Anleitung zu Vertrag und Auszahlung. Version 01

Transkript

1 Anleitung zu Vertrag und Auszahlung Version 01

2 Inhalt Fördervertragsbestätigung ausfüllen (Antragsteller)... 3 Vorbedingungen... 3 Fördervertragsbestätigung aufrufen... 3 Fördervertragsbestätigung ausfüllen... 3 Fördervertragsbestätigung an Antragsteller zur Überarbeitung zurückreichen... 5 Auszahlungen anfordern... 6 Weitere Auszahlung erstellen (Antragsteller)... 7 Endabrechnung erstellen (Antragsteller)... 7 Bei Förderaktionen nachträglich den Auszahlungsplan öffnen... 8 Seite 2

3 Fördervertragsbestätigung ausfüllen (Antragsteller) Vorbedingungen Wenn ein Antrag bewilligt ist, muss zur weiteren Abwicklung (Fördervertrag akzeptieren, Auszahlungen anfordern etc.) zwischen dem Antragsteller und der Aktion Mensch ein Fördervertrag geschlossen werden. Mit der Bewilligung ist der Prozess der Antragstellung beendet. Alle sich anschließenden Aufgaben werden im Fördervertragsprozess abgewickelt. Der Antragsteller muss deshalb zunächst die Fördervertragsbestätigung ausfüllen. Fördervertragsbestätigung aufrufen Der Antragsteller kann die Fördervertragsbestätigung von auf der Startseite über die Kachel Fördervertrag bestätigen aufrufen. In diesem Fall bekommt er die Förderverträge angezeigt, zu denen er die Fördervertragsbestätigung ausfüllen muss oder bei denen die Fördervertragsbestätigung noch auf dem Postweg ist, und wie viele es hiervon gibt. Fördervertragsbestätigung ausfüllen Wie erwähnt, findet der Antragsteller auf seiner Startseite für seine Anträge die Kachel Fördervertrag bestätigen. Klickt er auf diese Kachel, wird ihm eine Liste mit allen Förderverträgen angezeigt, die er ausfüllen muss oder die noch auf dem Postweg zur Aktion Mensch sind. Hinweis: Vom Antragsteller ausgefüllte Fördervertragsbestätigungen müssen vom Vertretungsberechtigten unterschrieben und auf dem Postweg zur Aktion Mensch gesandt werden. Solange der Posteingang von der Aktion Mensch noch nicht bestätigt ist, ist der Status der ausgefüllten Fördervertragsbestätigung Fördervertragsbestätigung auf Postweg. Die unterschriebene Fördervertragsbestätigung ersetzt die unterschriebene Antragsbestätigung. Sie ist in DIAS nicht mehr erforderlich. Der Antragsteller geht nun folgende Schritte, um die Fördervertragsbestätigung auszufüllen: 1. Er aktiviert mit Klick die Kachel Fördervertrag bestätigen, um die Liste der Fördervertragsbestätigung in den o.g. Statuswerten aufzurufen. 2. In der Liste wählt er die gewünschte Fördervertragsbestätigung, indem er dort in der ersten Spalte auf die rote Vertragsnummer (=Antragsnummer) klickt oder ganz rechts das Menü Aktionen öffnet und hier Details anzeigen klickt. Jetzt wird die Seite mit den Rubriken zu dem ausgewählten Vertrag angezeigt. Der Status für den Vertrag ist Fördervertragsbestätigung in Erstellung. Die vom Antragsteller zu erledigende, gelb hinterlegte Aufgabe lautet Fördervertragsbestätigung zu Fördervertrag <Nummer> ausfüllen. 3. Der Antragsteller kann sich jetzt noch einmal die Daten in den einzelnen Rubriken des Fördervertrags anschauen. Falls Daten fehlen sollten, kann er diese in den einzelnen Rubriken ergänzen. Abschließend aktiviert er die Schaltfläche Bestätigungsschreiben erstellen. Seite 3

