Visa portal - Online application Online appointment

Transkript

1 Visa portal - Online application Online appointment 1. Selection of the competent representation Die Website dient als Einstiegsportal um ein Visum zur Einreise in die Schweiz zu beantragen. Über die Einstiegsseite wird ein Visumantragsteller bei der Auswahl der für ihn zuständigen Schweizerischen Auslandvertretung unterstützt und ihm werden die Möglichkeiten zur Einreichung des Visumantrags auf der zuständigen Vertretung angezeigt. Die Auswahl der für den Visumantragsteller grundsätzlich zuständigen Schweizerischen Auslandsvertretung erfolgt über die Eingabe des gesetzlichen Wohnsitzlandes des Antragstellers.

2 Falls im Wohnsitzland mehrere Schweizer Auslandsvertretungen bestehen, kann in einem Zwischenschritt die zuständige Vertretung anhand der territorialen Zuständigkeit direkt ausgewählt werden. In Ländern, wo nur eine Vertretung besteht, wird die zuständige Schweizer Auslandsvertretung direkt angezeigt. Es wird ebenfalls angezeigt, welche Möglichkeiten lokal zur Einreichung des Visumantrags zur Verfügung stehen: Besteht bei der zuständigen Vertretung die Möglichkeit den Visumsantrag online einzureichen und anschliessend auch einen Termin online zu vereinbaren, ist die Schaltfläche aktiviert (Kap. 2, Online-Visumsantrag). Besteht bei der zuständigen Vertretung die Möglichkeit einen Termin direkt (ohne Erfassung der Antragsdaten) online zu vereinbaren, ist die Schaltfläche Online-Terminvereinbarung). aktiviert (Kap.3, 2

3 Bietet eine Vertretung alternativ die Möglichkeit den Visumsantrag direkt bei der Vertretung (bisheriger Standardablauf) ohne Online-Terminvereinbarung, bei einem externen Dienstleister (Outsourcing) oder bei der Auslandsvertretung eines anderen Schengen-Staates (Vertretungslösung) einzureichen, besteht keine weitere Auswahlmöglichkeit. Die Antragsteller haben lediglich die Möglichkeit über einen Weblink zur Homepage der zuständigen Vertretungen zu gelangen um nähere Information zu den Details der Visumsbeantragung zu erhalten. 2. Online-Visumsantrag Der Online-Visumantrag bietet die Möglichkeit die Antragsdaten zu einem Visumsantrag online zu erfassen und anschliessend einen Termin online zu vereinbaren. Der Visumsantrag muss jedoch in der Regel weiterhin bei der zuständigen Schweizer Auslandsvertretung persönlich eingereicht werden. Die Online-Erfassung der Antragsdaten steht nur für die Beantragung von Schengen-Visa zur Verfügung Registrierung Durch die Wahl der Schaltfläche öffnet der Antragsteller die Online-Erfassung des Visumantrags. Aus Sicherheitsgründen muss er sich vorerst unter Angabe von Name und - Adresse registrieren. 3

4 Mit dem erfolgreichen Abschluss der Registrierung erhält der Antragsteller eine automatisch generierte -Nachricht an die von ihm angegebene -Adresse. Diese Nachricht enthält den Link auf die Website der Online-Antragserfassung (elektronisches Visumantragsformular). 4

5 2.2. Erfassung des Antrags Mit dem Öffnen des Links wird die Anwendung zur Online-Erfassung des Visumantrags gestartet. Nach den allgemeinen Informationen zur Erfassung wird der Antragsteller auf die Nutzung der lokalen Speicherung (auf dem Gerät des Antragstellers) hingewiesen. Dieser Hinweis erfolgt aus datenschutzrechtlichen Gründen. Anschliessend kann der Antragsteller mit der Erfassung der Antragsdaten beginnen. Die Erfassung der einzelnen Felder erfolgt anlog dem gedruckten Antragsformular. Die Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert. 5

6 Nach dem Erfassen der Daten auf einer Maske wird mit der Schaltfläche jeweils die nächste Maske aufgerufen. Dabei werden die erfassten Daten auf Vollständigkeit (Pflichtfelder!) und korrektes Format validiert. Bei fehlerhaften Eingaben erscheint eine Fehlermeldung und die betroffenen Felder sind rot markiert. Mit der Schaltfläche Maske. gelangt der Antragsteller jederzeit auf die vorangehende Nach dem Erfassen sämtlicher Antragsdaten gelangt der Antragsteller auf die Maske mit der Übersicht der erfassten Anträge. 6

