VHB VOB beschränkte Ausschreibung

Transkript

1 Verfahrensdokumentation VHB VOB beschränkte Ausschreibung Version Modell 5.7 MPG - Testsystem Stand: Ausschreibungsdienst

2 1. Vorbereitung der Vergabe 1.1. Neue Vergabe anlegen Neue Vergabe anlegen 2

3 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Vergabeverantwortlicher bestimmen Externen Bearbeiter bestimmen 3

4 1.2. Erfassung der Ausschreibung Erfassung der Ausschreibung Erfassung der Ausschreibung Auswahl Beschränkte Ausschreibung Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per versenden 4

6 1.3. Kostenermittlung Kostenermittlung Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per versenden 6

8 1.4. Begründung beschränkte Ausschreibung Begründung Beschränkte Ausschreibung 8

9 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Vergabeverantwortlicher bestimmen Ex Ante national (Information über beabsichtigte beschränkte Ausschreibung) Externen Bearbeiter bestimmen 9

10 1.5. Terminplanung Termin und Fristenmanager Funktionen: Ansicht: Vergabe hinzufügen Ansicht: Vergaben des Projektes anzeigen Ansicht: Vergaben der Organisationseinheit anzeigen Ansicht: Vergaben entfernen Ansicht: Diagramm vergrößern Ansicht: Diagramm verkleinern Neuer Termin Termin löschen Terminplan aus Terminmanager importieren Termin per versenden/in Kalender speichern Termine vorschlagen Keine Termine vorschlagen Von Veröffentlichung Von Ausführungsbeginn Vorgeschlagene Termine übernehmen Einstellungen Ansicht Termine Vergabeübergreifend Vorschau PDF Formular Drucken PDF Formular 10

11 Neuen Termin anlegen Termin in Kalender speichern 11

12 Termin und Fristenmanager Ansicht Vergabeübergreifend Funktionen: Termine der Vergabe anzeigen Weitere Informationen Vergabedetails 12

14 2. Vergabeunterlagen erstellen 2.1. Aufforderung zur Angebotsabgabe Aufforderung zur Angebotsabgabe Funktionen: Drucken: Formular VHB 211 (April 2016), VHB 213 (April 2016), eigene PDF Vorlage Senden: Formular per versenden Auswahl von Formularen: VHB 212 (fest) VHB 232 VHB 242 VHB 214 (fest) VHB 215 (fest) VHB 225 VHB 228 VHB 231 VHB 241 VHB 244 VHB 246 VHB 247 VHB 625 VHB 213 (fest) 14

15 VHB 124 VHB 125 VHB 221/222 VJB 224 VHB 233 VHB 234 VHB 248 VHB 126 VHB

17 2.2. VHB 214 Besondere Vertragsbedingungen Besondere Vertragsbedingungen Funktionen: Drucken: Formular VHB 214 (April 2016), eigene PDF Vorlage Senden: Formular per versenden 17

19 2.3. Eignungskriterien erstellen Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Funktionen: Element verschieben nach oben / nach unten Prüfen Übergeordnetes Element auswählen Auswahl ausklappen/ zuklappen Nächstes Pflichtfeld Anzeige Gliederung ein/aus Bietervorschau Eignungskriterien hinzufügen Drucken über Menü (Datei/Seitenansicht): eigenes PDF Formular 19

21 2.4. Hinzufügen der Leistungsbeschreibung Hinzufügen der Leistungsbeschreibung Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per versenden 21

23 2.5. Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Funktionen: Datei öffnen Datei hinzufügen Neue Version Signieren Auswahl von Formularen: Dateien für Angebot: VHB 213 VHB 221 VHB 222 VHB 234 VOB_Angebotsschreiben Zusätzliche Informationen: VHB 211 VHB 212 VHB 214 VHB 215 Angebotskennzettel 23

25 2.6. Bieterauswahl Teilnehmerfreigabe Funktionen: Firma auswählen Firma importieren 25

