Praktische Schwierigkeiten in der Umsetzung der Geschäftspartnerprüfung

Transkript

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2 Praktische Schwierigkeiten in der Umsetzung der Geschäftspartnerprüfung Vortrag bei der Compliance Solutions Conference 2017 in Köln Dr. Roman Zagrosek, LL.M. (Berkeley) Compliance Solutions GmbH

3 Praxisbeispiel Warum ist eine Geschäftspartnerprüfung notwendig?

4 Praxisbeispiel Einführung eines neuen Prozesses zur Geschäftspartnerprüfung Background Checks Ortsbegehungen Audits Konzernrichtlinie

5 Praxisbeispiel Praktische Schwierigkeiten in der Umsetzung der Geschäftspartnerprüfung Insgesamt Geschäftspartner Altfälle Jedes Jahr 100 neue Geschäftspartner Probleme in der Umsetzung

6 Praxisbeispiel Einführung risikobasierter Ansatz (Risikofälle nach hoch, mittel und niedrig) Word-Dokumente mit Google-Screenshots und Einschätzung Manuelle Umsetzung Ordnersystem auf Share-Drive Excel-Liste (CPI)

7 Praxisbeispiel Staatliche Ermittlungsbehörden durchsuchen Unternehmen

8 Praxisbeispiel Weiterentwicklung durch web- und workflowgestützte IT-Lösung

9 Praxisbeispiel Anforderungen und Funktionen der IT-unterstützten Geschäftspartnerprüfung Stammdaten Leistungskontrolle & Quality Assurance Upfront Risk Assessment/ Risikomatrix Prüfbericht und Genehmigung Datenbankrecherche Ggf. externe Prüfung durch Dienstleister Fragebogen an Geschäftspartner

10 Praxisbeispiel Konkrete Projektumsetzung Workshops, um Anforderungen und Zeitplan zu konkretisieren Pilot Unternehmensweiter Rollout 3 Monate 6 Monate

11 Praxisbeispiel Ergebnis Effizientes Datenmanagement Kosteneinsparungen durch Automatismen Erhöhung der Akzeptanz der Geschäftspartnerprüfung Umgehung der Verantwortlichen konnte minimiert werden

12 Manuell versus IT-basiert IT-unterstützte Compliance-Kommunikation ist in großem Maße ressourcensparend: z.b. automatisch erstellter Prüfbericht, keine manuellen s und händische Aktenablage Beispiel aus der Praxis Das manuelle Anlegen und Überwachen von 50 kritischen Geschäftspartnern beschäftigt 1 Mitarbeiter zu 100% IT-Lösung zur Geschäftspartnerprüfung spart 80% dieser Arbeitskraft ein

13 Manuell versus IT-basiert Probleme aus der Praxis Daten werden unvollständig geliefert, der Compliance-Verantwortliche wird umgangen ( Sideletters ) IT-Lösung kann Umgehungsmöglichkeiten minimieren Sie fixiert eine automatische Verantwortungsübernahme der operativ Zuständigen sowie einen technischen Stopp des Prüfprozesses bei fehlenden Daten

14 Manuell versus IT-basiert Die IT-Lösung beinhaltet ein integriertes Screening der Geschäftspartner auf Basis von: Sanktions-, PEP-, Black- und Watchlisten durch Ermöglicht wird die passgenau abgestufte Überprüfung der Geschäftspartner (Risikomatrix) mögliche Einbindung von externen Quellen (z.b. LexisNexis, info4c, Google) Haftungsbefreiende Dokumentation als Teil der Sorgfalts- und Überwachungspflichten der Geschäftsleitung (revisionssicher)

15 Wir über uns Firmenvorstellung Spektrum IT-Lösungen und Beratung im gesamten Spektrum der Corporate Compliance-Anforderungen Entwicklungskompetenz Hochspezialisierte Experten, die vornehmlich in den Bereichen IT-Software- Entwicklung und Beratung tätig sind Spezialisierung Spezialisiert auf global operierende Unternehmen mit komplexen Anforderungen Erfahrung Seit Jahren in der Software-Entwicklung und im Bereich Corporate Compliance tätig

16 Wir über uns Leistungen & Produkte Beratung und Konzeption Entwicklung und Umsetzung Pilotierung und Rollout Monitoring und Verbesserung Corporate Compliance and Risk Business Partner Due Diligence High Risk Transaction Approval Risk Assessments Self-Assessments Continuous Controls Monitoring Control Execution Enterprise IT Solutions Business Intelligence & Reporting IT Security Cyber Security Big Data Analysis Data Protection Business Process Management

17 Wir über uns Unsere Referenzen Internationale Konzerne (DAX, Fortune 500) Mittelständische Unternehmen Beratungsunternehmen und Rechtsanwälte

18 Kontakt Dr. iur. Roman Zagrosek, LL.M. (Berkeley) Spichernstr. 36 Königstr Köln Stuttgart Tel.: +49 (0)