Durchführung des Case Managements Leitfaden des Personalamts

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1 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 1 Durchführung des Case Managements Leitfaden des Personalamts Stand Vorbemerkung Dieser Leitfaden dient als Orientierung für die Durchführung von Case Management in der kantonalen Verwaltung. Die Direktionen legen die direktionsinterne Organisationsstruktur und die Prozesse für das Case Management fest. Sie sind befugt, Kompetenzen an Amtsstellen zu delegieren. Verbindliche Vorgaben im Prozess sind im Text fett markiert. Zugunsten der Lesbarkeit werden nur die Direktionen erwähnt; auf den Zusatz oder die von ihnen ermächtigten Amtsstellen wird verzichtet. Die Direktionen können diesen Leitfaden selber bezüglich der direktionsinternen Zuständigkeiten anpassen. 1. Unfall- oder Absenzmeldung und Erstabklärung Die Mitarbeitenden melden sich im Krankheitsfall oder nach einem Unfall so rasch als möglich bei ihren Vorgesetzten. Das einzureichende Arztzeugnis muss neben dem Grad der Arbeitsunfähigkeit auch die voraussichtliche Dauer der Absenz enthalten. Gegebenenfalls ist ein detailliertes Arztzeugnis* einzuholen. Während der krankheits- oder unfallbedingten Abwesenheit halten die Vorgesetzten und/oder der Personaldienst Kontakt zu den Mitarbeitenden. Zeichnet sich eine längere vollständige oder teilweise Arbeitsunfähigkeit ab, ist die Errichtung eines Case Managements zu prüfen. Eine Fallbegleitung sollte spätestens nach zwei Monaten Absenz in Erwägung gezogen werden. Auch bei anhaltender gesundheitsbedingter Verminderung der Leistung ist ein Case Management zu prüfen: Die Durchführung eines Case Managements setzt nicht in jedem Fall eine längere Absenz voraus. Bei gewissen Krankheiten kann die Leistung beeinträchtigt werden, ohne dass die Mitarbeitenden von der Arbeit fern bleiben. In solchen Fällen ist ein Mitarbeitergespräch und bei Bedarf eine Mitarbeiterbeurteilung durchzuführen sowie eine Fallbeglei-

2 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 2 tung in Betracht zu ziehen. Die Absenz infolge Krankheit oder Unfall von mehr als zwei Monaten wird von der zuständigen Stelle der Direktion im PULS erfasst. 2. Triage Die zuständigen Personalverantwortlichen der Direktionen prüfen zusammen mit den Vorgesetzten eine Fallbegleitung. In folgenden Fällen ist ein Case Management gar nicht oder nur unter gewissen Voraussetzungen angebracht: Kein Zugang zu Case Management Mitarbeitende mit einer Hauptbeschäftigung bei einem oder mehreren anderen Arbeitgebern haben keinen Anspruch auf eine Fallbegleitung. Die Fallbegleitung kann nach Einstellung der Lohnfortzahlung nicht mehr angeboten oder weitergeführt werden. Eingeschränkter Zugang zu Case Management Mitarbeitende, die kurz vor der Pensionierung (ordentliche Entlassung altershalber) stehen, haben in der Regel keinen Zugang zu einer Fallbegleitung. Ausnahmen sind in begründeten Fällen möglich. Mitarbeitende, deren (kumulierter) Beschäftigungsgrad beim Kanton kleiner als 25 % ist, haben in der Regel keinen Anspruch auf eine Fallbegleitung. Bei drohender Notlage kann ihnen trotzdem ein Case Management gewährt werden. Wenn die gesundheitliche Beeinträchtigung oder die Diagnose eine Wiedereingliederung aus medizinischer Sicht nicht mehr zulässt, ist das eigentliche Ziel eines Case Managements, nämlich die Reintegration, nicht erreichbar. Hier ist im Einzelfall zu prüfen, ob eine Fallbegleitung dennoch angebracht ist. Die Direktion entscheidet über die Durchführung einer Fallbegleitung. Zwar besteht kein Anspruch auf ein Case Management. In komplexen Situationen, in der sich mehr als nur rein medizinische Fragen stellen und keiner der Ausschlussgründe zum Tragen kommt, wird eine Fallbegleitung jedoch empfohlen. Eventuell ist zur Klärung der Frage, ob im konkreten Fall ein Case Management sinnvoll wäre, eine vertrauensärztliche Untersuchung angezeigt. Die Mitarbeitenden werden über die Möglichkeit eines Case Managements und das damit verbundene Vorgehen informiert. Im Hinblick auf ihre Schadensminderungspflicht im Rahmen ihrer Treuepflicht sind die Mitarbeitenden verpflichtet, an einem Case Management teilzunehmen und mitzuwirken, sofern nicht nachvollziehbare Gründe dagegen sprechen.

