Der ultimative Leitfaden zum Kauf von Business Analytics

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1 Der ultimative Leitfaden zum Kauf von Business Analytics So bewerten Sie eine BI-Lösung für Ihr kleines bzw. mittelständisches Unternehmen: Welche Fragen Sie stellen und wonach Sie Ausschau halten sollten Copyright 2013 Pentaho Corporation. Weitergabe erlaubt. Alle Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Aktuelle Informationen finden Sie auf unserer Website unter pentaho.com.

2 Inhalt Inhalt... 2 Zusammenfassung... 3 Was ist Business Analytics und wofür wird es benötigt?... 3 Fünf Dinge, die bei der Bewertung einer BI-lösung berüksichtight werden müssen... 3 Zusammenfassung... 8 Sind Sie bereit, einen Kauf zu tätigen?... 9 PENTAHO 2

3 Zusammenfassung Kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) stehen nur in geringerem Umfang finanzielle Mittel, technische Ressourcen und Zeit für die Bereitstellung einer Lösung zur Verfügung. Obwohl auf dem Markt eine breite Palette an Business Intelligence (BI)-Lösungen angeboten wird, entsprechen viele von diesen nicht dem Bedarf von KMU. Dieses Weißbuch erörtert die spezifischen Bedürfnisse von KMU, die Vor- und Nachteile verschiedener BI-Lösungen sowie eine Prüfliste zur Bewertung dieser Lösungen. Wenn Ihr Unternehmen die Auswahl von BI-Produkten eingrenzt, zeigt dieses Dokument Dinge auf, die von den meisten Business Intelligence-Anbietern verschwiegen werden, und veranschaulicht spezifische BI-Erwägungen, die Sie bewerten, sowie Fragen, die Sie über das BI-Produkt Ihrer Wahl stellen müssen. Was ist Business Analytics und wofür wird es benötigt? Business Analytics ist ein Sammelbegriff, der sich auf eine Reihe von Softwareanwendungen bezieht, die zur Analyse der Rohdaten eines Unternehmens dienen. Diese Anwendungen umfassen Datenanalyse, Unternehmens- und Betriebsberichte, Dashboards sowie Data Mining-Analysen Unternehmen verwenden BI, um die Entscheidungsprozesse zu verbessern und neue Geschäftschancen zu identifizieren. Wozu benötigen KMU Business Intelligence? Aus dem gleichen Grund, aus dem große Unternehmen diese benötigen um mehr über die Unternehmensleistung zu erfahren und die eigene Strategie besser umzusetzen. Aufgrund des großen Wachstums und der schlanken organisatorischen Strukturen ist für KMU jedoch ein anderer BI-Ansatz erforderlich. Für diese Unternehmen ist es wichtig, bei ihrer Kaufentscheidung einige gundsätzliche Fragen zu berücksichtigen. Fünf Dinge, die bei der Bewertung einer BI-Lösung berücksichtight werden müssen 1. SOFTWARE-ANSCHAFFUNGSKOSTEN Für KMU ist in den meisten Fällen der Preis einer der Schlüsselfaktoren bei der Bewertung von Softwarelösungen. KMU sind nicht in der Lage, die hohen Einstiegspreise zu bezahlen, die heutzutage für viele BI-Lösungen auf dem Markt verlangt werden. Bezüglich Softwarelizenzkosten sind üblicherweise zwei Arten von Gebühren zu berücksichtigen: > Vorab zu zahlende konstante Lizenzkosten > Laufende Support- und Wartungskosten Die meisten BI-Anbieter erheben beide Gebühren, mit Ausnahme von BI-Unternehmen, die kommerzielle Open Source-Lösungen oder Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen mit einem abonnementbasierten Preismodell anbieten. Für ein abonnementbasiertes Preismodell sind keine übermäßig hohen, vorab zu zahlenden Lizenzgebühren erforderlich. Darüber hinaus variieren die Messmethoden für die Preis-ermittlung bei den