Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) An die Bezirksämter von Berlin Charlottenburg Friedrichshain Kreuzberg Mitte Wilmersdorf Wedding Neukölln Reinickendorf Tiergarten An die Senatsverwaltungen für Inneres Wirtschaft und Technologie Finanzen Stadtentwicklung PA100 / PA 281 / PA 104 PV Ref / PA 33 / PA IPV PA 100 / PA 500. / PA 701 PE PV II 100 / PV II 140 / PV II 101 PVK Ref / PA /PVK PA 23 / PVK PA 11 PV II 100 / PV II 200 / PV II 201 SEP-Leiter / SEP-FB III/1 PA L / PA 36 / PS ASB PVBK-Ref / SEP /.GLst 9 PS 1 / PS 41 / IF3 I C2/ I C 22 ZS Pers / ZS Pers 41 SP / SP 48 Wa / SP14 GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) IPV 462, IPV 52, IPV 43, IPV 452 Bearbeiter(in) Herr Mainzer, Frau Rührmund, Fr. Lühe, Frau Carl Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Zimmer 2146, 1044, 1039, 2148 Telefon (030) ,4425,4335, 4556 interne Vorwahl (912) Vermittlung (030) 90-0 Fax (030) Adresse t.mainzer@lvwa.verwalt-berlin.de g.ruehrmund@ lvwa.verwalt-berlin.de Datum Berliner Feuerwehr LVwA AV A Z 3 / AV A 26 / AVA Z1 I B 22 / II E / IPV 131 nachrichtlich an: Landesbetrieb f. Informationstechnik Berlin GB I St Senatsverwaltung für Inneres ZS A 13 - Hauptpersonalrat IPV Rundschreiben Nr.17/2000 Betr.: Änderungen zur Abrechnungsperiode 12/2000 Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115, 204 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten: Zahlungen bitte bargeldlos Montag, Dienstag und Freitag an die Landeshauptkasse von 9-12 Uhr Berlin und nach Vereinbarung Intranet: T-Online:*Berlin# Geldinstitut Postbank Berlin Berliner Bank Berliner Sparkasse Landeszentralbank Kontonummer Bankleitzahl

2 - 2 - Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines 1.1 Versendung des Besoldungsnachweises bei Abwesenheit 2 Personalsachbearbeitung 2.1 AdHoc-Query Ergänzung der Feldauswahl 2.2 Neue Lohnarten in den Informationstypen Basisbezüge (0008), Wiederkehrende Be-/Abzüge (0014) und Ergänzende Zahlung (0015) 3 Abrechnungssachbearbeitung 3.1 Terminpläne für die SAP-Abrechnung 2001 (BS + TF) 3.2 Zahlbarmachung der Bezüge über die LZB 3.3 Lohnsteuerbescheinigung 3.4 Umsetzung der Abwesenheitsart im Infotypen "Abwesenheiten" (2001) 3.5 Zentrale Betreuung zur SAP Abrechnung/Folgeaktivitäten im SSC

3 - 3-1 Allgemeines 1.1 Versendung der Besoldungsnachweise bei Abwesenheit Aus den IPV anwendenden Stellen ist häufig die Anfrage an das SSC gestellt worden, ob im IPV System eine Auswahlmöglichkeit zum Ausdruck entweder der internen Verteilerangaben oder der Privatanschrift auf dem Besoldungsnachweis für die/den Beschäftigte/n besteht bzw. ermöglicht werden kann. Die im SSC vorgenommene Einstellung der Standardsoftware des IPV Systems (R/3 HR von SAP) zum Anschriftenfeld gilt für jeden Besoldungsnachweis. Das Anschriftenfeld enthält alle für die interne Verteilung über Dienstpost erforderlichen Angaben, wir verweisen hierzu auf das noch gültige Rundschreiben V Nr. 69/1992 vom der Senatsverwaltung für Inneres. In o.g. Rundschreiben ist zwar der Ausdruck der Privatanschrift für bestimmte Dienstkräfte ausdrücklich genehmigt, jedoch besteht im SAP-Standard - und damit im IPV System keine Möglichkeit, für einzelne Personalfälle den Ausdruck im Anschriftenfeld des Besoldungsnachweises zu ändern. 2 Personalsachbearbeitung 2.1 AdHoc-Query Ergänzung der Feldauswahl Für Auswertungen mit der AdHoc-Query werden die bestehenden Sachgruppen in der Feldauswahl durch die nachfolgenden Infotypen ( Sachgruppen) ergänzt: IT0003 Abrechnungsstatus IT0016 Vertragsbestandteile IT0027 Kostenverteilung IT0032 Betriebsinterne Daten. Das zur vorangegangenen Abrechnungsperiode neu eingerichtete Feld <Ehegatte im öffentlichen Dienst> im Infotyp 0021, Subtyp 1 wurde in der Sachgruppe <Familie/Bezugsperson> ebenfalls neu aufgenommen. 2.2 Einrichtung neuer Lohnarten Für den Zuschuß zum Grundgehalt nach 34 BBesG bzw. nach Maßgabe der Vorbemerkungen Nrn. 1, 2 und 2 a zur Bundesbesoldungsordnung C wurde folgende neue Lohnart im Informationstyp Basisbezüge (0008) eingerichtet: Lohnart-Nr.: 1301 Zuschuß zum Grundgehalt Indirekte Bewertung:, lfd. Versteuerung, lfd. Entgelt Positiv Für die Unterrichtsgeldpauschale nach 129 Berliner Hochschulgesetz wurde folgende neue Lohnart im Informationstyp Wiederkehrende Be-/Abzüge (0014) eingerichtet: Lohnart-Nr.: 2140 Unterrichtsgeldpauschale

