FAQ Erstattungsantrag. 1.Allgemeines

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1 FAQ Erstattungsantrag 1. Allgemeines 2. Personalkosten 3. Sachkosten 4. Belege, Beleglisten 5. Verteilungsschlüssel 6. Projekteinnahmen 7. Projektabschluss 1.Allgemeines Wie oft sollten Anträge auf Erstattung gestellt werden? Die Erstattungsanträge sollten quartalsweise gestellt werden. Warum kann eine Auszahlung der Zuwendung erst nach der abgeschlossenen Bearbeitung des Erstattungsantrages erfolgen? Für die Auszahlung von ESF-Mittel gilt das Realkostenerstattungsprinzip, d.h. die Auszahlungen an die Zuwendungsempfängerinnen und Zuwendungsempfänger oder Projektträger erfolgen prinzipiell auf der Grundlage von Ausgabenerklärungen der Projektträger im Rahmen von Erstattungsanträgen. Mit den Ausgabenerklärungen werden entsprechend den quittierten Rechnungen oder gleichwertigen Buchungsbelegen tatsächlich getätigte Ausgaben und die Kofinanzierungsmittel gemeldet. Erst nachdem die Belege durch die Investitionsbank geprüft wurden, kann eine Auszahlung erfolgen. Das Erstattungsprinzip gibt die EU Verordnung VO (EG) 1083/2006 in Art. 78 Abs. 1 vor. Wo findet man die Unterlagen, die zum Einreichen eines Erstattungsantrages benötigt werden? Alle Unterlagen finden Sie auf den Internet-Seiten der Investitionsbank Schleswig- Holstein unter: Bitte greifen Sie für jeden Antrag auf die dort hinterlegten Formulare zurück, um sicherzustellen, dass die jeweils aktuellste Version verwendet wird. Wer ist mein Ansprechpartner, wenn im Zusammenhang mit dem Einreichen des Erstattungsantrages Fragen aufkommen? Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB) wurde von der Landesregierung mit der Abwicklung des Zukunftsprogramms Arbeit in der ESF-Förderperiode beauftragt. Zu den Aufgaben der IB gehören unter anderem die Beratung der 1

2 Antragsteller, die Bearbeitung der Anträge, die Abwicklung der Förderangebote und die Prüfung der Verwendungsnachweise. Bei Fragen hinsichtlich des Erstattungsantrages oder der Belegführung (z.b. zulässige Systeme für die elektronische Dokumentenarchivierung) sollte frühzeitig auf die IB zugegangen werden. So ist sichergestellt, dass es bei der Abwicklung von Projekten zu weniger Problemen und Verzögerungen kommt. Häufig sind falsch oder unvollständig ausgefüllte Erstattungsanträge die Ursache, weshalb Auszahlungen erst lange nach Eingang des ursprünglichen Erstattungsantrages vorgenommen werden können. Ein abrechnungsrelevanter Vertrag ist für ein Vorprojekt bereits der IB vorgelegt worden, kann auf ein erneutes Einreichen verzichtet werden? Nein, für jedes neue Projekt sind Abrechnungsunterlagen (Miet-, Honorar, Arbeitsverträge etc.) erneut vorzulegen. Jedes Projekt ist ein einzelner abgeschlossener Vorgang in dem alle dazugehörigen Unterlagen vorhanden sein müssen. Wie sind Korrekturen aus vorherigen Erstattungsanträgen vorzunehmen? Korrekturen zu den Ausgaben aus vorherigen Erstattungsanträgen sind ausschließlich mit einem der nächsten Erstattungsanträge/Zwischennachweise oder Verwendungsnachweis über die Anlage 3 Korrekturliste bereits gemeldeter Ausgaben vorzunehmen. Die Korrekturen sind nicht erneut in die Belegliste aufzunehmen. 2. Personalkosten Was ist bei der Abrechnung von Personalkosten aus befristeten Arbeitsverhältnissen zu beachten? Der Zeitraum der befristeten Arbeitsverträge muss mindestens dem Abrechnungszeitraum des Erstattungsantrages bzw. der abgerechneten Gehaltsausgaben entsprechen. Bei Änderungen ist der neue Arbeitsvertrag bzw. die Zusatzvereinbarung vorzulegen. Was muss hinsichtlich der Personalkostenabrechnung beim ersten Erstattungsantrag beachtet werden? Für jede Projektmitarbeiterin bzw. für jeden Projektmitarbeiter ist einmalig die Anlage 4: Personalstammblatt, sowie der Arbeitsvertrag vorzulegen. Bei Änderungen ist der neue Arbeitsvertrag bzw. die Zusatzvereinbarung zusätzlich vorzulegen. Bei Mitarbeiter/innen des öffentlichen Dienstes ist einmalig die Abordnungsverfügung vorzulegen. Bei Neueinstellungen oder Personalwechsel im Verlauf des Vorhabens sind diese Unterlagen mit dem nächsten Erstattungsantrag vorzulegen. Wie sind die Personalausgaben nachzuweisen? Sämtliche Personalausgaben sind durch Gehaltsnachweise (z. B. Gehaltsabrechnungen, Buchhaltungsunterlagen) zu belegen. Die Anlage 5: 2

