evergabe UND VERGABEMANAGEMENT LÖSUNGEN FÜR AUFTRAGGEBER

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1 evergabe UND VERGABEMANAGEMENT LÖSUNGEN FÜR AUFTRAGGEBER

2 Das Deutsche Ausschreibungsblatt Fachorgan für Ausschreibungen öffentlicher, gewerblicher und privater Auftraggeber Ihr Partner bei der Optimierung von Vergabeprozessen Fachpersonal hilft und berät - Erfahrung seit 1954 Feste Ansprechpartner im Innen- und Außendienst Telefon- Support und moderne Onlinemeetingtools Etablierte Plattform mit einem Höchstmaß an qualifizierten Bietern

3 Die Veröffentlichung Online-Plattform Etablierte Veröffentlichungsplattform Höchstmaß an qualifizierten Bietern Kostenlose Bereitstellung von digitalen Vergabeunterlagen Einfache und preiswerte Informationsbeschaffung Digitale Angebotsabgabe Print-Ausgabe - Deutsches Ausschreibungsblatt Bundesweite Verbreitung Erscheint mehrmals wöchentlich Weiterleitung an Dritte z.b. Supplement z. Amtsblatt d. EU

4 Die Produkte im Überblick Vergabeservice NRW-Vergabemanager Vorbereitungsphase Angebotsphase Angebotsöffnung Nachgelagerte Prozesse Bedarfsmeldung Leistungsverzeichnis Verfahrenswahl Terminplanung Vergabeunterlagen (mit landesspezifschen Besonderheiten) Bekanntmachung Bereitstellung zum Download Ggf. Versand in Papier evergabe Papierangebote Submission Niederschrift Prüfung Wertung Vergabevorschlag Registeranfragen

5 evergabe-system - Vergabeservice evergabe-lösung auf Basis des AI-Vergabemanagers Schnelle und einfache Umsetzung der evergabe Webbasierend, Hosting durch Deutsches Ausschreibungsblatt Eigene Vordrucke verwendbar Rechte- Rollen-Prinzip Termin- und Fristenmanagement Veröffentlichung von Vergabeunterlagen Elektronische Angebotsabgabe mit Niederschrift Bewerberdatenbank Bieterkommunikation Digitale Vergabeakte und Revisionsstände

6 Warum ein Workflow-System? Klassische Verwaltungs- und Büroarbeit ist Informationsverarbeitung, die häufig gekennzeichnet ist durch lange Durchlaufzeiten, schwierige Erreichbarkeit von Kommunikationsund Kooperationspartnern sowie durch Medienbrüche. Eine typische Verwaltungsarbeit setzt sich zusammen aus durchschnittlich : a. Liegezeit 74 % b. Transportzeit 12 % c. Informationsbeschaffung 4 % d. wertneutrale Bearbeitung 4 % e. wertschöpfende Bearbeitung 6 %

7 Warum ein Workflow-System? Workflow-Systeme erhöhen hier die Effizienz von Verwaltungstätigkeiten durch a. Modellierung der Geschäftsprozesse b. Übertragung der Prozessabläufe auf die vernetzten Arbeitsplätze c. Einscannen aller Dokumente d. Bearbeitung/Weitertransport gemäß des Prozessablaufes durch das Netz e. elektronische Archivierung, und IT-gestützte Prozessüberwachung

8 Vergabemanagement - NRW-Vergabemanager Landesspezifische Workflows für ausschreibende Stellen auf Basis des AI-Vergabemanagers Standardsystem in wenigen Tagen umgesetzt und geschult Hosting durch Deutsches Ausschreibungsblatt Juristischer Workflow mit optionaler Einbindung der FB Rechte- Rollen-Prinzip Hinterlegte Vordrucke mit Vorbelegung durch Stammdaten Termin- und Fristenmanagement evergabe optional auswählbar Bewerberdatenbank inkl. Nachweisen und Gewerken Digitale Vergabeakte und Revisionsstände

