Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für Freiberufliche Leistungen nach VgV

Transkript

1 Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für Freiberufliche Leistungen nach VgV Anleitung zum Anlegen einer VGV-F Vergabe auf der Vergabeplattform. Ein Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb besteht aus 2 Stufen, dem Teilnahmewettbewerb (Stufe 1) und dem anschließenden Vergabeverfahren (Stufe 2). Die Stufe 2 unterscheidet sich von der Durchführung auf der Plattform nicht von einem normalen Vergabeverfahren. Inhaltsverzeichnis: 1. Vorbereitung des Teilnahmewettbewerbes Anlegen einer Maßnahme Anlegen einer Vergabe Vergabe / Allgemein 6. Bewerberbogen Anlegen einer Vergabe - Termine/Fristen 9. Anlegen einer Vergabe - Bekanntmachung 10. Anlegen einer Vergabe - TNW 11. Zusammenstellung der Vergabeunterlagen für das spätere Verhandlungsverfahren 12. Nach Ablauf der Teilnahmefrist 13. Interessenten 14. Wertungsübersicht 15. Absage 1. Vorbereitung des Teilnahmewettbewerbes Nach Erhalt eines Planungsauftrags ist gem. 3 VgV durch Schätzung des Auftragswerts für alle Leistungsbilder einer Maßnahme festzustellen, ob ein VgV Verfahren erforderlich ist. Im Anschluss ist gem. 14 VgV die Wahl der Vergabeart zu wählen, die alle Termine und Fristen des Verfahrens beeinflusst. Mit Erhalt des Planungsauftrags kann bereits mit der erforderlichen Dokumentation und der Erstellung des Vergabevermerks gem. 8 VgV begonnen werden. Ebenfalls sollte nach Erhalt des Planungsauftrags durch die Bekanntmachung einer Vorinformation gem. 38 VgV die Möglichkeit verkürzter Fristen für die Angebotseinholung der 2. Stufe des Verfahrens auf den Weg gebracht werden. Hier ist zu beachten, dass evtl. die betroffene Maßnahme noch nicht auf der Vergabeplattform angelegt wurde. Vorbereitung 1. Stufe Sobald die Termine des Vergabeverfahrens organisiert sind, können vor dem Anlegen des Vergabeverfahrens folgende Aufgaben erledigt werden: Erstellung eine Vertragsentwurfs einschl. Anlagen zum Vertrag Aufgabenbeschreibung / Auftragsbeschreibung

2 Erstellung eines verbindlichen Terminplans Zusammentragen der Daten, die dann für das Anlegen des Vergabeverfahrens erforderlich werden Stufe 1 Teilnahmewettbewerb: 2. Anlegen einer Maßnahme Vergabeplattform öffnen Button Suche Maßnahme/Vergaben anklicken Button Suche die Maßnahmennr. eingeben Achtung: Ist die Maßnahme bzw. MNR auf der Vergabeplattform noch nicht erfasst, so muss diese vor dem Anlegen der Vergabe angelegt werden. Vergabeplattform öffnen Button Suche Maßnahme/Vergaben anklicken Reiter Übersicht Maßnahmen anklicken

3 Button Maßnahme anlegen auswählen OK anklicken MNR eintragen Bsp.: 15023E Bezeichnung der Maßnahme Text eingeben max. 80 Zeichen 3. Platz für eine zweite Zeile Bezeichnung der Maßnahme max. 80 Zeichen Achtung: diese Zeile wird nicht im Reiter Allgemein angezeigt 4. PLZ/Ort der Maßnahme eingeben Bsp.: München, Connollystr. 32

4 3. Anlegen einer Vergabe Vergabe / Allgemein 1. Vergabenummer eintragen 16DXXXX (wird aus HHV generiert) 2. Bezeichnung/Gewerk eintragen Bsp.: Leistungsbild Gebäude 3. Art des Auftrages auswählen

5 4. Spezifizierung der Vergabeordnung 5. Teilnahmewettbewerb 6. Auftragsart auswählen 7. Vergabeverfahren auswählen 8. Freier Zugang zu den Vergabeunterlagen 9. Gewichtung: (Preis/Leistung) Bsp.:

6 10. Nachweise immer erforderlich Damit der Bewerber Unterlagen hochladen kann 11. Nachweise Bei Verwendung des Bewerberbogens sollten mind. folgende 7 Nachweisordner angelegt werden: Berufshaftpflichtversicherung Referenzliste Erklärung der Bewerbergemeinschaft Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen Unterlagen Unterauftragnehmer Unterlagen Bewerbergemeinschaft Der Bewerberbogen als Excel-Datei und die geforderten Unterlagen werden vom Bewerber als Anlage(n) in Textform auf die Vergabeplattform geladen und werden Bestandteil des Teilnahmeantrags. So sieht das auf der Plattform aus: Achtung: Wird keine Anzahl Nachweise angelegt, fehlt somit für den Bewerber der Ordner Nachweis und er kann keine Unterlagen elektronisch hochladen! 12. Bewerberbogen Pflicht?

7 Bewerberbogen Wenn für den Teilnahmewettbewerb ein Bewerberbogen verwendet werden soll, muss beim Anlegen der Vergabe angeben werden: Den Bewerberbogen lädt die Vergabestelle auf die Plattform hoch. Der aktuelle Bewerberbogen wird unter hinterlegt und bei Bedarf aktualisiert. Der Bewerberbogen ist analog der EEE aufgestellt. Es können Anforderungen (Zeilen) unter Berücksichtigung der VgV weggenommen werden (siehe VHF, Hinweise zu III.6 Bewerberbogen). Die Spalte Bewerber darf dabei keinesfalls gelöscht werden und es dürfen keine weiteren Spalten hinzugefügt werden. Achtung: Die Spalte Antwort Bewerber muss immer die letzte Spalte in einem Blatt sein, das bedeutet nach der Spalte in die der Bewerber seine Angaben ausfüllt, darf keine weitere Spalte mehr kommen. Sofern der Bewerberbogen überarbeitet wurde, muss vor dem Hochladen der Dokumentenschutz unter Verwendung des einheitlichen Kennwortes aktiviert werden. Die Vorgehensweise ist in dieser Vorlage detailliert beschrieben Hinweis: das einheitliche Kennwort der Staatsbauverwaltung ist vertraulich zu behandeln und vor Zugriffen Dritter zu schützen. Auch eine Weitergabe an FBT, die für die Staatsbauverwaltung ein VgV-Verfahren durchführen, ist nicht zulässig. 13. Bewertung durch 14. Anzahl der Kriterien bei Angabe diese auch benennen, Beispiel:

8 15. Schätzwert der Vergabesumme (Brutto) 16. Formularsatz auswählen 17. Bearbeiter/Abteilung auswählen

9 4. Anlegen einer Vergabe - Termine/Fristen 18. Angaben werden über die TED-Schnittstelle in die Bekanntmachung übertragen 19. Beginn = Versand der Bekanntmachung; die Frist wird aber von der Plattform nach Versand überschrieben, weil die Bekanntmachung auf der Außenseite der Plattform erst 48 Stunden nach Versand der Bekanntmachung an die EU veröffentlicht werden darf. Ende = i.d.r. 30 Tage nach Versand an TED 20. Ende identisch mit Ende Zeitraum Bekanntmachung 21. Voraussichtlicher Termin für Aufforderung zur Angebotsabgabe 22. Voraussichtlicher Termin für Ablauf der Angebotsfrist 23. Voraussichtlicher Termin für Öffnung der Angebote zum Verhandlungsverfahren 24. Grundsätzlich gibt es bei VgV keine Bindefrist. Die Plattform verlangt jedoch einen Eintrag. Vorschlag: 60 Tage.

10 5. Anlegen einer Vergabe - Bekanntmachung Das Vergabeverfahren beginnt mit der Versendung der Auftragsbekanntmachung. Die Auftragsbekanntmachung ist mittels der TED-Schnittstelle auf der Vergabeplattform zu erstellen und zu versenden. Es kann dazu das Template VgV-FBT verwendet werden (sobald dieses zur Verfügung steht). Die durch das Template voreingestellten Eintragungen müssen gemäß der Ausfüllhilfe im VHF und der individuellen Anforderung des Vergabeverfahrens ergänzt oder ggf. geändert werden. Die Abgabeart des Teilnahmeantrages ist durch die Plattform bereits vordefiniert und ausschließlich elektronisch in Textform möglich. Achtung: Die TED-Schnittstelle zeigt die Bekanntmachung und die Teilnahme- / Vergabeunterlagen erst 48 Stunden nach dem Zeitpunkt der Versendung auf der Vergabeplattform an (Inlandsbekanntmachung). Symbol anklicken nachfolgendes Fenster öffnet sich Ja auswählen nachfolgendes Fenster öffnet sich Symbol anklicken Formblatt F02 öffnet sich und kann bearbeitet werden Die Abgabeart für das Angebot ist per Konfiguration derzeit schriftlich. Grund dafür ist die gemäß HOAI erforderlich Unterschrift bei der Honorarvereinbarung. Hinweis: Anleitung zur Auftragsbekanntmachung EU III.4 des VHF!

11 6. Anlegen einer Vergabe - TNW Teilnahmeunterlagen Für Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV (früheres VOF-Verfahren) - kurz VgV-F ist der Formularsatz 016F TNW-FB Dienstleistung (VgV 2016) zu verwenden. Der Bewerberbogen ist mittels rechter Maustaste hochzuladen: Die Teilnahmeunterlagen werden ergänzt durch die Vergabeunterlagen für das Verhandlungsverfahren (Stufe 2), um frei und direkt zugänglich auf der Außenseite bereitzustehen.

