) Die fünf zu verwendenden Farben werden vom Auftraggeber ausgewählt und dem Auftragnehmer zeitnah mitgeteilt. Format des Fragebogens: beidseitig bedrucktes Din A4-Blatt. 4 Druck von ca Versandhüllen (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung und Migrationsstudie Die gedruckten Fragebogen müssen, gemeinsam mit den Anschreiben und Rückantwortumschlägen, vor dem Versand in ebenfalls farblich markierte, der jeweiligen Fragebogenfarbe entsprechende, Versandhüllen eingetütet werden. Diese Versandhüllen müssen also ebenfalls (abhängig von der Stückzahl der benötigten Fragebogen pro Farbe) farbig bedruckt werden. Hierzu werden die Versandhüllen mit jeweils zwei farbigen Streifen versehen (Stärke: jeweils 4 mm; Abstand: 0,4 mm; Abstand des ersten Balkens von der unteren linken Ecke rd. 4 mm (siehe Anlage 3). Format: Briefhüllen DIN-Lang ohne Fenster, Papier: Briefhüllen, 12,5 cm * 23,5 cm 5a Etikettierung von ca Versandhüllen (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung) Aus dem mitgelieferten Merkmal Verbleib innerhalb des Datensatzes geht eindeutig hervor, welcher Jugendliche welche Fragebogenversion (blau, rot, grün, lila, grau) zugesendet bekommt. Hierfür ist es notwendig, dass die Versandhüllen entweder (mit den Adressen der Jugendlichen) etikettiert oder direkt bedruckt werden. 5b Etikettierung von ca Versandhüllen (Migrationsstudie) Aus den mitgelieferten Merkmalen Verbleib und Gruppenzugehörigkeit nach Staatsangehörigkeit innerhalb des gelieferten Datensatzes geht eindeutig hervor, welcher Jugendliche welche Fragebogenversion (blau, rot, grün, lila, grau und Kennziffer I, II, III, IV, V oder VI) zugesendet bekommt. Hierfür ist es notwendig, dass die Versandhüllen entweder (mit den Adressen der Jugendlichen) etikettiert oder direkt bedruckt werden. 6 Bedruckung von ca Rückantwortumschlägen (klassische BA/BIBB- Bewerberbefragung und Migrationsstudie) Seite 3

4 Jeder Jugendliche erhält, neben dem Anschreiben und dem jeweils zugeordneten Fragebogen, einen Rückantwortumschlag, dessen Porto das BIBB übernimmt. Er kann den ausgefüllten Fragebogen in den Rückantwortumschlag stecken und so für ihn kostenlos und anonym an das BIBB zurücksenden. Diese Rückantwortumschläge sollen wie folgt gestaltet sein: DIN-Lang ohne Fenster; 11,4 cm * 22,9 cm; Nassklebung Recycling 75g/qm Die Rückantwortumschläge müssen mit einem Aufdruck in einheitlicher Farbe versehen werden (Farbe wird zeitnah durch den Auftraggeber mitgeteilt): Antwort Bundesinstitut für Berufsbildung Arbeitsbereich 2.1 (Julia Gei) Postfach Bonn Oben rechts im Kästchenformat (wie Standardbriefmarke): Entgelt zahlt Empfänger Bei der Bedruckung müssen aufgrund der maschinellen Bearbeitung und der Maschinenlesbarkeit der Anschrift die Anweisungen der Deutschen Post AG Beachtung finden: Postleitzahl und Ort nicht unterstreichen einzeiliger Zeilenabstand Wortzwischenraum: 3 5 mm Zeichenabstand: 0,3 0,5 mm Schrifthöhe zwischen 2,5 und 4,7 mm Innerhalb einer Zeile gleiche Schriftart, gleiche Schriftgröße, gleiche Schriftstärke Alternativ kann zum gewünschten Rückantwortumschlag-Format (11,4 cm * 22,9 cm) auch das Format 11,4 cm * 16,2 cm gewählt werden, wenn dadurch das Kuvertieren der Fragebogen und Rückantwortumschläge in die Versandhüllen deutlich erleichtert wird. 7 Eintüten von ca Fragebogen und Rückantwortumschlägen in etikettierte Versandhüllen (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung und Migrationsstudie) Die Anschreiben, Fragebogen und Rückantwortumschläge müssen in die jeweils vorgesehene Versandhülle eingetütet werden. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass jeder Adressat eine entsprechende Fragebogenfarbe (nach Verbleib), bzw. Fragebogenfarbe (nach Verbleib) und Kennziffer (Gruppenzugehörigkeit nach Staatsangehörigkeit) erhält. 8 Verschließen der Versandhüllen (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung und Migrationsstudie Die Versandhüllen, die die Fragebogen und Rückantwortumschläge enthalten, müssen verschlossen (zugeklebt) werden. 9 Versand der Versandhüllen (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung und Migrationsstudie) Seite 4

