FRANCOTYP POSTALIA. Briefkommunikation 2.0

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1 FRANCOTYP POSTALIA WHITE PAPER Briefkommunikation 2.0

2 Brücke zwischen analoger und digitaler Welt Wer einen Brief verschicken möchte, steckt ihn in ein Kuvert, macht ihn frei und wirft ihn in den Postkasten? Das war einmal. Intelligente Briefkommunikation besteht heute aus mehr als nur einer Versandform. Die FP-Francotyp-Postalia, erster Multichannel-Anbieter für die Briefkommunikation, hat ihr neues Frankiersystem PostBase deshalb in ein Komplettangebot integriert, das klassische, hybride und elektronische Lösungen miteinander vereint. Einführung Da ist Bewegung drin: Technologische Veränderungen nehmen seit einigen Jahren zusehends Einfluss auf den Postmarkt. Immerhin sind mittlerweile 73 Prozent der Deutschen und bereits 82 Prozent der Unternehmen online. 1 Auch die Möglichkeiten zur mobilen Kommunikation haben sich in den vergangenen Jahren massiv erweitert, soziale Netzwerke wie Facebook oder Twitter sind zu wichtigen Kanälen geworden die digitale Kommunikation hört bei der noch lange nicht auf, sondern gewinnt immer weiter an Relevanz. Und damit auch die digitale Postbearbeitung. Die technologische Entwicklung fördert ein stärkeres Zusammenwachsen digitaler und physischer Kommunikation. Hybride und vollelektronische Technologien befinden sich entsprechend auf dem Vormarsch ihre Anbieter generieren neue Angebote, die in vielen Fällen eine sinnvolle Ergänzung zum klassischen Brief darstellen. Der Empfänger gewinnt dabei an Mitspracherecht nimmt ein Unternehmen seinen Kunden ernst, lässt es ihn zum Beispiel entscheiden, ob er seine Rechnungen digital oder auf dem Papier empfangen möchte. Auch die vollständige Liberalisierung des Postmarkts im Jahr 2008 hat für Bewegung in der Branche gesorgt. So gibt es eine Vielzahl von neuen Angeboten alternativer Zustelldienste, die sich nicht nur auf die klassische physische Zustellung beziehen. Kurz gesagt: Briefkommunikation bedeutet heute mehr, als einen Brief zu verschicken. Sie funktioniert schon lange nicht mehr ausschließlich analog oder ausschließlich digital. Unternehmen erkennen zusehends das Potenzial, das in einer intelligenten Postbearbeitung schlummert: Der Einsatz von Frankier- oder Kuvertiermaschinen, die Zusammenarbeit mit einem Konsolidierer oder auch Hybridbrief- oder D -Lösungen sparen Zeit und Kosten gerade, wenn man sie intelligent kombiniert. Mit seinem neuen Frankiersystem PostBase geht Francotyp-Postalia (FP), Komplettdienstleister für die Briefkommunikation, auf diese Entwicklung ein: Die PostBase ist kein Stand-Alone-Produkt, sondern Baustein eines Komplettangebots, das eine Brücke zwischen analoger und digitaler Welt schlägt. Frankiersystem vereint Kanäle der Briefkommunikation Die PostBase passt sich den Bedürfnissen ihrer Nutzer an: Sie ist verfügbar in den Varianten PostBase 30, 45 und 65. Die Ziffern stehen dabei jeweils für die Anzahl der frankierten Briefe pro Minute. Wachsen einmal die Anforderungen, sprich: Erhöht sich die Briefanzahl, die verschickt werden soll, dann kann der Kunde das System einfach per Update auf eine höhere Frankiergeschwindigkeit nach- 1 Statistisches Bundesamt: Statistisches Jahrbuch