4 4. Es folgt eine Sicherheitsabfrage, in der der Antragsteller bestätigen muss, dass er den Vertrag in der aktuellen Form erstellen möchte. Wenn dies der Fall ist, klickt er auf die Schaltfläche Bestätigungsschreiben erstellen. Möchte er dies nicht, kann er den Vorgang abbrechen. 5. Nachdem die Schaltfläche Bestätigungsschreiben erstellen aktiviert wurde, wird das Bestätigungsschreiben generiert und als PDF-Datei angezeigt. 6. Die PDF-Datei ruft der Antragsteller jetzt in dem entsprechenden Tool auf, druckt sie aus, lässt sie vom Vertretungsberechtigten seiner Antragsteller-Organisation unterschreiben und sendet sie auf dem Postweg zur Aktion Mensch. Die Bearbeitungshoheit für die Fördervertragsbestätigung / den Fördervertrag liegt jetzt beim zuständigen Mitarbeiter bei der Aktion Mensch. Der Antragsteller sieht als Beobachterstatus Fördervertragsbestätigung auf Postweg und muss jetzt warten, bis die Aktion Mensch den Eingang der Fördervertragsbetätigung quittiert, diese prüft und akzeptiert bzw. ihm die Fördervertragsbestätigung zur Überarbeitung zurückgibt. Seite 4

5 Fördervertragsbestätigung an Antragsteller zur Überarbeitung zurückreichen Der Prüfende bei der Aktion Mensch prüft nun die Fördervertragsbestätigung. Sollten diesbezüglich Fragen oder Probleme auftauchen, kann die Fördervertragsbestätigung an den Antragsteller zurückgereicht werden. Dies erfolgt durch Klick auf Nächsten Schritt wählen und Auswahl der Option An Antragsteller zurückreichen. Dieser Schritt erfordert einen Kommentar, damit der Antragsteller über die Gründe informiert ist. Nach Erfassen des Kommentars wird die Bearbeitungshoheit für die Fördervertragsbestätigung durch Klick auf die Schaltfläche An Antragsteller zurückreichen an den Antragsteller zurückgegeben. Dieser bekommt in DIAS eine Nachricht, die ihn darauf hinweist, dass die Bestätigung zu Fördervertrag <Nummer> überarbeitet werden muss. Der Mitarbeiter der Aktion Mensch sieht jetzt als Beobachtungsstatus Fördervertragsbestätigung in Überarbeitung. Der Antragsteller bekommt eine Nachricht über die Notwendigkeit der Überarbeitung und kann aus der Nachricht heraus den Vertrag aufrufen. Bei den Details zum Vertrag wird ihm die Aufgabe Bestätigung zu Fördervertrag <Nummer> überarbeiten angezeigt. Hier kann er auch seine Nachricht einsehen. Nach der Überarbeitung der Fördervertragsbestätigung klickt der Antragsteller auf die Schaltfläche Bestätigungsschreiben erstellen, bestätigt die Sicherheitsabfrage, öffnet das generierte PDF, druckt es aus, lässt es vom Vertretungsberechtigten unterzeichnen und sendet die überarbeitete Version an die Aktion Mensch. Die Bearbeitungshoheit liegt nun wieder bei der Aktion Mensch. Der Status ist Fördervertragsbestätigung auf Postweg. Der Prüfende bei der Aktion Mensch bestätigt nun erneut den Posteingang, indem er auf die Schaltfläche Posteingang bestätigen klickt. Seite 5

