Vergabemanagement und die Umsetzung des TVgG-NRW in der Stadt Rheinberg. Praxisbeispiel: Beschränkte Vergabe. Vorgestellt von:

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1 Vergabemanagement und die Umsetzung des TVgG-NRW in der Stadt Rheinberg. Praxisbeispiel: Beschränkte Vergabe Vorgestellt von: Heinz Molter Projektmanager evergabe Deutsches Ausschreibungsblatt GmbH Frank Rumpp Einkaufsleiter Dienstleistungsbetrieb der Stadt Rheinberg

2 Das Deutsche Ausschreibungsblatt Fachorgan für Ausschreibungen öffentlicher gewerblicher und privater Auftraggeber Ihr Partner bei der Optimierung von Vergabeprozessen Fachpersonal hilft und berät Erfahrung seit 1954 Feste Ansprechpartner im Innen und Außendienst Zusätzlicher Support via modernen Onlinemeetingtools Mitinitiator und Gesellschafter von Vergabe24

3 Das Vergabeportal für Deutschland

4 Das Vergabeportal für Deutschland Die Vorteile von Vergabe24 Mehr als Bieter nutzen die Medien von Vergabe24 zur Auftragsrecherche Mehr als Ausschreibungen pro Jahr Einheitlicher Bieterassistent Einheitliche Vergabeunterlagenbeschaffung Deutschlandweit einheitliche und bewährte Vergabemanagement Lösungen

5 Vergabemanagementsystem NRW spezifischer Workflow für Vergabestellen auf Basis des AI Vergabemanagers Standardsystem in wenigen Tagen umgesetzt und geschult Hosting durch Deutsches Ausschreibungsblatt Juristischer Workflow mit optionaler Einbindung der FB Rechte Rollen Prinzip Hinterlegte Vordrucke mit Vorbelegung durch Stammdaten evergabe optional auswählbar Bewerberdatenbank inkl. Nachweisen und Gewerken

6 Beispiel eines möglichen Workflows Fachbereich Vergabestelle Abzeichner Bedarfsmeldung u. LV Sicherst. d. Finanzierung Verfahrenswahl Angebotsprüfung Vergabevorschlag Bedarfsmeldung u. LV Sicherst. d. Finanzierung Verfahrenswahl Terminplanung Erstellung Vergabeunterlagen Veröffentlichung Angebotsöffnung / Submission Anfrage beim Gewerbezentralund beim Korruptsionsregister Absageschreiben Zuschlagserteilung Abzeichnung Bedarfsmeldung Abzeichnung Veröffentlichung 1 Abzeichnung Veröffentlichung 2 Abzeichnung Vergabevorschlag 1 Abzeichnung Vergabevorschlag 2

7 Kreis: Wesel Einwohner: * Fläche: 75,16 km²* Vorstellung der Stadt Rheinberg *Quelle: Statistische Ämter des Bundes und der Länder Stand Organisation: Zentrale Vergabestelle Projektkurzbeschreibung: Angeschlossen an das Deutsche Ausschreibungsblatt und den NRW Vergabemanager über den evergabe Rahmenvertrag des KRZN (Kommunales Rechenzentrum Niederrhein) Schulung der MitarbeiterInnen an 2 Tagen Seit Juli 2012 im Livebetrieb

8 Praxisbeispiel Workflowskizze des NRW Vergabemanagers anhand des Beispiels einer Beschränkten Ausschreibung. Von Erstellung der Vergabe bis zur Veröffentlichung Besonderheiten des TVgG NRW und der dazugehörigen RVO

9 Startseite des Systems Persönlicher Aufgabeneingang Terminübersicht Übersicht über Vergaben der gesamten Organisation (je nach Rechtekatalog)

10 Anlegen einer neuen Vergabe Anlegen der Vergabe nach VOB, VOL, etc. Zuordnen zu versch. Organisationseinheiten innerhalb einer Verwaltung möglich

11 Basisdaten erfassen Auswahl, ob TVgG NRW angewendet werden soll bzw. Begründung falls Nein Dokumentation der Bedarfsanalyse gem. TVgG NRW Datenupload des Leistungsverzeichnisses, der Pläne oder anderer Anlagen