4 - 4 - Abzugslohnart: Aufgabezulässigkeit::, lfd. Versteuerung, lfd. Entgelt Positiv und negativ, bei positiver Aufgabe begrenzt auf 100,00 DM Einfach Für die Aufgabe von Pauschalen Überstundenvergütungen wurde folgende neue Lohnart im Informationstyp Wiederkehrende Be-/Abzüge (0014) eingerichtet: Lohnart-Nr.: 2145 Pausch. Überstunden Abzugslohnart: Aufgabezulässigkeit::, lfd. Versteuerung, lfd. Entgelt Positiv Einfach Für die Mitversteuerung von Versorgungsbezügen wurden in den Informationstypen Wiederkehrende Be-/Abzüge (0014) bzw. Ergänzende Zahlung (0015) folgende neue Lohnarten eingerichtet: Infotyp: Wiederkehrende Be-/Abzüge (0014) Lohnart-Nr.: 2213 Mitverst. Vers.bez. lfd. Abzugslohnart: Aufgabezulässigkeit::, lfd. Versteuerung Positiv und negativ Mehrfach Infotyp: Ergänzende Zahlung (0015) Lohnart-Nr.: 2214 Mitverst. Vers.bez. 1hr

5 - 5 - Abzugslohnart: Aufgabezulässigkeit::, Sonstiger Bezug für 1 hr Positiv und negativ Einfach Infotyp: Ergänzende Zahlung (0015) Lohnart-Nr.: 2216 Mitverst. Vers.bez. mehrj Abzugslohnart: Aufgabezulässigkeit::, Sonstiger Bezug für mehrere hre Positiv und negativ Einfach 3 Abrechnungssachbearbeitung 3.1 Terminpläne für die SAP-Abrechnung 2001 (BS + TF) Als Anlage 1 und 2 zu diesem Rundschreiben erhalten Sie die Terminpläne für die SAP- Abrechnung 2001 für den Bereich Besoldung und Tarif. 3.2 Zahlbarmachung der Bezüge über Landeszentralbank Berlin Aus dem Landesbetrieb für Informationstechnik Berlin (LIT) erreichten uns Informationen zur Auflieferung der Zahlungsdisketten einschl. Begleitpapiere durch die IPV anwendenden Stellen. Diese Hinweise nehmen wir zum Anlaß, noch einmal auf die Einhaltung der Festlegungen in unseren Rundschreiben 10/2000, 13/2000 und 15/2000 hinzuweisen. Die getroffenen Festlegungen dienen der Sicherheit innerhalb des Gesamtablaufes zwischen den IPV anwendenden Stellen, dem Landesbetrieb für Informationstechnik Berlin und der Landeszentralbank Berlin (LZB). Im LIT soll kein Zugriff auf die Zahlungsdisketten möglich sein, da nicht diese Gegenstand der Prüfung durch den LIT sind, sondern die Vollständigkeit der bei der LZB aufzuliefenden Unterlagen Unterschriftenregelung / Dienstsiegel Mit IPV Rundschreiben 10/2000 wurde festgelegt, dass der/die Diskettenbegleitzettel mit zwei Unterschriften und Dienstsiegelabdruck zu versehen ist/sind. Diese Festlegung ist seitens des SSC verbindlich für das gesamte IPV Verfahren getroffen worden (s. auch Abschnitt II Buchst. A Nr.3 ZPD-IPV), anderslautende Absprachen durch die IPV anwendenden Stellen sind nicht zulässig. Der Landeszentralbank Berlin (LZB) ist somit neben den erforderlichen Unterschriftenproben auch der Abdruck des künftig verwendeten Dienstsiegels abzugeben. Der LIT als Dienstleister für das IPV Verfahren nimmt, seitdem die LZB als Kopfbank fungiert, die Aufgabe der Vollständigkeitsprüfung und Auflieferung der Zahlungsdisketten bei der LZB

