Kurzbeschreibung. Aufgaben. effektiv steuern und umsetzen mit der Vektor ToDoListe. Inhalte. 1. Kurzbeschreibung. 2. Einsatzmöglichkeiten. 3.

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1 Kurzbeschreibung Aufgaben effektiv steuern und umsetzen mit der Vektor ToDoListe Inhalte 1. Kurzbeschreibung 2. Einsatzmöglichkeiten 3. Vorteile 4. techn. Voraussetzungen Da die Zahl der Themen und Aufgaben die auf uns herunterprasselt, ständig steigt, verzetteln sich immer mehr bei dem Versuch, sich um alles zu kümmern. Wie man trotzdem den Überblick behält, sich und seine Mitarbeiter auf das Wesentliche fokussiert und Maßnahmen effizient umsetzt, sehen Sie auf den nächsten Seiten. Gregor Stausberg Zürich, den

2 1. Kurzbeschreibung Alles auf einen Blick Mit der Vektor ToDoListe (TDL) behalten Sie den Überblick über die zahlreichen Themen, Ideen, Aufgaben und den Status aller laufenden Maßnahmen. Und mit den Smartbuttons können Sie die Aufgaben bearbeiten, Kommentare erfassen, weiterführende Dokumente öffnen und Ihnen zugeordnete Aufgabe fertigmelden. Neue Aufgaben anlegen Mit einem Klick legen Sie ein neues ToDo an. Damit Sie ähnliche Aufgaben nicht jedes Mal neu anlegen müssen, können Sie bestehende Aufgaben auch einfach kopieren und anpassen. Aufgabe bewerten Damit Sie sich stets auf das Wesentliche fokussieren können, werden alle neuen ToDo s mit EFP bewertet. Nach der Eingabe einiger Kenndaten wird das ToDo bewertet und eingestuft. Im ersten Schritt wird der potenzielle Nutzen bewertet, danach wird der Aufwand geschätzt.

3 1. Nutzenbewertung 2. Aufwandsabschätzung Im ersten Schritt wird das neue ToDo nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und Auswirkung bewertet und eingestuft. Mit Hilfe der kleinen Pulldown-Menues kommen Alleinentscheider und Teams schnell zu nachvollziehbaren Bewertungen. Im zweiten Schritt wird auch der Aufwand anhand von Zeitaufwand, Kosten und Folgekosten bewertet und eingestuft. Für schnelle und nachvollziehbare Bewertungsergebnisse kommen auch hierbei kleine Pulldown- Menues zum Einsatz. Falls man ein ToDo nicht sofort bewerten kann, z.b. weil es noch zu wenig Informationen gibt, kann man die TDL auch als Themenspeicher (Backlog) nutzen. So verliert man das Thema nicht aus den Augen und kann es sofort weiterbearbeiten, wenn es sinnvoll erscheint.

4 Nutzen als Maßstab für Entscheidung und Priorität Da die TDL auf EFP basiert, erhalten Sie im Ergebnis objektive und nachvollziehbar ermittelte Werte. Sie zeigen Ihnen eindeutig an, wie hoch der potenzielle Nutzen einer Maßnahme ist und ob sie sich lohnen wird. Erst durch diese Werte wird der Nutzen der vielfältigen ToDo s miteinander vergleichbar. Aufgaben einleiten und übertragen Egal ob Sie Aufgaben selbst umsetzen oder delegieren wollen mit der Version PRO-TEAM stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen. Für die Planung der anstehenden ToDos können Sie nicht nur den Endtermin definieren, sondern auch den Termin für den nächsten Arbeitsschritt, z.b. der Wiedervorlage. Auf diese Weise verpassen Sie und Ihre Mitarbeiter so schnell keinen Termin mehr.

5 Einbindung von Mails, Informationen und Dokumenten Hierzu ist lediglich der Link z.b. zu einer entsprechenden OneNote-Seite abzuspeichern. Durch die Anbindung an OneNote, hat jedes Teammitglied direkt aus TDL Zugriff auf alle weiterführenden Informationen hat, wie z.b. Mails, Dokumente, Protokolle, Fotos und Scans. Hinweis Neben Verlinkung auf eine OneNote-Seite ist auch jeder andere Form der Verlinkung möglich: - Link auf eine lokale Datei oder eine Datei auf einem Server-Laufwerk: einfach durch Eingabe des entsprechenden Pfades mit Dateinamen - Link auf eine Intranet-, Sharepoint oder Web-Seite durch Eingabe der entsprechenden URL

