Zeit sparen. Kosten senken. Transparenz schaffen.

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1 Webbasierter Einkauf von Veranstaltungsleistungen Das professionelle Web-Tool für den Veranstaltungseinkauf Zeit sparen. Kosten senken. Transparenz schaffen. Im vorangegangenen Kapitel haben Sie erfahren, wie Sie den Vermittlungsservice von meetingmasters.de beauftragen und wie Sie durch diese Form der Zusammenarbeit die größtmögliche Zeitersparnis erreichen. In der genannten Konstellation erledigen die erfahrenen Support Angels die Suche und Anfrage passender Tagungshotels und weiterer Veranstaltungsdienstleister für Sie immer unter Einsatz von moredirect. In diesem Kapitel erfahren Sie alles über die Funktionsvielfalt, Einsatzmöglichkeiten und neusten Entwicklungen des innovativen MICE-Tools. NEU: Einkauf verschiedener Veranstaltungsleistungen jetzt mit der Erweiterung von moredirect 3.0 möglich! Abb. 2 Übersichtlich: Darstellung des Veranstaltungsprojekts mit Teilanfragen und Bearbeitungsstatus Wir haben unser preisgekröntes Web-Tool moredirect für den effizienten Einkauf von Tagungshotelleistungen um die Möglichkeit zur gleichzeitigen Beschaffung weiterer MICE-Locations und -Dienstleistungen ergänzt. Bisher konnte moredirect ausschließlich für den Einkauf von Tagungshotelleistungen verwendet werden: Suche, Anfrage, Nachverhandlung und Buchung von Tagungshotels werden konsequent webbasiert abgewickelt. Alle am Tagungshoteleinkauf beteiligten Personen werden miteinander vernetzt und durch die Automatisierung von Prozessschritten unterstützt. Im operativen Einkauf können die indirekten Prozesskosten bei der Tagungshotelbuchung so um 75% und mehr reduziert werden. 1 Webbasierter Einkauf von Veranstaltungsleistungen

2 Alle über das Tagungshotel hinaus benötigten Gewerke mussten bisher jedoch weiterhin umständlich per Excelliste, , Fax und Telefon gebucht werden. Aber auch in diesem Bereich liegen gewaltige Einsparpotenziale, die sich über webbasierte Lösungen erschließen lassen: Mit moredirect 3.0 bietet meetingmasters.de Ihnen jetzt ein webbasiertes Einkaufstool, mit dem sämtliche Veranstaltungsleistungen parallel gesucht, angefragt und gebucht werden können! Damit werden alle Vorteile, die bisher nur auf den Einkauf von Tagungshotelleistungen beschränkt waren, auf den Einkauf weiterer Veranstaltungsdienstleistungen übertragen. Im Rahmen eines Veranstaltungsprojektes können Sie nun mehrere Teilanfragen (z. B. für Hotel, Eventlocation, Rahmenprogramm) anlegen und ohne Medienbrüche komplett webbasiert abwickeln. Weiterhin haben Sie jederzeit Einblick in den Bearbeitungsstatus aller Teilprojekte (siehe auch Abb. 2). Die bekannten Vergleichsübersichten für Hotelangebote stehen auch bei allen anderen Teilanfragen zur Verfügung. moredirect ist so flexibel konzipiert, dass Sie es auch weiterhin nur für den reinen Tagungshoteleinkauf sowie die Anfrage und Buchung von Übernachtungen ohne Tagungsleistungen nutzen können. Zudem haben Sie zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, sowohl Teilanfragen als auch gesamte Veranstaltungen an die Support Angels abzugeben. meetingmasters.de-glossar Wofür steht more? more steht für meetingmasters.de online reservation engine. more ist das technologische Herzstück, auf dem alle Dienstleistungen von meetingmasters.de beruhen. Grundsätzlich können damit alle Arten von Reservierungen bzw. Buchungen über das Internet abgewickelt werden. Je nach Anwendungsgebiet kommen die Module morehotel (Online-Hotelreservierung von Hotelzimmern), moreevent (Online-Teilnehmerregistrierung zu Kongressen), morerates (webbasierte Anfrage und Verhandlung von Firmenraten) und eben moredirect zum Einsatz. 2

