ROTARY. IN AKTION Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen

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1 ROTARY IN AKTION Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen

2 Der Auftrag von Rotary International Der Auftrag von Rotary International, besteht darin, durch den ehrenamtlichen Einsatz seiner Mitglieder führenden Vertretern der Geschäfts- und Berufswelt und der Kommune anderen zu helfen, für Integrität einzutreten und einen Beitrag zu internationaler Verständigung, gutem Willen und Frieden zu leisten.

3 Inhalt Einführung 1 Bedarfsanalysen im Gemeinwesen 3 Wahl eines Projekts 5 Planung 7 Zusammenarbeit mit Partnern 9 Beschaffung von Finanzmitteln 11 Projektverwaltung 13 Erfolgsbeurteilung 15 Projekt-Checkliste 17

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5 EINFÜHRUNG Rotary Clubs engagieren sich in Dienstprojekten in Tausenden von Gemeinwesen auf der ganzen Welt. Die Mitglieder von Rotary bilden ein vielfältiges Netzwerk und widmen sich gemeinsam der Förderung von Völkerverständigung, Goodwill und Frieden durch gemeinnützige ehrenamtliche Arbeit. Als führende Vertreter der Geschäfts- und Berufswelt in ihren Gemeinwesen kennen die Rotarier die örtlichen Bedürfnisse, Prioritäten, die Kultur und Ressourcen, die für den Erfolg von örtlichen Dienstprojekten ausschlaggebend sind. Wirksame Projekte erfordern jedoch mehr als die Kenntnis dieser Faktoren. Die Fähigkeit eines Clubs, die kommunalen Bedürfnisse richtig zu analysieren, relevante Projekte zu planen und Projektmittel sachgerecht zu verwalten, trägt entscheidend zum Erfolg der Projekte bei. Wie kann ich diesen Leitfaden nutzen? Rotary in Aktion: Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen soll Rotary Clubs die erforderlichen Kenntnisse und Instrumente bereitstellen, die sie für die Planung, Realisierung und Auswertung von erfolgreichen Projekten benötigen. Die hier beschriebenen Methoden sind eine Auswahl von Techniken, derer sich Rotary Clubs und Experten für Kommunalentwicklung in aller Welt regelmäßig bedienen. Clubs können diese Methoden an die spezielle Situation im eigenen Gemeinwesen anpassen. Zusammen mit der Publikation Community Assessment Tools (605C) hilft dieser Leitfaden Rotary Clubs bei der Umsetzung noch erfolgreicherer Projekte in ihren Gemeinwesen. Weitere Informationen und Ressourcen, wie Publikationen, auf die in diesem Leitfaden verwiesen wird, sind auf erhältlich. Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 1

6 Begriffserläuterungen Die Interpretation von Begriffen wie Gemeinwesen, Geschlecht und Dienst ist stark von der Sprache, Kultur, Bildung und den Lebenserfahrungen der Menschen geprägt. Die nachfolgenden Definitionen von den in diesem Leitfaden verwendeten Schlüsselbegriffen sollen Missverständnissen vorbeugen: Ressourcen Alle Faktoren, die zum Erfolg eines Projekts beitragen, wie Know-How, Fachkompetenz, Netzwerke aus Personen und Einrichtungen im Gemeinwesen. Gemeinwesen, Gemeinschaft Gruppe von Personen, die etwas gemein haben. Mitunter werden Gemeinschaften durch sehr konkrete Dinge definiert (z.b. ein bestimmtes geographisches Gebiet oder die Regierungsform) und in anderen Fällen durch gleiche Überzeugungen, die in gesellschaftlichen Bräuchen oder kulturellen Traditionen zum Ausdruck kommen. Geschlecht Gesellschaftlich bedingte und kulturell beeinflusste Vorstellung über die Rollen, das Verhalten und die Beziehungen zwischen Frauen und Männern und Jungen und Mädchen. Interessenvertreter Einzelpersonen, Gruppen oder Organisationen, die ein Projekt finanzieren oder vom Ergebnis des Projekts betroffen sein könnten. Dienst Im breitesten Sinne ist damit jede Aktion einzelner oder mehrerer Personen gemeint, die einer anderen Person oder anderen Menschen zugute kommt. Rotary definiert fünf Zweige des Dienstes: Der Clubdienst stärkt die Freundschaft unter den Mitgliedern und sorgt für einen gut funktionierenden Clubbetrieb. Der Berufsdienst regt Rotarier zur Hilfe für andere im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit und zur Förderung hoher ethischer Normen an. Der Gemeindienst umfasst alle Projekte und Aktivitäten des Clubs, die dazu dienen, die Lebensqualität im Gemeinwesen zu erhöhen. Der Internationaler Dienst umfasst alle Aktionen, die dazu dienen, den humanitären Einfluss von Rotary in der Welt zu erhöhen und Völkerverständigung und Frieden zu fördern. Der Neue Generationen Dienst würdigt die positiven Veränderungen, zu denen Jugendliche und junge Erwachsene durch ihre Einsätze bei Führungskräftetrainings, Dienstprojekten und Austauschprogrammen beitragen. In diesem Leitfaden Der vorliegende Leitfaden beschreibt die einzelnen Etappen eines erfolgreichen Dienstprojekts: Auswahl, Planung, Realisierung und Auswertung. Außerdem informiert er über die Ressourcen, die Rotary International den Clubs für ihre Projektarbeit bereitstellt. Anhand der Checkliste am Ende des Leitfadens können Rotary Clubs die vorgestellten Schlüsselkonzepte noch einmal durchgehen und überprüfen, ob sie bei ihren eigenen Dienstprojekten die bewährten Praktiken anwenden. Wie wird ein Dienstprojekt zu einem Erfolgsprojekt? Erfolgreiche Projekte bieten mehr als nur eine Kurzzeitlösung für Probleme. Die besten Projekte von Rotary zeichnen sich in der Regel durch folgende Merkmale aus: Sie nehmen sich echter Probleme an Sie verbessern die Lebensqualität der Menschen im Gemeinwesen Sie nutzen die Fähigkeiten derjenigen, denen sie helfen Sie würdigen den Beitrag aller Beteiligten als wichtig und notwendig Sie basieren auf einer realistischen Einschätzung der verfügbaren Ressourcen Sie setzen sich spezifische Ziele mit messbaren Ergebnissen Sie bauen wirksame Netzwerke auf Sie befähigen die Menschen und das Gemeinwesen zur Selbsthilfe Nachhaltigkeit Die Fähigkeit eines Projekts oder Programms, ohne Hilfe oder Eingriffe von außen eigenständig zu funktionieren. Die Nachhaltigkeit dient oft als Indikator für den Langzeiterfolg eines Projekts. 2 Rotary in Aktion