3 Belegliste Personalkosten nach Monaten ist bei jedem Erstattungsantrag einzusetzen. Hierbei ist es wichtig, die monatliche Abrechnung in die Belegliste zu übernehmen. Was muss beachtet werden, wenn Mitarbeiter nur anteilig im Projekt beschäftigt sind? Für diese Mitarbeiter muss die Arbeitszeit im Projekt nachgewiesen werden. Dies geschieht zum einen durch eine entsprechende Formulierung im Arbeitsvertrag. Des Weiteren hat sich zur Dokumentation der tatsächlichen Arbeitsdauer das Führen von Stundenzetteln für die im Rahmen des Projektes geleistete Arbeit bewährt. Die Dokumentationsunterlagen sind beim Träger für eventuelle Prüfungen vor Ort vorzuhalten bzw. auf Anforderung der IB einzureichen. Mitarbeiter, die zu 100 % in dem geförderten Vorhaben beschäftigt sind, brauchen keine Stundenzettel zu führen, wenn in deren Arbeitsvertrag eine genaue Arbeitsplatzbeschreibung enthalten ist. Wie sind Personalnebenkosten (Umlage 1 und 2, Insolvenzgeld, Berufsgenossenschaft etc.) nachzuweisen? Personalnebenkosten sind zum Beispiel durch Lohnkostenjournale, Kostenstellenauswertungen oder Bescheide eindeutig zu belegen. 3. Sachkosten Wie werden Honorarausgaben korrekt abgerechnet? Für Honorarausgaben sind stets Honorarrechnungen und vorhandene Verträge als Nachweis vorzulegen. 4. Belege/Belegliste Welche Anforderungen werden an die einzureichenden Rechnungen/Belege gestellt? 1. Die Rechnung muss einen eindeutigen textlichen Projektbezug erkennen lassen. Ist dies nicht der Fall, muss der Beleg zusätzlich erläutert werden. 2. Jeder Beleg muss ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum Projekt enthalten (z.b. Projektname, Kostenstelle, handschriftlicher Hinweis). 3. Die Rechnungen/Belege müssen auf den Zuwendungsempfänger bzw. die Zuwendungsempfängerin oder auf die Kooperationspartner, die ein Teilprojekt durchführen, ausgestellt sein. Ist dieses nicht der Fall, ist eine Begründung vorzulegen. Wie wird die Belegliste korrekt ausgefüllt? 1. Eine Veränderung oder Umformatierung (z.b. durch das Einfügen von Formeln oder Zahlenstellen) ist nicht gestattet. Verwenden Sie bitte stets das zur jeweiligen Aktion auf den Internetseiten der IB unter der Rubrik Antragsunterlagen hinterlegte Excel-Formular. 3