6 Anschließend prüft der Mitarbeiter bei der Aktion Mensch die Fördervertragsbestätigung erneut. Die Prüfung schließt er ab, indem er auf die Schaltfläche Nächsten Schritt wählen klickt und die Funktion Fördervertragsbestätigung akzeptieren aktiviert. Es folgt die Sicherheitsabfrage Fördervertragsbestätigung akzeptieren. Durch Klick auf die gleichnamige Schaltfläche wird der Fördervertrag akzeptiert. Der Fördervertrag hat jetzt den Status Fördervertrag <Nummer> Auszahlungsanforderung möglich. Auszahlungen anfordern Vorbedingungen 1. Nachdem der Fördervertrag vom Antragsteller ausgefüllt, von der Aktion Mensch geprüft und akzeptiert worden ist und er über den Status Fördervertrag <Nummer> Auszahlungsanforderung möglich verfügt, kann der Antragsteller Auszahlungen anfordern. 2. Von der Startseite kann er nun über die Kachel Auszahlungen anfordern oder über das Menü Anträge und hier über die Option Auszahlungen bearbeiten auf die Auszahlungsdaten zugreifen und die Auszahlung anfordern. Die Auszahlungsmodalitäten unterscheiden sich bei den einzelnen Förderangeboten. 3. Auszahlung anfordern (Antragsteller) 4. Damit der Antragsteller Auszahlungen zu seinem bewilligten Antrag und aus dem mit der Aktion Mensch abgeschlossenen Fördervertrag abrufen kann, geht er folgendermaßen vor: 5. Auf der Startseite klickt er auf die Kachel Auszahlungen anfordern. Nun wird die Seite Verträge verwalten geöffnet und die Liste der verfügbaren Förderverträge angezeigt. Aus der Liste der Förderverträge wählt er denjenigen aus, zu dem eine Auszahlung angefordert werden soll. Zur Ansicht der Details des Fördervertrags reicht ein Klick auf die rote Vertragsnummer in der ersten Spalte oder im Menü Aktionen auf Details anzeigen. Anschließend wird die Seite Vertrag <Nummer> mit den Vertragsdaten geöffnet. Wenn nur zu einem Fördervertrag eine Auszahlung angefordert werden kann, werden die Daten des Fördervertrags direkt angezeigt. 6. Hier öffnet der Antragsteller mit Klick die Rubrik Auszahlung & Endabrechnung (VWN). Ein Blick in den Auszahlungsplan zeigt, in welcher Reihenfolge und unter Beachtung welcher Modalitäten Auszahlungen (im Beispiel Projektförderung) angefordert werden können. Wenn der Antragsteller auf das I für Information klickt, werden Ihnen die Details zu den Auszahlungen seines Förderangebots ebenfalls angezeigt. 7. Darüber hinausgehende Einzelheiten können dem Merkblatt Projektförderung entnommen werden, welches unter Hilfen zu finden ist. 8. Eine Auszahlungsanforderung erstellt der Antragsteller, indem er im Auszahlungsplan bei der nächsten offenen Auszahlung auf Aktionen klickt und hier die Funktion Auszahlung erstellen aktiviert. 9. Nun werden die Rubriken zu der Auszahlung (Übersicht, Belege, Bankverbindung, Vertretungsberechtigte, Dokumente) angezeigt. Zu jeder Rubrik könnte er Notizen erstellen. 10. Der Antragsteller sollte die einzelnen Rubriken zur Auszahlung öffnen und die Daten dort prüfen, um sicherzustellen, dass die Inhalte korrekt und vollständig sind. Seite 6