3 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 3 Ein unbegründeter Verzicht auf dieses Unterstützungsangebot kann eine Kürzung der Lohnfortzahlung zur Folge haben. 3. Auswahl des Case Managers, Erstgespräch, Offerte, Auftragserteilung Die Direktion wählt den Case Manager selber aus; ausgenommen sind Unfälle, bei denen die Unfallversicherung ein Case Management einrichtet. Das Personalamt, genauer die Koordinationsstelle Case Management stellt hierfür eine Liste von empfohlenen Case Management- Anbietern* zur Verfügung. Die Direktion knüpft möglichst rasch den Erstkontakt zur Case Managerin und informiert sie über die organisationsspezifischen Gegebenheiten und Anforderungen. Weiter schildert sie ihr die Situation der oder des zu begleitenden Mitarbeitenden und das Ziel der Fallbegleitung. In einem Erstgespräch zwischen dem Case Manager und der oder dem Mitarbeitenden stellt der Case Manager sich und seine Vorgehensweise vor. Entscheidet sich die oder der Mitarbeitende in der Folge für eine Fallbegleitung, hat sie bzw. er zusätzlich zur Vollmacht an die Case Managerin eine entsprechende Einwilligungserklärung zuhanden des Personaldossiers zu unterzeichnen. Verzichtet sie bzw. er auf ein Case Management, hat sie bzw. er dies in einer Verzichtserklärung schriftlich zu bestätigen und zu begründen. Sollte es nach dem Erstgespräch nicht zu einem Auftrag kommen, sehen die Allgemeinen Vertragsbestimmungen vor, dass das Erstgespräch ohne Kostenfolge bleibt. Es empfiehlt sich ohnehin, das Vorgehen und die Kostenregelung bis zum Vorliegen der detaillierten Offerte mit dem Case Manager zu klären. Die Direktion holt vor der Auftragserteilung eine Offerte beim Case Management Anbieter ein, vorzugsweise verbunden mit einem Kostendach. Oft ist es zweckmässig, die Offerte 2- teilig zu gestalten: Zunächst wird vom Case Management Anbieter lediglich die Standortbestimmung (Assessment) offeriert und nach entsprechendem Auftrag durchgeführt. Die ausführliche Standortbestimmung ermöglicht in der Folge, den Aufwand für das weitere Vorgehen (Zielvereinbarung, Massnahmenplan und Umsetzung) besser abschätzen und offerieren zu können. Die Direktion erteilt dem Case Management Anbieter den Auftrag für die konkrete Fallbegleitung. Das Personalamt stellt Muster für Einzelverträge* und Allgemeine Vertragsbestimmungen* zur Verfügung. Zeichnet sich eine Überschreitung des Kostendachs ab, hat die Case Managerin die Pflicht, den Auftraggeber rechtzeitig zu informieren, damit ein Folgeauftrag erteilt werden kann.