6 - 6 - wahr. Die Vollständigkeitsprüfung umfaßt neben der Prüfung, ob alle IPV anwendenden Stellen Zahlungsdisketten abgeliefert haben, auch die Prüfung der Begleitpapiere hinsichtlich Anzahl der Unterschriften und Vorhandensein des Dienstsiegelabdruckes und ist gehalten, auf Abweichungen zu reagieren Versendung der Zahlungsdiskette/n nebst Begleitpapieren Bisher war festgelegt, der LZB eine Ausfertigung des Diskettenbegleitzettels (einschl. Formularabschluß) zu übersenden. Die LZB hat uns darüber informiert, dass für die dortige Verarbeitung zwei Diskettenbegleitzettel und für die Unterschriften ein Zusatz benötigt werden. Ab Abrechnungsperiode 12/2000 sind daher beide im IPV System erstellten - mit je zwei Unterschriften und je einem Dienstsiegelabdruck versehenen - Diskettenbegleitzettel (einschl. Formularabschluß) der LZB zu übersenden. Die Unterschriften sollen mit dem Zusatz "Landeshauptkasse Berlin" versehen werden. Beschriften Sie jede Diskette mit einem Aufkleber nach folgendem Muster: Behördenbezeichnung Stellenzeichen Telefonnummer Zahlmonat: MMJJJJ Arbeitsgebiet: Besoldung Jede mit einer Zahlungsdatei beschriebene Diskette legen Sie in einen Umschlag (A6), verschließen diesen (zukleben!) und versiegeln ihn mit dem von Ihnen verwendeten Dienstsiegel. A6 zukleben und versiegeln A6 zukleben und versiegeln Diese/n Umschlag/Umschläge legen Sie zusammen mit den Begleitpapieren (Zahlungsbegleitliste, Diskettenbegleitzettel (mit Unterschriften und Dienstsiegel versehen), Formularabschluß)) in einen Umschlag (A5 oder A4) mit der Aufschrift LIT GB II 3 Fr zum Versand über Container an den LIT. Zur korrekten Verteilung der Unterlagen im LIT bitte keine anderslautende Aufschrift bzw. zusätzliche Angaben verwenden. Zugeklebt an LIT GB II 3 Fr A5 oder A4

7 Lohnsteuerbescheinigung Künftig werden die Lohnsteuerbescheinigungen im IPV-System so gedruckt, daß sie den Anforderungen des Bundesministeriums der Finanzen an eine maschinell erstellte Lohnsteuerbescheinigung genügen. Die dafür notwendigen Schritte werden in folgenden Stufen umgesetzt: 1. Für die Abrechnungsperiode 12/2000 werden die Lohnsteuerbescheinigungen auf gelochtem, in der Mitte perforiertem und mit einem Klebestreifen versehenem Papier im Format A 4 quer gedruckt. Zwischen den Lochungen wird der Schriftzug Aktenausfertigung gedruckt, auf der Rückseite des Originals befindet sich neben der Perforation ein Klebestreifen zum Verbinden des Originals mit der Steuerkarte. 2. Ab der Abrechnungsperiode 01/2001 werden die Lohnsteuerbescheinigungen mittels einer Druckschablone so gedruckt, daß das Layout der Rückseite der Lohnsteuerkarte entspricht. Das gilt auch für die hreslohnsteuerbescheinigungen. hreslohnsteuerbescheinigungen und hreslohnkonten für das Kalenderjahr 2000 erstellen Sie in der Abrechnungsperiode 02/2001 aus dem Berichtsbaum Besoldung im Anschluß an die monatlichen Aktivitäten. Einen Korrekturlauf zum Lohnsteuerjahresausgleich wie im ADV-Verfahren Besoldung gibt es im IPV-Verfahren nicht. Die Erstattungen werden mit den nuarbezügen zahlbar gemacht. Sie werden nicht gesondert ausgewiesen. 3.4 Umsetzung d. Abwesenheitsart im IT"Abwesenheiten" (2001) Im Berichtsbaum "Folgeaktivitäten BS" ist jeden Monat unter "Jährlichen Aktivitäten" nachzusehen, ob für die aktuelle Abrechnungsperiode eine jährliche Aktivität durchzuführen ist. Für die Abrechnungsperiode November 2000 wäre dies der Report zur Umsetzung der Abwesenheitsart im Infotypen "Abwesenheiten" (2001) gewesen. Wie wir erfahren haben, werden in vielen IPV anwendenden Stellen noch entsprechende Fälle für den Änderungsdienst Dezember 2000 eingepflegt, so dass dieser Report auch für die Abrechnungsperiode 12/2000 unmittelbar vor dem Reports für gesperrte IT-Sätze! und damit vor Durchführung der SAP-Abrechnung!! auszuführen ist. Hinweis: Zur Abarbeitung des Reports verweisen wir auf die Standardablaufbeschreibung unter Punkt 2.1 im Handbuch zur SAP-Abrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV Verfahren des Kapitesl 3. Der dort beschriebene Schritt 6 ist wie folgt auszuführen: Im Block "Zeitraum" das Feld "laufendes hr" markieren. Sollte der Report zur Umsetzung der Abwesenheitsart im Infotypen "Abwesenheiten" (2001) für die Abrechnungsperiode 11/2000 nicht ausgeführt worden sein, so werden alle diesbezüglichen Fälle bei der jetzigen Durchführung erfaßt. 3.5 Zentrale Betreuung zur SAP Abrechnung/Folgeaktivitäten im SSC Die zentrale Betreuung der IPV anwendenden Stellen zur Durchführung der Folgeaktivitäten bei Bedarf einschl. SAP - Abrechnung im SSC findet für die Abrechnungsperiode Dezember 2000 am und im Raum 122 ab 8:00 statt. Wenn Sie diesen Termin wahrnehmen möchten, bringen Sie bitte Ihr Handbuch zur SAP-Abrechnung und Erstellung der Daten- und Druckausgaben im IPV- Verfahren (Version 2.3) vier neue Disketten, eine Diskette dient als Reserve (Aus Sicherheitsaspekten verwenden Sie bitte nur unbenutzte Disketten). Für die Schnittstelle zur BKK erhalten Sie Disketten von der BKK (s. Handbuch für den Abrechnungssachbearbeiter, Kapitel 2). das von Ihnen verwendete Dienstsiegel