3 rüsten. Ihr modulares Konzept erlaubt es außerdem, auf Wunsch zum Beispiel einen Briefschließer hinzuzunehmen oder eine automatische Zuführung. Konzipiert ist die PostBase für Kunden, die zwischen zehn und 300 Briefen pro Tag verschicken. Was die PostBase auszeichnet, ist aber nicht nur ihre reine Frankierleistung: Als Multichannel- Dienstleister führt FP in diesem System alle Wege der Briefkommunikation von analog bis digital zusammen und macht sie so für Kunden in Kombination nutzbar. Das Frankiersystem ist sozusagen zentraler Baustein eines Komplettangebots, mit dem unsere Kunden auf verschiedene Möglichkeiten der Postbearbeitung zurückgreifen können, erläutert Andreas Drechsler, Vorstand der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG. Auf unserem Onlineportal MyFP, das unseren PostBase-Kunden exklusiv zur Verfügung steht, werden wir alle Möglichkeiten zur Briefkommunikation aus unserem Haus an einer Stelle bündeln. Nutzer des Frankiersystems können zukünftig direkt vom PC aus auf das Onlineportal zugreifen. Dort finden sie zum einen Zusatzdienste rund um ihr Frankiersystem, aber auch weitere Angebote rund um die Briefkommunikation. Vollelektronischer D -Versand So ist es von dort aus zum Beispiel möglich, D s zu verschicken. Dabei handelt es sich um den digitalen Zwilling des Briefs oder die verbindliche, vertrauliche und rechtsverbindlich Variante der . Verbindlich wird die D dadurch, dass sich sowohl Absender als auch Empfänger im Rahmen der erstmaligen Registrierung sicher identifizieren müssen, bevor sie die Technologie nutzen können. Die Vertraulichkeit wird über eine besonders leistungsstarke Verschlüsselung sichergestellt. Das im Mai 2011 in Kraft getretene D -Gesetz definiert die Sicherheitsanforderungen und schafft so die rechtliche Grundlage dafür, dass die D die gleiche Rechtswirkung hat wie ein klassischer Brief. Einige Dokumente wie zum Beispiel zum Abschluss oder zur Kündigung von Mietverträgen, Arbeitsverträgen oder Bürgschaften bedürfen weiterhin der Schriftform. Andere jedoch, etwa Angebote, Auftragsbestätigungen, Bescheide, Mahnungen oder auch Einschreiben mit Rückschein, können Ver- 3

4 sender heute problemlos per D verschicken. Dadurch kommen die Unterlagen nicht nur deutlich schneller zum Ziel, sondern der Versender spart im Vergleich zum klassischen Brief auch noch Kosten. Zum heutigen Zeitpunkt macht es weder Sinn, nur auf den analogen noch ausschließlich auf den digitalen Weg zu setzen, erläutert Drechsler. Wer das maximale Einsparpotenzial seiner Briefkommunikation heben und gleichzeitig den individuellen Wünschen seiner Kunden entsprechen möchte, braucht eine Mischung aus verschiedenen Lösungen. Wir unterstützen unsere Kunden gerne dabei, das richtige Mischungsverhältnis zu finden. Hybrid-Mail und Konsolidierung Einen Mittelweg zwischen analogem und digitalem Briefversand stellen Hybridmaillösungen dar. Sie erlauben eine Verknüpfung beider Kanäle: Hybrid bedeutet, dass der Absender seinen Brief am PC schreibt und direkt digital versendet. Die komplette Konfektionierung das Ausdrucken, Falzen, Kuvertieren und Freimachen übernimmt Francotyp-Postalia. Anschließend überreicht FP die Briefe der Deutschen Post oder einem alternativen Zustelldienst zur Zustellung. Der Empfänger erhält schließlich einen ganz normalen Brief. Auch für Kunden, die ihre Post auf hybridem Weg verschicken wollen, stehen auf dem Portal mit FP WebBrief entsprechende Angebote bereit. Hybridmails sind vor allem dann interessant, wenn ein Empfänger noch keine D -Adresse hat oder aus anderen