9 Vergabemanagement - NRW-Vergabemanager Individualisierter Standard Stammdaten Landesspezifisches Recht (z.b. TVgG, NTVergG oder reines VHB- Bund) Workflows mit Rollen und Rechten Aktenzeichengenerator Eigene Wertgrenzen zur Verfahrenswahl und Begründungstexte Komplexe Organisationsstrukturen Mandanten Untermandanten Mandantenabhängige Aktenzeichen, Landesvordrucke, Workflows, Abzeichnungsstufen, Wertgrenzen

10 Vorteile von SaaS-Systemen Höhere Konzentration eigene Kernkompetenzen Nutzung von externem Know-how Höhere Leistung und bessere Performance Optimale Skalierbarkeit Geringere Kapitalbindung durch die Umwandlung von fixen in variable Kosten Kostenreduktion durch geringere Total Cost of Ownership IT-Kosten klar kalkulierbar Schnellere Reaktion auf Veränderungen Keine eigenen Investitionen (Software, Hardware) Klar definierte Ansprechpartner Einfachere & verlängerte Lebenszyklen der installierten Clients Produktivitätsgewinn beim Endbenutzer

11 Fachbereich Bedarfsmeldung u. LV Sicherst. d. Finanzierung Verfahrenswahl Vergabestelle Abzeichner Bedarfsmeldung u. LV Sicherst. d. Finanzierung Verfahrenswahl Abzeichnung Bedarfsmeldung Angebotsprüfung Vergabevorschlag Terminplanung Erstellung Vergabeunterlagen Veröffentlichung Angebotsöffnung Weiterleitung des Vergabevorschlags Absageschreiben Zuschlagserteilung Abzeichnung Veröffentlichung 1 Abzeichnung Veröffentlichung 2 Abzeichnung Vergabevorschlag 1 Abzeichnung Vergabevorschlag 2

12 Vergabemanagement NRW-Vergabemanager Interkommunale Vergabestelle Kommune 1 Kommune 2 Kommune 3 Möglichkeit der Interkommunalen Zusammenarbeit RPA RPA FB 1 Gemeinsame oder getrennte Bieterdatenbank möglich Interkommunale Vergabestelle sieht alle Vergaben RPAs sehen nur die Vergaben der eigenen Kommune FB 1 Bürgermeisteramt FB 1 FB 2 FBs sehen nur Vergaben der eigenen Fachbereiches Jeder FB kann eigene Workflows, Wertgrenzen und Abzeichnungsstufen besitzen FB 2 RPA= Rechnungsprüfungsamt FB = Fachbereich FB 3

13 Einführung Vergabemanagement bei der Kolpingstadt Kerpen Matthias Melchert (Leiter Zentrale Vergabestelle)

14 Zu meiner Person rd. 7 Jahre verantwortlich für den Einkauf des Baubetriebshofes rd. 10 Jahre Gruppenleiter / kom. Abteilungsleiter kfm. Gebäudewirtschaft Hier: Erfahrung bei der Einführung von Datenbanklösungen für eine Gebäudemanagementsoftware Seit 2010 Gruppenleiter der Zentralen Vergabestelle der Kolpingstadt Kerpen

15 Aufgabenbereiche Vergaben Ing. Verträge Fördermittel Antikorruption Europafragen ab ,00 netto national und europaweit Ingenieurund Architektenverträge Für Hochbaumaßnahmen Geschäftsführung AG Vermeidung von Korruption Beobachtung der Entwicklungen und der Rechtsprechung Kostenkontrolle Auftragserteilung Externe Bauleitung Spezial- Antragstellung Abruf und Vereinnahme regelmäßiger Sponsoring- Bericht Abrechnung gewerke Verwendungs- Anlassbezogen Bürgschaften Gutachten Nachweis Vertragsstörung Überwachung der Verhandlungen Förderrichtlinien

16 Leistungsumfang Vergaben/Ausschreibungen 120/Jahr bis 165/Jahr Nachträge 11/Jahr bis 41/Jahr Ing./Arch. Verträge 15/Jahr bis 64/Jahr