5 Die fertigen Versandhüllen müssen an die Jugendlichen versendet werden. 10 Druck von ca Erinnerungsschreiben (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung und Migrationsstudie) Ca. 3 Wochen nach Versand der Fragebogen erhalten die angeschriebenen Jugendlichen ein Erinnerungsschreiben. Dieses Erinnerungsschreiben geht an alle, da wir nicht kontrollieren können, wessen ausgefüllter Fragebogen bereits an das BIBB zurückgesendet wurde. Hierzu müssen jeweils (also insgesamt ) Erinnerungsschreiben (siehe Anlage 8) als Serienbrief (mit den jeweiligen Adressen der Jugendlichen) gedruckt werden. Diese Erinnerungsschreiben werden alle in schwarzer Schrift auf weißem Papier gedruckt eine Unterscheidung erfolgt weder nach Farbe (nach Verbleib) noch nach Ziffer (Gruppenzugehörigkeit nach Staatsangehörigkeit). 11 Eintüten der Erinnerungsschreiben (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung und Migrationsstudie) Die als Serienbrief gedruckten Erinnerungsschreiben müssen in C6 Kuvertierungsumschläge mit Fenster eingetütet werden. 12 Verschließen der Erinnerungsschreiben (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung und Migrationsstudie) Die eingetüteten Erinnerungsschreiben müssen verschlossen (zugeklebt) werden. 13 Versand der Erinnerungsschreiben (klassische BA/BIBB-Bewerberbefragung und Migrationsstudie) Die fertigen Erinnerungsschreiben müssen an die Jugendlichen versendet werden. 14 Möglicher Nachversand von Fragebogen Im Rahmen der letzten BA/BIBB-Bewerberbefragungen war es immer so, dass nach Versand der Erinnerungsschreiben Jugendliche oder deren Angehörige Kontakt zum BIBB aufgenommen und z. B. den Verlust des Fragebogens gemeldet haben. Diesen Personen bieten wir an, dass wir den erneuten Versand des jeweiligen Fragebogens veranlassen können. Da das BIBB selber keinen Zugriff auf die Bewerberadressen hat, muss der erneute Versand der angeforderten Fragebogen durch den Auftragnehmer erfolgen. Der Ablauf ist wie folgt vorgesehen: 1) Der- oder diejenige Zuständige im BIBB notiert Namen und Adressen der Bewerber, die einen erneuten Fragebogen benötigen. 2) Jeweils zum Ende einer Kalenderwoche teilt das BIBB dem Auftragnehmer die, in dieser Woche eingegangenen Anfragen bzgl. des Neuversandes von Fragebogen mit (Name und Adresse). 3) Der Auftragnehmer sucht diese Personen in der Adressdatei, stellt die benötigten Unterlagen zusammen (Druck der Fragebogenfarbe und ggf. Ziffer; Druck bzw. Etikettierung der Versandhülle; Eintüten des Fragebogens und des Rückantwortumschlages, Verschließen (Zukleben) der Versandhülle) und versendet die fertigen Fragebogen. Seite 5

