Empfohlener Setup eines Mac Mini als. timebox. für timesensor LEGAL. Arbeitsunterlagen. Z30-timeBox Setup Schulungskonzept

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1 Empfohlener Setup eines Mac Mini als timebox für timesensor LEGAL Arbeitsunterlagen Z30-timeBox Setup Schulungskonzept p timesensor AG

2 Imprint timesensor AG Morgenstrasse Bern - Schweiz Tel.: Fax: Document Version: 3.1p Document Language: de Security Level: Public Last change: Editorial Staff: DSO/KWB/PLO

3 Inhaltsverzeichnis 1. Setup der timebox Überblick Exkurs: Ausschalten des "Fusion Drives Datensicherung Konfiguration von macos Kontrollfelder Installation von Microsoft Office Installation der timesensor LEGAL Applikation (Server) Installation der timesensor LEGAL Applikation (Client) Installation des TeamViewer Host Übermittlung der Passwörter Starten des 4D Server/timeSensor LEGAL Eingabe der Aktivationscodes Eingabe weiterer Aktivationscodes Einrichtung der Datensicherung Wie weiter? 32 3/

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5 1. Setup der timebox Der Mac Mini heisst bei uns timebox 1.1. Überblick Einführung Dieses Kapitel beschreibt die timebox, eine Bezeichnung für - einen dedizierten Mac Mini Computer, - mit einer standardisierten Konfiguration, - für den Betrieb der 4D Server Datenbank und der timesensor LEGAL Kanzleisoftware. Die Bezeichnung timebox soll ausdrücken, dass das Gerät nicht mit etwaigen bestehenden Servern in Konkurrenz tritt, sondern diese ergänzt. Die timebox ist nämlich kein Server, in dem Sinne, dass sie - keine Serverfunktionalität (Server App) des macos verwendet, - exklusiv als Hardware für ein timesensor System eingesetzt wird. Die Verwendung einer dedizierten Maschine - reduziert die Komplexität, - gewährleistet die Skalierbarkeit, - erleichtert den Support, - verringert die Unterhaltskosten für den Kunden. Es gibt gute Gründe, den 4D Server und timesensor LEGAL auf einem dedizierten Gerät, eben der timebox, zu betreiben. Hier nur einige davon: - Der 4D Server nimmt bis zu 80% der Prozessorleistung der Maschine in Beschlag. Andere Dienste würden somit stark beeinträchtigt - Die Datenbank könnte in Konflikt mit anderen Programmen oder Diensten eines Server geraten. 4/

6 - Durch Verwendung einer dedizierten Box lassen sich Zuständigkeiten und Probleme besser zuordnen und eingrenzen. Der Ansatz, verschiedene Dienste auf verschiedene kleine Maschinen zu verteilen, entspricht der in grösseren Firmen häufig angewendeten Virtualisierung Empfohlene Hardware Der heute (Frühjahr 2016) empfohlene Mac Mini: a) für eine kleine Kanzlei bis zu 5 Plätzen 2,6 Dual-Core Intel Core i5 mit 8-16 GB RAM und 256 GB Flash Speicher b) für eine mittlere Kanzlei bis zu 30 Plätzen 3,0 Dual-Core Intel Core i7 mit 16 GB RAM und 512 GB Flash Speicher sowie einer externen USB3 1 TB Festplatte c) für eine grosse Kanzlei bis zu 200 Plätzen Mac Pro mit 64 GB RAM und 1 TB Flash Speicher Natürlich sind andere Konfigurationen denkbar. Bitte verwenden Sie unbedingt ein System mit einem Flash Speicher. Der Einsatz eines Flash Speichers beschleunigt eine Datenbankanwendung ungemein Empfohlene Software Das heute (Sommer 2017) empfohlene Betriebssystem ist macos (El Capitan) oder (Sierra), welches auf dem Mac Mini von Apple vorinstalliert wird. Bitte beachten Sie, dass macos (High Sierra) von 4D noch nicht zum produktiven Betrieb freigegeben ist. Sollte Ihr Mac Mini bereits mit macos ausgeliefert worden sein, so sollten Sie auf dem App Store die vorherige Version herunterladen und das Gerät mit diesem System installieren Exkurs: Ausschalten des "Fusion Drives Sofern das Gerät mit der Funktion "Fusion Drive" geliefert wird, sollten Sie den Fusion Drive deaktivieren. Starten Sie den Rechner im Recovery Mode, indem Sie "Command + R" gedrückt halten und den Rechner neu starten. Im Fenster "OS X Dienstprogramme" wählen Sie im Menu "Dienstprogramme" das "Terminal". Geben Sie folgendes Kommando ein: diskutil corestorage list Es erscheint folgendes Fenster: 5/

7 Kopieren Sie die Nummer der "Logical Volume Group" Geben Sie nun folgendes Kommando im Terminal ein: diskutil corestorage delete lvguuid (lvguuid muss durch die zuvor kopierte Nummer ersetzt werden). Nun werden alle Disks initialisiert. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, kann Terminal geschlossen und beendet werden. Zurück im OS-X Dienstprogramm, starten Sie nun das Festplattendienstprogramm. 6/

8 In der angezeigten Liste, klicken Sie einen der beiden Drives "Untitled". In der folgenden Abfrage wählen Sie "Ignorieren". Nun können die Laufwerke einzeln partitioniert werden: der Flash Bereich für System und Datenbank, das konventionelle Laufwerk für die Datensicherung. 7/

9 1.3. Datensicherung Für die Datensicherung empfehlen wir zwei Ansätze: a) Besser (volle Redundanz) Schliessen Sie einen zweiten Mac Mini im Target Mode an, damit die Festplatte des zweiten Mac Minis als Festplatte erscheint. Klonen Sie dann mit Carbon Copy Cloner täglich die gesamte Installation auf den zweiten Mac Mini b) Günstiger Schliessen Sie eine externe Festplatte von guter Qualität an den Mac Mini an. Klonen Sie dann mit Carbon Copy Cloner täglich die gesamte Installation auf die externe Festplatte. Der Vorteil bei Variante a) liegt darin, dass bei einem Defekt der Produktivmaschine einfach das Netzwerkkabel umgestöpselt werden kann und dann die zweite Maschine sofort hochgefahren werden kann. Es besteht also eine volle Redundanz. 8/

10 1.4. Konfiguration von macos Wir konfigurieren das Betriebssystem mit den folgenden Zielen Maximale Geschwindigkeit Maximale Sicherheit Die Maschine soll mit möglichst wenig Diensten konfiguriert werden, damit möglichst viele Ressourcen für 4D Server zur Verfügung stehen. Da Apple das Design der Kontrollfelder schneller verändert als wir das hier mit diesem Arbeitspapier tun können, sind einige der abgebildeten Kontrollfelder möglicherweise schon etwas überholt. Bitte konfigurieren Sie in neueren Systemen die Kontrollfelder sinngemäss. 9/

11 1.5. Kontrollfelder Gut eingestellte Kontrollfelder beschleunigen die Maschine und den Support. Investieren Sie hier also etwas Zeit: wählen Sie im Apfelmenu Systemeinstellungen und gehen Sie die Kontrollfelder durch: Schreibtisch & Bildschirmschoner Wählen Sie im Tab Schreibtisch den Punkt Einfarbig. Das ist zwar langweilig, aber bei Remote Control Sitzungen schneller zu übertragen. Setzen Sie Sie im Tab Bildschirmschoner das Menu Aktivieren nach: auf Nie Dock Bitte keine Animationen: das dauert bei Remote Control Sitzungen zu lange. 10/

12 Mission Control Alles ausschalten Sprache & Text Setzen Sie im Tab Sprache die Sprache des Kunden an die oberste Stelle. Besonderheit für die Schweiz: Stellen Sie sicher, dass die Sprache Deutsch (Schweiz) an oberster Stelle steht. Sollte das nicht der Fall sein, so klicken Sie auf Liste bearbeiten und stellen Sie sicher, dass Deutsch (Schweiz) in der Liste erscheint. Diese Einstellung muss auch auf allen Macs an den Arbeitsplätzen durchgeführt werden! 11/

13 Überprüfen Sie auch den Tab Formate. In der Regel sollte hier bereits die Region, in welcher die timebox verwendet wird, voreingestellt sein. Wählen Sie bei den Eingabequellen die Eingabequellen Deutsch, Schweiz, deutsch, Schweiz, französisch und US. Die Checkbox Eingabequellen in der Menüleiste anzeigen sollte gewählt sein, so dass die gewählten Tastaturformate im Menu erscheinen Sicherheit Unter Allgemein sollte die Checkbox bei Automatische Anmeldung deaktiviert entfernt werden. 12/

14 FileVault und Firewall sollten ausgeschaltet bleiben. Bei der Privatsphäre bitte alle Optionen ausschalten Spotlight Spotlight braucht die beiden Backup Volumen Daily Backup und Weekly Backup nicht zu indexieren. Wir fügen diese beiden Volumen daher der Privatsphäre hinzu. 13/

15 Monitore Die Bildschirmauflösung kann mit 1024 x 768 relativ tief gewählt werden, da dies den Remote Zugriff beschleunigt. Die Monitoreinstellung soll in der Menuleiste angezeigt werden: Energie sparen Die timebox soll rund um die Uhr laufen, daher die Schieber auf Nie stellen. Bei Stromausfall soll der Computer automatisch wieder aufstarten. 14/

16 Drucker Im Kontrollfeld Drucker sollte wenigstens ein Drucker ausgewählt sein Netzwerk Alle Anschlüsse entfernen und nur Ethernet belassen. Die timebox kann zum Kunden mit DHCP geliefert werden. Bei der Integration ins lokale Netz muss die timebox aber eine statische IP erhalten. 15/

17 Bluetooth Alle Bluetooth Optionen bleiben ausgeschaltet: 16/

18 Benutzer und Gruppen Klicken Sie auf Anmeldeoptionen und vergewissern Sie sich, dass eine automatische Anmeldung mit dem Administratoraccount erfolgt: Das Gastkonto bleibt deaktiviert: 17/

19 Freigaben Datum und Uhrzeit 18/

20 Setzen Sie die Einstellung im Tab Uhr wie gezeigt. Das blinkende Trennzeichen ist nützlich, um bei Remote Control Sessions festzustellen, ob die Maschine sich aufgehängt hat oder nicht Software Aktualisierung Die Software Aktualisierung sollte komplett ausgeschaltet werden. 19/

21 Mitteilungen Schalten Sie diese aus: Alle anderen Kontrollfelder Womöglich ausschalten bzw. auf ihren Standardeinstellungen belassen. 20/

22 1.6. Installation von Microsoft Office Für die auf der timebox im Hintergrund ablaufenden Prozesse, sowie zu Supportzwecken ist es empfehlenswert, auf der timebox eine Kopie von Microsoft Office zu installieren. Empfohlen ist, hierzu eine separate Lizenz einzusetzen. Falls keine eigene Lizenz verfügbar ist, kann auch nur die 30 Tage Demoversion von Microsoft Office 365 installiert werden. Durch die Installation von Microsoft Office auf der timebox wird sichergestellt, dass dort dieselben Schriften und Icons, welche auch auf den Arbeitsstationen installiert sind, verfügbar sind. Sollen über die Office-Schriften hinaus noch weitere Schriften eingesetzt werden (z.b. eine spezielle Hausschrift), so müssen auch diese auf dem Server installiert sein. 21/

23 1.7. Installation der timesensor LEGAL Applikation (Server) Verwenden Sie den universellen Mac Installer, um sowohl den Serverteil, als auch den timesensor LEGAL Client zu installieren. Sie finden den universellen Mac Installer hier: Laden Sie den Installer herunter und verschieben Sie ihn in den Programme Ordner (Applications). Starten Sie ihn dann von hier aus, um zunächst den Serverteil zu installieren. Wählen Sie Mehrplatzversion - Server, sowie das gewünschte Land und eventuell die Sprache. Der Installer legt im Verzeichnis Programme (Applications) einen Ordner timesensor Server an. In diesem befinden sich: 22/

24 4D Server timesensor LEGAL Applikation Ordner timesensor DataFiles mit den Grunddaten für das gewünschte Land und die gewünschte Sprache Hinweis: 4D Server und timesensor LEGAL Applikation sind miteinander zu einem Icon verschmolzen, da es sich um einen OEM Build handelt. Sichtbar ist deshalb einzig die time- Sensor Server.app. Diese beinhaltet in sich den 4D Server, sowie die timesensor LEGAL Kanzleisoftware. Hinweis: der Installer legt ein Alias der timesensor Server.app in das Dock. Damit sich die timesensor Server.app bei einem Neustart der timebox automatisch öffnet, sollten Sie diese nun noch zu den Anmeldeobjekten im Kontrollfeld Benutzer und Gruppen hinzufügen: 23/

25 1.8. Installation der timesensor LEGAL Applikation (Client) Starten Sie den Installer erneut, um auch noch den Client zu installieren. Dieser ist vor allem für Supportzwecke nützlich. Die timebox ist kein Arbeitsplatz, das heisst dass normalerweise auf der timebox nicht gearbeitet werden soll. Trotzdem ist es oft nützlich, auf der timebox auch einen Client zur Verfügung zu haben, um sich bei Bedarf rasch an der Datenbank anmelden zu können. Der Installer legt die timesensor Client.app in das Programme Verzeichnis des aktuell angemeldeten Benutzers (also z.b. unter /Users/admin/Applications). Dort liegen möglicherweise noch weitere Icons anderer installierter Programme. Hinweis: der timesensor Client liegt nicht im normalen Programme Ordner, sondern im User-spezifischen Programme Ordner. Hinweis: der Installer legt ein Alias des timesensor Client.app in das Dock. 24/

26 1.9. Installation des TeamViewer Host Eines der führenden Tools für die Server Überwachung ist TeamViewer ( com). Unser Support verwendet TeamViewer, um die timeboxen zu überwachen. Zu diesem Zweck muss auf dem Server TeamViewer Host installiert werden Installation of TeamViewer 12 Host Gehen Sie auf den TeamViewer Web Site und laden Sie TeamViewer 121 Host for macos im Download Bereich des Sites: Installieren Sie die Software. Während der Installation müssen Sie ein sicheres Passwort definieren. Notieren Sie das Passwort und die 9 stellige ID und übermitteln Sie diese dem Support der timesensor AG Übermittlung der Passwörter Damit unser Support Team auf der timebox arbeiten kann, benötigt es sowohl die Admin Credentials des macos, als auch die neunstellige TeamViewer ID und das TeamViewer Passwort. Seien Sie bei der Übermittlung dieser Informationen sehr vorsichtig und senden Sie keinesfalls beide Informationen in derselben . Senden Sie den macos Administrator Namen und die neunstellige TeamViewer ID per an monitoring@timesensor.com. Übermitteln Sie uns das Mac OS X Passwort und das TeamViewer Passwort per SMS oder telefonisch. Vergewissern Sie sich auch, dass die Zugangsinformationen auf den Server innerhalb Ihrer Organisation gut geschützt verwahrt sind! 25/

27 1.11. Starten des 4D Server/timeSensor LEGAL Starten Sie die zuvor installierte timesensor Server.app durch Doppelklick. Es öffnet sich das 4D Server Administratorfenster. Die Datenbank und timesensor LEGAL sind nun betriebsbereit Eingabe der Aktivationscodes Starten Sie nun die zuvor installierte timesensor Client.app durch Doppelklick. Die Client- Applikation verbindet sich automatisch mit dem auf der timebox laufenden 4D Server. Nach kurzer Zeit erscheint der Dialog zur Eingabe des ersten Aktivationscodes: 26/

28 Hinweis: Sie können den Aktivationscode per Copy/Paste eintragen. Hinweis: zur Aktivation benötigt die timebox eine funktionierende Internetverbindung. Die erfolgreiche Aktivation wird im Dialog angezeigt: Eingabe weiterer Aktivationscodes Melden Sie sich nun als Admin an (kein Passwort benötigt) und bestätigen Sie die Lizenbedingungen. 27/

29 Schliessen Sie den allenfalls auftauchenden Setup Dialog. Wählen Sie stattdessen im Menu timesensor Client die Position Über timesensor LEGAL. Klicken Sie auf den Button Lizenzen, um die Erweiterungslizenzen einzutragen. 28/

30 Geben Sie in diesem Dialog die restlichen Aktivationscodes ein. Hinweis: Sie können den Aktivationscode per Copy/Paste eintragen. Hinweis: zur Aktivation benötigt die timebox eine funktionierende Internetverbindung Einrichtung der Datensicherung Warum Time Machine auf dem Server nichts zu suchen hat Time Machine ist eine Datensicherungssoftware von Apple, welche seit Mac OS X 10.5 in das Betriebssystem integriert ist. Vom Einsatz von Time Machine auf dem Server raten wir aus folgenden Gründen ab: In Time Machine lässt sich kein Zeitfenster für die Datensicherung definieren. Die Datensicherung startet zum Beispiel auch dann, wenn alle Benutzer angemeldet und Ihr System unter Last steht. Dadurch können sich die Antwortzeiten des Servers verlangsamen. Time Machine sichert immer ganze Dateien. Kriterium ob eine Datei gespeichert wird, ist die Frage, ob die Datei zwischenzeitlich verändert wurde. 4D Server speichert die Daten in eine einzige grosse Datendatei, welche sich permanent ändert. Somit versucht Time Machine die 4D Datenbank permanent zu sichern. Die Sicherung der 4D Datenbank via Time Machine ist nicht nur deshalb erfolglos, weil sich die Datendatei permanent ändert, sondern auch deshalb, weil eine aktive (offene) Datenbank so nicht gesichert werden kann. Noch während nämlich Time Machine sich mit der Sicherung abmüht, haben Benutzer zwischenzeitlich die Daten bereits wieder verändert. Ausserdem stehen Daten im Cache Speicher und befinden sich noch gar nicht auf der Festplatte. 29/

31 TimeMachine gibt immer wieder mal Fehlermeldungen aus. Das die timebox nicht permanent überwacht wird, werden solche Fehlermeldungen häufig zu spät (oder überhaupt nicht) gelesen: Aus all diesen Gründen raten wir davon ab, Time Machine auf der timebox zu aktivieren Einrichten von 4D Backup Die 4D Datenbank muss zwingend mit 4D Backup gesichert werden, damit sichergestellt ist, dass die erstellten Backupfiles vollständig ist. Die Konfiguration von 4D Backup erfolgt über das Adminstrationsfenster des 4D Servers. Klicken Sie hier auf den Tab Wartung und dann auf Datenbank-Eigenschaften : Konfigurieren Sie 4D Backup so, dass die Datensicherung täglich während der Nacht, z.b. um 02:00h, durchgeführt wird. Dann sind keine Benutzer im System und das System wird nicht verlangsamt. Sichern Sie die Datendatei, sowie den Ordner STUFF. Um den STUFF Ordner als Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuer Ordner und lokalisieren Sie den STUFF Ordner, welcher sich im Ordner timesensor DataFiles befindet. Als Backup Zielordner wählen Sie das zuvor konfigurierte Volumen Daily Backup. Wenn Sie die vorstehende Anleitung befolgt haben, so befinden sich die Backup Daten dadurch auf einem anderen physischen Laufwerk als das Produktivsystem, und das ist gut so. Im Bereich Logbuch-Verwaltung aktivieren Sie die Checkbox Benutze Logbuch und wählen Sie ebenfalls das Volumen Daily Backup als Zielvolumen. 30/

32 Im Tab Backup & Wiederherstellen wählen Sie, wieviele Generationen der Datensicherung Sie aufbewahren möchten. Das ist abhängig von dem auf Daily Backup verfügbaren Speicherplatz. Sieben oder vierzehn Backup-Generationen sollten in der Regel ausreichen. Konfigurieren Sie die übrigen Optionen wie gezeigt. die älteste Datensicherung automatisch gelöscht. Schliessen Sie alsdann den Dialog; eine Datensicherung wird nun ausgeführt und Sie erkennen auf dem Volumen Daily Backup das Journal-File, sowie die ersten Sicherungsdateien. Die Nummerierung der Backup Dateien wird mit jeder Datensicherung von 4D Backup automatisch hochgezählt. Nachdem die gewünschte Anzahl Backup Generationen erreicht ist (in unserem Beispiel also 7), so wird Sekundärbackup Natürlich reicht die so eingerichtete Datensicherung alleine noch nicht aus. Ein Feuer könnte den Mac Mini zerstören, oder dieser könnte bei einem Einbruch gestohlen werden. Somit müssen die Dateien zusätzlich noch ausser Haus aufbewahrt werden. Hierzu muss ein Sekundärbackup eingerichtet werden. 31/

33 Wo der Sekundärbackup zu liegen kommt, ist Ihnen überlassen. Hier einige Beispiele: Sicherung in die Cloud: verschiedene Anbieter ermöglichen eine verschlüsselte Datensicherung in die Cloud Sicherung auf einen eigenen Server: vielleicht verfügen Sie über einen via VPN verbundenen NAS Server an einem anderen Standort? In diesem Fall könnte dieser genutzt werden, um dort die Backup Dateien zusätzlich zu sichern Sicherung auf einen Windows Server: vielleicht gibt es im Netzwerk noch einen klassischen Windows Server mit Tape Sicherung? Richten Sie dort einen Share ein, um dorthin die Dateien zu sichern. Wenn die beste Möglichkeit für die Kanzlei gefunden ist, sollte die Datensicherung eingerichtet werden. Hierzu empfehlen wir ein Tool wie Carbon Copy Cloner ( com). Konfigurieren Sie Carbon Copy Cloner so, dass nach Ablauf der 4D Sicherung (also z.b. um 03:00h) die Dateien auf Daily Backup auf den ausgewählten Share kopiert werden. Wichtig: die Datensicherung muss nicht nur einmal eingerichtet, sondern auch regelmässig überwacht werden Wie weiter? Herzliche Gratulation, Sie haben nun die Installation der timebox abgeschlossen. Sie sollten nun den timesensor Client auf allen Arbeitsstationen installieren. Folgen Sie hierzu den Anweisungen in den FAQ Beiträgen D2. und D3. auf dem Trainingsportal: 32/

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