Dokumentation der Aufbau- und Ablauforganisation

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1 Dokumentation der Aufbau- und Ablauforganisation Ein Konzept der Knauthe Unternehmensberatung Knauthe Unternehmensberatung Mozartstraße Bad Fallingbostel Fon: ( ) Fax: Internet:

2 Dokumentation der Aufbau- und Ablauforganisation Inhalt Vorwort Überblick...2 Ihr Anspruch... 2 Mein Angebot... 2 Ihr Nutzen Das Prinzip der Ordnung Meine Lösung für Sie...3 Das Beratungspaket... 3 Gemeinsame Projektarbeit... 3 Das Datenbank-Tool... 4 Das Folgestruktur-Tool... 4 Die Dateivorlagen Weitere Informationen...4 Internet... 4 Das Informationsgespräch... 4 Die Präsentation... 5 Kontakt... 5 Vorwort 1. Überblick Ihr Anspruch Sie möchten über eine nachvollziehbare und leicht zu aktualisierende Darstellung Ihrer gesamten Aufbau- und Ablauf-Organisation verfügen. Dabei legen Sie Wert auf ein vollständiges und flexibles Konzept, das auf Vorhandenem aufbaut sowie aufsichtsgesetzlichen bzw. anderen Anforderungen voll entspricht und zugleich über ein sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis verfügt. Mein Angebot Ich zeige Ihnen, wie Sie mit meinem Methoden- Know-how und unter Einsatz von Standardsoftware zukünftig Ihre gesamte Organisation dokumentieren können: Organisationspläne; Aufgaben- und Kompetenz-Tableaus; Abläufe; Arbeitsanweisungen; Stellenbeschreibungen. Ich berate Sie, arbeite Ihre Mitarbeiter ein und produziere gemeinsam mit Ihnen alle gewünschten Dokumente. Wenn Sie es wünschen steht am Ende ein komplettes Organisationshandbuch. Liebe Leserin, lieber Leser, mit diesem Kurzprospekt möchte ich Ihnen zeigen, dass es in unserer heutigen Zeit tatsächlich noch Lösungen gibt, die professionell und zugleich einfach handhabbar sowie kostengünstig sind. Es geht wirklich ohne komplizierte Organisationsund Dokumentationssysteme, teure Lizenzen oder aufwendige externe Schulungen. Alles was Sie benötigen ist eine(n) Mitarbeiter(in) die/der sich in Ihrem Unternehmen auskennt und gewohnt ist, strukturiert zu denken, eine MS Office-Installation, sowie ein paar vernünftige Rahmenbedingungen. Das vorliegende Konzept ist Ergebnis von mehr als 15 Jahren beratender Tätigkeit und dem ständigen Bestreben, Notwendiges einfach zu realisieren. Dieses Know-how kann auch Ihnen nützen! Bitte sehen Sie dieses Konzept als Angebot, über das in einem Informationsgespräch oder anlässlich einer Präsentation vertiefend gesprochen werden kann. Matthias Knauthe Ihr Nutzen Sie dokumentieren Ihre gesamte Organisation: mit eigenen Ressourcen, unter Einsatz von Standardsoftware, nach einem ganzheitlichen Konzept, leicht aktualisierbar und Zeit sparend, methodensicher und in höchster Datenqualität. Sie profitieren nachhaltig vom Transfer meines umfassenden Methoden- und DV-technischen Know-hows und bleiben unabhängig. 2. Das Prinzip Ordnung Unabhängig von gesetzlichen Auflagen (z. B. für Finanzdienstleister) gibt es viele Argumente für das Dokumentieren der Ordnung eines Betriebes. Warum dokumentieren? Mit einer aktuellen schriftlich fixierten Ordnung sparen Sie in jedem Folgeprojekt kostbare Zeit. Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ohne Dokumentation nicht denkbar. Outsourcing setzt für den auszulagernden Bereich eine lückenlose Dokumentation der Aufbau- und Ablauforganisation voraus Knauthe Unternehmensberatung Seite 2 von 5