verschiedenen BI-Anbietern. Abhängig vom Anbieter wird üblicherweise eines der folgenden Preismodelle verwendet: > Anwenderbasiertes Preismodell > Serverbasiertes Preismodell > Eine Kombination aus server- und anwenderbasiertem Preismodell Bei einem anwenderbasierten Preismodell sehen sich Unternehmen jedes Mal dann zusätzlichen Kosten ausgesetzt, wenn sie dem BI-Anwenderstamm neue Anwender hinzufügen. Da der Erfolg einer BI-Initiative in hohem Maß von einer umfassenden Übernahme und Verwendung von Dashboards, Berichten und Analysen abhängig ist, ist es von entscheidender Bedeutung, dass so viele Mitarbeiter wie möglich einen Zugriff erhalten. BI-Tools, die ein anwender- PENTAHO 3

4 basiertes Preismodell verwenden, können den Erfolg der Implementierung und Übernahme beeinträchtigen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, ein geeignetes Tool mit einem passenden Preismodell auszuwählen. ein breites Spektrum an Kompromissen, um die Zeit bis zur Inbetriebnahme zu verkürzen. Einige Lösungen müssen von Anfang an erstellt werden, andere hingegen bieten Komponenten, die Sie nutzen können, um die Amortisierung zu beschleunigen. Ein serverbasiertes Lizenzierungsmodell ist für BI wesentlich besser geeignet, da es Unternehmen ermöglicht, einer größeren Anzahl von Mitarbeitern kostengünstig einen Zugriff einzurichten. Unternehmen, die ein serverbasiertes Preismodell verwenden, können BI unter einer beliebigen Anzahl von Mitarbeitern verbreiten, die von den Servern unterstützt wird, ohne dass dafür zusätzliche Gebühren anfallen. Um die Nützlichkeit und die Rendite der BI zu verbessern, bietet Pentaho erschwingliche Abonnements und serverbasierte Preismodelle ohne vorab anfallende oder von der Anwenderzahl abhängige Lizenzgebühren. Ein serverbasiertes Lizenzierungsmodell ist für BI wesentlich besser geeignet, da es Unternehmen ermöglicht, einer größeren Anzahl von Mitarbeitern kostengünstig einen Zugriff einzurichten. IHRE PRÜFLISTE FÜR DEN KAUF: 1. Gibt es vorab anfallende, konstante Lizenzkosten? 2. Wie hoch sind die jährlich anfallenden Kosten für Wartung und Support? Steigen die Wartungskosten ab dem zweiten Jahr? 3. Welches Preismodell wird verwendet: server- oder anwenderbasiert? 2. LÄNGE DES RENDITEZYKLUS Für KMU zählt bei Investitionen in der Regel eine schnelle Amortisierung. In manchen Fällen in bis zu wenigen Wochen. Leider lässt sich Plug-and-Play bei BI nicht ohne weiteres verwirklichen. Für jede BI- Lösung, die Sie auswählen, ist ein bestimmtes Ausmaß an Vorbereitung erforderlich, bevor Daten für Business Analytics-Zwecke. Dies gilt gleichermaßen für On-Demand-Lösungen sowie verwendet werden können für Legacy-Lösungen. Für BI gibt es jedoch So erweisen sich zum Beispiel BI-Lösungen nach dem SaaS-Modell trotz der behaupteten umgehenden Produktivität durch Bereitstellen der notwendigen Ressourcen zum internen Hosten und Verwalten der Anwendung aus Datenperspektive als mindestens ebenso ressourcenintensiv wie herkömmliche BI- Lösungen. Vor dem ursprünglichen Upload müssen Daten vorab verarbeitet und bereinigt werden. Dieser Prozess erfordert erheblichen internen Aufwand durch eine Person, die mit den Daten vertraut ist. Gleichermaßen werden herkömmliche BI-Lösungen, die von großen Anbietern zur Verfügung gestellt werden, um komplexe Datenmodelle und Data Warehouse-Methoden herum gebaut, für deren vollständige Entwicklung Monate oder sogar Jahre benötigt werden. Um die Länge des Renditezyklus für eine BI-Lösung korrekt zu ermitteln, müssen einige Faktoren berücksichtigt werden: > Produktivitäts-Tools Die schnelle Installation und Bereitstellung von BI ist ohne einen agilen Design- und Entwicklungsansatz unmöglich. PENTAHO 4