4 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 4 4. Fallbegleitung Der Case Manager wirkt darauf hin, dass die oder der Mitarbeitende möglichst rasch an den bisherigen, allenfalls angepassten Arbeitsplatz zurückkehren oder eine neue Arbeitsstelle besetzen kann und dass das Arbeitsverhältnis nicht wegen Invalidität ganz oder teilweise aufgelöst werden muss. Dazu koordiniert er die Anstrengungen der verschiedenen Anspruchsgruppen in Richtung Reintegration nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch bezüglich medizinischer Betreuung, bei Versicherungen und im sozialen Umfeld. Methodisch hält er sich an den klassischen Case Management Prozess, zu welchem nach dem Erstgespräch eine Standortbestimmung (Assessment), eine Zielvereinbarung, die Massnahmenplanung, die Durchführung und Leistungssteuerung sowie eine abschliessende Evaluation gehören. Die Case Managerin hält die Vorgesetzten und die Verantwortlichen vom Personaldienst über den Fallverlauf auf dem Laufenden und dokumentiert sie gemäss den Minimal Standards zur CM-Falldokumentation*. Es empfiehlt sich, bereits bei der Auftragserteilung die Häufigkeit der Berichterstattung und Rechnungsstellung zu vereinbaren. Die Direktion prüft die eingehenden Rechnungen materiell, visiert sie, versieht sie mit der entsprechenden Fallnummer (Direktion/Amt/Jahr/Fallnummer(3-stellig)/Rechnungsnummer(2- stellig)), anonymisiert sie und leitet sie an die Koordinationsstelle Case Management zur Bezahlung weiter. Die Besonderheiten der Lohnfortzahlung sind in einem entsprechenden Merkblatt* festgehalten: Merkblatt für Case Management-Anbieter: Besonderheiten der Lohnfortzahlung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei Krankheit und Unfall in der kantonalen Verwaltung Die Unterlagen zum Fall (insbesondere CM-Vertrag, Assessment-Bericht, Zielvereinbarung, Massnahmenplan und Abschlussbericht) sind in einem separaten Dossier und nicht im Personaldossier abzulegen. Dokumente, welche für das Arbeitsverhältnis unmittelbar von Bedeutung sind, wie beispielsweise das Arztzeugnis oder die Verfügungen der IV oder der BVK gehören ins Personaldossier und sind dem Falldossier lediglich in Kopie beizulegen. 5. Zusammenarbeit mit BVK / SVA/IV / AXA Winterthur / SUVA Die zuständigen Personalverantwortlichen der Direktionen stellen sicher, dass in der Regel vier bis sechs Monaten seit Beginn der Arbeitsunfähigkeit eine vertrauensärztliche Untersuchung bei der BVK (Pensionskasse) eingeleitet wird und die IV-Anmeldung erfolgt ist.

5 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 5 Die Details dazu sind in separaten Merkblättern* geregelt: Merkblatt für Case Management-Anbieter: Besonderheiten der Zusammenarbeit mit der BVK vor dem Hintergrund des CM-Konzepts des Kantons Zürich Merkblatt für Case Management-Anbieter: Besonderheiten der Zusammenarbeit mit der SVA/IV vor dem Hintergrund des CM-Konzepts des Kantons Zürich Merkblatt für Case Management-Anbieter: Besonderheiten der Zusammenarbeit mit den Unfallversicherern (AXA Winterthur bzw. SUVA) vor dem Hintergrund des CM-Konzepts des Kantons Zürich 6. Abschluss und Auswertung Das Case Management endet mit der (vollständigen oder teilweisen) stabilen Reintegration am bisherigen oder einem neuen Arbeitsplatz der Stabilisierung einer kritischen Arbeitssituation mit Leistungsbeeinträchtigung der (Teil-)Invalidisierung bzw. Berentung der Auflösung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber oder die/den Mitarbeitende/n dem Abbruch des CM durch den Arbeitgeber oder die/den Mitarbeitende/n Der Abschluss des Case Managements ist für alle Beteiligten klar zu deklarieren, vorzugsweise mit einem Abschlussgespräch, an dem alle Beteiligten einen Abgleich zwischen den vereinbarten Zielen und dem tatsächlich Erreichten vornehmen. Mit dem Abschluss ist auch das Betreuungsverhältnis zwischen der oder dem Mitarbeitenden und der Case Managerin beendet. Unter Umständen kann es angezeigt sein, den Mitarbeitenden im Nachgang noch ein einzelnes Gespräch mit dem Case Manager zu gewähren. Um Rückfälle zu verhindern, ist es von grosser Bedeutung, dass die Vorgesetzten die nach einer längeren Krankheit oder nach einem Unfall wieder an den Arbeitsplatz zurück gekehrten Mitarbeitenden über einen längeren Zeitraum begleiten, beobachten und unterstützen. Nach Fallabschluss empfiehlt es sich, die Qualität der Fallbegleitung bzw. die Zufriedenheit der einzelnen Anspruchsgruppen mit der Case Managerin zu überprüfen, beispielsweise mittels Fragebogen* der Koordinationsstelle Case Management. Die daraus gewonnenen Erkenntnis-

6 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 6 se ermöglichen eine kontinuierliche Qualitätsentwicklung bezüglich des Prozesses und der Zusammenarbeit mit den CM-Anbietern. 7. Fragen und Auskünfte Für Fragen im Zusammenhang mit dem Case Management steht die Koordinationsstelle Case Management unter Tel oder Mail cm@pa.zh.ch gerne zur Verfügung. Die im Text erwähnten und mit einem * versehenen sowie weitere Musterdokumente finden sich unter FINANZDIREKTION Personalamt