Merkblatt des FGC-BGU. Förderung des Auslandsaufenthalts oder des Empfangs von ausländischen Gästen

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1 Fakultätsgraduiertencentrum Ingenieurfakultät Bau Geo Umwelt (FGC-BGU) Merkblatt des FGC-BGU Förderung des Auslandsaufenthalts oder des Empfangs von ausländischen Gästen I. Rahmenbedingungen Um allen Promovierenden die Möglichkeit bieten zu können, während der Promotion erste internationale Forschungserfahrung zu sammeln und zu vertiefen, unterstützt die TUM-GS Internationalisierungsmaßnahmen ihrer Promovierenden in Form einer Erstattung von Reisekosten, Konferenz/Tagungsgebühr, Übernachtungskosten etc. In der Regel können folgende Maßnahmen gefördert werden: Internationalisierungsmittel in Höhe von Euro für: Forschungsaufenthalte an einem wissenschaftlichen Institut oder bei einem forschenden Industrieunternehmen im Ausland, i.d.r mind. zwei Wochen am Stück, Präsentation der eigenen wissenschaftlichen Ergebnisse auf internationalen Konferenzen und Fachtagungen im Ausland Teilnahme an internationalen fachlichen Summer/Winter Schools, Fachworkshops, etc. Einladung und gemeinsame Forschungsarbeit mit internationalen Gastwissenschaftler/innen an der TUM sowie Reisekosten für internationale Prüfer/innen zur Teilnahme am Rigorosum. Promovierende, die nach der aktuellen Promotionsordnung (mit Wirkung vom 1.Januar 2014) promovieren, können zusätzlich zu den Euro weitere Euro beantragen für: Forschungsaufenthalte von mind. vier Wochen am Stück an einem wissenschaftlichen Institut oder bei einem forschenden Industrieunternehmen im Ausland. II. Erstattungsfähige Auslagen für Reisen und für den Empfang von Gästen sind: Kosten für den Flug (nur Economy Class), sowie An- und Abreisekosten zu den Flughäfen, In angemessenem Umfang die Kosten für Miet- und Hotelkosten, Die Kosten für Visa beim Konsulat, der Universität und dem betreffenden Land, Kosten für die Einschreibung an der Universität, Kosten für Konferenzgebühren, Sonstige gemäß dem bayrischen Reisekostengesetz erstattungsfähige Ausgaben Wichtig: Der Empfang von Gästen wird nur gefördert, wenn Promovend und Gast im Rahmen der Forschung unmittelbar zusammenarbeiten müssen, z. B. zur Vorbereitung einer gemeinsamen Publikation.