3 Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden. Vertretungsregelungen erhalten eine neue Qualität. Veränderungsprozesse sind heute allgegenwärtig und müssen beherrscht werden. Mit unseren Tools ist das schnelle und einfache Nachvollziehen von Struktur-Änderungen in der Dokumentation kein Problem. Damit sind Sie frei für die eigentlichen Anforderungen dieser Veränderungsprozesse. Ordnung ist auch eine wesentliche Grundlage für Qualität. "Von den Besten lernen" ist z. B. ein Weg zur Erhöhung der Qualität. Doch auch dazu muss Bewährtes schriftlich fixiert und allen zugänglich gemacht werden. Differenziertes Risiko-Management erfordert die qualifizierte Analyse von Geschäftsprozessen. Ohne Dokumentation dieser Geschäftsprozesse ist dies nicht möglich. Sie möchten Ihr Unternehmen nach DIN EN ISO 9001 zertifizieren lassen. Mit der Dokumentation des IST-Zustandes ihrer Organisation leisten Sie eine wesentliche Vorarbeit und sparen im Hauptprojekt viel Zeit und Geld. Auseinandersetzung mit der eigenen Tätigkeit Die Erfahrung bestätigt: Sobald Mitarbeiter ihre eigenen Tätigkeiten und Abläufe dokumentieren, gerät etwas in Bewegung. Sie stellen sich die Frage: "Warum mache ich das eigentlich so und nicht anders (besser)?". Die Dokumentation von Geschäftsprozessen löst einen Auseinandersetzungsprozess mit der eigenen Tätigkeit aus. Dies ist schon die halbe Miete auf dem Weg zur Optimierung. Bei konsequenter Nutzung solcher Synergieeffekte tritt erfahrungsgemäß der Aufwand für die Einführung dieser Lösung in den Hintergrund. 3. Meine Lösung für Sie Meine Lösung für Sie besteht aus: dem Beratungspaket; der gemeinsamen Projektarbeit; den DV-Tools und Dateivorlagen Das Beratungspaket Konzept Ich berate Sie zu allen konzeptionellen Fragen. Vor allem zeige ich Ihnen die Zusammenhänge, Abhängigkeiten und Auswirkungen bestimmter Entscheidungen auf. Gemeinsam stellen wir dann das Konzept auf die konkreten Bedingungen Ihres Unternehmens ab. Standards Ich berate Sie bei der Weiterentwicklung vorhandener Regelungen bzw. bei der Schaffung neuer Organisationsstandards. Sie verfügen über eine große Anzahl von Mitarbeitern? Dann können Sie ein besonders hohes Nutzenpotential mit meinem Stellentypen- Konzept erschließen Projektbegleitende Beratung Während des Projektes berate ich Sie zu allen anstehenden Fragen und Problemen auch hinsichtlich angrenzender Themen. Über die Jahre sind während der Projektarbeit zahlreiche Lösungen entstanden, die mit relativ wenig Aufwand übertragbar sind. Oft findet sich darunter eine Lösung, die bereits schon annähernd auf Ihr Unternehmen anwendbar ist. Gemeinsame Projektarbeit Meine Lösung beinhaltet selbstverständlich auch die Umsetzung des gemeinsam erarbeiteten Konzeptes. Dies erfolgt in gemeinsamer Projektarbeit. Projektorganisation Die Projektarbeit organisieren wir nach allgemein anerkannten und bewährten Prinzipien je nach Umfang der Aufgabenstellung. Zielstellung, Projektgröße und Arbeitsteilung definieren den dazu erforderlichen Aufwand Ihrerseits und meinerseits. Zu Beginn einer Zusammenarbeit legen wir deshalb gemeinsam mindestens die folgenden Inhalte fest: Ziele, Vorgehensweise, Arbeitsteilung und Verantwortlichkeiten Auf Wunsch schließen wir einen Vertrag. Bei Bedarf stelle ich Ihnen Entwürfe aller für ein professionelles Projektmanagement notwendigen Dokumente und Regelungen zur Verfügung. Auch sehr große Projektumfänge lassen sich mit Hilfe meines Multiplikatoren-Konzeptes kostengünstig realisieren. Beratende Schulung Vom ersten Tage an werden Ihre Mitarbeiter eingearbeitet. Dadurch profitieren Sie täglich vom Know-how-Transfer und Ihre Mitarbeiter können frühestmöglich, sicher und selbständig mit den bereitgestellten Arbeitsmitteln arbeiten Knauthe Unternehmensberatung Seite 3 von 5

