Geschäftsführung: BANK: Vereinte Volksbank eg Hude Konsul-Smidt-Str. 8s. IBAN: DE Bremen. Muhammed Bagriacik

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1 Die besten HR Tools Um die Abläufe in Ihrem Unternehmen erheblich zu vereinfachen, können Sie gezielt Softwares und Tools einsetzen: Ihr Arbeitsaufwand wird minimiert, Ihre Kandidaten schnellstmöglich vermittelt. Wir präsentieren hier die wichtigsten Tools, die zu Ihrem Erfolg beitragen! 1) Vitapio Multifunktional und effizient Unsere HR-Software Vitapio vereinfacht die gesamte Kandidatenvermittlung und spart Ihnen enorm viel Zeit. Wie? Vitapio analysiert im CV-Parsing die Lebensläufe Ihrer Kandidaten und überträgt die Inhalte passgenau und automatisiert in ein strukturiertes Kandidatenprofil. Dieses Profil können Sie anschließend nach Ihren Wünschen aufbereiten und gestalten. Mit zahlreichen Funktionen können Profile optimal auf Ihre Kunden zugeschnitten und Ihre Kontakte übersichtlich verwaltet werden. Die vielseitigen Features im Überblick: schnelles CV-Parsing Profilgestaltung mit Designvorlagen u. Ä. optimale Profilstrukturierung durch Schwerpunktsetzung Filter- und Sortierfunktion ausgefeilte Profilsuche in Ihrer Datenbank Matching Scores zur passgenauen Kandidatenfindung CRM-System DSGVO-Konformität Die Software bietet Ihnen den klaren Vorteil, dass 1. ihr Arbeitsaufwand stark reduziert wird und Sie sich somit wieder Ihrer Kerntätigkeit zuwenden können, statt mühselig Profile zu erstellen. 2. zahlreiche Bereiche durch eine einzige Software abgedeckt werden. So haben Sie einen sicheren Ort, an dem Profile und Kundenkontakte gebündelt sind.

2 Sie sehen: Vitapio unterstützt Sie bei wiederkehrenden Arbeiten und optimiert die Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens!

3 2) Interne Kommunikation mit Slack Das einfache Programm Slack ist für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen ein Muss: Der international führende Dienst erlaubt es Mitarbeitern, am Arbeitsplatz über einen Chat miteinander zu kommunizieren. Nachrichten und Dateien können schnell hin- und hergeschickt werden. Die Zusammenarbeit im Unternehmen wird so erheblich verbessert und die digitale Kommunikation in den Arbeitsfluss integriert. Die Vorteile des Dienstes: 1. Slack ist einfach zu nutzen Nachrichten und Dateien werden schnell versendet, Mitarbeiter können im Einzel- oder Gruppenchat schnell auf Dateien zugreifen. 2. Das Programm ist mit zahlreichen anderen Programmen verknüpfbar und vernetzt somit Arbeitsprozesse noch stärker miteinander. 3. In der kostenpflichtigen Version des Dienstes können neben internen Mitarbeitern auch Kunden in die Konversation integriert werden. Für Sie als Personaldienstleister ein entscheidender Vorteil, da Sie als Vermittler viele externe Kontakte pflegen und sich häufig mit Kunden absprechen müssen. Die übergreifende Rücksprache wird erleichtert. Fazit: Slack ist schnell, einfach und im Ganzen sehr flexibel.

4 3) Wrike Arbeitsmanagement einfach gemacht Wrike ist vor allem dafür ausgelegt, Projekte und Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu verwalten. Das Programm optimiert die Planung Ihrer Arbeitsprozesse. Mitarbeiter können sich Aufgaben zuteilen und auf diese Weise sichergehen, dass die Aufgabe ausgeführt wird. So kann Chaos vermieden und ein Überblick über zu erledigende Dinge geschaffen werden. Der Dienst enthält unter anderem einen Time Tracker und die Möglichkeit, To-Do-Listen zu erstellen. In Aufgaben lassen sich Dokumente und Dateien hochladen, Projekte und Aufgaben können in verschiedenen Ordnern abgelegt werden. Mit den zahlreichen Funktionen von Wrike lässt sich die Arbeitsweise Ihres Unternehmens strukturieren und auf diese Weise optimieren. Ein Nachteil: Das Tool ist zu Beginn recht unübersichtlich und muss erst verstanden werden, bevor es seinen Zweck erfolgreich erfüllt.

