Staatliches Bauamt Freising

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1 Staatliches Bauamt Freising Staatliches Bauamt Freising Postfach Freising Hochbau Straßenbau Hochschulbau Vergabevermerk (Stand 09/2018) zur Dokumentation gem. 20 VOB/A Zur Dokumentation von Vergabeverfahren sind folgende Formblätter des VHB zu verwenden: FB-Nummer Bezeichnung Fundstelle Vergabeplattform bzw. Vergabevermerk Teil 1, Dokumentation/Vergabevermerk (EU) Vergabeeinleitung bzw. Vergabevermerk Teil 2, Dokumentation/Vergabevermerk (EU) Vergabeentscheidung bzw. Vergabevermerk Teil 3, Dokumentation/Vergabevermerk (EU) Abschluss des Vergabeverfahrens 313 Niederschrift über die Eröffnung Eröffnung 3210 Erste Durchsicht Prüfung+Wertung/Details/Dokumente 3211 Prüfung und Wertung Hauptangebot Prüfung+Wertung/Details/Dokumente 3212 Rangliste Prüfung+Wertung/Details/Dokumente 3213 Prüfung und Wertung Nebenangebot Prüfung+Wertung/Details/Dokumente 3214 Eignungsprüfung Prüfung+Wertung/Details/Dokumente 3215 Angebotswertung mehrere Kriterien Prüfung+Wertung/Details/Dokumente 3216 Nachforderung Bieter Dokumentation/Kommunikation/ Prüfung+Wertung 3216 Anschreiben zu 3216 für FBT Dokumentation/Kommunikation/ Prüfung+Wertung 3217 Anforderung Eigenerklärung zur Eignung Dokumentation/Kommunikation/ für Beschränkte Ausschreibung und Freih Vorschlagsliste Vergabe Nachfolgend wird am Beispiel einer Nationalen Vergabe Hochbau der Verfahrensablauf im Staatlichen Bauamt Freising dargestellt. Da die Formulare laufend nachgearbeitet werden, können die Formulare der Vergabeplattform von dieser Darstellung abweichen.... Amtssitz Staatliches Bauamt Freising Am Staudengarten 2a Freising und Internet Stand:

2 - 2 - Bearbeitung durch FBT s Architekten und Ingenieure sind vertraglich zur Anwendung des VHB verpflichtet. Sind FBT s mit der Wertung einer Vergabe beauftragt, sind folgende Formblätter vom FBT auszufüllen: 111.0/1 Vergabevermerk Teil 2, Vergabeentscheidung 3211 Prüfung und Wertung Hauptangebot 3213 Prüfung und Wertung Nebenangebot (wenn NA vorhanden) 3214 Eignungsprüfung (nur wenn Bieter ausgeschlossen werden soll) Angebotswertung mehrere Kriterien (falls erforderlich) Bieterliste StBA FS zu FB 111, Teil Nachforderung Bieter 3216 Anschreiben zu 3216 für FBT Die Wertung ist i.d.r. auf der Vergabeplattform durchzuführen. Die FB sind in Papierform, unterzeichnet, den Vergabeunterlagen beizufügen. Andernfalls stehen ausfüllbare Formblätter den Büros unter folgendem Link zur Verfügung: e/index.php Das FB Bieterliste StBA FS zu FB 111.0/1, Teil 2 sowie diese Anleitung stehen auf der Homepage des StBA FS unter zum Download bereit. Stand:

3 1. Vergabeeinleitung Stand:

4 Hochbau: Mit diesem FB veranlasst der SB das Anlegen der Vergabe auf der Vergabeplattform und ggf. in Pallas. T informiert ggf. den FBT und leitet den Vergabeakt an den SB weiter. Straßenbau: Der SB holt sich die Vergabenummer bei der Abteilung T. Die Vergabe wird durch die Abteilung T auf der Vergabeplattform angelegt. Stand:

5 zu finden auf der Vergabeplattform unter "Dokumentation" Nach Fertigstellung der Vergabeunterlagen vom FBT per an SB Eintragen: S: siehe FB Haushaltsrechtliche Voraussetzungen H: automatisch ausgefüllt durch Datenexport HHV Oberhalb der Schwellenwerte Vergabeliste (80%-Paket beilegen) unter Angabe des einschlägigen Paragraphen der Begründung!!! Stand:

6 füllt sich automatisch, wenn Termine/Fristen in den allgemeinen Daten eingetragen ggf. eintragen Bei Freihändigen Vergaben und Beschränkten Ausschreibungen ist die ausgedruckte Vorschlagsliste mit entsprechenden Eignungsvermerken beizulegen H: FBT SB-Sachbearbeiter AL-Abteilungsleiter FF-Federführer T-Abteilung T. entsprechend Geschäftsordnung: BL-Bereichsleiter oder T S: hier nur Unterschrift SB übrige Unterschriften auf FB Haushaltsrechtliche Voraussetzungen Stand:

7 Firmenvorschlagsliste nur bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe erforderlich Ausdruck aus Vergabeplattform PQ PQ handschriftlicher Vermerk über Art des Eignungsnachweises Eigenerklärungen sind der Vorschlagsliste beizulegen Stand:

8 zu finden auf der Vergabeplattform unter Dokumentation/Kommunikation/Vorschlagsliste abzulegen im Vergabeakt ausfüllen Nur bei Beschränkter Ausschreibung und freihändiger Vergabe zur Anforderung von Eignungsnachweisen vor Versand der Vergabeunterlagen (Nicht geeignet wenn sicherheitsüberprüftes Personal erforderlich) Art und Umfang der Leistung hier eintragen! voraussichtlichen Ausführungszeitraum eintragen! Datum eintragen! Stand:

9 Stand:

10 Stand:

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12 erforderlich bei Maßnahme über Schwellenwert H: zu finden in HHV (erledigt SB) S: Exceltabelle erstellen abzulegen im Vergabeakt Stand:

13 H: zu finden in HHV, abzulegen im Vergabeakt (erledigt SB) Soll Instandhaltung mit ausgeschrieben werden, ist diese Vereinbarung mit der liegenschaftsverwaltenden Stelle zu schließen. Sonstige Hinweise zu Instandhaltungsverträgen siehe Info-Ordner Stand:

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15 Stand:

16 Ggf. Bieteranfragen und nderungspakete in Zusammenarbeit mit T bearbeiten abgelegt im Vergabeakt Stand:

17 Wird erledigt durch Submissionsleiter und T abgelegt im Vergabeakt Stand:

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20 zu finden auf Vergabeplattform/Eröffnung, abgelegt im Vergabeakt Stand:

21 Stand:

22 Stand:

23 Ausdruck Firmenliste abgelegt im Vergabeakt Stand:

24 wird erledigt durch T/Nachrechner: 1. FB Erste Durchsicht 2. Preisspiegel 3. Bieterpr fprotokoll 4. FB Rangfolge Stand:

25 3210 (Erste Durchsicht) Bieter Baumaßnahme Vergabenummer Angebot vom Leistung Erste Durchsicht der Angebote Nr. Prüfungspunkte ja nein Feststellungen (Bemerkungen) 1 gesondertes Anschreiben vorhanden 2 Unterschrift auf Angebotsschreiben vorhanden? (wenn nein, im Angebotsschreiben eindeutig kenntlich machen). 3 Feld Preisnachlässe im Formblatt Angebotsschreiben eindeutig ausgefüllt. (Wurde kein Preisnachlass angeboten, ist dies im Angebotsschreiben eindeutig kenntlich zu machen sowie in der Spalte Feststellungen 0 einzutragen). 4 Liegen Auffälligkeiten bei Preisangaben vor (z. B. fehlende geänderte bzw. nicht zweifelsfrei angegebene Preise)? (Höhe des Nachlasses %) 5 Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen (auch doppelte/fehlende Seiten), wenn ja, Angabe der Änderung. 6 Feld Anzahl der Nebenangebote im Angebotsschreiben eindeutig ausgefüllt? (Wurden keine Nebenangebote angeboten, ist dies im Angebotsschreiben eindeutig kenntlich zu machen sowie in der Spalte Feststellungen 0 einzutragen). Sonstige Feststellungen (Anzahl: ) Die getroffenen Feststellungen sind im Rahmen der Prüfung des Angebotes zu bewerten. Datum/Unterschrift VHB Bayern - Stand April von 1 Stand:

26 zu finden auf Vergabeplattform, abgelegt im Vergabeakt (Niederschrift (Er)Öffnung der Angebote - Auflistung Angebote) Niederschrift über die (Er)Öffnung der Angebote - Auflistung Angebote Datum, Uhrzeit Vergabenummer rechnerisch geprüfte Angebotssummen Im (Er)Öffnungstermin protokollierte Angaben Maßnahme eingetragen am Bearbeiter Leistung Ang. Nr. Firmenname, Ort Angebotsschreiben vom Angebotssumme Nachlass Angebotssumme v.h. nachgerechnet 1 Wartung/Instandhaltung Anzahl Nebenangebote Begleitschreiben vom Nachtrag Blatt Besonderheiten Datum/Uhrzeit 1 unter Einbeziehung des verlesenen (ungeprüften) Nachlasses VHB / VHL Bayern - Stand von Stand:

27 zu finden auf Vergabeplattform, abgelegt im Vergabeakt Stand:

28 Stand:

29 Schritt 1 - ALLE Nebenangebote prüfen 1.1: wertbar? insb. Nr. 1.1, prüfen 1.2: Angebotssumme ermitteln 1.3: FB Bieter-Rangliste StBA FS 1.4: falls Angebot in engerer Wahl, übrige Prüfungspunkte abarbeiten zu finden auf der Vergabeplattform abzulegen beim jeweiligen Angebot Stand:

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31 Unterschrift auf Seite 5 reicht aus! Stand:

32 Unterschrift auf Seite 5 reicht aus! Stand:

33 Unterschrift Sachbearbeiter bzw. FBT Stand:

34 Schritt 2 Rangfolge + Bieter der engeren Wahl festlegen Zu Finden auf der Vergabeplattform "Prüfung und Wertung" abzulegen im Vergabeakt x Sollte die Wertunssumme und die Angebotssumme übereinstimmen ist nur diese handschriftliche Ergänzung nötig. Das folgende Blatt entfällt dann Stand:

35 Schritt 2 Rangfolge + Bieter der engeren Wahl festlegen zu finden unter: W:\Zentrales\98_Info_Intern\Abt_T\Bauverträge oder abzulegen im Vergabeakt Liste nur erforderlich, wenn Nebenangebote abgegeben wurden oder die Angebotssumme von der Wertungssumme abweicht. Andernfalls reicht das FB 3212 Rangliste mit handschriftlicher Ergänzung der Spalten "engere Wahl" und "Ausschluss" Stand:

36 Schritt 3 Nachfordern fehlender Unterlagen Über Vergabeplattform Mit FB 3216 Fristermittlung gem. 193 BGB: Fällt der letzte Tag der Frist auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, so tritt an die Stelle eines solchen Tages der nächste Werktag. Stand:

37 Nachfordern fehlender Unterlagen nur für Bieter der engeren Wahl zu finden auf der Vergabeplattform, abzulegen beim jeweiligen Bieter ausfüllen ausfüllen Unter Nr. 1 was mit Angebotsabgabe vorzulegen gewesen wäre (FB 211 C und Nr. 3.1) Frist 6 KT keine Nachfrist erforderlich! = fehlende Angaben im FB 124 Stand:

38 Unter Nr. 2 alles was - auf Anforderung vorzulegen ist (FB 211 Nr. 3.2) keine Nachfrist erforderlich! angemessenen Termin eintragen, i.d.r. min. 6 KT Stand:

39 Ist die Firma nicht präqualifiziert, sind die in der Eigenerklärung aufgelisteten Unterlagen (hier Nr ) zwingend anzufordern. Stand:

40 angemessenen Termin eintragen, i.d.r. min. 6 KT Unter Nr. 3 alles was - zur Aufklärung des Angebotsinhalts erforderlich ist keine Nachfrist erforderlich Stand:

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42 FB x für max. 2x nachfordern Stand:

43 Schritt 4 Nur für Bieter der engeren Wahl (min. 2 Stück) zu finden auf der Vergabeplattform abzulegen beim jeweiligen Angebot Stand:

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46 Unterschrift SB bzw. FBT Stand:

47 Schritt 5 Nur für die Bieter der engeren Wahl zu finden auf der Vergabeplattform abzulegen beim jeweiligen Angebot Nur erforderlich, wenn ein Bieter wegen mangelnder Eignung ausgeschlossen werden muss!!! Stand:

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53 Begründung in Absagemaske eintragen, sofern der Bieter ausgeschlossen wurde. Schritt 6 Auf der Vergabeplattform unter "Prüfung und Wertung" die Reiter "Eignung" und "Preis" abarbeiten, da diese Daten in den Vergabevermerk Teil 2 und die Absageschreiben übernommen werden und auf "abgeschlossen" setzen. Anschließend zu beauftragendes Angebot unter "Zuschlag/Allgemein" festlegen. Bei Bearbeitung durch FBT s ist dieser Reiter vom SB auf "abgeschlossen" zu setzen. Eine Ausfüllanleitung finden Sie auf der Homepage des StBA Landshut: Stand:

54 Schritt 7 Vergabevorschlag zu finden auf der Vergabeplattform abzulegen beim jeweiligen Angebot Stand:

55 bei Nebenangeboten oder abweichenden Wertungssummen ist die neue Bieter-Rangliste StBA FS beizulegen Einzelnachweise sind zu pr fen und dem jeweiligen Angebot beizulegen (auch bei Beschr nkten Ausschreibungen und Freih ndigen Vergaben) FB 3214 ist nur bei Ausschluss wegen mangelnder Eignung erforderlich Stand:

56 S: Unterschrift SB bzw. Ingenieurb ro alle brigen Unterschriften nicht hier sondern auf: Verteiler Auftragsschreiben(StBA FS - zu FB 111, Teil 2) H: FBT SB AL FF T. entsprechend Gesch ftsordnung: BL oder T Stand:

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59 Wird erledigt durch T H:einschl. Datenimport in HHV Stand:

60 füllt sich nicht automatisch, da Versand nicht über Vergabeplattform Stand: