VHB VOL/VgV beschränkte Ausschreibung
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- Maja Brahms
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1 Verfahrensdokumentation VHB VOL/VgV beschränkte Ausschreibung Version Modell 6.0 RC2 MPG - Testsystem Stand: Ausschreibungsdienst
2 1. Vorbereitung der Vergabe 1.1. Neue Vergabe anlegen Neue Vergabe anlegen 2
3 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 3
4 1.2. Daten des Beschaffungsvorgangs Daten des Beschaffungsvorgangs Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per E Mail 4
5 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 5
6 1.3. Leistungsverzeichnis erstellen Leistungsverzeichnis erstellen Funktionen: Leistungsverzeichnis erstellen Leistungsverzeichnis hinzufügen 6
7 Wertungsschema erstellen Funktionen: Leistungsverzeichnis erstellen Leistungsverzeichnis hinzufügen 7
8 1.4. Kostenschätzung und Sicherstellung der Finanzierung Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 8
9 Kostenschätzung und Sicherstellung der Finanzierung Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per E Mail 9
10 1.5. Begründung der Verfahrenswahl unter Schwellenwert Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 10
11 Prüfen von Ausnahmetatbeständen für die Verfahrenswahl nach 3 VOL/A Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per E Mail 11
12 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 12
13 1.6. Wahl der Verfahrensart Wahl der Verfahrensart Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per E Mail 13
14 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 14
15 1.7. Terminplanung Termin und Fristenmanager 15
16 Überblick Funktionen: Export nach Outlook Ansicht Zeitplan aktuelle Vergabe / Vergaben zum Projekt im Vergleich 16
17 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 17
18 2. Vergabeunterlagen erstellen 2.1. Aufforderung zur Angebotsabgabe Aufforderung zur Abgabe eines Angebots Funktionen: Drucken: Formular VHB 631 (April 2016), Formular VHB 633 (April 2016), Eigenes PDF Formular Senden: Formular per E Mail 18
19 Auswahl an Formularen: VHB 632 (fest) VHB 227 VHB 634 (fest) VHB 635 (fest) VHB 241 VHB 244 VHB 246 VHB 247 VHB 625 VHB 633 (fest) VHB 125 VHB 234 VHB 248 VHB
20 2.2. VHB Besondere Vertragsbedingungen Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 20
21 2.3. VHB Besondere Vertragsbedingungen Besondere Vertragsbedingungen Funktionen: Drucken: Formular VHB 634 (April 2016), Eigenes PDF Formular Senden: Formular per E Mail 21
22 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 22
23 2.4. Eignungskriterien erstellen Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Funktionen: Element verschieben nach oben / nach unten Prüfen Übergeordnetes Element auswählen Auswahl ausklappen/ zuklappen Nächstes Pflichtfeld Anzeige Gliederung ein/aus Bietervorschau Eignungskriterien hinzufügen Drucken über Menü (Datei/Seitenansicht): eigenes PDF Formular 23
24 2.5. Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 24
25 2.6. Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Funktionen: Datei öffnen Datei hinzufügen Neue Version 25
26 Auswahl von Formularen: Dateien für Angebot: VHB 633 VHB_Angebotsschreiben Zusätzliche Informationen: VHB 632 VHB 634 VHB 635 Einheitliche_Europäische_Erklärung Hinweis zum Teilnahmewettbewerb 114_Aufforderung_zur_Interessensbestaetigung VHB 631 Angebotskennzettel 26
27 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 27
28 2.7. Bieterauswahl Teilnehmerfreigabe 28
29 Auswahl der Bieterstammdaten Funktionen: Firma auswählen Firma importieren 29
30 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 30
31 3. Veröffentlichung 3.1. Prüfung des Verfahrens Prüfung des Verfahrens Funktionen: Ansicht Aufforderung zur Angebotsabgabe Ansicht und Ausdruck Vergabeunterlagen Drucken: Eigene PDF Vorlage Senden: Formular per versenden 31
32 Weitergabe zur Abzeichnung 32
33 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 33
34 3.2. Prüfung des Verfahrens (abzeichnen) Abzeichnung des Verfahrens Funktionen: Ansicht Aufforderung zur Angebotsabgabe Ansicht und Ausdruck Vergabeunterlagen Drucken: Eigene PDF Vorlage Abzeichnen/ Ablehnen Bemerkung hinzufügen 34
35 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Externen Bearbeiter bestimmen 35
36 3.3. Versenden, Anschreiben an die Bieter Anschreiben der Bieter Funktionen: Veröffentlichen Auswahl der Version Druckunterlagen exportieren Öffnen Versenden 36
37 Übertragung an die Plattform Bestätigung der Übertragung an die Plattform 37
38 Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Papierangebot erfassen Vergabe aufheben Vergabeunterlagen einsehen Vergabeunterlagen ändern Bewerber erfassen Erneut veröffentlichen Vergabeunterlagen drucken Externen Bearbeiter bestimmen 38
39 4. Angebotsöffnung 4.1. Angebote öffnen Angebote öffnen Funktionen: Angebotseröffnung Neues Angebot Angebot importieren Details Angebot entschlüsseln Alle Prüfen Prüfen 39
40 Angebotsöffnung beginnen Anmeldung weiterer Benutzer (Vier Augen Prinzip) und Schlüssel laden 40
41 Anzahl der anwesenden Bietervertreter Angebote öffnen 41
42 Neues Angebot erfassen Bieter auswählen 42
43 Angebot übertragen Formelle Prüfung 43
44 Angebotsunterlagen hochladen 44
45 Angebote öffnen 45
46 Angebote entschlüsseln Elektronisches Angebot entschlüsseln 46
47 Erste Prüfung des elektronischen Angebots Angebote entschlüsseln 47
48 Elektronisches Angebot entschlüsseln 48
49 Erste Prüfung des elektronischen Angebots 49
50 Elektronisches Angebot Abschluss der Eröffnungsverhandlung 50
51 4.2. Niederschrift Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 51
52 4.3. Niederschrift Niederschrift Funktionen: Drucken: Formular VHB 313 (April 2016), eigenes PDF Formular Senden: Formular per E Mail versenden 52
53 Informationen zur Vergabe Aufgaben: Nachträgliche Angebotserfassung Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachfordern von Unterlagen Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 53
54 5. Angebotsprüfung 5.1. Rechnerische Prüfung (ohne Lose) Rechnerische Prüfung (ohne Lose) 54
55 Rechnerische Prüfung des jeweiligen Angebots 55
56 Rechnerische Prüfung (ohne Lose) abgeschlossen 56
57 Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachfordern von Unterlagen Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 57
58 5.2. Niederschrift über die rechnerisch geprüften Angebotssummen Niederschrift über die rechnerisch geprüften Angebotssummen Funktionen: Drucken: eigenes Formular Senden: Formular per E Mail versenden 58
59 Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachfordern von Unterlagen Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 59
60 5.3. Eignungs- und Angebotsprüfung Angebotsprüfung 60
61 5.4. Preisvergleich Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachfordern von Unterlagen Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 61
62 Preisvergleich 62
63 5.5. Angemessenheit des Preises Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachfordern von Unterlagen Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 63
64 Angemessenheit des Preises 64
65 Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachfordern von Unterlagen Nebenangebote erfassen und prüfen Preisübersicht Prüfung und Wertung Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 65
66 6. Erfassung der finalen Wertungssumme 6.1. Wertung Wertung 66
67 Wertung 67
68 Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Angebote einsehen Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Preisübersicht Prüfung und Wertung Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Wertung Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 68
69 6.2. Vergabevermerk - Wertungsübersicht Vergabevermerk Wertungsübersicht 69
70 Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Angebote einsehen Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Preisübersicht Prüfung und Wertung Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Wertung Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 70
71 7. Zuschlag 7.1. Festlegung des Vergabevorschlags Vergabevorschlag 71
72 Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Angebote einsehen Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Preisübersicht Prüfung und Wertung Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Wertung Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 72
73 7.2. Vergabevermerk Entscheidung über den Zuschlag Vergabevermerk Entscheidung über den Zuschlag 73
74 Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Angebote einsehen Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Preisübersicht Prüfung und Wertung Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Wertung Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 74
75 7.3. Anschreiben der Bieter - Zuschlag Zuschlagserteilung 75
76 Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Angebote einsehen Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Preisübersicht Prüfung und Wertung Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Wertung Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 76
77 7.4. Formular zur Zuschlagserteilung Formular zur Zuschlagserteilung auswählen 77
78 Auftragsschreiben ausfüllen 78
79 Formular zur Zuschlagserteilung fertiggestellt 79
80 Information zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Angebote einsehen Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Preisübersicht Prüfung und Wertung Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Wertung Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 80
81 7.5. Anschreiben der Bieter - Absageschreiben Bieterbenachrichtigung 81
82 Absageschreiben Bieter 82
83 Informationen zur Vergabe Aktionen: Nachträgliche Angebotserfassung Angebote einsehen Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Preisübersicht Prüfung und Wertung Vergabe aufheben Verlängerung der Bindefrist Wertung Vergabeunterlagen einsehen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 83
84 7.6. Bekanntmachung der vergebenen Aufträge Bekanntmachung vergebene Aufträge 84
85 Information zur Vergabe 85
86 Versand an Vergabeplattform vorbereiten 86
87 Versand an Vergabeplattform abgeschlossen 87
88 Information zur Vergabe 88
89 8. Vergabe abschließen 8.1. Revisionsstand erstellen Formulare ausdrucken 89
90 Revisionsstand speichern Generierung der Dokumente Vergabe abschließen 90
91 Vergabe abschließen 91
92 Ausschreibungsdienst Kontakt Ausschreibungsdienst Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbH Breitscheidstraße Stuttgart Telefon Telefax Beratung zu unseren Produkten und Services Kundenmanagement Telefon Vergabestellen Support Telefon Bieter Support Telefon Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbH Breitscheidstraße Stuttgart Telefon Telefax Geschäftsführer: Joachim Ciresa USt-IdNr. DE Stand: April 2016
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