2 Fakultätsgraduiertencentrum Ingenieurfakultät Bau Geo Umwelt (FGC-BGU) III. Was müssen Sie tun? Sie sind Promovierender mit TUM - Arbeitsvertrag (interner Promovend): 1. Antrag auf Genehmigung einer Dienst-/Fortbildungsreise (einzureichen bei der zuständigen Reisekostenstelle) 1) 2. TUM-GS Antrag auf Internationalisierungsförderung über DocGS (Feld erst nach Feedbackgespräch sichtbar) Sonderfall Bei Erstattung angefallener Kosten vor Antritt der Reise: Einreichung der Unterlagen in physischer Form bei der FGC-BGU Geschäftsstelle: Anschrift siehe IV. Dienst-/Fortbildungsreisegenehmigung Vom Betreuer und Promovenden unterschriebener TUM-GS Antrag auf Internationalisierungsförderung Aufstellung bereits beglichener Kosten (Anhang 1) und Belege im Original (Anhang 1, Word-Datei beim FGC- BGU per Mail anfragen) Anordnung von Abschlagzahlungen, genehmigt durch zuständige Reisekostenstelle 3. Durchführung der Internationalisierungsmaßnahme 4. Antrag auf Erstattung der Reisekosten und Einreichung aller Belege bei der zuständigen Reisekostenstelle, Sie erhalten Ihre Unterlagen per Hauspost zurück Einreichung der Unterlagen in physischer Form bei der FGC-BGU Geschäftsstelle: Anschrift siehe IV. vom Betreuer und Promovenden unterschriebener TUM-GS Antrag auf Internationalisierungsförderung genehmigter Dienstreiseantrag Auszahlungsanordnung der zuständigen Reisekostenstelle alle relevanten Belege im Original Falls Rücksendung aller Unterlagen an den Lehrstuhl zur Erstattung ggf. noch erstattungsfähiger Kosten gewünscht wird, ist dies formlos auf den Antragsunterlagen zu vermerken. 1) Sämtliche Formulare und die Ansprechpartner für die Berechnung der erstattungsfähigen Kosten finden Sie im Dienstleistungskompass der TU München: Sie sind ein extern Promovierender - Stipendiat/innen: 1. TUM-GS Antrag auf Internationalisierungsförderung beim FGC-BGU beantragen: Schriftliche Bestätigung bzw. Nachweis vom Stipendiengeber, dass im Rahmen des Stipendiums keine Internationalisierungsförderung vorgesehen ist und die Stipendienmittel nicht um den beantragten Förderbetrag reduziert werden. Falls Internationalisierungsmittel im Stipendienvertrag vorgesehen sind, so müssen diese vorrangig verwendet werden. Falls vorgesehene Mittel bereits aufgebraucht wurden, so ist dem Antrag eine Übersicht über die betreffende/n Internationalisierungsmaßnahme/n beizufügen. Alle Unterlagen sind beim FGC-BGU einzureichen 2. FGC-BGU schaltet Internationalisierungsförderung über DocGS frei und schickt Promovend Word-Datei: TUM-GS Antrag auf Erstattung der Reisekosten für Stipendiat/innen (Anlage 2 (3 Seiten)) Sonderfall Bei Erstattung angefallener Kosten vor Antritt der Reise: Einreichung der Unterlagen in physischer Form bei der FGC-BGU Geschäftsstelle): Anschrift siehe IV. vom Betreuer und Promovenden unterschriebener TUM-GS Antrag auf Internationalisierungsförderung Aufstellung bereits beglichener Kosten (Anlage 2 (3 Seiten)) und Belege im Original 3. Durchführung der Internationalisierungsmaßnahme Einreichung der Unterlagen in physischer Form bei der FGC-BGU Geschäftsstelle: Anschrift siehe IV. 4. vom Betreuer und Promovenden unterschriebener TUM-GS Antrag auf Internationalisierungsförderung TUM-GS Antrag auf Erstattung der Reisekosten (Anlage 2 (3 Seiten)) alle relevanten Belege im Original 5. Erstattung der Kosten durch TUM-GS Geschäftsstelle im Rahmen der individuell verfügbaren Mittel IV. Adresse und Kontakt Anschrift: Dr.-Ing. A. Spengler FGC-BGU Lehrstuhl für Werkstoffe und Werkstoffprüfung im Bauwesen Baumbachstraße München TUM HAUSPOST Tel. (089) annette.spengler@tum.de

3 Anhang 1: Nur für Promovierende mit TUM Arbeitsvertrag INTERNE Promovierende Privatanschrift: Auflistung der erstattungsfähigen Kosten vor Antritt der Reise Kontoinhaber/in: IBAN: BIC: Belegnummer * Datum Beschreibung Kosten Währung Umrechnungsfaktor EUR Total (EUR): Hiermit bestätige ich, dass die Kosten für die Reise nicht anderweitig (z.b. durch die einladende Institution, Stiftungen etc.) erstattet wurden/werden. Ort, Datum Unterschrift Antragsteller/in * Bitte beachten Sie beim Zusammenstellen Ihrer Belege folgende Vorgaben: Originalbelege Versehen Sie Ihre Belege mit Nummern, um Sie in der tabellarischen Aufstellung zuordenbar zu machen Bitte tackern/kleben Sie die Belege, die nicht A4-Format haben, auf ein A4-Blatt.