5 Pentaho ermöglicht Ihnen, eine einzigartige, agile BI-Design-Umgebung zu nutzen, um auf Datenquellen zuzugreifen und Ergebnisse schnell zu visualisieren, so dass Sie Ihr BI-Projekt um mehrere Größenordnungen beschleunigen können. Ein Wasserfallansatz, bei dem zunächst umfassende Data Warehouse-Modelle gebaut werden, anschließend spezifischer Code zum Extrahieren, Umformen und Laden der Daten in das Warehouse programmiert wird und schließlich BI- Anwendungen gebaut werden, um Berichte und Visualisierungen aus diesen Daten zu erstellen, ist eine zeitaufwendige Methode. Während herkömmliche BI-Lösungen die Entwicklung von proprietären Datenmodellen und hohe Vorab- Investitionen in Data Warehousing-Methoden erfordern, wählt Pentaho für BI-Implementierungen einen anderen Ansatz. Pentaho ermöglicht Ihnen, eine einzigartige, agile BI-Design-Umgebung zu nutzen, um auf Datenquellen zuzu- greifen und Ergebnisse schnell zu visualisieren, so dass Sie Ihr BI-Projekt um mehrere Größenordnungen beschleunigen können. > Technische Expertise erforderlich Während herkömmliche Anbieter schlanke Versionen ihrer Produkte für Großunternehmen zu Preisen anbieten, die für KMU erschwinglich sind, wurden diese jedoch nicht spezifisch für den KMU-Markt entworfen. In der Realität bedarf es mehrerer Monate und eines externen Teams, um ein Produktionssystem zum Laufen zu bringen. Für Wartung und Aktualisierung müssen ebenfalls externe Ressourcen beschafft werden. Ebenfalls ist zu beachten, dass viele der auf dem Markt erhältlichen reinen Datenermittlungs- und Visualisierungs-Tools, obwohl sie eine schnelle und eigenständig bedienbare BI versprechen, keine SB-Schnittstelle zu den Daten bieten. Damit solche Lösungen Geschäftsanwender wirklich in die Lage versetzen, selbstständig zu arbeiten, ist im Hintergrund eine IT-Abteilung erfor- derlich, die die Vorbereitung, Integration, Konsolidierung und Bereinigung von Daten übernimmt, bevor diese für BI-Zwecke verwendbar sind. Bei Pentaho besteht kein Bedarf an besonderer technischee Expertise. Intuitive Authoring-Umgebungen und webbasiertes Design können einfach konfiguriert und bereitgestellt werden, ohne dass spezifische Programmierung, extensive Datenmodellierung oder Data Warehouse-Kenntnisse erforderlich sind. Bei Nutzung der vollständig interaktiven visuellen Schnittstelle von Pentaho kann ein Business Analyst an einem Tag leistungsfähige Datenermittlungs- und Analyseansichten erstellen. IHRE PRÜFLISTE FÜR DEN KAUF: 1. Wie viel Zeit wird für den Zugriff auf Daten sowie die Vorbereitung und Nutz barkeit von Daten für BI-Zwecke benötigt? 2. In welchem Umfang werden technische Ressourcen benötigt, um Ihren Entscheidungsprozess zu unterstützen? 3. Welche Tools stehen für Geschäftsanwender zur Verfügung? Ist das Erreichen der Datenquellen neben den Endanwender-Tools ebenfalls eine eigenständige Aufgabe für Geschäftsanwender? PENTAHO 5