5 4) Trello: Überblick mit To-Do-Listen Der Projektplaner Trello strukturiert Ihre Abläufe ähnlich wie Wrike: Mit dem Tool können Karten, also Aufgaben, erstellt werden. Es handelt sich dabei um To-Do-Listen mit unterschiedlichen Bearbeitungsphasen. Wurde eine Aufgabe erledigt, wird sie in eine andere Karte geschoben. Auf diese Weise wird übersichtlich dargestellt, was noch zu erledigen ist und was bereits bearbeitet wurde. Checklisten und Fälligkeitsdaten können von beliebigen Mitarbeitern hinzugefügt werden; diese können Aufgaben auch bearbeiten oder einen Kommentar hinterlassen. Die Vorteile von Trello: Die Basisversion ist kostenlos und das Programm ist im Ganzen selbsterklärend. Aufgaben werden übersichtlich zugeteilt, Arbeitsprozesse werden optimiert. Mit dem Arbeitsmanager kann Ihre Unternehmensstruktur also erheblich verbessert werden.

6 5) PandaDoc: Verträge einfach abschließen Mit dem Produktivitätstool PandaDoc ist es möglich, vorgefertigte Standardverträge zu nutzen. So müssen die Dokumente nicht jedes Mal zeitintensiv aufgesetzt werden. Ihre Kunden können sogar online unterschreiben, sodass der gesamte Prozess schnell und digital ablaufen kann. Der entscheidende Vorteil an PandaDoc: Sie können immens Zeit sparen, den Vertragsabschluss digitalisieren und sich damit anderen Aufgaben zuwenden, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Nachteil allerdings: mehrere Personen können nicht zeitgleich an einem Dokument arbeiten für kleinere Unternehmen ein recht teures Tool, doch es erfüllt seinen Zweck Schließen Sie viele Verträge ab, lohnt sich PandaDoc und kann Ihnen sehr gelegen kommen.

7 6) Office365 ein Allrounder Online auf freigegebene Dokumente zugreifen zu können diese Funktion bietet die Produktreihe Office365 von Microsoft. In OneDrive, SharePoint oder Teams sind Dateien der Mitarbeiter stets gespeichert und können (mit lediglich einem Internetzugang als Voraussetzung) überall flexibel aufgerufen und bearbeitet werden. Mitarbeitern wird der Zugriff auf wichtige Dokumente erleichtert doch Microsoft bietet mit den unterschiedlichen Programmen noch viele weitere Funktionen: Word, Excel, PowerPoint und OneNote für die Erstellung oder Bearbeitung von Dateien Outlook als einheitliches -Postfach für Ihr Unternehmen To-Do für Ihre Aufgabenverteilung Yammer als alternatives Kommunikationstool zu Slack. Das Programm ist zunächst recht komplex in seiner Einführung, Sie können dann aber Nachrichten und Dateien an Ihre Mitarbeiter und Kunden senden. Da alle Programme über Microsoft laufen, benötigen Sie für die Nutzung aller Programme nur eine -Adresse. Untereinander sind die Programme verknüpft.

8 7) WordPress: Website-Baukasten Um als Personaldienstleister publik zu werden und Neukunden zu gewinnen, benötigen Sie eine Präsenz im Netz: Ihre Homepage. Diese können Sie mit WordPress auf vielseitige Art und Weise einrichten und gestalten. Vorteile des Dienstes: einfache Nutzung viele Plugins und Updates vielseitige Layouts SEO-Optimierung Allerdings ist WordPress sehr beliebt über 30 % aller Websites laufen über diesen Dienst und deshalb beliebtes Ziel von Hackern. Außerdem gibt es trotz großer Vielfalt im Layout Vorgaben, denen die Websites entsprechen müssen. Insgesamt überzeugt das Programm aber mit den stichhaltigen Vorteilen.

9 8) Mit Zeiterfassungs-Tools den Überblick behalten Um nicht in ein großes Chaos zu geraten, ist es hilfreich, Ihre Zeitplanung kontinuierlich zu erfassen dafür eignen sich viele Zeiterfassungsprogramme. Beispiele hierfür sind Hubstaff und Toggl, die Ihnen eine gute Übersicht über die Aktivität Ihrer Mitarbeiter geben. Sie sind damit in der Lage, das Zeitmanagement jederzeit auf dem Schirm zu haben. In Kombination mit den vorangegangenen Tools wird die Planung und Arbeitsweise Ihres Unternehmens perfektioniert.

10 Und das waren sie: Die digitalen Helfer, die Sie als Personaldienstleister kennen müssen! Ein wichtiger Hinweis zum Schluss: Bei der Nutzung der meisten Programme sind erst Erfolge festzustellen, wenn Sie die einzelnen Funktionen 1. verstehen und 2. richtig einsetzen. Programme öffnen Ihnen mit ihren Funktionen zwar praktisch die Türen zum Erfolg, doch Sie allein müssen sich bewusst sein, wie man durch diese hindurchgeht. Deshalb der abschließende Rat: Lesen Sie sich schlau. Vitapio zum Beispiel bietet Ihnen eine große Bandbreite an kostenlosen Informationen zu den Themen HR und zu Vitapio. Nutzen Sie diese, um der Konkurrenz voraus zu sein!