Anforderung an die Personalkostenabrechnung in Projekten

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1 Anforderung an die Personalkostenabrechnung in Projekten Bernd Ostendorff, Haus der Wirtschaft, Kiel, Trägerforum ZPA, 20. Juni 2011 Wirtschaft Immobilien Kommunen Zuschüsse Bernd Ostendorff Tel. : Fax : bernd.ostendorff@ib-sh.de

2 Kenntnisse? Welche Kenntnisse benötige ich als Verwaltungskraft, um erfolgreich Personalkosten in öffentlich geförderten Projekten abrechnen zu können? Antrag Konzept Zuwendungsbescheid ANBest-P oder ANBest-K Richtlinie Verordnungen Veröffentlichte Leitlinien, Leitfäden 2

3 Wissen? Warum muss ich das wissen? Um mit geringem Zeitaufwand so schnell wie möglich ALLE notwendigen Personalausgaben von der IB erstattet zu bekommen Um die gleiche Sprache bei der Abwicklung von Ausgaben zu sprechen und eine stressfreie Abwicklung zu erreichen. Beispiel? 3

4 Genehmigte Antragsdaten sind verbindlich! Ich muss den Antrag kennen! Welche Stellen wurden beantragt? Bürokraft, Sachbearbeiter für, Projektleitung, Pädagoge, Betriebswirt, Herr Mustermann, Frau Mustermann usw. Welche Stundenzahl wurde beantragt? Anzahl der Stunden pro Stelle Anzahl der Stunden pro Name Welche Tarifeinstufung wurde zu Grunde gelegt? Was steht im Konzept? 4

5 Ich muss den Zuwendungsbescheid kennen! Was steht im Zuwendungsbescheid? Abgleich zwischen Antrag und Bescheid Besondere Erfordernisse, Vorschriften, Rechtsgrundlagen 5

6 Rechtliche Grundlage, die ich kennen muss! AnBest-P, Punkt 1.3 DAS BESSERSTELLUNGSVERBOT Werden die Gesamtausgaben des Zuwendungsempfängers überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand bestritten, so dürfen die Beschäftigten nicht besser gestellt sein als vergleichbare Landesbedienstete. Achtung: Zuwendungsbescheid und Leitfaden kann etwas anderes bestimmen z. B. Text im Bescheid: Bei den Personalkosten ist das Besserstellungsverbot einzuhalten. 6

7 Rechtliche Grundlagen, die ich kennen muss! Was steht in der Richtlinie? Die Personalausgaben sind gemäß TV-L zu berücksichtigen Das Besserstellungsverbot ist zu beachten Punkt 1.3 der ANBest-P ist zu beachten Was steht in den EU Verordnungen über die Abrechnung von Personalausgaben im Bereich des ESF? Die Förderfähigkeit von Ausgaben werden auf nationaler Ebene festgelegt. 7

8 Personalabrechnung? Was benötigt die IB aufgrund der Vorgaben bei der Abrechnung von Personalkosten? Kopie der Arbeitsverträge incl. Zusatzvereinbarung oder Abordnungsverfügung (einmalig) Anlage 4: Personalstammblatt (einmalig) Anlage 5: Belegliste Personalkosten (immer) Vereinbarung über die im Projekt zu leistenden Stunden (einmalig) Stundenzettel (nur auf Anforderung der IB) Gehaltsabrechnungen und/oder Gehaltsjournal als Kopie (immer) 8

9 Was ich mir merken sollte! Dieser Vortrag ist nur gültig für ESF geförderte Projekte (nicht für EFRE!) Projektförderung: Jedes Projekt ist für sich zu betrachten Einmalig muss nicht einmalig sein auch wenn etwas nicht angefordert wird, ist es vorzuhalten! Nicht nur ein Gebot der Höflichkeit Alle Ausgaben müssen bei der Abrechnung belegt werden 9