Gründen lieber einen klassischen Brief erhalten möchte als ein digitales Dokument. Kunden, die per Hybridmail versenden, kommen damit nicht nur den Wünschen ihres Gegenübers entgegen, sondern sie sparen sich auch noch den Aufwand des Konfektionierens, erklärt Drechsler. Außerdem haben sie die Möglichkeit, die hybrid verschickten Sendungen noch von uns konsolidieren zu lassen, bevor wir sie zur Zustellung weitergeben eine gute Möglichkeit, um zusätzlich Kosten zu sparen. Konsolidierung bedeutet, dass die Briefe nach den ersten beiden Postleitstellen vorsortiert und danach erst zur Zustellung weitergeben werden. Für diese Vorleistung erhält der Versender Teilleistungsrabatte, die sie in Form einer Portooptimierung an ihre Kunden zurückgibt. Kurz gesagt: Wer seine Briefe konsolidieren lässt, verschickt noch günstiger. Zusatzdienste rund um die PostBase Neben dem leichten Zugriff auf verschiedene Formen des Briefversands profitieren MyFP-Nutzer zukünftig auch von den Zusatzdiensten rund um ihre PostBase, die ihnen auf dem Portal zur Verfügung stehen: Unter dem Menüpunkt Meine Produkte finden sie zum Beispiel eine schnelle Übersicht über all ihre FP-Produkte. Hier können sie zum Beispiel den Tintenstand ihrer PostBase kontrollieren oder auch Zubehör bestellen. Unter Meine Transaktionen sind detaillierte Auskünfte über Geschäftsvorgänge, Verträge und Rechnungen aufgelistet. 4

5 Auf dem Online-Portal können Nutzer auch eigene Werbeklischees gestalten und verwalten. So wird der Briefumschlag zur Informations- und Werbefläche. Den Kunden steht eine Bibliothek zur Verfügung, aus denen sie sich fertige Standard-Vorlagen aussuchen können oder sie kreieren sie einfach selbst. Die fertigen Klischees können automatisch in die PostBase geladen werden. Briefbearbeitung als Nebensache Egal ob in einer Anwaltskanzlei, einer Arztpraxis oder einer Bankfiliale eine Frankiermaschine macht überall dort Sinn, wo die Bearbeitung der täglichen Ausgangspost unnötig Zeit kostet. Einen Brief zu falzen, in ein Kuvert zu stecken, es zuzukleben und freizumachen das ist für einen Brief kein großer Aufwand. Wenn ein Unternehmen aber jeden Tag mehr als einen Brief verschickt, sieht die Sache schon ganz anders aus, erklärt Thomas Hein, Geschäftsfeldleiter Frankiermaschinen bei FP. Die Bearbeitung der Ausgangspost wird dann zum echten Ressourcenfresser, der die Mitarbeiter blockiert und von ihren eigentlichen Aufgaben abhält. Ein Frankiersystem, das wie die PostBase bis zu 65 Briefe pro Minute frankiert, lässt die Briefbearbeitung in einem Unternehmen zur Nebensache werden und die Mitarbeiter können sich wieder auf ihren Job konzentrieren. Fragen, was die Kunden wollen Rund drei Jahre Zeit investierte FP in die Entwicklung des neuartigen Frankiersystems: Bevor wir in die Produktentwicklung eingestiegen sind, haben wir unsere Kunden intensiv danach befragt, was sie sich denn von einer Frankiermaschine erhoffen, welche Erwartungen sie daran stellen, erklärt Hein weiter. Aus der Befragung haben wir eine Menge spannender Erkenntnisse gezogen zum Beispiel, dass sich viele Kunden wünschen, ihre Frankiermaschine per Touchscreen bedienen zu können. Und dass die große Masse der Nutzer lediglich zwei bis drei Briefprodukte verarbeitet ganz unabhängig vom Land. In Deutschland also in der Hauptsache der Standard-, Groß- und eventuell noch Kompaktbriefe. Alle anderen Formate kommen maximal im