6 Anbindung an die Terminverwaltung Durch die Anbindung an Outlook kann der User seine Termine direkt aus der TDL erstellen. So ist sichergestellt, dass er rechtzeitig erinnert wird egal wo er sich befindet und ob er die TDL gerade geöffnet hat. Im Überblick entscheiden und priorisieren Mit EPZ und MMI als Steuerungsgröße behalten Sie stets den Überblick und fokussieren sich und ggf. Ihre Mitarbeiter stets auf die Aufgaben mit dem höchsten Nutzen und die sogenannten QuickWins (orange). QuickWins sind Maßnahmen, die in weniger als einer Stunde und ohne Kosten umgesetzt werden können: mit wenig Aufwand schnell etwas erreichen.

7 Maßnahmen steuern und überwachen Mit der PRO-TEAM-Version können Sie auch Aufgaben an Mitarbeiter delegieren. Da die Aufgabe in Ihrer Ansicht erhalten bleibt, sehen Sie sofort, wenn Termine überschritten werden oder Ihr Mitarbeiter sie erledigt hat. So kennen Sie den aktuellen Status und sparen sich das ständige Nachhaken und wertvolle Besprechungszeit. Kapazitätsengpässe erkennen und vermeiden Durch die praktische Vorausschau werden Überlastungen frühzeitig erkannt. So können Sie weniger wichtige Aufgaben zurückstellen oder delegieren und Kapazitätsengpässe bei sich selber vermeiden.

8 Schwerpunkte und Fehlentwicklungen erkennen In der TDL werden die Daten automatisch analysiert. Das Sunburst-Diagramm zeigt Ihnen auf einen Blick, an welchen Schwerpunkten gearbeitet wurde und welch und welche Themenschwerpunkte noch anstehen.

9 2. Einsatzmöglichkeiten Obwohl die TDL auf Excel basiert, handelt es sich nicht nur um eine typische Einzelplatzlösungen. Die PRO-Version ist zwar eine Einzelplatzlösung, doch mit PRO-TEAM kann man erstmalig auch Projektteams im Überblick steuern. Denn die ToDoListen der verschiedenen Teammitglieder werden automatisch über ein gemeinsames Team-Verzeichnis, z.b. OneDrive synchronisiert. Aufträge und Rückmeldungen zu bestimmten ToDos werden automatisch über ein gemeinsames Team-Verzeichnis, z.b. OneDrive oder auch über ein lokales Server-Verzeichnis ausgetauscht. Auch eine Nutzung in mehreren unabhängigen Teams bzw. Projekten ist möglich, indem Sie sich mehrere Listen anlegen und für jede Liste ein entsprechendes Team-Verzeichnis definieren. Und die Vielzahl der Nachrichten, Daten und Dokumente, die in Projekten anfallen, können z.b. einfach in OneNote zentral abgelegt werden. So haben alle Teammitglieder stets die aktuellen Informationen und Versionen im Zugriff. Die Anbindung an Outlook stellt sicher, dass Sie rechtzeitig an anstehende Termine und fällige Aufgaben erinnert werden egal wo Sie sind und ob Sie die TDL geöffnet haben. Hinweis: Ihre persönlichen ToDos liegen ausschließlich in Ihrer eigenen Liste und können von keinem anderen eingesehen werden.

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11 3. Vorteile Die TDL verbindet die Vorteile von Excel- mit denen von Datenbanklösungen. Sie ist sowohl kostengünstig als auch enorm leistungsfähig. Mit ihr können Sie einfache Aufgaben ebenso steuern, wie bereichsübergreifende Projekte. Ihre Vorteile sind vielfältig: Einfache Handhabung und Installation Transparenz über alle laufenden und kommenden Aufgaben Einfache Bewertung von Nutzen und Aufwand (EFP) Automatische Kennzeichnung von QuickWins Automatischer Austausch von Aufträgen und Rückmeldungen (z.b. über OneDrive) Überwachung der Termine (z.b. über Outlook) Direktzugriff auf alle relevanten Informationen (z.b. über OneNote) praktische Analyse- und Auswertungen mehrplatzfähig (PRO-TEAM-Version) Preisgünstig (Excel-basiert) 4. Technische Voraussetzungen MS Windows 7/10 Excel 2010/16 Sie möchten mehr erfahren? +41 (0) (0)