3 Webbasierter Einkauf von Veranstaltungsleistungen Die Komponenten und Funktionen von moredirect Die innovative Gestaltung des Einkaufsprozesses für Veranstaltungsleistungen wird durch moredirect überhaupt erst möglich. Dies liegt an dem zugrunde liegenden Konzept, das seine Ausformung in den Komponenten und Funktionen von moredirect findet. Komponente MICE-Datenbank mit über Hoteleinträgen, Eventlocations und Kongresshallen sowie weiteren Dienstleistern rund ums Tagen Ihr Nutzen Immer topaktueller Content für Ihre Planungen! Hotels, Locations und Dienstleister geben ihre Daten über das integrierte Content-Management-System ein, moredirect generiert daraus vollautomatisch aussagekräftige Präsentationen (aktuelle Bilder, Fakten, Infotexte) Intelligente Suche nach Stichworten, vordefinierten Regionen, Raumgrößen, Kapazitäten, Dienstleistertypen, bestimmten Hotel-Zertifizierungen etc. Mit einer kurzen Eingabe blitzschnell passende Hotels, Locations und Dienstleister finden. Komplexe Detailsuchen: Nach vielen Kriterien gleichzeitig suchen. Zusammenstellungen von Suchkriterien unter einem frei wählbaren Namen abspeichern und wiederverwenden das spart Zeit! Suchergebnisliste Listenübersicht der gefundenen Hotels, Locations und Dienstleister mit allen wichtigen Eckdaten für die schnelle Übersicht. Markieren und mit einem Mausklick die Merkliste für die Anfrage beschicken. Kartenansicht: Darstellung aller gefundenen Hotels in Google Maps. Detailansicht Vollständige Webseite pro Anbieter liefert alle Informationen auf einen Blick. Mit einem Klick für die Anfrage vormerken! NEU: Hotel-Feedbacks Kunden bewerten gebuchte Hotels. Diese Feedbacks werden der gesamten meetingmasters.de-community zur Verfügung gestellt. 3 Webbasierter Einkauf von Veranstaltungsleistungen

4 Komponente Ihr Nutzen Merklisten Favoriten zusammenstellen und für die Wiederverwendung unter frei wählbarem Namen abspeichern. NEU: Einzigartige Distanztabellen Auf Knopfdruck alle Entfernungen zwischen ausgewählten Hotels und Locations in Entfernungstabellen anzeigen lassen inkl. Kartenansicht und Routenbeschreibung! RFP-Generator für Hoteleinkäufer Nur 4 Eckdaten eingeben und moredirect erzeugt sofort einen professionellen RFP (Request For Proposal Angebotsanfrage) für Sie. Ändern und Anpassen des RFPs mit wenigen Mausklicks. Zeit sparen durch Eingabehilfen, z. B. laden kompletter Tagungspauschalen. Laden kundenspezifischer Tagungspauschalen nie mehr eine Leistung in der Anfrage vergessen! Automatischer Benachrichtigungsservice Wertvolle Zeit sparen moredirect versendet automatisch standardisierte -Benachrichtigungen an Ihre Kommunikationspartner. Webbasierte Verhandlungsplattform Alle angefragten Hotels, Locations und Dienstleister quotieren jeweils über das gleiche standardisierte elektronische Angebotsformular. So steht Ihnen jedes Angebot sofort nach Versand durch den Anbieter in vergleichbarer, komplett durchkalkulierter Form zur Verfügung. Verhandlung von Leistungspositionen online ohne zeitaufwändiges Telefonieren. Revisionssicherheit und ständiger Überblick durch Protokollieren aller Verhandlungs- und Korrespondenzschritte innerhalb des Vorgangs. 4

5 Webbasierter Einkauf von Veranstaltungsleistungen Komponente Regiezentrum Reporting Ihr Nutzen Den Überblick behalten: Kontrolle über alle laufenden und erledigten Teilanfragen und Gesamtveranstaltungen mit Fortschrittsbalken. Transparenz: Individuell definierbare und in Echtzeit abrufbare Reports zeigen, was schon gebucht wurde auf Kostenarten heruntergebrochen inkl. Anzeige von Savings! Automatischer Anfrage-Import Über eine Excel-Schnittstelle kann moredirect Veranstaltungsdaten in verschiedenen Formaten importieren und automatisch in RFPs zur Weiterbearbeitung übersetzen. Kundenspezifische Konfigurierbarkeit Teamwork-Funktion Vertretungsfunktion NEU: Genehmigungsprozesse Alle Personen, die für Ihr Unternehmen den Veranstaltungseinkauf abwickeln, können im virtuellen Raum von moredirect innerhalb eines Teams miteinander interagieren. Mitglieder eines Teams können als Vertreter im Krankheitsfall oder während des Urlaubs angegeben werden so wird eine reibungslose Übergabe garantiert. Unternehmensspezifische Genehmigungsprozesse werden automatisiert abgebildet und somit Durchlaufzeiten verringert! Most Used Hotels Tagungshotels, die bevorzugt zu buchen sind, werden den Hoteleinkäufern während des Such- und Anfrageprozesses exponiert vor Augen geführt. So werden z. B. besonders zuverlässige Hotelpartner oder solche, die quotenabhängige Rückvergütungen gewähren, nie mehr übersehen! Contracted Hotels und kundenspezifische Tagungspauschalen Wir hinterlegen Ihre spezifischen Tagungspauschalen in moredirect und verknüpfen sie mit den Hotels, in denen Sie darüber Raten vorverhandelt haben! Nie mehr günstige, vorverhandelte Raten übersehen! Eigene Tagungspauschalen mit 3 Mausklicks laden! Eigene Tagungspauschalen gleichzeitig bei Rahmenvertragshotels und im offenen Markt anfragen das spart einen kompletten Anfragevorgang! 5 Webbasierter Einkauf von Veranstaltungsleistungen

6 Die Teamwork-Funktion Alle Personen, die in Ihrem Unternehmen am Veranstaltungseinkauf beteiligt sind, können in einem Team zusammengefasst werden. Dabei können auch Personen verschiedener Abteilungen, ja sogar anderer Unternehmen (z. B. verbundene Unternehmen) einbezogen werden. Dies ermöglicht, dass sich die Teammitglieder bei der Bearbeitung der anfallenden Veranstaltungsanfragen gegenseitig unterstützen und informieren können eben im Sinne echter Teamarbeit! Grundsätzlich bietet moredirect drei verschiedene Möglichkeiten, wie der Benutzertyp Meetingplaner die Beschaffung von Veranstaltungsleistungen gestalten kann. Wer sich für die Insourcing-Strategie entscheidet, fragt passende Hotels, Locations und Dienstleister entweder direkt selbst an oder beauftragt den unternehmensinternen Veranstaltungsservice ( Interner Support ), dessen Mitglieder dann ebenfalls dem Team angehören. Bei der Outsourcing-Lösung geben Sie als Meetingplaner den gesamten Prozess der Suche und Anfrage an die erfahrenen Support Angels von meetingmasters.de ab, die dann Ihrem Team zugeordnet sind so ist die Zeit- und Kostenersparnis am größten (siehe auch Kap. 1). Über die Benutzertypen hinweg, können in moredirect zusätzlich verschiedene Rollen an Einzelpersonen vergeben werden. Dabei kommt der Rolle Supervisor eine besondere Bedeutung zu: Wem diese zugewiesen ist, der hat über das integrierte Management-Informationssystem (MIS) uneingeschränkten Zugang zu allen Informationen über laufende und abgeschlossene Anfragen aller Teammitglieder in Echtzeit. In Abb. 3 wird deutlich, dass der Meetingplaner jederzeit im laufenden Anfrageprozess die weitere Bearbeitung an den Internen Support oder einen Support Angel abgeben kann. Ebenso kann der Interne Support jederzeit den Beschaffungsprozess von einem Support Angel fortsetzen lassen. Meetingplaner Direkt-Anfrage (ohne Support) Tagungshotels Locations Dienstleister Interner Support Abb. 3 Unterscheidung von drei verschiedenen Benutzertypen und Anfragearten innerhalb eines Teams. meetingmasters.de Support Angels 6

7 Webbasierter Einkauf von Veranstaltungsleistungen meetingmasters.de-glossar Interner Support Meetingplaner Der Meetingplaner ist für den Veranstaltungseinkauf bzw. die Tagungshotelbeschaffung zuständig. Er setzt Veranstaltungsanfragen über moredirect ab. Dabei kann er die ausgewählten Hotels, Locations und Dienstleister direkt selbst anfragen oder den Auftrag an einen Service- Mitarbeiter übergeben. Der Service-Mitarbeiter gehört entweder zum unternehmensinternen Veranstaltungsservice oder zum Support-Team von meetingmasters.de. Der Interne Support besteht aus Mitarbeitern eines unternehmensinternen Veranstaltungsservices, die den Einkauf von Veranstaltungsleistungen in moredirect im Auftrag der Meetingplaner abwickeln. meetingmasters.de Support Angels Über moredirect steht Ihnen auf Wunsch mindestens ein erfahrener Ansprechpartner von meetingmasters.de zur Seite, der Ihrem Team angehört. Dieser wird als Support Angel bezeichnet und ist ein Mitarbeiter von meetingmasters.de. Auch sie nehmen Aufträge der Meetingplaner entgegen und führen diese als professioneller Customer Support unter Einsatz von moredirect durch. Als eine Art Schutzengel (engl. Guardian Angel) stehen sie jederzeit zur Verfügung, wenn die Meetingplaner oder der Interne Support Unterstützung während des Umgangs mit moredirect benötigen. Aus den Bezeichnungen Customer Support und Guardian Angel haben wir den Word-Mix Support Angel geschaffen. Damit bringen wir zum Ausdruck, dass wir Sie unterstützen und beschützen. Überlegungen zur strategischen Gestaltung des Veranstaltungseinkaufs mit moredirect Der flexible Ansatz von moredirect, die beschriebene Funktionsvielfalt sowie die für Sie bereitgehaltenen Servicebereiche Unabhängige Vermittlung von Veranstaltungsleistungen und Entwicklung webbasierter Anwendungen ermöglichen es uns, Ihnen nahezu jede gewünschte Ausgestaltung Ihres Veranstaltungseinkaufs anbieten zu können. Gerne erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine Beschaffungsstrategie, die auf einer sorgfältigen Analyse der IST-Situation bzw. der bestehenden Prozesse beruht. Dabei bringen wir unser Wissen, unsere Erfahrung, die Möglichkeiten von moredirect und die gewachsenen Beziehungen zur Hotellerie mit ein. Dazu müssen zwei grundlegende Fragestellungen beantwortet werden, die die konkrete Umsetzung des Veranstaltungseinkaufs entscheidend prägen: 7 Webbasierter Einkauf von Veranstaltungsleistungen

8 1. Sourcing Modell Soll der Hotel- und Veranstaltungseinkauf mit internen Ressourcen (Internes Sourcing) bewältigt werden, oder soll der Beschaffungsprozess von einem externen Partner wie meetingmasters.de ausgeführt werden (Outsourcing)? Internes Sourcing Outsourcing Im Rahmen dieser Variante unterstützen wir Sie dabei, den Veranstaltungseinkauf mit internen Ressourcen zu bewältigen. Gemeinsam werden die Prozesse reorganisiert und durch eine entsprechend angepasste Version von moredirect unterstützt. Dies ermöglicht die Automatisierung des Such- und Anfrageprozesses, wodurch manuelle Prozessschritte reduziert und folglich Prozesslaufzeiten verkürzt werden. Bei dieser Variante legen Sie den kompletten Einkaufsprozess in die Hände des meetingmasters.de-support- Teams. Die Support Angels verfügen über das Wissen und die Erfahrung von Spezialisten für den Veranstaltungseinkauf. In Kombination mit moredirect führen sie die Suche, Anfrage, Verhandlung und Buchung der Veranstaltungsleistungen sowie die Angebotsaufbereitung in Höchstgeschwindigkeit durch. Damit werden die Veranstaltungsplaner Ihres Unternehmens spürbar entlastet und setzen viel Zeit für andere wichtige Tätigkeiten frei (siehe auch Kap. 1). 2. Einbindung des Managements Sollen die Einkäufer von Veranstaltungsleistungen (Meetingplaner bzw. Interner Support) frei in der Wahl ihrer Buchungswege sein (Nutzung des persönlichen Services von meetingmasters.de, siehe auch Kap. 1), oder soll es eine langfristig angelegte Beschaffungsstrategie mit einem entsprechenden Rahmenabkommen zwischen Ihrem Unternehmen und meetingmasters.de geben? Die Einführung von moredirect auf Initiative der operativen Ebene Durch den Wegfall von administrativen Aufgaben beim Einsatz von moredirect entsteht eine deutliche Entlastung der ausführenden Personen. Beispielsweise entfällt die Bearbeitung der Angebote komplett. Deren Aufbereitung zu standardisierten, schnell vergleichbaren Angebotsübersichten übernimmt jetzt das System (vgl. Abb. 1 auf Seite 9). Nicht selten wird daher der Einsatz von moredirect von der operativen Ebene, also von den Veranstaltungsplanern selbst, in die Wege geleitet. Der einfachste Fall ist hierbei die Nutzung der Unabhängigen Vermittlung von Tagungshotels von Veranstaltung zu Veranstaltung je nach Bedarf, also on-demand (siehe auch Kap. 1). Die Einführung von moredirect als Entscheidung des strategischen Managements Eine unternehmensweite Änderung der Prozesse mit einer damit verbundenen Systemeinführung muss natürlich von der Managementebene eingeleitet und vorangetrieben werden. Dabei ist darauf zu achten, dass von Anfang an alle Betroffenen mit einbezogen werden und die Beweggründe offen kommuniziert werden. Wenn Veranstaltungsplaner und Management bzw. Vorstand gemeinsam den Nutzen erkennen, die Prozessoptimierung gemeinsam wollen und entsprechend kooperativ umsetzen, dann sind gewaltige Einsparungen möglich. Im Zuge einer Rahmenvereinbarung stellen wir Ihnen moredirect in einer an Ihre speziellen Anforderungen angepassten Variante zur Verfügung. Alle Buchungsdaten liegen zentral in moredirect vor und stehen dem Management auf Knopfdruck zur Verfügung. 8