4 von Herrn/Frau Anlage 2: TUM-GS Antrag auf Erstattung der Reisekosten (nur für Stipendianten / externe Promovenden) Grundlage: TUM-GS Antrag Internationalisierungsförderung vom Eingangsstempel: Fahrtkosten Wegstrecken- Übernachtung- I. Anreise a) Fahrkarten, Fahrschein, Flugschein b) Zuschlag c) Bettkarte d) Platzkarte e) Sonstiges entschädigung a) Zahl der km b) Zahl der mitgenommenen Reisenden kosten; Nebenkosten (Art der Nebenkosten); notwendige Begründungen unter Punkt Beginn der Reise am um Uhr an der Wohnung Sonstige: Verkehrsmittel: Von: Nach: II. Aufenthalt am Geschäftsort Ankunft am Geschäftsort am um Uhr Beginn der Tätigkeit am um Uhr Ende der Tätigkeit am um Uhr Fahrtkosten am Geschäftsort für die gesamte Dauer des Aufenthaltes: III. Rückreise Privat-Kfz Rückreise am um Von: Nach: Verkehrsmittel: Ende der Reise am um an der Wohnung Sonstige: IV. Auslandsreise Ort, Datum und Uhrzeit des Grenzübertritts oder Landungen am 1. Flughafen des Ziellandes Hinreise: Rückreise: V. Zuwendungen Im Zusammenhang mit dieser Reise erhielt ich Fahrtkostenerstattung nein ja, in Höhe von für kostenlose Übernachtung nein ja unentgeltliche Verpflegung Frühstück* nein ja, am (einschließlich Getränk) Mittag nein ja, am. Abend nein ja, am Mahlzeiten im Flugzeug Frühstück nein ja, am (einschließlich Getränk) Mittag nein ja, am Abend nein ja, am in Tagungsgebühr enthalten Übernachtung nein ja, am (einschließlich Getränk) Frühstück nein ja, am Mittag nein ja, am Abend nein ja, am

5 Zu Anlage 2: nur für Stipendianten / externe Promovenden Weiterführung: TUM-GS Antrag auf Erstattung der Reisekosten Nur bei Auslandsreisen War Kantinenessen möglich nein ja unentgeltliche Verpflegung Frühstück nein ja, am In der Kantine/im Kasino Mittag nein ja, am Abend nein ja, am *Frühstück wird auch dann unentgeltlich gewährt, wenn die Kosten für das Frühstück im Hotelpreis enthalten sind. VI. Begründungen jeglicher Art: Ich habe einen Abschlag erhalten: nein ja, und zwar in Höhe von Ich versichere pflichtgemäß die Richtigkeit der Angaben und bitte um Zahlung auf das in der Anlage genanntes Konto. Ort,Datum Unterschrift

6 Zu Anlage 2: nur für Stipendianten / externe Promovenden Auflistung der erstattungsfähigen Kosten (Anlage TUM-GS Antrag auf Erstattung der Reisekosten) Privatanschrift: Kontoinhaber/in: IBAN: BIC: Belegnummer Datum Beschreibung Kosten Währung Umrechnungsfaktor EUR Total (EUR): Hiermit bestätige ich, dass die Kosten für die Reise nicht anderweitig (z.b. durch die einladende Institution, Stiftungen etc.) erstattet wurden/werden. Hiermit bestätige ich, dass Leistungen seitens meines Stipendiengebers für die o.g. Reise nicht zur Verfügung stehen bzw. vor rangig verwendet wurden. Es erfolgt auch keine Kürzung der Leistungen meines Stipendiengebers um die von der TUM -GS erbetene Fördersumme. Ort, Datum Unterschrift Antragsteller/in * Bitte beachten Sie beim Zusammenstellen Ihrer Belege folgende Vorgaben: Originalbelege Versehen Sie Ihre Belege mit Nummern, um Sie in der tabellarischen Aufstellung zuordenbar zu machen Bitte tackern/kleben Sie die Belege, die nicht A4-Format haben, auf ein A4-Blatt.