12 Basisdaten erfassen Schätzwerteingabe und Verfahrenswahl Losaufteilung inkl. Begründung bei Nein Definition der Wertungskriterien

13 Erläuterung der Wertungskriterien gem. TVgG NRW Interne Dokumentation zu den Gründen für oder gegen einzelne Kriterien Umfang der Wertungskriterien zur näheren Beschreibung für die Bieter

14 Kostenermittlung und Sicherstellung der Finanzierung

15 Begründung für die Beschränkte Ausschreibung Hinterlegung im elektronischen Vergabevermerk/Wahl der Verfahrensart Auswahl Button für Standard Begründungen

16 Dokumentation einer eventuellen Vorab Veröffentlichung Dokumentation einer Entscheidung gegen Binnenmarktrelevanz Veröffentlichung gem. TVgG NRW bei vorliegender Binnemarktrelevanz Veröffentlichung gem. VOB bei Schätzwert >20.000

17 Terminplanung Vergaberechtskonforme Vorschläge vom System (auch bei EU Fristen etc.) Prüfung eigener Terminketten Export der Termine in den eigenen Kalender

18 Auswahl der Anlagen zum TVgG NRW Erklärung zu allen sechs Anlagen der Rechtsverordnung Intelligente Vorbelegung nach Schätzwert, Bau, Liefer o. Dienstleistung Begründungsmöglichkeit bei Abweichung von vorgeschlagenen Anlagen

19 Aufforderung zur Angebotsabgabe Stets aktuelle Vordrucke Besonderheiten des TVgG NRW und der Rechtsverordnung integriert Hinweis auf Wertungskriterien und Umfang für den Bieter gem. TVgG NRW

20 Besondere Vertragsbedingungen Immer aktuelle und rechtskonforme Vordrucke

21 Teilnehmerauswahl Auswahl der Teilnehmer aus der eigenen Bewerber Datenbank Keine Registrierung der Bieter auf der Plattform notwendig Suche nach Gewerken und Übersicht der bereits vorliegenden Nachweise

22 Begründung der ausgewählten Firmen Begründung zu den einzelnen Firmen möglich Begründung zur Anzahl der ausgewählten Firmen möglich Dokumentation im Vergabevermerk

23 Überprüfung der Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen werden aus den Daten automatisch zusammengestellt Anlagen zum TVgG NRW werden gem. der Auswahl beigefügt

24 Optionale Abzeichnungsstufe Vor Versand können Abzeichnungsstufen hinterlegt werden Abzeichnungsstufen sind an mehreren Stellen im System möglich Die Abzeichnung kann ebenso außerhalb des Systemes in Papier erfolgen

25 Versand an die Plattform Keine Signaturkarte für Vergabestelle nötig Anschreiben der Bieter zusätzlich automatisch über den Druckdienst möglich

26 Weitere Schritte (Beschränktes Verfahren) Vergabe24 Transaktionsplattform Download Link per Mail an die Teilnehmer Optional Unterlagen per Post durch Deutsches Ausschreibungsblatt Angebotsabgabe elektronisch oder in Papier NRW Vergabemanager Tool der Vergabestelle Angebotsöffnung inkl. Niederschrift Nachforderung von Nachweisen, Registeranfragen, Prüfung und Wertung Zuschlags und Absageschreiben

27 Optimierung von Vergabeprozessen Ihre Vorteile Durch evergabe Plattform Keinen Aufwand durch Versand von Vergabeunterlagen Keine Medienbrüche und Doppelerfassungen Durch NRW Vergabemanager Aktuelle Vordrucke Vergaberechtskonformes Arbeiten Detaillierte Dokumentation und Statistiken Kürzere Bearbeitungszeiten

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Deutsches Ausschreibungsblatt GmbH Postfach Düsseldorf Ihre Ansprechpartner Mirco Mödder Holger Haake Telefon: 0211 / Telefax: 0211 / ausschreibungsblatt.de ausschreibungsblatt.de

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