Handbuch Vertragsverwaltung oder Verwaltung des Auftragsschreibens

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1 Informationssystem für Öffentliche Verträge Handbuch Vertragsverwaltung oder Verwaltung des Auftragsschreibens Vers DE AUTONOME PROVINZ BOZEN - SÜDTIROL PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO - ALTO ADIGE PROVINZIA AUTONOMA DE BULSAN - SÜDTIROL

2 Informationssystem für Öffenliche Verträge Die Bildschirmansichten im vorliegenden Handbuch können teilweise von jenen des Online- Systems abweichen. Dies ist auf die laufenden Arbeiten zur Verbesserung der Webseiten des Systems zurückzuführen. Das Handbuch wird periodisch aktualisiert. Es wird empfohlen, regelmäßig die Verfügbarkeit der aktuellsten Version auf dem Portal der elektronischen Vergaben zu überprüfen. INHALT 1. VERTRAGSVERWALTUNG ODER VERWALTUNG DES AUFTRAGSSCHREIBENS...3 Handbuch Vertragsverwaltung oder Verwaltung des Auftragsschreibens -Vers Seite 2

3 1. VERTRAGSVERWALTUNG ODER VERWALTUNG DES AUFTRAGSSCHREIBENS Nach der definitiven Zuschlagserteilung kann über das Portal mit dem Austausch der Vertragsunterlagen begonnen werden. Im Menüpunkt Ausschreibung auf die Schaltfläche Verträge klicken, um mit der Vertragsverwaltung fortzufahren. Im nächsten Schritt werden in zusammenfassender Form nachfolgende Informationen angeführt: Daten betreffend die Vergabe; Betrag des Zuschlagspreises; Informationen betreffend den Zuschlagsempfänger. In der Folge ist es möglich auf das entsprechende Dokument zu klicken, welches man verwalten möchte, wobei man wählen kann zwischen: Vertragsverwaltung (italienisch); Vertragsverwaltung (deutsch); Verwaltung des Auftragsschreibens (italienisch) Verwaltung des Auftragsschreibens (deutsch) N.B.: Die Anleitungen zu den folgenden Schritten und bezogen auf die Vertragsverwaltung (deutsch), sind dieselben auch für die anderen möglichen Dokumentenarten. Handbuch Vertragsverwaltung oder Verwaltung des Auftragsschreibens -Vers Seite 3

4 Im nächsten Schritt ergeben sich folgende Möglichkeiten: Vertrag erstellen: das System ermöglicht es, die fehlenden Vertragsinhalte in die Vorlage einzufügen. Nach Einsetzung der Informationen kann die Vertragsdatei abgespeichert und hochgeladen werden. Vertrag hochladen: das System ermöglicht es, den vorher erstellten Vertrag hochzuladen. Wie ersichtlich, hebt das System nur den ersten Abschnitt hervor, bezogen auf die Erstellung des Vertrages. Um fortzufahren reicht es die Vertragsdatei hinzuzufügen, indem dieses mittels Durchsuchen im Browser gesucht wird und mittels Klick auf Hochladen hochgeladen wird. Nachdem der Vertrag erstellt und die Vertragsdatei hochgeladen wurde, ist abzuwarten, bis der Wirtschaftsteilnehmer die Vertragsdatei, ordnungsgemäß unterschrieben, zurückstellt. Wie ersichtlich, hebt das System nur den zweiten Abschnitt, Der Vertrag wurde hochgeladen hervor. Handbuch Vertragsverwaltung oder Verwaltung des Auftragsschreibens -Vers Seite 4

5 Liegt der unterschriebene Vertrag vor, ist es möglich, in die vom Wirtschaftsteilnehmer hochgeladene Datei Einsicht zu nehmen, um die Richtigkeit der Informationen zu überprüfen. Für das Herunterladen der Datei auf Vom Wirtschaftsteilnehmer erstellten Vertrag herunterladen klicken. Der Benutzer kann sodann wie folgt entscheiden: Vertrag löschen: immer dann, wenn der Inhalt nicht korrekt ist. In diesem Fall muss der Wirtschaftsteilnehmer den Vertrag, nach der Vornahme der notwendigen Änderungen, nochmals senden. Vertrag genehmigen: immer dann, wenn alle angeführten Informationen korrekt sind. Wie ersichtlich, hebt das System nur den dritten Abschnitt Der Wirtschaftsteilnehmer hat den Vertrag unterschrieben hervor. N.B.: Immer dann wenn ein Verfahren in Wechselwirkung mit dem Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen ist (Übermittlung, Löschung und Genehmigung des Vertrages), zeigt sich nachfolgende Mitteilung, in der die Übermittlung einer Benachrichtigung an den Wirtschaftsteilnehmer angekündigt wird. Handbuch Vertragsverwaltung oder Verwaltung des Auftragsschreibens -Vers Seite 5

6 Auf ok klicken, um das Verfahren der Vertragserstellung abzuschließen. Nachdem der Vertrag genehmigt wurde steht dieser unter Verträge, unter der Schaltfläche Genehmigten Vertrag herunterladen mittels download zur Verfügung und ist einsehbar. NB Im Moment ist es nicht möglich, dem von den Parteien unterschriebenen Vertrag, Anlagen beizufügen. Handbuch Vertragsverwaltung oder Verwaltung des Auftragsschreibens -Vers Seite 6