6 Pentaho Business Analytics vermeidet, dass Sie auf eine proprietäre Datenquelle angewiesen sind. 3. MÖGLICHKEIT ZUR SCHNELLEN ANPASSUNG AN GESCHÄFTLICHE ÄNDERUNGEN BI-Projekte sind keine einmaligen Projekte, die nur zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt werden. Mit der Änderung der geschäftlichen Dynamik und dem Aufkommen neuer Anforderungen sind Geschäftsanwender auf die Möglichkeit angewiesen, neue Schlüsselkennzahlen (Key Performance Indicators KPIs) und Datenquellen hinzuzufügen oder die Dimensionen zu ändern, nach denen sie ihre Kennzahlen ermitteln. > Wachsende Datenquellen Mit der Änderung der BI-Anforderungen bspw. in Folge von Fusionen und Übernahmen sowie der Konsolidierung verschiedener Geschäftsbereiche ändern sich auch die zugrundelie- genden Datenquellen. Eine Business Analytics-Lösung muss neutral und offen für verschiedene Datenquellen sein, um bei Änderungen schnell angepasst werden zu können. > Änderung von Daten oder Metriken Nachdem Daten hochgeladen und in Analysen, Berichten oder Dashboards eingebaut wurden, bleiben diese nicht statisch. BI-Lösungen, die nicht über integrierte ETL- und BI-Entwicklungsumgebungen verfügen, erfordern einen schwerfälligen und zeitaufwendigen Änderungsma- nagement-prozess zum Einarbeiten von Datenänderungen. Das gleiche Problem tritt auf, wenn Unternehmen Datenflüsse ändern möchten, um neue geschäftliche Metriken und KPIs zu berücksichtigen. Stellen Sie sich eine Analyse des Kundenkaufverhaltens vor, die erweitert werden muss, um Ansichten nach Regionen, Produkten und Kampagnen aufzunehmen. Dies erfordert die Überarbeitung der Datenintegrationsabläufe zur Einbeziehung neuer Datensätze, das Schreiben eines neuen Satzes von SQL-Programmen und sogar das Aktualisieren dimensionaler Datenmodelle für detailliertere Datenansichten. Das vollständig integrierte Business Intelligenceund Datenintegrationsprodukt von Pentaho ist von Grund auf so aufgebaut, dass eine zügige Bereitstellung möglich ist. Die integrative Natur von Pentaho BI ermöglicht Änderungen an Datenintegrationsabläufen, wie das Hinzufügen neuer Datenquellen und die Aktualisierung von Datentransformationsregeln, um automatisch neue Berichte und Analyseansichten zu erstellen. Aus diesem Grund werden für das Änderungsmanagement im Vergleich zu anderen disparaten und nicht-integrierten Tools wesentlich weniger Zeit und Ressourcen benötigt. Pentaho BI vermeidet, dass Sie auf eine proprietäre Datenquelle angewiesen sind. Bei Pentaho können Ihre Daten in beliebigen Quellen, Gestalten oder Formaten vorliegen. Dank der Fähigkeit zur umfassenden Anbindung an sämtliche RDBMs, Datenwürfel, Data Warehouses, Data Marts, analytischen Datenbanken, NoSQL-Quellen, XML, Webdiensten, Cloud-Diensten, CSV, flache Dateien und selbst Anwendungen wie SFDC und Google Analytics ermöglicht Pentaho Ihnen die schnelle Anpassung an geschäftliche Änderungen ohne intensive Einbeziehung von IT. IHRE PRÜFLISTE FÜR DEN KAUF: 1. Können Sie vorhandene Datenquellen anschließen oder sind Sie bei der Lösung auf spezifische Datenbanken oder Data Warehouses angewiesen? 2. Wie schnell können Sie eine neue Datenquelle hinzufügen? 3. Wie leicht lassen sich neue Metriken und Berechnungen hinzufügen? PENTAHO 6