4 Bei der Projektarbeit werden Ihre Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten geschult in der Umsetzung des Konzeptes, im Umgang mit den Software-Tools und bei Bedarf auch in Organisationsmethoden. Berücksichtigung des Vorhandenen Ihr derzeitiger Bestand an Organisations- Dokumenten wird berücksichtigt. Es gibt einfache Wege zur Übernahme oder Integration jeglicher Dokumente und Daten. Ich berate Sie, wie wir die Ergebnisse Ihrer bisherigen Arbeit berücksichtigen. Das Datenbank-Tool Mit dem Datenbank-Tool K-Orga erstellen und verwalten Sie Ihre Organisationspläne, Aufgaben- und Kompetenz-Tableaus sowie Stellenbeschreibungen. Universeller Datenpool Über die Export- und Berichtsfunktion stehen alle erfassten Daten immer aktuell zur Verfügung und können auch in andere Anwendungen übernommen werden, beispielsweise für Spezialauswertungen. Damit verfügen Sie über einen universellen Datenpool auf Basis von Standardsoftware. Andere spezielle Anwendungen können ggf. abgelöst und redundante Datenbestände abgebaut werden. Stellenbeschreibungen Eine herausragende Funktion des Datenbank-Tools ist die Generierung von Stellenbeschreibungen. Dazu werden die bereits vorhandenen Daten stellenbezogen zusammengefasst. Mit zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten lassen sich die meisten Gestaltungswünsche erfüllen. Datenqualität Das Qualitätsmerkmal einer relationalen Datenbank ist die referentielle Integrität der Daten. Jeder Begriff wird nur einmal gespeichert. Wird dieser Begriff mehrfach benötigt erfolgt dies nicht durch Duplizieren sondern beliebig oft durch Zuordnen. Daten sind immer absolut konsistent. Änderungen im Datenbestand wie beispielsweise bei einem Familiennamen wirken sich unmittelbar auf den gesamten Datenbestand und damit sofort auf alle Berichte und Stellenbeschreibungen aus. So sind Sie sind immer up to date. Zusätzliche Helfer Das Datenbanktool stellt für den Aufbau und Verwaltung der Organisationsdaten zusätzliche leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung zum Kopieren und zum Prüfen von Daten sowie zur Abbildung von Standards. Das Folgestruktur-Tool Mit dem Tool K-Folgestruktur werden Abläufe schnell, einfach und professionell dokumentiert. Ihre Mitarbeiter werden mit Hilfe von wenigen standardisierten Symbolen Texten und Tabellen innerhalb kürzester Zeit Arbeitsabläufe übersichtlich dokumentieren können. Die Dateivorlagen Während der Projektarbeit stelle ich Ihnen zahlreiche Dateivorlagen zur Verfügung, die sofort für die Gestaltung von Arbeitsanweisungen, Arbeitsabläufen sowie Navigationsdokumenten. verwendet werden können. 4. Weitere Informationen Internet Auf meiner Internetseite finden Sie aktuelle Informationen zu den hier vorgestellten und weiteren Produkten, Lösungen und Dienstleistungen. Dort können Sie sich auch über die verwandten oder angrenzenden Themen schnell und einfach informieren. Das Informationsgespräch Nutzen Sie das Informationsgespräch, um einen ersten persönlichen Kontakt herzustellen; grundsätzliche Fragen vorab zu klären; angrenzende Themen zu erörtern; eine Präsentation zu vereinbaren. Das Informationsgespräch ist für Sie völlig unverbindlich und kostenlos Knauthe Unternehmensberatung Seite 4 von 5

5 Die Präsentation Nutzen Sie die Vorteile einer Präsentation, um sich detailliert zu informieren; alle grundsätzlichen Fragen zu klären; sich Anwendungsfälle aufzeigen zu lassen; zu prüfen, ob eine Zusammenarbeit für Sie grundsätzlich in Frage kommt. Vergleichen Sie das vorliegende Konzept mit bekannten Konzepten / Methoden; bereits geplanten Vorhaben oder Angeboten von Wettbewerbern. Die in Ihrem Hause durchgeführte Präsentation ist völlig unverbindlich und kostenlos. Erst ab einer Anfahrt von 50 km vereinbaren wir eine faire Reisekostenpauschale. Kontakt Wenn Sie noch mehr über das hier vorgestellte Konzept, die DV-Tools oder andere Produkte, Lösungen und Dienstleistungen erfahren möchten - nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf! Ich freue mich auf Ihr Feedback. Knauthe Unternehmensberatung Mozartstraße Bad Fallingbostel Fon: ( ) Fax: ( ) info@knauthe.org Internet: Knauthe Unternehmensberatung Seite 5 von 5