Positionen Wahlen des Vorstandes 2014

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1 Positionen Wahlen des Vorstandes 2014 Hinweis: Soweit in diesem Dokument auf Personen bezogene Bezeichnungen in männlicher Form angeführt sind, beziehen sich diese in gleicher Weise auf Männer und Frauen, um die Lesbarkeit zu verbessern. Positionen: Präsident (Mindestalter: 18) National Coordinator/Nationale Koordinaton (Vizepräsident, Mindestalter: 18) International Relations/Internationale Beziehungen (Vizepräsident/in, Mindestalter: 18) Zusatz für Präsident und Vize-Präsidenten Treasurer (Kassier, Mindestalter: 18) Fundraising Coordinator Human Resources Coordinator Public Relations & IT (Öffentlichkeitsarbeit) 1

2 Präsident (Mindestalter: 18) Die Hauptaufgabe des Präsidenten ist die Koordination und die Sicherstellung des guten Funktionieren des Europäischen Jugendparlament Österreichs. Er muss immer einen Überblick über alle Aktivitäten des Vorstandes haben, denn er ist rechtlich verantwortlich für den Verein. Weitere Aufgaben bestehen aus: Organisation und Durchführung wöchentlicher Vorstandstreffen (via Skype) und der Vorstandsklausuren; Delegation und Supervision von Aufgaben an die restlichen Vorstandsmitglieder; Repräsentation des Vereins, z.b. gegenüber Sponsoren und Lehrern; Organisation bzw. Moderation der jährlichen Generalversammlung; Pflegen guter Kontakte zu Lehrern (Schulkooperation), öffentlichen Stellen, Projektpartnern; Visionen und Weichenstellung des Vereins für die Zukunft. Zusatz für Präsident und Vize-Präsidenten Auf die Vize-Präsidenten und den Präsidenten entfällt besondere legale Verantwortung. Falls der Vorstand uneinig ist, wird die Entscheidung auf demokratischer Ebene mit der einfachen Mehrheit unter den zwei Vize- Präsidenten und dem Präsidenten entschieden. Falls der Präsident vorübergehend nicht fähig ist, seine Position auszuüben, übernehmen die Vize-Präsidenten die Aufgaben und Verantwortung des Präsidenten. 2

3 National Coordinator/Nationale Koordinaton (Vizepräsident, Mindestalter: 18) Der National Coordinator ist für die nationale Koordination von EYP Events zuständig und hält dazu noch die Position des Vizepräsidenten des Vereins inne. Sein Verantwortungsbereich konstituiert sich wie folgt: Zuständigkeit der monatlichen Jour Fixe innerhalb ganz Österreichs und deren Durchführung bzw. Organisation in Zusammenarbeit mit den Regional Coordinators; Koordination, Supervision und Unterstützung der Regional Coordinators (Graz, Linz, Salzburg, Villach, Wien); Aussendung des nationalen Newsletters (wöchentlich bzw. monatlich je nach Bedarf); Erstellung Facebook Events begleitend zu EYP AT Events; Letztverantwortung für alle nationalen Veranstaltungen, Mentorensystem; Betreuung des nationalen Auswahlverfahrens; Weiterentwicklung und Koordination der österreichischen EYP Days und Regional Sessions; Weiterentwicklung und Umsetzung der Strategie und des Programms zur Einbindung von Lehrern in EYP Austria. Zusatz für Präsident und Vize-Präsidenten Auf die Vize-Präsidenten und den Präsidenten entfällt besondere legale Verantwortung. Falls der Vorstand uneinig ist, wird die Entscheidung auf demokratischer Ebene mit der einfachen Mehrheit unter den zwei Vize- Präsidenten und dem Präsidenten entschieden. Falls der Präsident vorübergehend nicht fähig ist, seine Position auszuüben, übernehmen die Vize-Präsidenten die Aufgaben und Verantwortung des Präsidenten. 3

4 International Relations/Internationale Beziehungen (Vizepräsident/in, Mindestalter: 18) Das Portfolio für Internationale Beziehungen innerhalb des Vorstands von EYP Österreich beinhaltet jeglichen Kontakt mit anderen National Committees und dem EYP Office in Berlin. Der International Coordinator sich ein tiefgründiges Wissen bezüglich den EYP Strategien aneignen muss, um unser Nationales Komitee wirkungsstark zu vertreten. Weitere Verantwortlichkeiten der Position: Kommunikation und administrative sowie bürokratische Aufgaben mit dem EYP International Office in Berlin; Koordination und Organisation von österreichischen Outgoing Delegates (Sitzungen organisieren; Zuteilung; Kommunikation mit österreichischen Delegationen); Aussendung des internationalen Newsletters (alle zwei Wochen) - diese Newsletter fassen nicht nur offene Bewerbungsverfahren für bevorstehende Sitzungen, sondern auch Einblicke in die Governance-Arbeit von EYP International zusammen; offene Calls von EYP Österreich innerhalb des Board of National Committees (BNC) verbreiten, und für gute auswärtige Bewerbungen zu sorgen; Koordination und Leiter der österreichischen Arbeitsgruppe EYP International ; Teilnahme und intensive Vorbereitung an den zwei Mal jährlich stattfindenden BNC Meetings; Pflegen guter Kontakte zwischen EYP AT und den anderen internationalen National Committees; Kontinuierliche Mitarbeit an der Weiterentwicklung des EYPs auf internationaler Ebene, inklusive policy drafting und revising. Zusatz für Präsident und Vize-Präsidenten Auf die Vize-Präsidenten und den Präsidenten entfällt besondere legale Verantwortung. Falls der Vorstand uneinig ist, wird die Entscheidung auf demokratischer Ebene mit der einfachen Mehrheit unter den zwei Vize- Präsidenten und dem Präsidenten entschieden. Falls der Präsident vorübergehend nicht fähig ist, seine Position auszuüben, übernehmen die Vize-Präsidenten die Aufgaben und Verantwortung des Präsidenten. 4