8 - 8 - Briefumschläge für die Disketten an die LZB (A6 analog zur Anzahl der Disketten und A5 bzw. A4) eine verschließbare Diskettentasche (gepolstert oder aus stärkerem Karton) geeignet zum Versand per Post AG für die Diskette an das Bundesamt für Finanzen in Bonn und eine verschließbare Umlaufmappe für die Diskette an die BKK Berlin mit. Im Auftrag Ehlert

9 Anlage 1 zum IPV Rundschreiben 17/2000 Landesverwaltungsamt Berlin IPV 52 (SSC) 4425 IPV VERFAHREN (BESOLDUNG) Terminplan zur Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge (hr 2001) Monat Zahltag DURCHFÜHRUNG DER SAP ABRECHNUNG (einschl. Folgeaktivitäten in jeder IPV anwendenden Stelle) Puffer zur Durchführung der SAP-Abrechnung einschl. Folgeaktivitäten Fertigstellung Zahlungsdatei (10 Kalendertage vor Zahltag) DISKETTE IN DEN CONTAINER ZUM LIT Auflieferung bei der LZB durch den LIT (2 Bankarbeitstage vor Zahltag) 01 Fr Do.-Fr. und Mo und Do Mi Mo.-Mi Do Mi Mo.-Mi Do Fr Mi.-Fr Mo Mo Do. und Di.-Mi und Di Do Di.-Do Fr Fr Mi.-Fr Mo Di Mo.-Mi Mi Fr Mi.-Fr Mo Fr Mi.-Fr Mo Mi Mo.-Mi Do Fr Mi.-Fr Mo

10 Anlage 2 zum IPV Rundschreiben 17/2000 Landesverwaltungsamt Berlin IPV 52 (SSC) 4425 IPV VERFAHREN (TARIF) Terminplan zur Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge (hr 2001) Monat Zahltag DURCHFÜHRUNG DER SAP ABRECHNUNG (einschl. Folgeaktivitäten in jeder IPV anwendenden Stelle) Puffer zur Durchführung der SAP-Abrechnung einschl. Folgeaktivitäten Fertigstellung Zahlungsdatei (10 Kalendertage vor Zahltag) DISKETTE IN DEN CONTAINER ZUM LIT Auflieferung bei der LZB durch den LIT (2 Bankarbeitstage vor Zahltag) Do Di.-Do Fr Di Fr., Mo. und Mi , und Mi Fr Di.-Do Mo Fr Mi.-Fr Mo Mi Mo.-Mi Do Fr Mi.-Fr Mo Mo Fr. und Mo.-Di und Di Do Di.-Do Fr Fr Mi.-Fr Mo