7 BEDARFSANALYSEN IM GEMEINWESEN Der erste wichtige Schritt bei der Planung eines erfolgreichen Projekts besteht darin, die Stärken und Schwächen des Gemeinwesens einzuschätzen. Indem der Club die Probleme und Sachverhalte seines Gemeinwesens untersucht, kann er neue Möglichkeiten für Projekte aufdecken und verhindern, dass bestehende kommunale Ressourcen verschwendet werden. Die meisten Rotary Clubs bedienen sich einer Kombination aus förmlichen und formlosen Analysetechniken, um mehr über ihr Gemeinwesen zu erfahren. Förmliche Analysemethoden beinhalten oft Online-Befragungen, Telefoninterviews und von Beratungsunternehmen geleitete Fokusgruppen. Das zwangslose Gespräch mit Leuten im örtlichen Café, das Lesen der Lokalpresse oder die Diskussion von örtlichen Themen bei einer Gemeindeversammlung sind dagegen Beispiele für formlose Methoden der Informationsbeschaffung. Ob sich der Club nun für die förmliche oder formlose Analyse des Gemeinwesens entscheidet, eines darf dabei nicht vergessen werden: die gewählte Methode muss systematisch sein, Bürger aller Gruppen und Schichten einbeziehen und für die Menschen aussagekräftig sein. Eine erfolgreiche Bedarfsanalyse gibt nicht nur Aufschluss über die Stärken und Schwächen eines Gemeinwesens, sondern bildet auch die Grundlage für die Unterstützung und das Ansehen von Dienstprojekten im Gemeinwesen. Was ist der Zweck? Wer sind die Zielgruppen? Die Analyse des Gemeinwesens soll helfen, die Dynamik im Gemeinwesen besser zu verstehen und Informationen für Entscheidungen liefern, welche zur langfristigen Entwicklung und zum Wachstum des Gemeinwesens beitragen. Bevor ein Club mit der Untersuchung seines Gemeinwesens beginnt, sollte er sich darüber im Klaren sein, was ermittelt werden soll. Eine erfolgreiche Analyse fördert Informationen zutage, die bis dahin nicht bekannt waren. Für eine erfolgreiche Analyse sollte ein möglichst breites Spektrum an kommunalen Interessenvertretern einbezogen werden, vor allem Gruppen, die oft übersehen werden, wie z.b. Frauen, Jugendliche und religiöse oder ethnische Minderheiten. Durch die Einbeziehung eines möglichst breiten Querschnitts an Menschen, auf die sich ein Projekt auswirken könnte, lassen sich vielfältigere kommunale Perspektiven erfassen und potenzielle Ressourcen und Probleme aufdecken, die andernfalls verborgen bleiben. Was untersucht die Analyse? Im Allgemeinen hat ein Gemeinwesen vier Hauptressourcen: personelle, organisatorische, materielle und Clubressourcen: Personelle Ressourcen Eines der wichtigsten Güter eines Gemeinwesens sind seine Menschen. Eine gute Analyse des Gemeinwesens geht davon aus, dass jeder Mensch einzigartige Fertigkeiten, Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen hat, die mitunter auf ungeahnte Weise zum Erfolg eines Projekts beitragen. Der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts hängt oft davon ab, wie gut es gelingt, die Bürger des Gemeinwesens einzubeziehen und zu befähigen. Deshalb sollten die unterschiedlichen Rollen der Bürger und auch von Randgruppen wie Frauen, Jugendlichen, Minderheiten und Mittellosen bei der Analyse sorgfältig untersucht werden. Organisatorische Ressourcen Sowohl offizielle als auch inoffizielle Organisationen sind wichtige Ressourcen für kommunale Hilfsprojekte. Offiziellen Organisationen Behörden, regierungsunabhängigen und Nonprofit-Organisationen, religiösen Einrichtungen, Schulen, Unternehmen usw. stehen in der Regel finanzielle Mittel, Fachkenntnisse und Informationen zur Verfügung, die für Projekte nützlich sind. Inoffizielle Gruppen Sportmannschaften, Nachbarschaftsverbände, Frauenkooperativen, Freunde, die sich regelmäßig im Café treffen, usw. sind vielleicht weniger sichtbar, spielen aber oft eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung und Werbung für Gemeindienstprojekte. Materielle Ressourcen Damit ist die gesamte Infrastruktur eines Gemeinwesens gemeint: Gebäude, Parks, öffentliches Verkehrssystem, Einrichtungen des Gesundheitswesens, Wasser- und Abwasseranlagen, Recyclinganlagen und Mülldeponien, Bibliotheken, Theater und Tagungseinrichtungen, d.h. alle Strukturen, die bei einem Projekt zum Einsatz kommen könnten. Die Kenntnis der vorhandenen materiellen Ressourcen des Gemeinwesens hilft auch bei der Planung von Projekten, die der Stärkung der Infrastruktur dienen. Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 3

8 Clubressourcen Mitunter vergessen Rotarier die reichhaltigen Schätze, die im eigenen Club verborgen sind. Die Sach- und Fachkompetenz der Mitglieder sind wichtige Ressourcen für den Clubdienst. Die nähere Betrachtung der finanziellen und personellen Ressourcen des Clubs hilft bei der Beantwortung der Frage, welche Arten von Projekten der Club am besten realisieren kann. Finanziell starke Clubs sind zum Beispiel weniger auf das Sammeln von Spenden für ein Projekt angewiesen, während andere Clubs eher Hilfsaktionen oder Projekte planen, die mit relativ wenig Mitteln auskommen. Auch der gute Ruf eines Clubs im Ort kann viel bewegen. Positive Herangehensweisen an Analysen im Gemeinwesen Oft konzentrieren sich Analysen des Gemeinwesens nur auf bestehende Probleme oder Mängel, was erhebliche Risiken in sich birgt. Problemorientierte Analysen übersehen oft die örtlich vorhandenen Ressourcen und Lösungen und führen meist zu Projekten, die ohne Hilfe von außen nicht realisierbar sind. Durch ein positives Herangehen an die Bedarfsermittlung wird diese übermäßig starke Konzentration auf Mängel und Probleme vermieden und lassen sich nachhaltige Projektressourcen finden. Durch die Konzentration auf die vorhandenen Stärken werden die Interessenvertreter aufgefordert, die positiven Aspekte ihres Gemeinwesens aufzudecken. Dazu dienen die folgenden Fragen: Was ist das Beste an unserem Gemeinwesen? Warum sind das unsere besten Qualitäten? Welche Projekte haben sich in der Vergangenheit bewährt? Warum haben sich diese Projekte bewährt? Ein solches Herangehen baut Vertrauen auf und motiviert die Mitglieder des Gemeinwesens dazu, neue Projekte und Initiativen in Angriff zu nehmen. Instrumente für Analysen des Gemeinwesens Nachfolgend werden wirksame und kostengünstige Analysemethoden vorgestellt, die von den Clubs auf die spezielle Situation in ihrem Gemeinwesen angepasst werden können. Eine detaillierte Beschreibung jeder Methode mit zugehörigen Musterseminarplänen enthält die Online- Publikation Community Assessment Tools (605C). Befragung Ergebnisanalyse und Berichterstattung Nach Abschluss der Analyse müssen die Ergebnisse bekannt gegeben werden. Eine gründliche Analyse der gesammelten Informationen zur Lage im Gemeinwesen hilft dem Club zu entscheiden, welches Projekt er durchführen sollte und ob dieses Projekt wirklich Hilfe bringt. Der Analyseprozess Die meisten Bestandsaufnahmen folgen dem nachfolgend aufgeführten Muster: 1. Es wird ein Ausschuss zur Leitung der Bedarfsanalyse eingesetzt. (Dieser Ausschuss führt die nächsten Schritte aus). 2. Zweck und Ziele der Bedarfsanalyse werden definiert. 3. Auf Grundlage der dem Club verfügbaren Ressourcen wird entschieden, welche Analyseinstrumente eingesetzt werden. 4. Es wird bestimmt, welche Interessenvertreter teilnehmen sollten Vertreter des Bildungswesens, Regierungsvertreter, Vollstreckungsbeamte, Krankenhausverwalter, Sozialarbeiter, Leiter von Bürgerrechtsorganisationen, Schüler, Studenten usw. Dabei sollten auch Randgruppen nicht vergessen werden. 5. Ein Zeitplan mit festen Terminen für die Durchführung und Prüfung der Bedarfsanalyse sowie für die Vorstellung der Ergebnisse im Club und vor anderen Interessenvertretern wird festgelegt. 6. Die Analyse wird durchgeführt. 7. Die Ergebnisse werden untersucht. Es wird festgelegt, welche Probleme am häufigsten vorkommen und welche Probleme bereits von anderen Clubs und Kommunalorganisationen angegangen werden. Gibt es Überschneidungen? An dieser Stelle empfiehlt es sich, die Analyseergebnisse mit anderen führenden Kommunalvertretern zu besprechen. 8. Die Ergebnisse werden in einem kurzen Bericht schriftlich zusammengefasst und den Clubmitgliedern und beteiligten Interessenvertretern vorgestellt. Bestandsaufnahme Kartierung des Gemeinwesens Planung täglicher Aktivitäten Saisonkalender Gemeinschaftscafé Fokusgruppe Podiumsdiskussion 4 Rotary in Aktion

