Benutzerhandbuch für die Wirtschaftsteilnehmer

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1 Benutzerhandbuch für die Wirtschaftsteilnehmer Vers Elektronische Vergaben Gare telematiche

2 Inhalt Digitale Signatur Adressenverzeichnis Teilnahme an Vergaben Wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden 2 2

3 Digitale Signatur Die digitale Signatur ist ein Eckpfeiler von e-government. Alle natürlichen Personen können eine digitale Signatur erwerben: Bürger; Direktoren und Mitarbeiter von Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Um eine digitale Signatur zu erhalten, müssen Sie sich an akkreditierte Zertifizierungsstellen wenden: öffentliche und private Einrichtungen mit der Genehmigung zur Ausübung dieser Tätigkeit. Die Liste dieser Zertifizierungsstellen ist gemäß Gesetz auf der CNIPA Webseite veröffentlicht: 3 3

4 Digitale Signatur Wirtschaftsteilnehmer mit Sitz im Ausland, die laut Richtlinie 1999/93/EG im Besitz der fortgeschrittenen elektronischen Signatur sind, die ein qualifiziertes Zertifikat (ausgestellt von einem dazu berechtigten Zertifizierungsdiensteanbieter) zur Grundlage hat, verwenden die digitale Unterschrift, um an telematischen Ausschreibungen teilnehmen zu können. Die digitale Unterschrift wird durch die Bezeichnung qualifizierte Unterschrift im Zertifikat identifiziert. Ansonsten unterzeichnen die ausländischen Wirtschaftsteilnehmer die Dokumente händisch, versenden sie in gescannter Form und reichen zusätzlich einen Personalausweis des gesetzlichen Vertreters (Identitätskarte oder gleichwertiges Dokument) in gescannter Form ein. Wenn der Zuschlag an einen ausländischen Wirtschaftseilnehmer vergeben wird, ist es Aufgabe der Vergabestelle, die notwendigen Kontrollen und Überprüfungen durchzuführen. 4 4

5 Adressenverzeichnis Registrierung Füllen Sie alle Pflichtfelder, die mit einem Sternchen * gekennzeichnet sind, aus. Geben Sie eventuell keine oder 0/null ein. 5 5

6 Adressenverzeichnis Registrierung Wenn Sie nicht alle Pflichtfelder ausfüllen, kennzeichnet das System den Fehler in Rot. 6 6

7 Adressenverzeichnis Registrierung Im zweiten Schritt gibt es 5 Kategoriengruppen: 1. Lieferungen 2. Dienstleistungen 3. Bauleistungen 4. Sanitätsbereich 5. Freiberufler Wählen Sie die Kategorie, für die Sie sich bewerben möchten, aus und klicken Sie auf Weiter. Bei den Kategorien der Bauleistungen geben Sie bitte das Fälligkeitsdatum der SOA-Bescheinigung ein. 7 7

8 Adressenverzeichnis Registrierung Überprüfen Sie die eingegebenen Daten und klicken Sie auf Weiter. 8 8

9 Adressenverzeichnis Änderung der Daten Sie müssen sich mit Benutzername und Passwort anmelden, um in die Systemsteuerung zu gelangen. Dort können Sie: die Liste der Ausschreibungen sehen die eingegebenen Daten ändern Ihre Registrierung löschen 9 9

10 Teilnahme an Ausschreibungen Überprüfen Sie, ob unter Ausschreibungsphase Im Gange angezeigt wird. Danach auf Anzeigen klicken. Sofern Sie im Adressenverzeichnis REGISTRIERT sind, geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und klicken auf Zugang. Falls Sie NICHT REGISTRIERT sind, klicken Sie hier 10 10

11 Teilnahme an Ausschreibungen Das System erstellt 3 Dateien im PDF-Format, die im dafür vorgesehenem Bereich hinzugefügt werden müssen: 1. Teilnahmeantrag 2. Preisangebot 3. Annahme Vergütung Systemverwaltung (bei Ausschreibungsbeträgen > ,00 ) Die Vergabestelle, welche die Ausschreibung veröffentlicht, kann verlangen, dass die genannten Unterlagen digital unterzeichnet sein müssen. Das System legt die Verwaltung aller obligatorischen Anforderungen fest, indem es die dafür vorgesehenen Unterlagen anhängt (z.b. eingescannte SOA-Bescheinigung, ISO- Zertifikat, CIG-Bezahlung, Zusatzerklärungen usw.). Das System legt NICHT die Verwaltung der fakultativen Anforderungen (lesen Sie die Teilnahmebedingungen/Einladungsschreiben aufmerksam durch) fest, die unter Umständen auch obligatorisch werden können (z.b. zusätzliche Erklärungen zur Weitervergabe, Gründungsakt Bietergemeinschaft, Vertrag zur Nutzung der Kapazitäten Dritter usw.). Bei zeitweilig zusammengeschlossenen Bietergemeinschaften müssen die Unterlagen von allen Mitgliedern derselben digital unterschrieben werden.

12 Teilnahme an Ausschreibungen Lesen Sie bitte IMMER genau die Beschreibungen im grauen Feld und fahren Sie fort, indem Sie hier klicken

13 Teilnahme an Ausschreibungen Lesen Sie IMMER genau die Beschreibungen im grauen Feld. Wählen Sie die Art der Teilnahme im Auswahlmenü. Bei Bietergemeinschaften lesen Sie hier

14 Teilnahme an Ausschreibungen Erstellung von dynamischen Vorlagen 14 14

15 Teilnahme an Ausschreibungen Erstellung Teilnahmeantrag Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und lesen Sie die Felder mit den nützlichen Hinweisen sorgfältig durch

16 Teilnahme an Ausschreibungen Wenn Sie die Dokumente hinzufügen, berücksichtigen Sie bitte die Angaben in der Legende

17 Teilnahme an Ausschreibungen Erstellung Preisangebot Sobald Sie das Preisangebot eingeben und dann hier klicken, wird automatisch das Dokument Formular Preisangebot erstellt. Das Dokument Preisangebot" muss hier hinzugefügt werden

18 Teilnahme an Ausschreibungen Angebot senden Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente korrekt hinzugefügt wurden und klicken Sie dann auf Senden. Nachdem Sie das Angebot versendet haben, erscheint diese Bildschirmansicht und es wird eine zur Bestätigung an die im System hinterlegte Adresse gesendet

19 Teilnahme an Vergaben Umschlag zurückziehen Angebot ändern Falls Ihnen Fehler auffallen oder Sie Ihr Preisangebot ändern möchten oder Ihren Umschlag zurückziehen möchten, gehen Sie zu Liste Ausschreibungen, klicken auf Anzeigen und dann auf Umschlag zurückziehen. Sie können ein neues Angebot erstellen und innerhalb der Frist für die Angebotsabgabe verschicken. Das System hat die zuvor eingegebenen Daten gespeichert, und Sie können diese bei Bedarf ändern

20 Wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden Lesen sorgfältig die Technischen Bestimmungen. Hilfestellungen finden Sie unter Unterlagen und Anleitungen. Kontaktieren Sie eventuell die kostenlose Nummer. Notieren Sie sich am Ende der Registrierung BENUTZERNAME und PASSWORT. Bei Verwendung der digitalen Signatur ist es NICHT notwendig, auf den Dokumenten die Unterschrift und den Firmenstempel anzubringen. Es empfiehlt sich, die Dokumente IMMER im PDF-Format hinzuzufügen. Vermeiden Sie, zu umfangreiche Dokumente anzuhängen wie Fotos mit hoher Auflösung, usw

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