27 3. Veröffentlichung 3.1. Prüfung des Verfahrens Prüfung des Verfahrens Funktionen: Ansicht Aufforderung zur Angebotsabgabe Ansicht und Ausdruck Vergabeunterlagen Drucken: Eigene PDF Vorlage Senden: Formular per versenden Weitergabe zur Abzeichnung 27

29 3.2. Prüfung des Verfahrens (abzeichnen) Abzeichnung des Verfahrens Funktionen: Ansicht Aufforderung zur Angebotsabgabe Ansicht und Ausdruck Vergabeunterlagen Drucken: Eigene PDF Vorlage Senden: Formular per versenden Abzeichnen/ Ablehnen Bemerkung hinzufügen 29

31 3.3. Versenden, Anschreiben an die Bieter Anschreiben der Bieter Funktionen: Veröffentlichung von Auswahl der Version Druckunterlagen exportieren Öffnen Drucken Versenden Bestätigung der Übertragung an die Plattform 31

32 Informationen zur Vergabe Aktionen: Erneut veröffentlichen Interne Dokumentationsvermerke erfassen Papierangebot erfassen Vergabe aufheben Vergabeunterlagen drucken und senden Vergabeunterlagen ändern Vergabeunterlagen drucken Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen E Ante national (Information über beabsichtigte beschränkte Ausschreibung) Externen Bearbeiter bestimmen 32

33 4. Angebotsöffnung 4.1. Angebote öffnen Angebote öffnen Funktionen: Angebotsöffnung beginnen Neues Angebot Angebot importieren Details Angebot entschlüsseln Alle prüfen Prüfen 33

34 Angebotsöffnung beginnen Anmeldung weiterer Benutzer (Vier Augen Prinzip) und Schlüssel laden 34

35 Anzahl der anwesenden Bietervertreter Angebote öffnen 35

36 Angebote entschlüsseln Elektronisches Angebot entschlüsseln 36

37 Erste Prüfung des elektronischen Angebots 37

38 Elektronisches Angebot 38

39 Elektronische Signatur 39

40 Geöffnete Angebote Funktionen: Neues Angebot Angebot importieren Details Angebotsrücknahme erfassen Alle prüfen Prüfen 40

41 Papierangebot erfassen 41

42 Papierbewerber auswählen 42

43 Neues Papierangebot erfassen 43

44 Angebote geöffnet Funktionen: Neues Angebot Angebot importieren Details Angebot entschlüsseln Alle prüfen Prüfen 44

45 Informationen zur Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachträgliche Angebotserfassung Vergabe aufheben Vergabeunterlagen drucken und senden Verlängerung Bindefrist Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Ex Ante national (Information über beabsichtigte beschränkte Ausschreibung) Externen Bearbeiter bestimmen 45

46 4.2. Niederschrift Niederschrift Funktionen: Drucken: Formular VHB 313 (April 2016), eigenes PDF Formular Senden: Formular per versenden 46

47 Informationen zur Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachforderung von Unterlagen Nachträgliche Angebotserfassung Vergabe aufheben Verlängerung Bindefrist Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Ex Ante national (Information über beabsichtigte beschränkte Ausschreibung) Externen Bearbeiter bestimmen 47

48 5. Angebotsprüfung 5.1. Rechnerische Prüfung (ohne Lose) Rechnerische Prüfung (ohne Lose) Funktionen: Details Prüfen Drucken: eigenes PDF Formular 48

50 5.2. Niederschrift über die rechnerisch geprüften Angebotssummen Niederschrift über die rechnerisch geprüften Angebotssummen Funktionen: Drucken: eigenes PDF Formular Senden: Formular per versenden 50

52 5.3. Eignungs- und Angebotsprüfung Angebotsprüfung Funktionen: Nur zugelassene Angebote anzeigen Als PDF öffnen In Excel öffnen Import Export Fragebogen Angebotsdetails Bieterdetails Alle erfüllt 52