9 WAHL EINES PROJEKTS Nach Abschluss der Bedarfsanalyse des Gemeinwesens muss sich der Club für ein Projekt entscheiden. Diese Entscheidung basiert in der Regel auf wichtigen kommunalen Anliegen, verfügbaren Ressourcen und den Interessen des Clubs, die durch die Bedarfsanalyse ermittelt wurden. Die Wahl eines Projekts gestaltet sich oft sehr schwierig. Schließlich lassen sich nicht alle kommunalen Probleme mit einem einzigen Projekt lösen und der Club muss überlegen, welches Projekt den größten Nutzen bringt. An die Wahl von Projekten gehen Clubs unterschiedlich heran. Manche nutzen eine Konsensmethode, andere stimmen nach einer Debatte darüber ab und andere beauftragen den Projektausschuss mit der Wahl der Projekte. Unabhängig davon, wie die Entscheidung gefällt wird, sollten alle Clubs bestimmte Erwägungen berücksichtigen, bevor sie sich für ein Projekt entscheiden. Die Schwerpunktbereiche von Rotary Rotary International und die Rotary Foundation haben als Prioritäten der Organisation sechs Schwerpunktbereiche definiert: Frieden und Konfliktvermeidung/-lösung Krankheitsvorsorge und -behandlung Wasser und Hygiene Gesundheit von Mutter und Kind Elementarbildung, Lesen und Schreiben Wirtschafts- und Kommunalentwicklung Rotary Clubs haben unzählige Möglichkeiten, um sich auf lokaler und internationaler Ebene in den Schwerpunktbereichen zu engagieren. Weitere Anregungen enthält die Online-Publikation Schwerpunktbereiche von Rotary (965-DE). Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 5

10 Unterstützung durch und Einbeziehung des Gemeinwesens Die Gewinnung von Unterstützung aus dem Gemeinwesen und die Einbeziehung von Mitgliedern des Gemeinwesens in die Projektarbeit bringen viele Vorteile: das Projekt wird eher zum Erfolg führen, der Club enthält mehr Zugang zu kommunalen Ressourcen, das Gemeinwesen wird gestärkt und Freundschaften und gute Beziehungen werden aufgebaut. Die Bestandsaufnahme zum Gemeinwesen bildet die Grundlage für die Wahl von Projekten und stellt sicher, dass ein Projekt auf den Bedarf eines Gemeinwesens eingeht und lokal unterstützt wird. Diensttraditionen und Interessen des Clubs Clubs sollten sorgfältig darüber nachdenken, welche Projekte in der Vergangenheit den größten Erfolg hatten und warum. Rotarier verfolgen sehr unterschiedliche Interessen bei ihrer Projektarbeit. Manche Rotarier legen gern selbst mit Hand an, während andere lieber Hilfsprojekte finanzieren. Die bisherige Projektarbeit des Clubs sollte die zukünftige Arbeit nicht einschränken, sondern als Grundlage dienen, um die Projektkapazität des Clubs weiter auszubauen. Damit ein Projekt das gewünschte Ergebnis bringt und bei allen Mitgliedern Unterstützung findet, sollte der Club Projekte wählen, die den Interessen seiner Mitglieder entsprechen. Zeit und Ressourcen Die Ressourcen des Clubs und die Zeit, die Mitglieder für ein Projekt aufbringen können, sind begrenzt. Der Club muss deshalb realistisch bleiben, wenn es darum geht, was er für das Gemeinwesen tun kann und was nicht. Der Erfolg eines Projekts wird nicht immer davon bestimmt, wie lange es läuft. Langzeitprojekte erfordern in der Regel mehr Planung und ein stärkeres Engagement der Clubmitglieder. Deshalb muss zunächst festgestellt werden, wie viel Zeit Mitglieder bereit sind, für ein Projekt aufzuwenden. Katastrophenhilfe und Wiederaufbau Rotarier sind traditionell für ihre Hilfe für die Opfer von Naturkatastrophen bekannt. Über ihre Clubs und Distrikte spenden Rotarier Gelder für Katastrophenhilfsfonds, liefern Nahrungsmittel, Kleidung und Medikamente an die Betroffenen, arbeiten mit örtlichen Organisationen zusammen, die Katastrophenhilfe leisten, und helfen bei langfristigen Wiederaufbauprojekten mit. Zur Soforthilfe für Katastrophenopfer wird Rotariern die Zusammenarbeit mit etablierten internationalen Hilfsorganisationen empfohlen, die über die besten Voraussetzungen verfügen, um schnell und wirksam Hilfe zu bringen. Nachhaltigkeit Nachhaltige Projekte versetzen das Gemeinwesen in die Lage, Probleme ohne Hilfe von außen zu lösen. Bei der Wahl von Projekten muss deshalb auch ihre Kurz- und Langzeitwirkung berücksichtigt werden. So kann der Bau einer modernen Brunnen- und Wasserpumpe in einem Wohnviertel ohne Zugang zu sauberem Trinkwasser zwar die unmittelbaren Wasserprobleme der ansässigen Bevölkerung lösen. Wenn die Anwohner den Brunnen jedoch nicht warten können, wird ihre Wassernot nur vorübergehend gelindert. Dasselbe mag auch auf ein Projekt zur Verschönerung des Gemeinwesens zutreffen. Ein Club könnte zum Beispiel in einem verarmten Stadtviertel einen Park anlegen, den Müll beseitigen oder mit Graffiti besprühte Häuserwände neu streichen. Wenn diese Aktionen jedoch ohne Mithilfe der Anwohner erfolgen, wird es nicht lange dauern, bis der Müll und das Graffiti wiederkehren. Nachhaltige Projekte berücksichtigen diese Faktoren und bieten Langzeitlösungen für chronische Probleme. 6 Rotary in Aktion