7 4. PLANUNG FÜR STEIGENDE ANWENDERZAHLEN Der Erfolg einer BI-Implementierung hängt in hohem Maß von weit verbreitetem Zugriff und umfassender Anwendung ab. In der Vergangenheit wurden Berichterstattung über ein Unternehmen und Datenanalyse durch eine kleine technische Einheit innerhalb des Unternehmens durchgeführt. Dies hat sich geändert. Erfolgreiche BI-Umgebungen werden auf immer mehr Mitarbeiter im Unternehmen ausgeweitet. Um eine erfolgreiche und weit verbreitete Übernahme zu erreichen, müssen Sie einige Dinge berücksichtigen: Der Erfolg einer BI-Implementierung hängt in hohem Maß von weit verbreitetem Zugriff und umfassender Anwendung ab. > Automatisch steigende Lizenzkosten Ein anwenderbasiertes Preis- und Lizenzierungsmodell kann das Anwenderwachstum aus finanziellen Gründen beschränken. Bedauerlicherweise erfolgt die Lizenzierung bei der Mehrzahl der BI-Lösungen anwenderabhängig, wobei die Gebühren eine Höhe von bis USD pro Anwender erreichen können. Da diese Kosten für viele Unternehmen unerschwinglich sind, erhalten oftmals nur wenige Mitarbeiter den Zugriff auf die BI-Lösung. Die übrigen Mitarbeiter sind auf vorgefertigte Berichte von IT angewiesen, wodurch IT zu einem Engpass wird und Anwender gezwungen werden, Entscheidungen ohne Rücksicht auf Daten zu treffen. Pentaho verwendet serverbasierte Lizenzierung, so dass Sie bei Wachstum Ihres Unternehmens einer beliebigen Anzahl von Anwendern einen Zugriff zur Verfügung stellen und die Anwenderzahl flexibel erhöhen können, ohne dass zusätzliche Gebühren anfallen. > Benutzerfreundlichkeit für Endanwender Eine erfolgreiche BI-Implementierung wird von möglichst vielen geschäftlichen Entscheidungsträgern übernommen. Geschäftsleute haben in der Regel keinen technischen Hintergrund. Während einige Anbieter von Datenermittlungsund SaaS-BI benutzerfreundliche Schnittstellen für Geschäftsanwender zur Verfügung stellen, ist dies bei anderen, insbesondere bei Anbietern von herkömm- licher BI, nicht der Fall. Der Ansatz von herkömmlichen BI-Anbietern besteht darin, die gleichen komplexen Tools zu Preisen für KMU anzubieten. Dieser Ansatz funktioniert jedoch nicht, da das Design der Tools nicht auf den gelegentlichen Geschäftsanwender ausgerichtet ist. Pentaho bietet eine einheitliche, webbasierte Schnittstelle zum Zugriff auf sowie, zur Erstellung und zur Freigabe von Business Intelligence jeglicher Art, einschließlich Berichten, Analyseansichten und Dashboards. Durch den intuitiven und webbasierten Zugriff auf die Daten wird gewährleistet, dass Ihre BI-Lösung von allen Ihren Anwendern weithin übernommen wird. Pentaho wird heutzutage von zahlreichen gelegentlichen Geschäftsanwendern wie Ärzten, Immobilienmaklern, Geschäftsleitern, Hotelmanagern, Lieferkettenmanagern, Versicherungsexperten, Versicherungsmaklern usw. verwendet. IHRE PRÜFLISTE FÜR DEN KAUF: 1. Wer benötigt den BI-Zugriff? Sind Sie darauf angewiesen, in Zukunft den Zugriff zu erweitern? 2. Müssen Sie für jeden weiteren BI-Anwender extra zahlen?? 3. Wie viel Training ist notwendig, damit Endanwender selbstständig arbeiten können? 4. Wie schnell können Anwender die Lösung übernehmen, nachdem diese erstellt wurde?? PENTAHO 7

8 5. EINFACE INTEGRATION MIT ANDEREN ANWENDUNGEN Bei der Bewertung Ihrer Bi-Optionen kommt es darauf an sicherzustellen, dass der von Ihnen gewählte Anbieter Möglichkeiten zur Verbesserung und Erweiterung der Lösung zur Verfügung stellt. Proprietäre Tools erfordern einen hohen finanziellen Aufwand sowie hochspezialisierte Berater zur Ermöglichung der Produktintegration. Mit erweiterbaren APIs und einer Plug-in-Architektur wird gewährleistet, dass Ihre BI-Lösung einfach mit anderen Softwareprodukten integriert werden kann, um heutigen und zukünftigen Erfordernissen zu genügen. So kann zum Beispiel BI zur Berichterstellung und Analyse von CRM-Daten in die Anwendung eingebettet