6 Der Nachversand von Fragebogen soll vier Wochen nach Versenden der Erinnerungsschreiben abgeschlossen sein. Erfahrungsgemäß und auf die Zusatzbefragung angepasst (Migrationsstudie) müssen ca. 300 Fragebogen neu versendet werden. Der Neuversand ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren (Anzahl Neuversand im Rahmen der klassischen BA/BIBB-Bewerberbefragung in Abhängigkeit der Fragebogenfarbe und Anzahl Neuversand im Rahmen der Migrationsstudie in Abhängigkeit der Fragebogenfarbe und Ziffer) Qualitätssicherung Aufgrund der Komplexität des durchzuführenden Auftrags soll es ein Abstimmungstreffen im Haus des Auftragnehmers geben, bei dem der Auftraggeber die einzelnen Schritte und deren Umsetzung ausführlich mit dem Auftragnehmer bespricht. Dies erfolgt im Rahmen der Qualitätssicherung. Datenschutz und Datensicherheit Bei den übermittelten Daten handelt es sich um Sozialdaten, die vom Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) im Rahmen des Projekts BA/BIBB-Bewerberbefragung 2016 zur Verfügung gestellt werden. Bei der Nutzung werden besonders hohe Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit gefordert. Die Nutzung der Adressdatei durch den Auftragnehmer erfolgt als Datenverarbeitung im Auftrag auf Grundlage des SGB X bzw. des BDSG. Daten aus der Adressdatei dürfen ausschließlich zweckgebunden für den Auftrag und nicht anderweitig verwendet werden. Die Verarbeitung der Daten ist nur im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers gestattet. Der Auftragnehmer ist an die im Datenübermittlungsvertrag zwischen dem Auftraggeber und dem IAB festgelegten Bestimmungen, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit, gebunden. Im Zweifelsfall gehen die Regelungen des IAB-Vertrages denjenigen des Vertrages mit dem BIBB nach 11 BDSG vor. Im Rahmen des Auftrages verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten gem. 11 BDSG. Die Vereinbarung über die Datenverarbeitung im Auftrag ist in der Anlage B beigefügt und ist Bestandteil des Vertrages. Die unterzeichnete Erklärung muss mit dem Angebot eingereicht werden. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss. Der Auftragnehmer behält sich vor, Vorortprüfungen beim Auftragnehmer vorzunehmen. Die Auftrags-/Zuschlagserteilung erfolgt vorbehaltlich der Zustimmung des IAB. Seite 6

7 Migrationsstudie Klassische BA/BIBB- Bewerberbefragung 2016 Einreichen eines Angebots Da zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht gesagt genau gesagt werden kann, wie viele Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen und Dankes-/Erinnerungsanschreiben gedruckt werden müssen, werden die Anbieter gebeten, ihr Angebot wie folgt zu gestalten: 1. Kostenkalkulation für den Druck von Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen, und Dankes-/Erinnerungsschreiben für die klassische BA/BIBB- Bewerberbefragung 2016 (Anlagen 6, 1, 8) 2. Kostenkalkulation für jede weitere 500 Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen, und Dankes-/Erinnerungsschreiben für die klassische BA/BIBB- Bewerberbefragung Kostenkalkulation für den Druck von Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen, und Dankes-/Erinnerungsschreiben für die Migrationsstudie (Anlagen 7, 2, 9) 4. Kostenkalkulation für jede weitere 500 Anschreiben, Fragebogen, Versandhüllen, und Dankes-/Erinnerungsschreiben für die Migrationsstudie Seite 7

8 Zuschlagskriterien 1. Preis 50 % 2. Reaktionszeit zwischen Übermittlung der benötigten Daten bis zum Versand der Fragebogen 30 % 3. Umweltschutz 20 % Bewertung der Angebote Bei der Bewertung der Angebote werden die Zuschlagskriterien wie folgt bewertet: 1. Preis Der Bestpreis wird mit 10 Punkten bewertet. Für alle weiteren Bieter ermittelt sich die Punktzahl aus dem prozentualen Anteil zum Bestbieter nach der Formel: Bestpreis x 10 Angebotspreis. Der Punktwert wird nach kaufmännischen Regeln auf ganze Zahlen gerundet. 2. Reaktionszeit Die Reaktionszeit zwischen Übermittlung der benötigten Daten bis zum Versand der Fragebogen wird wie folgt bewertet: Reaktionszeit Punkte Umweltschutz Aus der Eigenerklärung der Bieter müssen die Produkt- und Umwelteigenschaften der verwendeten Materialien ersichtlich sein. 10 Punkte Die verwendeten Materialien verfügen über Produkt- und Umwelteigenschaften die einen sehr hohen Umweltstandard wiederspiegeln (z.b. Recyclingpapier mit Umweltsiegel wie Blauen Engel oder vergleichbare Standards). 5 Punkte Die verwendeten Materialien verfügen über Produkt- und Umwelteigenschaften die Kriterien des Umweltschutzes berücksichtigen. 0 Punkte Die verwendeten Materialien weisen keine spezifischen Produkt- und Umwelteigenschaften hinsichtlich der Einhaltung von Umweltstandards aus. 1 in Tagen Seite 8

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