54 5.4. Preisvergleich Preisvergleich Funktionen: Als PDF öffnen In Excel öffnen Angebotsdetails Bieterdetails Toolbox Tabelle Einstellungen 54

56 5.5. Angemessenheit des Preises Angemessenheit des Preises Funktionen: Nur zugelassene Angebote anzeigen Als PDF öffnen In Excel öffnen Import Export Fragebogen Angebotsdetails Bieterdetails Alle erfüllt 56

58 5.6. Nebenangebote erfassen Funktionen: Nebenangebote erfassen Details 58

61 5.7. Nebenangebote kombinieren Funktionen: Nebenangebote kombinieren 61

63 5.8. Erfassung der finalen Wertungssumme Funktionen: Finale Wertungssumme erfassen Erfassung der finalen Wertungssumme 63

65 6. Wertung 6.1. Wertung Wertung Funktionen: Als PDF öffnen In Excel öffnen Import Export Angebotsdetails Bieterdetails Toolbox Tabelle Einstellungen 65

67 6.2. Vergabevermerk - Wertungsübersicht Vergabevermerk Wertungsübersicht Funktionen: Drucken: Formular VHB 321 (Ausgabe 2008), eigenes PDF Formular Senden: Formular per versenden 67

68 Informationen zur Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachträgliche Angebotserfassung Vergabe aufheben Verlängerung Bindefrist Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Ex Ante national (Information über beabsichtigte beschränkte Ausschreibung) Externen Bearbeiter bestimmen 68

69 7. Zuschlag 7.1. Festlegung des Vergabevorschlags Vergabevorschlag Funktionen: Als PDF öffnen In Excel öffnen Angebotsdetails Bieterdetails Toolbox Tabelle Einstellungen 69

70 Informationen zur Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe aufheben Verlängerung Bindefrist Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Ex Ante national (Information über beabsichtigte beschränkte Ausschreibung) Externen Bearbeiter bestimmen 70

71 7.2. Vergabevermerk Entscheidung über den Zuschlag Vergabevermerk Entscheidung über den Zuschlag Funktionen: Drucken: Formular VHB 331 (April 2016), eigenes PDF Formular Senden: Formular per versenden 71

73 7.3. Absageschreiben Funktionen: Bearbeiten Bieterbenachrichtigung 73

74 Absageschreiben Bieter Funktionen: Drucken: Formular VHB 332 (April 2016), eigenes PDF Formular Senden: Formular per versenden 74

76 7.4. Zuschlagserteilung Zuschlagserteilung Funktionen: Als PDF öffnen In Excel öffnen Angebotsdetails Bieterdetails Toolbox Tabelle Einstellungen 76

77 Informationen zur Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe aufheben Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Ex Ante national (Information über beabsichtigte beschränkte Ausschreibung) Externen Bearbeiter bestimmen 77

78 7.5. Auftragsschreiben Funktionen: Bearbeiten Auftragsschreiben 78

79 Auftragsschreiben Funktionen: Drucken: Formular VHB 338 (April 2016), Eigenes PDF Formular Senden: Formular per versenden 79

80 Informationen zur Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe aufheben Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Ex Ante national (Information über beabsichtigte beschränkte Ausschreibung) Externen Bearbeiter bestimmen 80

81 8. Vergabe abschließen 8.1. Revisionsstand erstellen Formulare ausdrucken Funktionen: Alles drucken Alles exportieren Auswahl öffnen Auswahl drucken Auswahl exportieren Revisionsstand speichern 81

82 Revisionsstand speichern Vergabe abschließen 82

83 Ausschreibungsdienst Kontakt Ausschreibungsdienst Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbH Breitscheidstraße Stuttgart Telefon Telefax Beratung zu unseren Produkten und Services Kundenmanagement Telefon Vergabestellen Support Telefon Bieter Support Telefon Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbH Breitscheidstraße Stuttgart Telefon Telefax Geschäftsführer: Joachim Ciresa USt-IdNr. DE Stand: April 2016