Einzelfall zum Einsatz. Diesen Erkenntnissen trägt FP mit der Post- Base Rechnung: Das Frankiersystem hat nur einen einzigen Knopf zum An- und Ausschalten. Die weitere Bedienung der Maschine funktioniert komplett über einen berührungsempfindlichen Touchscreen wie man ihn von Smartphones schon lange kennt und zwar so intuitiv, dass auch ungeübte Nutzer direkt damit umgehen können. Die Softwarelösung NavigatorBasic erlaubt zudem die Steuerung des Frankiersystems vom PC aus oder über einen separaten, 22 Zoll großen ebenfalls berührungsempfindlichen Bildschirm. In der erweiterten NavigatorPlus -Version fungiert die Software außerdem als professionelles Kostenmanagement-Instrument, mit dem 5

6 Kunden ihre Verbrauchsdaten erfassen, Kostenstellen verwalten und auswerten sowie Berichte erstellen können. Eine patentierte Transporttechnologie sorgt für eine reibungslose Frankierung und ist dabei flüsterleise, damit die Arbeit im Büro nicht gestört wird. red dot award für das Produktdesign Aber unser Frankiersystem punktet nicht nur mit inneren Werten: Es sieht auch noch gut aus und muss deshalb nicht in eine dunkle Büroecke verbannt werden, erläutert Hein. In der Basisversion ist die PostBase in einem eleganten Schwarz/Weiß-Version erhältlich. Wer jedoch ein bisschen Farbe ins Büro bringen möchte, kann stattdessen auf ein Modell der Multicolour-Linie zurückgreifen und sich ein Frankiersystem in Silber-, Gold-, Rot- oder Blau-Metallic zulegen. Für die innovative Gestaltung der PostBase hat FP den renommierten red dot award: product design 2012 gewonnen. Wir glauben, dass in Zukunft sowohl der klassische Brief als auch elektronische Lösungen auf dem Postmarkt ihre Abnehmer finden werden, erklärt Drechsler abschließend. Mit der PostBase und ihrer Einbindung in das FP-Portal gehen wir einen neuen Schritt in der Briefkommunikation und bauen unseren Kunden eine Brücke, um sich aus beiden Welten die passende Lösung zusammenstellen zu können. Über den FP-Konzern Francotyp-Postalia ist der erste Komplettdienstleister für die Briefkommunikation. Das international agierende Unternehmen mit Sitz in Birkenwerder bietet sämtliche Produkte und Dienstleistungen für die physische und elektronische Briefkommunikation an. Neben Frankiermaschinen und Kuvertiermaschinen umfasst das Angebot für die physische Briefkommunikation auch Dienstleistungen wie die Abholung von Geschäftspost. Bei der elektronischen Briefkommunikation bietet die FP innovative Outsourcing-Lösungen von der Optimierung interner Prozesses in der schriftlichen Kommunikation, z. B. bei Rechnungs- oder Mahnungsläufen bis zum rechtsverbindlichen vollelektronischen Brief, der D . Kunden der FP können so eine maßgeschneiderte Multi-Channel-Lösung in ihrem täglichen Büroalltag einsetzen. Die Francotyp-Postalia Holding AG mit Hauptsitz in Birkenwerder bei Berlin ist heute in vielen Industrieländern mit eigenen Niederlassungen präsent und besitzt bei Frankiermaschinen einen weltweiten Marktanteil von rund 10%. Mit ihrer mehr als 85-jährigen Unternehmensgeschichte profitiert die FP-Gruppe heute in allen Märkten von der zunehmenden Liberalisierung der Postmärkte sowie der Bereitschaft von Unternehmen, ihre Ausgangspost an professionelle Dienstleister auszulagern. Im Geschäftsjahr 2011 erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 159,4 Millionen Euro. Weltweit beschäftigt die FP-Gruppe rund Mitarbeiter. 6