4 2. In der Spalte Kostenart sind die aus dem Kostenplan des Zuwendungsbescheides aufgeführten Kostenpositionen zu übernehmen. 3. Der Gesamtbetrag (Summe ZF) aus der Belegliste muss mit der Summe der Gesamtausgaben im Formular Erstattungsantrag und der Summe Gesamtfinanzierung übereinstimmen. 4. Sofern für das Vorhaben eine Pauschale für die indirekten Kosten zugelassen wurde, ist diese ebenfalls in die Belegliste aufzunehmen. 5. Die Belegliste ist zu unterschreiben und dem Erstattungsantrag beizufügen. Zusätzlich ist die Liste per an zu senden. Beim Einreichen des Erstattungsantrags wurden einige Belege vergessen bzw. lagen noch nicht vor. Können diese zu einem späteren Zeitpunkt noch eingereicht werden? Ja, nicht eingereichte Belege können mit einem der nächsten Erstattungsanträge oder im Rahmen von Zwischennachweisen bzw. Verwendungsnachweisen nachgereicht werden. Wann können Nacharbeiten bereits abgeschlossener Erstattungsanträge berücksichtigt werden? Nacharbeiten können erst beim nächsten Erstattungsantrag oder im Rahmen von Zwischennachweisen bzw. Verwendungsnachweisen berücksichtigt werden. 5. Verteilungsschlüssel Für die Abrechnung wird mit einem Verteilungsschlüssel gearbeitet. Was muss für den Erstattungsantrag berücksichtigt werden? Die Berechnung eines Verteilungsschlüssels ist mit jeder Rechnungsvorlage erneut zu erläutern. Hierzu kann auch einmalig eine Anlage erstellt werden, die bei gleichbleibenden Bedingungen in Folgeanträgen als Kopie beigefügt wird. Eine % - Angabe ist kein Verteilungsschlüssel. Es ist stets die Berechnungsgrundlage zu erläutern. Pauschalierte Angaben und Berechnungen sind nicht zulässig. 6. Projekteinnahmen Wie werden durch das Projekt erzielte Einnahmen im Erstattungsantrag berücksichtigt? Die Träger sind verpflichtet, Einnahmen, die bei der Projektdurchführung entstehen, als Deckungsmittel für alle mit dem Zuwendungszweck zusammen hängenden Ausgaben einzusetzen. Diese Vorgabe ergibt sich aus Nr. 1 der ANBest-P bzw. K ( cae/servlet/contentblob/173486/publicationfile/anbestkzu44lho.pdf Dies bedeutet konkret, die Einnahmen sind vollständig im Erstattungsantrag (Anlage 2 Belegliste Finanzierung ) und Verwendungsnachweis aufzuführen, genauso wie alle Ausgaben. Im Ergebnis vermindern die Einnahmen die erstattungsfähigen Kosten. 4

5 7. Daten für das Monitoring und die Evaluierung Welche Angaben müssen für das Monitoring und die Evaluierung erhoben werden? Bei verschiedenen Aktionen sind durch die Zuwendungsempfänger über Fragebögen die personenbezogenen Daten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu erheben, die im Anschluss über Projektstammblätter an die Investitionsbank gemeldet werden. Darüber hinaus sind den Teilnehmerinnen und Teilnehmern Einwilligungserklärungen für die Datenweitergabe im Rahmen einer wissenschaftlichen Untersuchung vorzulegen und die Kontaktdaten der Teilnehmenden in Excel-Dateien zusammenzuführen. Die speziellen Vorgaben für die einzelnen Aktionen können dem Zuwendungsbescheid und dem Merkblatt mit Hinweisen zum Monitoring und zur Evaluierung für die einzelnen Aktionen entnommen werden. Diese Merkblätter können im Internetauftritt der Investitionsbank Schleswig-Holstein für die einzelnen Aktionen unter der Überschrift Monitoring abgerufen werden. 8. Projektabschluss Was passiert mit den Originalbelegen nach Abschluss des Projektes? Für die Erstattungsanträge werden bei der IB nur Kopien der Belege eingereicht, die Originale verbleiben beim Projektträger. Art. 90 Abs. 3 der VO (EG) 1083/2006 gibt vor, dass Originalbelege für im Rahmen von Erstattungsanträgen geltend gemachte Ausgaben beim Begünstigten vorliegen und bei diesem aufbewahrt werden müssen. Die Belege sind bis aufzubewahren. Für das Zukunftsprogramm Arbeit wurde festgelegt, dass Belege nach der Bestandskraft des Schlussbescheides auch elektronisch aufbewahrt werden dürfen. Weitere Angaben dazu finden Sie unter marbeit.pdf (S.14) Warum müssen die Belege bis zum aufbewahrt werden? Prüfungen der Ausgaben eines Projektes können während des Aufbewahrungszeitraums jederzeit vor Ort erfolgen. Dabei kommen folgende Stellen als prüfende Stellen von im Zukunftsprogramm Arbeit geförderten Projekten in Betracht: Landesrechnungshof Schleswig-Holstein, Europäischer Rechnungshof, Abteilung Finanzkontrolle der Generaldirektion Beschäftigung und Soziales der Europäischen Kommission, ESF-Prüfbehörde Schleswig-Holstein, ESF- Bescheinigungsbehörde Schleswig-Holstein, Investitionsbank Schleswig-Holstein und die ESF-Verwaltungsbehörde Schleswig-Holstein. 5