12 Hinweis: die Ordnerstruktur wird auf der Außenseite nicht wiedergegeben. Zusammenstellung der Vergabeunterlagen für das spätere Verhandlungsverfahren Gemäß VgV bestehen die Vergabeunterlagen (der Stufe 2) aus: III.16 Aufforderung zur Teilnahme an der Verhandlung und Angebotsabgabe III.16.1 Zuschlagskriterien Ggf. Anlage zu III.16.1 Zuschlagskriterien - Beschreibung der Unterkriterien Diese Unterlage ist seitens der Vergabestelle formlos zu erstellen; in ihr wird ergänzend zum Formblatt III.16.1 Zuschlagskriterien beschrieben über was verhandelt wird bzw. wie im Einzelnen das Angebot geprüft und gewertet wird (sollte auf die Verhandlung verzichtet werden) Vertragsformular nebst Anlagen die vom späteren Bieter verlangten Angaben (Preise, v.h.-sätze, Erklärungen, etc.), die verhandelt werden (sofern nicht auf die Verhandlung verzichtet wird) bzw. die gewertet werden, sind im Vertragsformular kenntlich zu machen: *) vom Bieter einzutragen; wird gewertet bzw. verhandelt. Auftragsbeschreibung Ggf. Bewertung Auswahlkriterien Ggf. Erläuterung der Verhandlung Ggf. Fragen des Verhandlungsverfahrens Ggf. Pläne und weitere Unterlagen bereits mit der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung zu stellen. Die Formblätter III.16 und III.16.1 werdeb aus der Formularbibliothek dazu geladen: Die weiteren Unterlagen werden außerhalb der Vergabeplattform mit den bearbeitbaren Formularen und Vertragsmustern ( erstellt und möglichst als

13 Gesamt PDF mit der Bezeichnung Vergabeunterlagen_Verhandlungsverfahren zu den Teilnahmeunterlagen in den Reiter TNW hochgeladen. Bei sehr umfangreichen Vergabeunterlagen können auch mehrere Anlagenpakete gemacht werden, es ist aber immer darauf zu achten, dass aus dem Dateinamen klar hervorgeht, dass es sich um die Vergabeunterlagen für die Angebotsabgabe handelt und nicht um die des Teilnahmewettbewerbes. Beispiel: Diese Unterlagen werden dann neben den Vergabeunterlagen (Teilnahmewettbewerb) in der Veröffentlichung des Vergabeverfahrens auf der Außenseite der Plattform angezeigt. Beispiel:

14 Nach Ablauf der Teilnahmefrist 7. Interessenten Nach Ablauf der Teilnahmefrist findet die Öffnung statt. Dabei werden die elektronisch eingegangenen Teilnameanträge entschlüsselt und die Bewerberbögen der Teilnahmeanträge der Bewerber in einer Wertungsübersicht angezeigt. Die Anlagen der Bewerber können in den Details eingesehen werden und durch Doppelklick auf das Symbol geöffnet und ggf. gedruckt werden. Sollte dem Bewerber eine Absage übermittelt werden muss in dem Feld Bewerber absagen ein Haken gesetzt werden. Damit wird im Reiter Absage der Bewerber angezeigt. Das Formblatt hierzu aus der Formularbibliothek hochladen.

15 Die Wertungsübersicht kann zur weiteren Bearbeitung und Wertung der Teilnahmeanträge als Excel-Datei exportiert werden. 8. Absage nicht berücksichtigter Bewerber

16 Stufe 2 Verhandlungsverfahren Angebotseinholung Die Vergabe wird nach Abschluss der Wertung in die Stufe 2 überführt. Beim Aufrufen der Vergabe auf der Vergabeplattform werden zwei identische VergNr. angezeigt. Unterscheidung durch das vorangestellte Symbol 1. Stufe 2. Stufe Nach der Überführung der Vergabe in die 2. Stufe muss im Reiter Allgemein der Formularsatz 016F FB Dienstleistungen (VgV 2016) ausgewählt werden Somit erscheint im Reiter Vergabeunterlagen untenstehende Abbildung

17 Derzeit kann das Verhandlungsverfahren noch nicht elektronisch durchgeführt werden. Die Unterlagen können nur ausgedruckt und an die aufzufordernden Unternehmen versendet werden. Nach Bereitstellung der dafür notwendigen Formblätter und technischen Vorkehrungen auf der Plattform für die notwendige schriftliche Honorarvereinbarung, wird die Anleitung ergänzt. Die Abgabe der Angebote ist derzeit noch schriftlich. Als Anleitungen stehen Ihnen auch die Onlinehilfen auf der Plattform zur Verfügung.