11 PLANUNG Mit der Festlegung eines Projektes beginnt die Planung. Ein guter Plan bildet die Voraussetzung dafür, dass Ressourcen richtig eingesetzt, mögliche Probleme vorhergesehen und die Ergebnisse des Projekts beurteilt werden können. Projektausschuss Der Projektausschuss ist einer von fünf ständigen Clubausschüssen, deren Bildung in der Publikation Organisation dynamischer Clubs (245-DE) empfohlen wird. Dieser Ausschuss ist für die Leitung aller Dienstprojekte des Clubs von Anfang bis Ende zuständig, motiviert die Mitglieder zum Mitmachen und ist ständig auf der Suche nach neuen Dienstmöglichkeiten. Die Arbeit des Ausschusses ist oft eng mit anderen Aspekten der Clubarbeit verbunden, wie strategische Planung, Mitgliederarbeit, Mittelbeschaffung und PR-Arbeit. Weitere Informationen zu Dienstprojekten enthält die Publikation Handbuch für den Clubausschuss für Dienstprojekte (226D-DE). Projektziele und Zielvorgaben Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektausschusses besteht darin, gute Ziele für ein Projekt zu setzen. Ziele bezeichnen im Allgemeinen die erwünschten Ergebnisse eines Projekts, während Zielvorgaben die spezifischen Schritte auf dem Weg zu diesen Zielen sind. Projektziele sind wichtig, um ein Projekt organisieren, seinen Wirkungsbereich definieren und die erreichten Ergebnisse messen zu können. Merkmale effektiver Ziele Beispiele Gemeinsam getragen Ein gemeinsam getragenes Projektziel bringt die Erwartungen aller Beteiligten zum Ausdruck Anspruchsvoll Ein anspruchsvolles Projektziel ist ehrgeizig und geht über das bisher Erreichte hinaus Erreichbar Ein erreichbares Ziel basiert auf der realistischen Einschätzung der vorhandenen Materialien, Ressourcen und Zeit Messbar Das Ziel sollte greifbare und quantifizierbare Ergebnisse haben Zeitlich abgesteckt Für das Ziel sollte ein Zeitplan bzw. Endtermin festgelegt werden Der Plan unseres Clubs, in der Gemeinde eine Essensausgabe zu starten, ging aus einem Treffen von Vertretern aus dem Gemeinwesen, u.a. Geschäftsinhabern, Vertretern von Wohltätigkeitsorganisationen, Bürgerorganisationen und hilfsbedürftigen Familien hervor. In der Vergangenheit organisierte unser Club Essensausgaben während wichtiger Feiertage. Unser Ziel war es, unsere Einsätze weiter auszubauen und eine derartige Essensausgabe auf dauerhafter Basis einzurichten. Wir konnten einige lokale Unternehmen als Projektsponsoren gewinnen, die uns beim Kauf der Lebensmittel und dem Anmieten eines Lagers unterstützen. Zudem werden wir unterstützt durch örtliche Wohltätigkeitsorganisationen und Beratungsstellen, die die Lebensmittel an Bedürftige ausliefern. Unsere Mitglieder engagieren sich gemeinsam mit den von uns gesponserten Interact und Rotaract Clubs und Mitgliedern von Rotary Community Corps durch Freiwilligeneinsatz. Sobald der Betrieb der Essensausgabe voll funktioniert, können 100 Familien wöchentlich mit circa 4 kg unverderblicher Lebensmittel versorgt werden. Der Betrieb der Essensausgabe soll innerhalb von 12 Monaten voll funktionieren. Zu diesem Zeitpunkt wird dann der Betrieb einer lokalen Wohltätigkeitsorganisation übergeben. Unsere Mitglieder werden die Essensausgabe auch weiter durch Fürsprache, Spendenarbeit und Freiwilligeneinsätze unterstützen. Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 7

12 Entwicklung eines Projektplanes Unter Berücksichtigung der Ziele wird ein Arbeitsplan erstellt, d.h. ein einfacher und leichtverständlicher Ablaufplan, der die einzelnen Aufgaben zur Verwirklichung der jeweiligen Zielvorgaben beschreibt. Der Arbeitsplan sollte folgende Komponenten enthalten: Spezielle Aufgaben Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen Ressourcen Budget Zeitplan und Termine des Projekts Voraussichtliche Ergebnisse Darüber hinaus empfiehlt es sich, eine Person oder einen Unterausschuss damit zu beauftragen, die Umsetzung des Planes zu kontrollieren und die für die einzelnen Aufgaben verantwortlichen Personen an ihre Arbeit zu erinnern bzw. ihnen dafür zu danken. Aufstellung des Budgets Realistische finanzielle Erwartungen, die in einem ausführlichen Budget aufgeführt sind, verringern das Risiko unvorhergesehener Kosten, die im Laufe der Projektrealisierung entstehen. Das Budget sollte sich am Arbeitsplan orientieren. Folgende Posten sind zu berücksichtigen: Ausgaben Druck von Werbematerialien Porto für Werbematerialien Beförderung freiwilliger Helfer Verpflegung freiwilliger Helfer Materialien und Bedarfsartikel Einnahmen Sachspenden und kostenlose Dienstleistungen Gesammelte Spenden für das Projekte Grants Transparenz und Rechenschaftspflicht Ein gutes Budget leistet mehr als die Gewährleistung einer effizienten Mittelverwendung. Es führt auch zur stärkeren Unterstützung durch das Gemeinwesen, schützt vor Missbrauch von Ressourcen, erleichtert die Projektevaluierung und die Planung zukünftiger Projekte. Viele Geldgeber, Fördermittel vergebende Organisationen und Stiftungen machen heute ausführliche Finanzberichte zur Bedingung für die Auszahlung von Mitteln für ein Projekt. Die folgenden Empfehlungen sind bei der Einrichtung eines transparenten Buchführungssystems für die Abrechnung der Projektfinanzen zu beachten: Kenntnis der für das Projekt geltenden örtlichen Gesetze und Bestimmungen. Erstellung eines Grundsatzpapiers über die ordnungsgemäße Finanzverwaltung und Rechenschaftspflicht. Einrichtung eines Bankkontos für die Projektmittel. Einzug aller Quittungen für Projektausgaben und Ausstellung von Quittungen an Geldgeber oder Spender von Projektmaterialien. Regelmäßiger Vergleich der Quittungen mit den Buchhaltungsunterlagen. Einrichtung eines Systems für die unabhängige Buchprüfung der Projektfinanzen durch ein angesehenes Buchhaltungsbüro. Anfertigung regelmäßiger schriftlicher Berichte für die Interessenvertreter des Projekts und des Gemeinwesens mit einer detaillierten Beschreibung der Einnahmen und Ausgaben. Haftpflicht und Haftungsschutz für Projekte Wie reagiert der Club bei Unfällen während eines Projekts oder damit in Zusammenhang stehenden Ereignissen? Hat der Club einen Plan für das Verhalten in Notfällen? Ist der Club rechtlich geschützt? Diese Fragen sind bei der Planung eines Projekts sorgfältig zu beachten und es ist zu überlegen, welche Maßnahmen der Club ergreifen kann, um sich und die Projektteilnehmer bei einem Unfall oder Notfall zu schützen. Aufstellung eines Notfallplans nach Rücksprache mit der Polizei, Feuerwehr, Sanitätern und anderen örtlichen Notfallexperten für das Vorgehen bei einem Unfall, bei Verletzungen von freiwilligen Helfern oder Sachschäden. Bereitstellung eines Notfallhandys und Erste-Hilfe- Kastens am Projektstandort. Einholen von Kontaktinformationen der Projektteilnehmer für Notfälle. Konsultation von Rechts- oder Haftpflichtexperten zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung für Clubprojekte oder Clubaktivitäten. Amtliche Eintragung des Clubs (soweit gesetzlich zulässig) bei Großprojekten für zusätzlichen Rechtsschutz vor Haftungsansprüchen. Die Satzung eines Clubs oder einer Clubaktivität muss mit der Verfassung und Satzung von RI im Einklang stehen und eine diesbezügliche Erklärung enthalten. Die Satzung ist über den Vertreter der Club- und Distriktunterstützung, der den Club bezüglich der Bestimmungen von RI zur amtlichen Eintragung beraten kann, an RI weiterzuleiten. 8 Rotary in Aktion