7 Auf der Übersicht hat der Antragsteller die Auswahl bereits erfasste Anträge entweder über die Schaltfläche zu bearbeiten oder über die Schaltfläche zu löschen, einen weiteren Antrag (als Teil einer Gruppe) zu erfassen oder die Erfassung eines Antrags resp. einer Gruppe abzuschliessen. Nach der Erfassung eines ersten Antrags kommt der Antragsteller mit der Schaltfläche auf die Maske zur Auswahl des Gruppentyps. Bei weiteren Anträgen gelangt er damit direkt auf die erste Maske (Personendaten) zur Erfassung der nächsten Person. Nach Auswahl des Gruppentyps gelangt der Antragsteller über die Schaltfläche Maske (Personendaten) zur Erfassung der nächsten Person. auf die erste Bei einer Gruppe wird davon ausgegangen, dass bestimmte Angaben (insb. zur Reise) auf alle Mitglieder zutreffen. Aus diesem Grund sind bestimmte Felder von den Angaben des ersten Antrags bereits vorbelegt, können jedoch bearbeitet werden. Mit der Schaltfläche kommt der Antragsteller auf eine Maske zur Bestätigung des definitiven Abschlusses. 7

8 Mit der Schaltfläche wird die Erfassung definitiv abgeschlossen. Auf der eingeblendeten Maske wird der Antragsteller dazu aufgefordert, das von ihm ausgefüllte Online-Antragsformular als PDF- Dokument herunterzuladen. Auf dem Antragsformular sind auch die Daten zum Online-Antrag, insbesondere die Online-Antragsnummer aufgeführt. Wichtig: Der Antragsteller hat das Antragsformular zwingend auszudrucken und zu unterschreiben. Es muss mit den restlichen Visumsunterlagen bei der zuständigen Schweizer Auslandsvertretung eingereicht werden (Art. 10, 11 und 19 Visakodex). Der Antragsteller hat den Ausdruck des PDF-Dokuments zu bestätigen. Erst danach kann er mit der Schaltfläche den Online-Visumantrag an ORBIS senden und abschliessen. Dazu wird ihm eine Bestätigung angezeigt, dass die Daten erfolgreich übertragen wurden. 8

9 2.3. Terminvereinbarung Falls für die zuständige Vertretung die Online-Terminvereinbarung aktiviert ist, erhält der Antragsteller beim erfolgreichen Abschluss des Online-Antrags eine automatisch generierte - Nachricht an die von ihm angegebene -Adresse. Eine vorgängige Registrierung ist nicht notwendig. Diese Nachricht enthält den Link auf die Online-Terminvereinbarung. Mit dem Öffnen des Links wird die Online-Terminvereinbarung gestartet (Kap Terminvereinbarung). 3. Online-Terminvereinbarung Bei der Online-Terminvereinbarung besteht die Möglichkeit bei der zuständigen Vertretung einen Termin zur Einreichung eines Visumantrags online zu vereinbaren Registrierung Durch die Wahl der Schaltfläche öffnet der Antragsteller die Terminvereinbarung. Aus Sicherheitsgründen muss er sich vorerst unter Angabe von Name und -Adresse registrieren (analog Kap Registrierung). Mit dem erfolgreichen Abschluss der Registrierung erhält der Antragsteller eine automatisch generierte -Nachricht an die von ihm angegebene -Adresse. Diese Nachricht enthält den Link auf die Online-Terminvereinbarung. 9

10 3.2. Terminvereinbarung Mit dem Öffnen des Links wird die Online-Terminvereinbarung gestartet. Es werden die vom aktuellen Zeitpunkt aus nächsten Termine angezeigt. Freie Termine sind hellblau dargestellt, bereits belegte Termine werden grau dargestellt. Ein Termin wird selektiert, indem einer der hellblauen Balken angeklickt wird. Mit den blauen Doppelpfeilen bei der Anzeige der aktuell angezeigten Woche kann im Kalender der Terminverwaltung vorwärts ( >> ) oder rückwärts ( << ) geschaltet werden. Mit < wird auf das aktuelle Datum gesprungen. Der Antragsteller kann auf dem Terminplan durch Anklicken einen freien Termin auswählen. Der ausgewählte Termin wird ihm auf der nächsten Maske Terminübersicht angezeigt. 10

11 Mit der Schaltfläche wir der Termin für den Antragsteller fix reserviert. Auf der Maske Terminbestätigung wird ihm der Termin bestätigt. Der Antragsteller kann die Terminbestätigung ausdrucken oder die Terminvereinbarung beenden. 11

12 4. Validierung in ORBIS Visumsanträge, welche online erfasst wurden, müssen weiterhin bei der zuständigen Schweizer Auslandsvertretung eingereicht werden. Dies erfordert in der Regel das persönliche Erscheinen, weil zusätzlich die biometrischen Daten des Antragstellers erfasst werden müssen Wurde ein Visumsantrag als zulässig erachtet und entgegengenommen, können die online erfassten Daten in ORBIS aufgerufen werden Aufrufen eines einzelnen Antrags Zu diesem Zweck ist in ORBIS in der Maske im Feld Quelle das Auswahlkästchen zu aktivieren. Danach ist der Antrag mit der Nummer des Online-Antrags im Feld zu suchen. Diese Nummer ist auf dem PDF-Antragsformular ersichtlich. Alternativ kann auch nach der Nummer des Reisedokuments gesucht werden. In der Trefferliste wird der entsprechende Antrag angezeigt. Durch Anklicken der Personendaten wird der gesamte Antrag in der Maske Grunddaten geöffnet. 12

13 Wurde im Online-Antrag unter dem Bestimmungsmitgliedstaat/Reiseziel anstelle der Schweiz ein anderer Schengen-Mitgliedstaat erfasst, wir das Feld Vertretung für automatisch mit diesem Staat vorbelegt. Die Angaben müssen vor der Freigabe in ORBIS überprüft und bei Bedarf geändert werden. Um einen Auftrag zur Erfassung der biometrischen Daten im BRC auszulösen, sind in den Datenfeldern der Rubrik Biometrie die gewünschten Optionsfelder auszuwählen. Zudem sind den Datenfeldern der Rubrik Gebühren die gewünschten Felder zur Erfassung der zu bezahlenden Visumsgebühr auszufüllen. Dieses Vorgehen erfolgt analog der bisherigen Bearbeitung eines Visumantrags in ORBIS. Nachdem die Grunddaten überprüft wurden, wird mit der Schaltfläche Antrags abgeschlossen. Das System generiert eine ORBIS-Antragsnummer. die Erfassung des Anschliessend müssen auf der Maske Formulardaten die restlichen Antragsdaten überprüft werden. Die vorhandenen Antragsdaten sind mit den Einträgen auf dem eingereichten Formular zu vergleichen und allenfalls anzupassen. Mit der Schaltfläche Antragsdaten abgeschlossen. wird die Überprüfung der Nach der Überprüfung der Formulardaten gelangt der Sachbearbeiter zur Maske Freigabe. Mit der Schaltfläche werden die Daten auf ihre Konformität mit ORBIS validiert und zur weiteren Bearbeitung freigegeben. Bei Gruppenanträgen muss der Sachbearbeiter zuerst die Grunddaten und die Formulardaten aller Mitglieder der Gruppe bearbeiten, bevor die Gruppe als Ganzes freigegeben wird. Auch hier besteht dasselbe Prinzip, dass alle Anträge im selben Status ( In Erfassung ) sein müssen, damit die Gruppe weiterbearbeitet werden kann. 13

14 Mit dem Aufrufen des Antrags der ersten Person erscheint der Antrag automatisch im Gruppenmodus. Die grüne Gruppen-Übersichtszeile mit dem Gruppensymbol und der Anzahl der Gruppenmitglieder wird angezeigt. Die weiteren Anträge der Gruppe müssen in der Folge mit der Suchfunktion aufgerufen werden Anzeige der für die zuständige Vertretung eingereichten Anträge In ORBIS können auch alle online eingegangenen Visumanträge der Vertretung aufgerufen werden. Zu diesem Zweck ist in ORBIS in der Maske im Feld Quelle das Auswahlkästchen zu aktivieren. Danach ist im Feld Amtsstelle die zuständige Vertretung auszuwählen. Im Feld Status ist Eingegangen auszuwählen. Die bei der Vertretung eingegangenen und noch nicht validierten Anträge werden angezeigt und können gemäss dem unter 4.1. beschriebenen Vorgehen validiert werden. Bern, May