7 11. Unter der Rubrik Belege kann er Belege erfassen, sofern er über diese verfügt. Zu diesem Zweck klickt er die graue Schaltfläche Belege an. 12. Jetzt öffnet sich der Bereich, in dem zu jeder Position ein oder mehrere Belege erfasst werden können. 13. Um einen Beleg zu erfassen, aktiviert der Antragsteller die Schaltfläche +Belege hinzufügen. Bei der jeweiligen Position öffnet sich nun ein Formular zum Erfassen eines Belegs. 14. Zunächst werden die Belegnummer und die Bezeichnung des Belegs erfasst. Anschließend müssen die übrigen Daten zu einem Beleg erfasst werden, die sich von Position zu Position unterscheiden können. Zum Abschluss wird die zugehörige Belegdatei hochgeladen und der Beleg durch Klick auf Speichern gesichert. Hinweis: Zu einem Beleg kann immer nur eine Datei hochgeladen werden. Hat ein Antragsteller z.b. 12 Gehaltsabrechnungen o.ä. zu einer Personalkostenposition, sollte er diese gemeinsam in einer PDF-Datei speichern und beim Beleg hochladen. Es können Dateien mit bis zu 6 MB hoch geladen werden. Zu einer Kostenposition können mehrere Belege hinterlegt werden. 15. Nachdem der Antragsteller alle Belege erfasst hat, kann er noch einmal kontrollieren, ob er nicht bei einer Position einen Beleg vergessen hat. Zu diesem Zweck wechselt er zu den Rubriken des Fördervertrages und öffnet hier die Rubrik Belegliste. 16. Wenn der Antragsteller einen Beleg bearbeiten möchte, wechselt er wieder zu den Daten seiner Auszahlung und dort zu dem Beleg, den er bearbeiten möchte. Hier klickt er auf 17. In der Ansicht Bearbeiten kann er jetzt die Daten zu dem Beleg bearbeiten. 18. Möchte er einen angefügten Beleg löschen, öffnet er die Belegansicht durch Klick auf Belege bei der entsprechenden Position. 19. Hier aktiviert er das Papierkorbsymbol und bestätigt die Sicherheitsabfrage mit Klick auf die Schaltfläche Löschen. Anschließend ist der Beleg zu der entsprechenden Position gelöscht. 20. Wenn die Auszahlung komplett (Bankverbindung, Vertretungsberechtigter und Nachweise) und korrekt ist, kann der Antragsteller die Schaltfläche Nächsten Schritt wählen und hier auf Auszahlungsschreiben erstellen klicken, um die Auszahlung abschließen. Dies bestätigt er, indem er bei der Sicherheitsabfrage erneut auf Auszahlungsschreiben erstellen klickt. Das Auszahlungsschreiben wird jetzt erzeugt und kann jetzt als PDF-Datei aufgerufen und gedruckt werden. 21. Nach Unterschrift wird es bei der Aktion Mensch postalisch eingereicht. Die Bearbeitungshoheit liegt jetzt bei dem zuständigen Mitarbeiter bei der Aktion Mensch, der die Auszahlung prüfen muss. Weitere Auszahlung erstellen (Antragsteller) Wenn die erste Auszahlung erfolgt ist und die Belege für die weiteren Auszahlungen vorliegen, kann der Antragsteller wie beschrieben - weitere Auszahlungen anfordern. Endabrechnung erstellen (Antragsteller) Wenn alle Auszahlungen (Anzahl richtet sich nach dem Förderangebot) angefordert und erfolgt sind und das Vorhaben abgeschlossen ist, kann der Antragsteller die Endabrechnung anfordern. Seite 7

8 1. Der Antragsteller ruft den entsprechenden Fördervertrag und hier über die Rubrik Auszahlung & Endabrechnung (VWN) im Auszahlungsplan bzw. die Auszahlungen die Daten zur Endabrechnung auf. 2. Dort hinterlegt er bei den Kosten- bzw. Finanzierungs-Positionen weitere erforderliche Belege. Hier geht er vor, wie oben beschrieben. 3. Wenn alle Kosten belegt sind und auch die Finanzierungsmittel als Beleg (hier muss keine Datei hochgeladen werden), wird der Zuschuss berechnet und grün ausgewiesen. 4. Auch bei der Endabrechnung muss der Antragsteller die Bankverbindung und den Vertretungsberechtigten auswählen. 5. Eventuell erforderliche Berichte kann er unter der Rubrik Dokumente und momentan dort unter Bewilligungsbescheid Anderer hinzufügen. 6. Anschließend klickt er auf Nächsten Schritt wählen und hier auf Endabrechnungsschreiben erstellen. 7. Es folgt die Sicherheitsabfrage, ob der Antragsteller die Endabrechnung wirklich erstellen möchte und die Bearbeitung damit abschließen möchte. Wenn er dies bestätigt, wird das Endabrechnungsschreiben als PDF-Datei angezeigt. 8. Das Endabrechnungsschreiben druckt der Antragsteller aus, lässt es vom Vertretungsberechtigten unterschreiben und sendet es per Post an die Aktion Mensch. 9. Der Status lautet jetzt Auf postalischen Eingang der Endabrechnung warten und die Bearbeitungshoheit liegt jetzt bei der Aktion Mensch. Bei Förderaktionen nachträglich den Auszahlungsplan öffnen Wenn ein Antragsteller bei einer Förderaktion die Abschlagszahlung ausgelassen hat und es sich anschließend noch anders überlegt, kann er den Auszahlungsplan mit folgender Funktion wieder öffnen und die Abschlagszahlung doch noch anfordern. Seite 8