13 ZUSAMMENARBEIT MIT PARTNERN Durch die Zusammenarbeit mit anderen Gruppen oder Organisationen sowohl Rotary-intern als auch -extern kann der Einsatz eines Clubs erheblich ausgebaut werden. Durch die Nutzung örtliche vorhandener Ressourcen und die Einbindung von Gemeindegruppen oder Unternehmen fühlen sich die Mitglieder im Gemeinwesen für ein Projekt eher verantwortlich und die Chancen auf eine echte Veränderung steigen. Informationen und Tipps zur Zusammenarbeit mit anderen Organisationen sind erhältlich unter collaborate. Informationen zur Zusammenarbeit mit jungen Menschen bietet die Publikation An Introduction to New Generations Service (735-EN). Rotarian Action Groups Rotarian Action Groups bieten Rotary Clubs und Distrikten Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Dienstprojekten, die in ihr entsprechendes Fachgebiet fallen. Rotarian Action Groups sind autonome Gruppe mit einer internationalen Mitgliedschaft aus Rotariern, Rotaractern sowie Partnern von Rotariern, die jeweils besondere Fachkenntnisse und Interesse an einer bestimmten Sparte des Nächstendienstes haben. Mehr unter actiongroups. Rotary Community Corps Ein Rotary Community Corps (RCC) ist eine Gruppe aus Nicht-Rotariern, deren Mitglieder die gleichen Werte und humanitären Ziele wie Rotary teilen. Unter Leitung und mit Unterstützung der sie sponsernden Rotary Clubs planen und implementieren RCCs Projekte, die auf Bedarfslagen in ihren Gemeinwesen eingehen. Zudem können sie Einsätze von Rotary Clubs unterstützen. Durch die Förderung eines RCC können Mitglieder eines Gemeinwesens in die Planung und Umsetzung von Dienstprojekten eingebunden und so die Nachhaltigkeit des Projekts gesichert werden. Mehr unter Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 9

14 Andere Rotary Clubs Möglichkeiten zum Aufbau von Kontakten mit potenziellen Partner-Clubs sind: Rotary Friendship Exchange gegenseitiger Besuch zweier Clubs aus unterschiedlichen Ländern. Aufbau von Partner-Club-Beziehungen mit einem Club im Ausland. Teilnahme an einer internationalen Projektausstellung. Rotary Service Department Für Hilfe bei der Suche nach einem Partner-Club, -Distrikt oder einer anderen rotarischen Einheit zur Projektzusammenarbeit steht die Abteilung Rotary Service unter org gerne zur Verfügung. Weitere Tipps gibt es unter: Externe Organisationen Ehe Clubs mit einem Projektpartner zusammenarbeiten, müssen sie sich unbedingt erst von der Integrität ihres Partners überzeugen. Folgende Fragen können bei einer solchen Einschätzung helfen: Welchen Auftrag hat die Organisation? Steht dieser Auftrag im Einklang mit den Werten des Clubs? Welche Geschichte hat die Organisation? Wie ist deren Ruf im Gemeinwesen? Kann die Organisation Jahresabschlüsse vorlegen? Ist die Organisation bereit zur Zusammenarbeit mit dem Club und zu einer gemeinsamen PR-Arbeit? Welche praktische Arbeit bleibt für die Mitglieder des Clubs bei einer Zusammenarbeit mit dieser Organisation? 10 Rotary in Aktion

