100 % evergabe mit bi-online

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1 100 % evergabe mit bi-online Effizient und sicher

2 Vorteile von bi-online im Überblick effiziente evergabe-plattform im Internet (ASP) rechtskonforme (VOB/A, VOL/A) und formfreie Vergaben schrittweise oder komplette evergabe bis zur Submission dynamische Rollen und Rechte zur Aufgabenverteilung elektronische, ausfüllbare Formulare nach VHB Bund Printservice für Druck und Versand von Vergabeunterlagen fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur (nur für elektronische Angebotsabgabe und Submission) Ihre Einsparpotentiale mit bi-online reduzierte Kosten, z. B. für Material (Druck) und Postversand Zeitersparnis durch optimierte Prozesse und verkürzte Fristen vollständig dokumentierte, nachvollziehbare Vergabeabläufe

3 Wirtschaftlich praxisnah zukunftsfähig Kostensparende Lösung Dynamische Rechte Rechtskonforme Vergabe Elektronische Formulare Stabile Unterstützung Alle Funktionen erreichen Sie im Internet. Jeder Nutzer erhält seinen eigenen, selbständig administrierbaren Bereich. Alle Daten sind nur berechtigten Mitarbeitern zugänglich. Wirtschaftliche ASP-Lösung. Sie passen das System an Ihre Organisationsstruktur an. Sie weisen Mitarbeitern entsprechende Rechte zu und verteilen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Vergabeprozess. Alle gesetzlichen Vorschriften und Regeln für öffentliche Vergaben sind im System berücksichtigt. Die Ablaufsteuerung führt Sie sicher durch alle Verfahrensschritte und kontrolliert Termine und Fristen. eformulare erleichtern Ihnen die Erarbeitung von Unterlagen. Das System bietet sie prozessbezogen zur Bearbeitung an. Alle Daten werden nur einmal erfasst und steuern den Prozessablauf. Sie erhalten langfristige und verlässliche Unterstützung. Erfahrene Fachkräfte halten das System rechtlich und technisch stets aktuell. Es lässt sich erweitern und an externe Lösungen anbinden.

4 Sicher und vergaberechtskonform Sichere Verfahrensabwicklung Hochsicherheitsrechenzentrum Signatur und Verschlüsselung Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten sind stets gewährleistet. Das bi-evergabe-system erfüllt alle Anforderungen zur rechtskonformen und sicheren Abwicklung von öffentlichen Auftragsvergaben. Die einschlägigen Vergabevorschriften und Verfahrensregeln sind eingebunden. Alle Daten befinden sich in einem Hochsicherheitsrechenzentrum. Dieses wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationsverarbeitung (BSI) sicherheitsbetreut. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt per SSL. Sensible Daten, z.b. Angebote, werden durch asymmetrische Verschlüsselungsverfahren zusätzlich geschützt. Die sichere Erstellung der elektronischen Signatur qualifiziert (mit gängiger Signaturkarte und Kartenleser) oder fortgeschritten ( Bündnis evergabe ) sowie die personen-/vorhabenspezifische Verschlüsselung der Teilnahmeanträge und Angebote sind in das System integriert. Alle gängigen Signaturkarten sind verwendbar.

5 Klar strukturiert: Der evergabe-prozess Sie können schrittweise in das bi-evergabe-system einsteigen! Wollen Sie Ihre Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen elektronisch anbieten und Angebote noch auf Papier annehmen? Für Ihre ersten Schritte im System benötigen Sie nur einen PC mit Internetzugang und eine gültige -adresse. Bekanntmachung erstellen Bekanntmachung veröffentlichen Sie erhalten automatisch das zur gewählten Vergabeart passende Bekanntmachungsformular (EFB Bund bzw. EU) zum Ausfüllen. Die erfassten Daten werden im weiteren Arbeitsablauf genutzt. Die generierte PDF-Datei können Sie bei Bedarf speichern und drucken. Alternativ können Sie Ihre vorher erstellten Texte übergeben. Ihre Bekanntmachung wird arbeitstäglich schon innerhalb von 24 h oder zu Ihrem Wunschtermin in der bi-ausschreibungsdatenbank zu finden sein. Zusätzlich kann das System Ihre Bekanntmachung termingerecht an jedes weitere Ausschreibungsorgan Ihrer Wahl weiterleiten. Die Versanddaten werden vom System dokumentiert. Der evergabe-prozess: Teil 1 von 4

6 Praktisches Beispiel (Extrakt) einer Öffentlichen Ausschreibung Anlegen des Vorhabens und Festlegen der Auftrags- und Verfahrensart.

7 Festlegen der Basisdaten, wie z.b. Termine und Fristen. Das System prüft die Plausibilität und Vollständigkeit und generiert den regelgerechten Rahmenablauf.

8 Erstellen der Bekanntmachung mittels eines verfahrensgerechten, elektronischen bi-formulars. Alternativ können auch eigene Texte übermittelt werden.

9 Vergabeunterlagen erarbeiten Vergabeunterlagen bereitstellen Vergabeunterlagen drucken lassen bi-printservice Für Vergabeunterlagen, wie Anschreiben, Vertragsunterlagen, Formblätter (basierend auf den EVM-Formularen des VHB Bund) sind eformulare hinterlegt. Bereits erfasste Daten sind ausgefüllt. Diese Dokumente übermitteln Sie nebst lokal erstellten Unterlagen (z. B. Leistungsverzeichnissen, Zeichnungen) an das System. Interessenten laden die Vergabeunterlagen innerhalb der von Ihnen festgelegten Frist aus dem System. Dafür ist eine Registrierung im System erforderlich: entweder für die kostenpflichtige Recherche in der bi-ausschreibungsdatenbank oder den kostenfreien Zugang für die evergabe. Der Download wird in einer Abrufliste dokumentiert. Parallel zur Verteilung elektronischer Vergabeunterlagen können Sie den Papierversand Ihrer Unterlagen über den bi-printservice (Print On Demand) realisieren. Den Druckauftrag und Ihre Dateien vermitteln Sie bequem über das System. Sie können sich für den bi-dienstleister oder ein Unternehmen Ihrer Wahl entscheiden. Der Printservice versendet entweder einzelne Dokumente (z.b. große Zeichnungen) oder die kompletten Vergabeunterlagen per Post an die Bewerber. Der evergabe-prozess: Teil 2 von 4

10 Erarbeiten der Vergabeunterlagen mittels verfahrensgerechter bi-formulare (optional) und Ergänzung mit eigenen, lokal erstellten Unterlagen.

11 Überprüfung auf Vollständigkeit der übertragenen Unterlagen und Auswahl der gewünschten Aktion des Bieters. Übernahme der Druckkosten (plus Versand) in die Bekanntmachung (optional bei Nutzung des bi-printservices).

12 Bewerber auswählen/ Bieterkreis festlegen Abhängig von der Vergabeart steuern Sie den Zugriff der Interessenten auf Ihre Unterlagen: Bei Öffentlicher Ausschreibung werden die Vergabeunterlagen allen Interessenten zur Verfügung gestellt. Bei Bedarf können Sie vor Abgabe der Vergabeunterlagen die Gewerbsmäßigkeit prüfen und nur ausgewählten Firmen den Download gestatten. In jedem Falle wird der Download in einer Abrufliste dokumentiert. Bei Verfahren mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb wählen Sie die Firmen nach Prüfung der eingereichten Eignungsnachweise aus. Das System dokumentiert Ihre Auswahl und versendet automatisch Informationsschreiben an die berücksichtigten und nicht berücksichtigten Bewerber. Bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb versenden Sie Ihre Aufforderung zur Angebotsabgabe direkt über das System an ausgewählte Firmen. Der Erhalt wird vom System dokumentiert. Zum Erstellen der Firmenvorschlagslisten können Sie im eigenen Bereich eine interne Firmendatenbank anlegen und pflegen. Der evergabe-prozess: Teil 3 von 4

13 Überprüfung der erfolgten Abrufe von Vergabeunterlagen durch die Interessenten. Dokumentation mit Firmenname, Kontaktdaten, Datum und Uhrzeit.

14 Angebote entgegennehmen Mit Hilfe des Online-Angebotsassistenten stellen die Bieter ihre Angebotsunterlagen zusammen, signieren und verschlüsseln sie auf ihrem PC und übertragen sie ins System. Der Zeitpunkt der Freigabe der Angebote wird dokumentiert. Bis zum Einreichungs- bzw. Eröffnungstermin sind die Angebote vor dem Zugriff durch die Vergabestelle geschützt. Der Bieter kann seine Angebote bis zu diesem Zeitpunkt zurückziehen oder ersetzen. Angebote öffnen Wenn der festgelegte Termin erreicht ist, starten zwei berechtigte Personen gemeinsam den Eröffnungsvorgang (4-Augen-Prinzip). Das System gibt die Angebote zur Öffnung frei. Sie werden dann heruntergeladen, auf dem PC der Vergabestelle entschlüsselt, die Signaturen geprüft und ein Angebotsprotokoll wird erstellt. Der evergabe-prozess: Teil 4 von 4

15 Starten der Eröffnung nach dem Vieraugenprinzip. Nur mit einem zweiten Log-In und dem erreichten Ende der Angebotsfrist ist das Laden der Angebote möglich.

16 Auswahl des gewünschten Paketes der Angebotsdateien zum Download. Die Komplettangebote können z.b. auch nach der Eröffnung geladen werden.

17 Sie möchten mehr wissen? Wir machen Sie fit! Unser Betreuungsteam steht Ihnen bei der Vorbereitung, Einführung und Nutzung der evergabe mit Rat und Tat zur Seite. Gern stellen sich unsere Mitarbeiter auf Ihren Beratungs- und Schulungsbedarf ein, per Telefon oder vor Ort. Telefon: (0700) Registrieren Sie sich kostenfrei auf Aufträge vergeben neu registrieren (links unten). Sie erhalten per Ihren persönlichen Zugang und können sofort mit dem ersten Projekt oder auch mit einem Test beginnen. bi medien GmbH Faluner Weg Kiel Postfach Kiel Telefon: (0431) Telefax: (0431) Büro Rostock Rostock Trelleborger Straße 1 Telefon: (0381) Telefax: (0381) (Beenden mit Taste ESC.)

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