17 Ing./Arch. Verträge: ,00 /Jahr bis 1,7 Mio. /Jahr VOB incl. Nachträge: 6 Mio./Jahr bis 10,8 Mio. /Jahr VOL incl. Nachträge: ,00 /Jahr bis 1,9 Mio. /Jahr VOF Verfahren: ,00

18 Bisherige Softwarelösungen Word: Auftragsschreiben Absageschreiben Vertrags- und Lieferbedingungen Access: Als Datenbank Excel: Für Verlaufskontrolle MS DOS Anwendung: Verwaltung der Bieterdatei Verwaltung der Gewährleistungen

19 Anforderung an die Vergabesoftware Eine Softwarelösung Keine Speziallösung für Kerpen (Standardlösung) E-Vergabe muss möglich sein

20 Anforderung an die Vergabesoftware Abbildung der Grunderfordernisse Erfassen und Zusammenstellen der Vergabe- /Ausschreibungsunterlagen elektronische oder postalische Versendung der Vergabe/Ausschreibung Terminplanung Submission Prüfung Vergabevorschlag Beauftragung Erfassung von externen Unterlagen (Papierangebot, Preisspiegel etc.) Erfassung von Nachträgen Auswertung Statistik

21 Leistungsmerkmale der Vergabesoftware Sie bildet die Vergaben/Ausschreibungen gem. VOB/VOL/VOF chronologisch in elektronischer Form ab Eine elektronische Bearbeitung und Versendung des gesamten Vergabe/Ausschreibungsvorgangs ist möglich (medienbruchfrei) Die Vergabe/Ausschreibung kann digital dem Bieter z. V. gestellt werden Eine elektronische Submission ist möglich Es werden einheitliche Vordrucke des Bundes verwendet (fortlaufend angepasst auf rechtliche Gegebenheiten NRW) Eine eigene aufwändige Aktualisierung/Überarbeitung der Vordrucke bei Vergaberechtsänderungen entfällt

22 Vergabesoftware seit April in Zusammenarbeit mit Administration Intelligence AG

23 Zeitschiene Erstmals damit auseinandergesetzt 2011 Haushaltsmittel für 2012 angemeldet Umsetzung / Einführung April 2013 Vollständiger Umstieg

24 Systemvoraussetzung Onlineanwendung Internetfähiger Rechner oder Thin Client über Rechenzentrum Stabile und leistungsfähige Internetverbindung Daten werden auf einem Server beim Deutschen Ausschreibungsblatt hinterlegt Administration erfolgt über Deutsches Ausschreibungsblatt Kostenfreie Servicehotline für Anwender und Bieter

25 Umsetzung Über diese Software werden alle Vergaben der Kolpingstadt Kerpen abgewickelt. Eine Dienstanweisung regelt die Einzelheiten intern Pressemitteilung zu der Umstellung Den Bietern stehen die Vergabeunterlagen grundsätzlich nur noch digital zur Verfügung (Einsparung an Druck- und Versandkosten und Freisetzung von Produktivstunden für andere Tätigkeiten) Über Ausnahmen entscheidet die Zentrale Vergabestelle.

26 Umsetzung Anforderung für die digitale Bereitstellung der Vergabeunterlagen an die Zentrale Vergabestelle: VOB VOL Leistungsverzeichnis GAEB und PDF Vorbemerkungen In GAEB oder als separate PDF PDF oder integrierter LV- Assistent PDF oder integrierter LV- Assistent Pläne PDF PDF oder integrierter LV- Assistent

27 Die Bietersoftware Download von Vergabeunterlagen Sichten der Vergabeunterlagen Angebote kalkulieren Integrierte Kalkulationssoftware (GAEB) Logikprüfungen zum Schutz vor Formfehlern Nachschreiben und Nachrichten von der Vergabestelle empfangen Angebote abgeben Als unterschriebenen Ausdruck per Post Mit qualifizierter elektronischer Signatur, mit fortgeschrittener elektronischer Signatur oder mit Mantelbogen, wenn die evergabe zugelassen ist

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Deutsches Ausschreibungsblatt GmbH Postfach Düsseldorf Ihr Ansprechpartner: Holger Haake Telefon: 0211 / Telefax: 0211 /

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