15 BESCHAFFUNG VON FINANZMITTELN Tolle Ideen und grenzenlose Begeisterung sind zwar großartige Voraussetzungen für ein Projekt, aber ohne Geld zur Finanzierung des Projekts wird nicht viel daraus. Zur Planung der Mittelbeschaffung muss zunächst festgestellt werden, was der Club mit dem Projekt erreichen will und wie viel Geld voraussichtlich dafür benötigt wird. Für manche Projekte reichen Spendenaktionen und Benefizveranstaltungen (Auktionen, Benefizveranstaltungen, Galas, Sportveranstaltungen, Verkauf von Kunsthandwerk oder Kuchen, Autowäsche usw.) aus, während andere zusätzliche Unterstützung von externen Geldgebern benötigen. Typische Finanzierungsquellen sind u.a.: Einzelpersonen Unternehmen Stiftungen (z.b. die Rotary Foundation) Nonprofit- oder regierungsunabhängige Organisationen Behörden Andere Rotary Clubs Erstellung eines Plans zur Mittelbeschaffung Sorgfältig geplante und durchgeführte Spendenkampagnen bringen den größten Erfolg. Der Projektausschuss des Clubs sollte Spendenaktionen mit dem Schatzmeister und dem TRF- Ausschuss koordinieren und überlegen, welche Formen von Spendensammlungen örtlich die meisten Spenden einbringen werden. Wichtig ist eine klare und prägnante Botschaft, welche die Projektziele und Pläne des Clubs für potenzielle Spender wirksam zum Ausdruck bringt. Die nachfolgend genannten Schritte umreißen den typischen Ablauf bei der Entwicklung eines Planes für die Mittelbeschaffung: 1. Feststellen des Beschaffungsbedarfs 2. Aufstellung eines Budgets 3. Identifizierung der vorhandenen und für das Erreichen des Spendenziels notwendigen Ressourcen 4. Planung und Logistik für die Spendenaktion 5. Organisation der freiwilligen Helfer 6. Werbung für die Veranstaltung 7. Durchführung der Spendenaktion 8. Geschäftsmäßige Verwaltung der Mittel 9. Anerkennung der Helfer und Spender auf kulturell angemessene Weise 10. Information des Gemeinwesens über die Ergebnisse der Spendenaktion über die lokalen Medien 11. Gemeinsame Auswertung der Ergebnisse mit dem Organisationskomitee für die Spendenaktion, dem Clubpräsidenten und anderen Clubamtsträgern 12. Gewährleistung der Kontinuität für zukünftige Spendenaktionen durch gemeinsame Prüfung der Unterlagen mit den nachfolgenden Clubamtsträgern bzw. dem neuen Schatzmeister Aufbau von Beziehungen zu Spendern Vor einer Spendenanfrage sollte genau festgestellt werden, welche Spendenhöhe für potenzielle Spender akzeptabel ist, um diese nicht zu schockieren oder zu beleidigen. Derartige informierte Anfragen erhöhen sogar die Chance, eine Spende in der angegebenen oder ähnlichen Höhe zu erhalten. Wage oder willkürliche Spendengesuche stoßen dagegen meist auf Ablehnung. Spender sollte zudem über die Vorteile einer Spende informiert werden und genau darüber im Bilde sein, wem sie durch ihre großzügige Gabe auf welche Weise helfen werden. Der Club sollte ein System für die Aufzeichnung von Spenden und Gaben für Projekte einrichten. Diese Unterlagen geben einen Einblick über die Spendenentwicklung, was wiederum hilft, Spendenhöhen für künftige Projekte zu projizieren. Außerdem lässt sich damit vermeiden, dass immer wieder dieselben Personen und Personenkreise um Spenden gebeten werden. Gute Beziehungen mit Geldgebern gewährleisten die Finanzierung von Projekten in der Zukunft. Die Geldgeber sollten regelmäßig über die Verwendung der gespendeten Mittel informiert werden, um ihr Vertrauen zu gewinnen. Zum einen möchten die Geldgeber erfahren, wie ihre Spenden eingesetzt werden, und zum anderen liegt der transparente und verantwortliche Umgang mit den Projektmitteln im besten Interesse des Clubs selbst. Darüber hinaus sollten die Geldgeber über den aktuellen Stand des Projekts informiert und zu Projektveranstaltungen und feiern eingeladen werden. Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 11

16 Auf jeden Fall ist den Spendern für ihre Beiträge zu danken bei kleinen Gaben reicht oft ein Dankschreiben, während sich Clubs für Großspenden oft auf andere Weise erkenntlich zeigen. Einzelpersonen Wenn einzelne Personen um Spenden ersucht werden, ist ehrgeiziges Herangehen angesagt, d.h. der Geber sollte um eine möglichst große, jedoch realistische Summe gebeten werden. Dem Geldgeber sollte genau erklärt werden, wie viel Geld insgesamt benötigt wird, welche Rolle der Geldgeber dabei spielt und wie viel Geld er geben sollte. Das Spendengesuch sollte umsichtig und höflich formuliert werden und den Spender selbst entscheiden lassen, ob die erbetene Summe zu hoch ist. Auf jeden Fall sollte man sich beim Spender danach erkundigen, ob seine Firma Spenden von Angestellten mit eigenen Gaben ergänzt. Unternehmen Die bisherige Spendenstatistik eines Unternehmens und zuständige Ansprechpartner für Spendengesuche können in öffentlichen Archiven von Behörden nachgelesen werden. Das Spendengesuch sollte speziell auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt sein und die Vorzüge für die Sponsoren hervorheben, vor allem die Möglichkeit für positive Publicity im Gemeinwesen. Da die meisten Unternehmen mehr Geld für Marketing als für karitative Spenden budgetieren, sind sie eher dazu bereit, Marketingmittel für Spenden aufzuwenden, wenn ihnen das viel Publicity bringt. Wenn sich ein Unternehmen für die Arbeit des Clubs interessiert, aber kein Sponsor sein möchte, sollten andere Formen der Unterstützung empfohlen werden, z.b. die kostenlose Bereitstellung von Arbeitsleistungen, Ausrüstung oder Materialien. Auch die Bereitstellung von Helfern oder Sachspenden kann das positive Image in der Öffentlichkeit enorm fördern und kostet wesentlich weniger als Anzeigen oder andere Werbung. Finanzierung durch die Rotary Foundation Die Rotary Foundation bietet verschiedene Grant-Pakete zur Förderung von Club- und Distriktprojekten an. Genauere Auskunft kann Ihnen Ihr Rotary Foundation Beauftragter erteilen. Einen Überblick über Grants bietet zudem die Publikation Rotary Foundation Kurzübersicht (219-DE). Nonprofit- und Nichtregierungsorganisationen (Nongovernmental Organizations NGO) Nonprofit- bzw. regierungsunabhängige Organisationen gelten im Prinzip dieselben Regeln wie für Stiftungen und Unternehmen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Nonprofit-Organisationen sich stärker darauf konzentrieren, Gemeinden in Form von technischer Unterstützung, Ausbildungsmaßnahmen oder Sachspenden von Projektmaterialien zu helfen. Nonprofit-Organisationen, die keine Fördermittel bereitstellen, können Projekte möglicherweise mit Fachkompetenz unterstützen, die in vielen Fällen wertvoller sein kann als bloße finanzielle Hilfe. Behörden Viele örtliche, regionale und nationale Behörden bieten finanzielle Unterstützung für unterschiedlichste Programme an. Welche Mittel erhältlich sind, ist bei den örtlichen Behörden zu erfragen. Viele Länder unterhalten internationale Entwicklungsfonds zur Finanzierung von Projekten in anderen Ländern. Viele dieser Organisationen stellen ganz bestimmte Anforderungen für die Finanzierung von Projekten im Ausland und erfordern von den Antragstellern oft ausführliche Anträge und Dokumente. Stiftungen Welche Fördermittel von welchen Stiftungen erhältlich sind, kann in öffentlichen Archiven von Behörden nachgeforscht werden. Sobald ein potenzieller Geldgeber gefunden wurde, sollte ein Clubmitglied damit beauftragt werden, den Kontakt zu dieser Organisation aufzunehmen und zu pflegen. Die meisten Stiftungen verlangen die formelle Beantragung von Projektfördermitteln. Es ist wichtig, das Gesuch ordentlich zu präsentieren, da schlecht formulierte oder unvollständige Anträge in der Regel abgelehnt werden. Wenn der Antrag auf Fördermittel positiv entschieden wird, sollte sich der Club in einem Schreiben dafür bedanken und sich nach den Berichtsverfahren erkundigen, da anzunehmen ist, dass die Stiftung über den Verlauf des Projekts informiert werden möchte. Falls der Antrag abgelehnt wird, sollte der Club nach dem Grund fragen und sich erkundigen, ob er eventuell bei künftigen Projekten berücksichtigt wird. Falls ja, sollte sich der Club um gute Beziehungen zu dieser Organisation bemühen. 12 Rotary in Aktion

17 PROJEKTVERWALTUNG Die genauen Details einer Projektrealisierung sehen von Projekt zu Projekt unterschiedlich aus. Im Folgenden werden jedoch einige Praktiken aufgeführt, die Clubs dabei helfen sollen, noch erfolgreichere Projekte umzusetzen. Nutzung gespendeter Sachgüter Gespendete Sachgüter haben einen enormen Einfluss auf Projekte im Gemeinwesen. Es sollte jedoch stets darauf geachtet werden, dass Projekte aufgrund bestehender Bedürfnisse gestartet werden und nicht weil bestimmte Güter zur Verfügung stehen. Sobald der Bedarf nach bestimmten Sachgütern identifiziert wurde sollte zunächst im lokalen Gemeinwesen nach Herstellern gesucht werden. Dies spart Kosten, da lange Anlieferungen wegfallen und unterstützt die lokale Wirtschaft. Sollten Sachgüter von einem internationalen Partner angenommen werden, muss vorher unbedingt mit allen Parteien geklärt werden, welche Zollbestimmungen, Verfahrensvorschriften und Versandkosten bestehen. Freiwillige Helfer Damit ein Projekt den gewünschten Erfolg bringt, müssen die Beteiligten von Anfang bis Ende zum Mitmachen motiviert werden. Positive anfängliche Erfahrungen bewegen Menschen oft dazu, bei anderen Aktionen mitzuhelfen. Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 13

18 Helfer werden am beten motiviert, wenn Helfer dort eingesetzt werden, wo ihren Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen am besten gedient ist den Helfern eine Vorstellung von der positiven Wirkung des Projekts vermittelt wird jedem Helfer die Bedeutung seines Einsatzes verdeutlicht wird den Helfern Verantwortung übertragen wird gute Teams zusammengestellt werden Aktionen, die Spaß machen, bei denen es nie langweilig wird und wo die Fähigkeiten jedes Einzelnen voll zum Einsatz kommen, sorgen am besten dafür, dass die Helfer motiviert und engagiert bleiben. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und Organisation. Es empfiehlt sich, einen Rotarier mit der Koordinierung des Helfereinsatzes zu beauftragen, der bei Fragen oder sonstigen Belangen der Helfer als Ansprechpartner dient. Tipps für Koordinatoren von Helfereinsätzen Arbeiten im Voraus erledigen. Bestimmte Aufgaben können bereits vor Projektbeginn erledigt werden. Zum Beispiel könnte der Koordinator eine Liste der geplanten Projektaktivitäten anfertigen und die Clubmitglieder bitten, sich darin einzutragen, um sicherzustellen, dass für jede Projektphase ausreichend Helfer zur Verfügung stehen. Helfer auf den Einsatz vorbereiten. Den Helfern muss mitgeteilt werden, was sie zum Einsatz mitbringen sollen, damit die Arbeit sofort losgehen kann. Das kann im Rahmen eines kurzen Vortrags mit anschließender Diskussion der Erwartungen und Anforderungen geschehen. Mit dem Unerwarteten rechnen. Manche Dinge lassen sich einfach nicht vorhersehen, deshalb ist es gut, einen Ausweichplan parat zu haben. Falls das Projekt beispielsweise im Freien stattfindet, sollten die Organisatoren einen Schlechtwetterplan haben, der den Helfern mitteilt, wo und was sie tun sollen. Falls eine Projektaktivität ganz abgesagt werden muss, sollte das Vorgehen für die Information der Helfer bereits feststehen. Außerdem können während eines Projekts immer Unfälle passieren. Die Helfer müssen wissen, wer in diesem Fall zu kontaktieren ist und wie sie vorgehen sollen, falls ein Unfall passiert, sich jemand verirrt oder ärztliche Hilfe braucht. Zum Nachdenken anregen. Der freiwillige Helfereinsatz gewinnt an Bedeutung, wenn die Helfer nach Abschluss der Arbeit noch einmal darüber nachdenken. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen: indem die Helfer über ihre Eindrücke und beliebtesten Tätigkeiten sprechen, ihre Gedanken schriftlich festhalten oder Bewertungsbögen ausfüllen. Helfern für die Arbeit danken. Wenn Menschen das Gefühl haben, dass ihre Arbeit geschätzt wird und sie zum Erfolg eines Projekts beigetragen haben, sind sie viel eher geneigt, auch in Zukunft zu helfen. Deshalb sollte nach dem Abschluss des Projekts allen für ihre Arbeit gedankt werden. So könnten Mitglieder beispielsweise auf einem Clubtreffen für ihre Leistungen ausgezeichnet werden. Kontaktpflege mit freiwilligen Helfern. Nach Abschluss der Projektarbeiten sollten freiwillige Helfer regelmäßig über die Auswirkungen des Projekts auf dem Laufenden gehalten werden und über weitere Einsatzmöglichkeiten für Freiwilligendienst informiert werden. Regelmäßige Kommunikation Gute Kommunikation während des gesamten Projekts ist die Voraussetzung dafür, dass die Interessenvertreter des Projekts und die Clubmitglieder nicht das Interesse verlieren. Es darf keine Geheimnisse um das Projekt geben und alle sollten stets über das Projektgeschehen aktuell informiert sein. Dies kann mit folgenden Maßnahmen erreicht werden: Information der Mitglieder über den aktuellen Stand auf Clubtreffen Feiern von Meilensteinen Auszeichnung von Helfern Besuche von Partnerorganisationen Clubveranstaltungen am Projektstandort Öffentlichkeitsarbeit Um Erfolg zu haben, müssen Clubprojekte die Unterstützung des Gemeinwesens haben, in dem sie umgesetzt werden. Durch die Ausarbeitung eines PR-Plans kann die Botschaft des Projekts übermittelt und Unterstützung generiert werden sowie das allgemeine öffentliche Image von Rotary verbessert werden. Weitere Informationen stehen in Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN) und auf Hier gibt es: Tipps zum Verfassen einer wirksamen Pressemitteilung Tipps zur Zusammenarbeit mit den Medien Rotary-Anzeigen und Multimedia-Inhalte zum Download Bilder zum Download Verweise auf die sozialen Netzwerkseiten von Rotary International Gebrauch der rotarischen Zeichen Die Verwendung des Namens Rotary, des Rotary-Emblems und anderer Marken von RI (die unter dem Sammelbegriff Rotarische Zeichen zusammengefasst sind) bei der Werbung für das Projekt ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, um die Öffentlichkeit mit dem Auftrag von Rotary vertraut zu machen. Allerdings muss aus allen Werbematerialien eindeutig hervorgehen, welcher Club oder Distrikt das Projekt plant und durchführt. Alle Werbematerialien müssen den Richtlinien von RI zum richtigen Gebrauch der rotarischen Zeichen, wie im RI Visual Identity Guide (547-EN) beschrieben, entsprechen. Fragen können zudem an den für Sie zuständigen Vertreter der Club- und Distriktunterstützung gerichtet werden. 14 Rotary in Aktion

19 ERFOLGSBEURTEILUNG Die Projektauswertung ist eine wichtige Komponente der Projektarbeit. Um aus Erfahrungen lernen und darauf aufbauen zu können, muss man wissen, was funktioniert hat und was nicht, und ob die Projektziele erreicht wurden. Die Auswertung muss weder kostspielig noch zeitaufwendig sein. Wer in der Planungsphase messbare Ziele und Zielvorgaben formuliert, hat bereits einen großen Teil der Arbeit geleistet. Für die Projektauswertung werden einfach nur Informationen zu jeder Zielvorgabe gesammelt und festgestellt, ob die Zielvorgaben erfüllt wurden. Wahl der Auswertungsmethode Folgende Faktoren helfen bei der Wahl der Auswertungsmethode: Zweck der Evaluierung Zielgruppe (Clubmitglieder, Sponsoren, Medien usw.) Benötigte Informationen Informationsquellen Beste Methode für das Sammeln der Informationen Abgabetermin Verfügbare Ressourcen für das Sammeln der Informationen Methode für die Berichterstattung der Ergebnisse Projekte können auf unterschiedlichste Weise ausgewertet werden. Die am häufigsten verwendeten Methoden werden nachfolgend beschrieben. Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 15

20 Datenanalyse Bei der Datenanalyse werden vor und nach dem Projekt gesammelten Zahlen miteinander verglichen. Bei einem Alphabetisierungsprojekt für Erwachsene könnte dies beispielsweise ein Test sein, den die Schüler am Anfang und am Ende des Kurses schreiben, um festzustellen, was sie gelernt haben. Befragung Wenn sich Ergebnisse nur schwer in Zahlen ausdrücken lassen, sind Umfragen mitunter besser geeignet, um Änderungen zu erfassen. Vor Beginn eines Projekts zur AIDS-Aufklärung könnte der Club zum Beispiel eine Umfrage durchführen, um den Grad des AIDS-Bewusstseins im Gemeinwesen zu messen. Fallstudie Eine Fallstudie zeichnet die Auswirkungen eines Projekts auf eine begrenzte Zahl an Menschen auf. Die Gründung eines Rotary Community Corps kann beispielsweise einen starken Einfluss auf ein kleines Segment der Bevölkerung haben. Das Studium dieser Gruppe ermöglicht einen detaillierten Einblick darüber, zu welchen Änderungen die Arbeit des RCC geführt hat. Ausführliche Interviews mit den Teilnehmern zeigen auf, welche neuen Fähigkeiten und Kenntnisse sie durch das Projekt gewonnen haben. Berichten Sie RI von Ihrem Projekt Rotary International ist stets interessiert an Erfolgsgeschichten zu Clubprojekten, die andere Rotary Clubs in ihrer Arbeit inspirieren und aus denen sie für ihre Projekte lernen können. Informationen zu Projekten können gerne an die Abteilung Rotary Service unter: gesandt werden und erscheinen so eventuell auf der Website von RI oder einer anderen Rotary-Publikation. Eine Kombination aus mehreren Methoden liefert die beste und umfangreichste Evaluierung. Die Wirkung eines Fonds für Umlaufkredite kann beispielsweise wie folgt beschrieben werden: Die Zahl der Menschen mit einem Monatseinkommen von unter 500 Dollar wurde um 20 Prozent verringert, die Zahl der Menschen mit einem Sparkonto ist gestiegen und zwei Frauen haben jetzt ein besseres Leben, was sich nach eigener Aussage in einem höheren Selbstbewusstsein und besseren Lebensbedingungen für ihre Familien äußert. Auswertungsbericht Auswertungsberichte sollten kurz und bündig formuliert, ansprechend gestaltet, gut verständlich und nützlich sein. Der Verfasser des Berichts sollte folgende Schreibtipps beachten: Den Bericht möglichst kurz halten. Aktiv und Präsens sprechen den Leser stärker an. Die wichtigsten Punkte zuerst nennen und Schlüsselpunkte hervorheben. Zitate, Grafiken und Fotos machen den Bericht anschaulicher. Was hätte besser, was hätte anders gemacht werden können? 16 Rotary in Aktion

21 PROJEKT-CHECKLISTE Anhand nachfolgender Checkliste können Clubs prüfen, ob sie die bewährten Praktiken aus diesem Leitfaden bei der Umsetzung ihrer Projekte anwenden: Fragen im Vorfeld zu einer Bedarfsanalyse (Seite 3-4). Welche Informationen über das Gemeinwesen sollen ermittelt werden? Wie sorgen Sie dafür, dass alle im Gemeinwesen repräsentiert werden? Welche Analyse-Instrumente sollen zum Einsatz kommen? Durchführung von Analysen im Gemeinwesen (Seite 4). Welche Bedarfe und Ressourcen wurden durch die Analyse ermittelt? Welche Art von Projekten wurde vom Club in der Vergangenheit umgesetzt? An welcher Art Projekten sind die Clubmitglieder interessiert? Wahl eines Projekts (Seite 5-6). Welche finanziellen und zeitlichen Anforderungen muss der Club erfüllen? Was ist die Laufzeit des Projekts? Ist das Projekt nachhaltig? Ernennung eines Projektausschusses (Seite 7). Setzen von Projektzielen und Zielvorgaben (Seite 7). Sind die Projektziele gemeinsam getragen, anspruchsvoll, erreichbar, messbar und zeitlich abgesteckt? Gibt es einen Plan wie Transparenz und Rechenschaftspflicht gesichert werden? Gibt es Pläne wie Haftpflicht und Haftungsschutz gesichert werden? Ermittlung möglicher Partner (Seite 9-10). Mit welchen externen Organisationen wird der Club zusammenarbeiten? Mit welchen anderen rotarischen Gruppen wird der Club zusammenarbeiten? Erstellung eines Plans zur Mittelbeschaffung (Seite 11) Kontaktaufnahme zu möglichen Spendern und Beantragung von Grants (Seite 11-12). Ernennung eines Koordinators für Freiwilligeneinsätze und Einbindung von freiwilligen Helfern (Seite 13-14). Regelmäßiger Austausch mit Interessenvertretern (Seite 14). Öffentlichkeitsarbeit im Gemeinwesen während des Projekts und nach dessen Umsetzung (Seite 14). Erfolgsbeurteilung (Seite 15-16). Wurden die Projektziele und Zielvorgaben erfüllt? Warum bzw. warum nicht? Was hat der Club aus der Umsetzung des Projekts gelernt? Entwicklung eines Projektplans und Aufstellung des Budgets (Seite 8). Wurden spezielle Aufgaben zur Erfüllung des Projektziels und der Zielvorgaben herausgearbeitet und ein Zeitplan zu deren Erfüllung aufgestellt? Wurde ermittelt, welche finanziellen oder materiellen Ressourcen für die Erfüllung der Aufgaben benötigt werden? Ein Leitfaden für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen 17

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24 One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA 605A-DE (112)