werden, um eine nahtlose Benutzerschnittstelle zur Verfügung zu stellen. Eine offene und standardbasierte Plug-in-Architektur gewährleistet, dass die Integration einfach erreicht werden kann. IHRE PRÜFLISTE FÜR DEN KAUF: 1. Sind Sie darauf angewiesen, Business Analytics in andere Geschäftsanwendun gen zu integrieren?? Zusammenfassung Für KMU steht eine Vielzahl an BI-Optionen zur Auswahl bereit. Eine nähere Betrachtung der verschiedenen auf dem Markt verfügbaren BI-Lösungen verdeutlicht die jeweiligen Vor- und Nachteile. Das richtige Modell hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens, von den vorhandenen Kompetenzen und von den Entscheidungsprozessen ab. Die Vergleichstabelle zu BI-Anbietern verdeutlicht die wichtigsten Unterschiede zwischen den verschiedenen Typen von BI-Anbietern. Pentaho Business Analytics ist eine offene und moderne Plattform, die vollständig auf Java-APIs aufbaut. Aufgrund dieser Offenheit konnte Pentaho erfolgreich in alle möglichen Softwareanwendungen für Unternehmen eingebettet werden. Die Fähigkeit zur Einbettung, die Leichtigkeit der Integration und die Erweiterbarkeit von Pentaho BI machen diese zur idealen Wahl für Sie und Ihr im Wachstum begriffenes Unternehmen, das aug Integration mit anderen Softwarelösungen und -anwendungen für Unternehmen angewiesen ist. 2. Welche APIs sind im Lieferumfang Ihrer BI- Lösung enthalten? PENTAHO 8

9 PENTAHO ENTERPRISE OPEN SOURCE HERKÖMMLICH DATENERMITT- LUNG SAAS SOFTWARE- ANSCHAFFUNGS- KOSTEN $ $$* $$$$ $$$ $$ LÄNGE DES RENDITEZYKLUS r r r r r r r r r r r MÖGLICHKEIT ZUR ANPASSUNG AN ÄNDERUNGEN Agile BI: Aktualisierungen von Daten und Metriken sind sofort in Berichten / Analysen sichtbar Programmieren erforderlich Änderungen erfordern drei bis sechs Monate Schnell, solange Daten in einer Quelle (üblicherweise Excel) zur Verfügung stehenl Schneller Start, umständlich bei Änderungen ERHÖHUNG DER ANWENDERZAHL Keine zusätzlichen Kosten je Anwender Hohe Anzahl von Endanwendern SB-Tools für Endanwender müssen von Anfang an entwickelt werden, Software-Entwicklungslabor erforderlich (Kostspielige) Gebühren pro Anwender Geringe Anzahl von Endanwendern (Kostspielige) Gebühren pro Anwender Hohe Anzahl von Endanwendern (Kostspielige) Gebühren pro Anwender Mittlere Anzahl von Endanwendern SCHWIERIGKEITS- GRAD DER INTEGRA- TION MIT ANDEREN APPLIKATIONEN Einfach Einfach Schwierig; proprietär Schwierig; proprietär Schwierig; proprietär * Umfasst Kosten für Entwicklung, Test, Versionsmanagement und andere Kosten in Verbindung mit Open Source. PENTAHO 9

10 Global Headquarters Citadel International - Suite Hazeltine National Dr. Orlando, FL 32822, USA tel fax Vertrieb (USA und Weltweit) 353 Sacramento Street, Suite 1500 San Francisco, CA 94111, USA tel Gebührenfrei Erfahren Sie mehr über Pentaho Business Analytics pentaho.de/contact +1 (866) Vereinigtes Königreich, Übriges Europa, Naher Osten, Afrika London, Großbritannien tel Gebührenfrei (UK) FRANKREICH Niederlassung - Paris, Frankreich tel Gebührenfrei (Frankreich) DEUTSCHLAND, ÖSTERREICH, SCHWEIZ Niederlassung - Frankfurt, Deutschland tel +49(0)89 / Gebührenfrei (Deutschland) BELGIEN, NIEDERLANDE, LUXEMBURG Niederlassung - Antwerpen, Belgien tel Gebührenfrei (Belgien) Copyright 2013 Pentaho Corporation. Redistribution permitted. All trademarks are the property of their respective owners. For the latest information, please visit our web site at pentaho.com.