10 Anlage 4 Anlage 4: Personalstammblatt Mit 1. Erstattungsantrag Anlage 4: Personalstammblatt 1) (Kopiervorlage) Projektnummer Personalangaben Projektname Zuwendungsempf. Arbeitgeber/-in (wenn abweichend v. Zuw.empf.) Vorname Mitarbeiter/in Funktion Projektleiter/in Projektkoordinatorin Projektmitarbeiter/in Vergütungsgruppe/ Eingruppierung Nachname Berufserfahrung in dieser Funktion Bei Überleitung aus dem BAT: Eingruppierung zum Zeitpunkt der Überleitung in den TV-L / TVöD Angewandter Tarifvertrag TV-L TVöD KAT (Kirche) Sonstiger (bitte nennen) Bei Mitarbeiter/inne/n des öffentlichen Dienstes: Abordnungsverfügung 2) liegt vor? Ja Nein (bei "Nein" keine Förderung) Jahre Arbeitsvertrag seit Arbeitszeit gemäß Arbeitsvertrag Stunden pro Woche Nur bei Veränderungen erneut vorlegen Arbeitszeit im Projekt Stunden pro Woche Gehalt (gemäß Gehaltsabrechnung) Monatliches Arbeitgeber-Brutto 3) Monatliches Arbeitnehmer-Brutto 3) Bitte benennen Zahlung im Monat Höhe Sonderzahlung Sonderzahlung Sonderzahlung Bitte benennen Zahlung im Monat Höhe Zulagen Zulagen 1) Für jede Mitarbeiterin bzw. jeden Mitarbeiter sind das Personalstammblatt und die Kopie des Arbeitsvertrages (evtl. zusätzlich Zusatzvereinbarung bzw. Nebenabrede) einmalig vorzulegen. 2) Bitte einmalig vorlegen. Ohne Vorlage können die Kosten nicht anerkannt werden. 3) Für den jeweiligen Abrechnungszeitraum sind alle Gehaltsnachweise beizufügen. Ort, Datum rechtsverbindliche Unterschrift d. Zuwendungsempfänger/s/in 10

11 Anlage 5 zum Erstattungsantrag Anlage 5: Belegliste Personalkosten Mit jedem Erstattungsantrag Mit Zwischenoder Verwendungsnachweis Anlage 5: Belegliste Personalkosten nach Monaten (Kopiervorlage) Projektnummer Mitarbeiter/-in Personalkosten in inklusive Arbeitgeberanteile (Arbeitgeberbrutto) 20 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez AG-Brutto ges. % Projekt 1) AG-Brutto Projekt Datum der Zahlung AG-Brutto ges. % Projekt 1) AG-Brutto Projekt Datum der Zahlung AG-Brutto ges. % Projekt 1) AG-Brutto Projekt Datum der Zahlung 20 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 20 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Gesamtsumme 1) Hinweis: Die prozentuale Arbeitszeit im Projekt ist auf Grundlage der vertraglichen Arbeitszeit anzugeben. Ort, Datum rechtsverbindliche Unterschrift d. Zuwendungsempfänger/s/in 11

12 Wichtig Wichtig Wichtig Wichtig - Wichtig Der Leitfaden März 2010 Direkter Zusammenhang mit Projektarbeit (Seite 9, 10, 12) Indirekte Kosten oder Pauschale 20 % (Geschäftsführung, Verwaltung, Servicepersonal Seite 13) Einmal- und Sonderzahlung (Seite 26) Direktversicherung (Seite 27) Altersteilzeit (Seite 27) Besserstellungsverbot (Seite 28, siehe Freiwilligkeit) Eingruppierung Projektleitung (Seite 28) Nachweis von Ausgaben (Seite 32) Publizitätspflicht (Seite 36) Berufsgenossenschaft sind Personalkosten 12

13 Stand 03/2010: Dokumentationspflichten (Seite 10) Führung von Stundenzettel bei nicht zu 100 % geförderten Mitarbeiter/innen Schriftlich zu führen und durch Unterschrift der Mitarbeiter/in zu bestätigen Monatsweise, pro Arbeitstag mit Stundenangaben, alle durchgeführte Aufgaben + welche Aufgaben für das Projekt Bei 100 % Projektmitarbeit muss im Arbeitsvertrag eine Arbeitsplatzbeschreibung enthalten sein. Wenn nicht, Stundenzettel Teilweise im Vorhaben, Anteil im Arbeitsvertrag 13

14 Wunsch Schon heute: Stellungnahme im Sachbericht zum Thema Ausgaben/Finanzierung/Personal 14

15 Danke Sie haben es selber in der Hand Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Zu Fragen und sonstigen Wortmeldungen sind Sie herzlich eingeladen! 15