5 Treasurer (Kassier, Mindestalter: 18) Diese Person ist für die Finanzen von EYP Austria zuständig und trägt hierbei höchste Verantwortung. Das Aufgabengebiet umfasst vor allem folgende vertrauensvolle Aufgaben: Verwaltung des Vereinskontos und Dokumentation von Zahlungen sowie Einnahmen; Endabrechnung von EYP Austria Events mit den jeweiligen Head-Organisern und uu JEF; Einsammeln der jährlichen Mitgliedsbeiträge; Verwaltung der EYP Austria Mitgliederdatenbank und Kontaktperson bei Fragen zur Mitgliedschaft; Präsentation des Budgets bei der jährlichen Generalversammlung. 5

6 Fundraising Coordinator Die Entwicklung und Betreuung von strategischen Partnerschaften und die Professionalisierung unserer Sponsoren-Arbeit zählt zu den Kernbereichen der Vorstandsarbeit. Der Aufgabenbereich Fundraising deckt sehr unterschiedliche Tätigkeiten zur Erreichung dieser Ziele ab: Recherche, Auswahl und Aufbereitung von potentiellen Sponsoren; Detaillierte Datenverwaltung über frühere, aktuelle und bisherige Sponsorships; Vorbereitung von Unterlagen, die allgemein für Sponsoring in EYP Austria verwendet werden können; Akquirierung von Sponsoren für die laufende Arbeit von EYP Austria (Trainings, Generalversammlung, Mitgliederbetreuung, etc.); Koordination der Fundraising Tätigkeit im Rahmen von Sessions; Training von Session-Fundraisern; laufende Nachbetreuung von bestehenden Sponsorships; Aufbau eines Fundraising Teams, das zukünftig diese Board-Position unterstützen soll; Entwicklung einer langfristigen Fundraising Strategie und von konkreten Leitfäden. 6

7 Human Resources Coordinator Der Human Resources Coordinator trägt Sorge um die Weiterbildung und personelle Angelegenheiten. Administration von Mitgliedsangelegenheiten; Kontakthaltung und Bereitstellung von Weiterbildungsmöglichkeiten für Alumni; Die Einrichtung und Verwaltung einer Knowledge Base, die Daten der vergangenen Veranstaltung sammelt und benutzerfreundlich aufbereitet; Die Organisation von Trainingsveranstaltungen und Vorbereitung von Delegierten die auf Foren und Internationale Sitzungen entsandt werden; Die sich aus obenstehendem Punkt ergebende Einrichtung und Verwaltung einer Trainerdatenbank; Vertretung bzw. Koordinierung des Boards in allen Selection Panels; Enge Kooperation mit dem Advisory Board; Strategiearbeit in den Bereichen Mitgliederwachstum, Mitwirkungsmöglichkeit, ehrenamtliches Engagement, Entwicklung von neuen personellen Fähigkeiten in der Organisation; Child Protection Officer (Ansprechperson im Board für Fälle des Kinder- und Jugendschutzes). 7

8 Public Relations & IT (Öffentlichkeitsarbeit) Das Vorstandsmitglied mit Verantwortung für Öffentlichkeitsarbeit trägt Sorge um den Auftritt, die Marke und das Bild der Organisation. Hier fließt die komplette offizielle Kommunikation nach außen zusammen. Gleichzeitig sollen in dieser Funktion auch alle wichtigen IT-Aufgaben bearbeitet werden: Kontakte mit Presse und Medien knüpfen und erhalten. Diese Aufgabe bietet viel Gestaltungsspielraum und vor allem im IT-Bereich die Möglichkeit der Umsetzung eigener, neuer Projekte. Weiterentwicklung und laufende Implementierung der Corporate Identity; Begleitung der Session Organising Teams in PR Fragen; Verantwortung über alle Online-Kommunikationskanäle außer Newsletter (Homepage, Facebook, Twitter); Herausgabe des Jahresberichts; European Youth Poll Coordinator; Koordination des Web Teams; technische Betreuung der Mitgliederdatenbank; Weiterentwicklung der IT Services. 8