7 Office 365 Features

Transkript

1 Projektmanagement leicht gemacht mit diesen Features Dieses E-Book beleuchtet einige der wichtigsten Bereiche, in denen Ihnen helfen kann, Projekte effizient abzuwickeln, Zeit zu sparen und insgesamt besser zusammen zu arbeiten bietet eine Vielzahl von Features und Funktionen, von denen viele wie gemacht sind für vielbeschäftigte Projektmanager und ihre Teams. Außerdem wird regelmäßig aktualisiert und verbessert, was die Arbeit in Zukunft noch mehr erleichtern wird. Ein doppelter Gewinn für Projektmanager. Start Wir verdeutlichen die in diesem E-Book beschriebenen -Features am Beispiel der fiktiven Projektmanagerin Paula Sykes, die bei Naxas arbeitet, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit 500 Angestellten.

2 1 Listen erstellen und teilen, dann Vorgänge mit einem Workflow rationalisieren Organisieren von Webseiten Eine SharePoint-Umgebung wird oft für mehrere miteinander vernetzte Webseiten eingerichtet, von denen jede Listen und Bibliotheken enthalten kann. Diese Listen dienen als Container für thematisch sortierte Daten: Kontakte, Bilder, juristische Dokumente usw. In der Vergangenheit war das Managen der Vielfalt von Daten in einem Projekt sehr komplex. Nun können sich Projektmanager wie Paula Mit Hilfe von Listen auf die Informationen konzentrieren, die sie für bestimmte Projekte benötigen. Listen zeigen Informationen in Zeilen und Spalten an, genau wie in Excel, können aber leicht online geteilt werden. Für ihre Projekte kann Paula mit Hilfe von Webparts, App-Parts, Metadaten und Ansichten entscheiden, wie viele Informationen sie ihrem Team anzeigen möchte. Paula kann auch private Informationen diskret verwalten, indem sie Berechtigungen für Listen und deren Elemente vergibt. SharePoint ermöglicht es auch, beim Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen von Elementen einen Workflow zu starten. Wenn z.b. ein Kollege einen freiberuflichen Berater einsetzt und zur Projektliste hinzufügt, wird dadurch ein Workflow ausgelöst, der die Personalabteilung anweist, die entsprechenden Abrechnungsinformationen hinzuzufügen. Listen mit vertraulichen Informationen erstellen und teilen und steuern, wer bestimmte Informationen sehen kann. Workflows erstellen, die Prozesse innerhalb der Firma rationalisieren, so dass Projekte reibungsloser ablaufen. 2

3 2 Verwalten von projektbezogenen Teamtabellen mit Excel Office Online Homepage Arbeiten mit Excel 2010 Vollständiges Tutorial Beim Management der Naxas-Projekte hat Paula in der Vergangenheit eine komplizierte, auf ihrem lokalen PC gespeicherte Excel-Datei für die Bearbeitung von Arbeitszeitnachweisen und anderen Projektdaten verwendet. Durch den Wechsel zu müssen diese Informationen nicht mehr auf ihrem lokalen Computer gespeichert werden, und Paula stehen weitere Produktivitäts- Werkzeuge zur Verfügung. Die aktuellste Version von Excel, verfügbar als Teil von Office Online, bietet eine äußerst intuitive Benutzeroberfläche, und durch neue Features wird diese Version der Desktop-Version immer ähnlicher. Paula kann nun neue Tools wie Flash Fill und die unmittelbare Datenanalyse nutzen. Ein großer Teil von Paulas Arbeit besteht im Verwalten der Arbeitszeitnachweise. Wenn sie mit dem Sortieren nach Nachname beginnt, erkennt Excel, was sie tut, und schlägt Änderungen vor, die sie akzeptieren kann. Wenn sie einen schnellen Überblick über Trends in den Arbeitszeiten der Teammitglieder benötigt, braucht sie nur die erforderlichen Zellen auszuwählen, und ein Symbol zur schnellen Analyse erscheint unten rechts neben den ausgewählten Daten. Von hier aus kann sie im Handumdrehen Diagramme erstellen und Summenberechnungen durchführen. Daten durch Schnellanalyse für Projektmeetings aufbereiten. Entscheidungen basierend auf Echtzeit-Analyse von Informationen treffen. Weniger Zeit für die Datenerfassung und mehr Zeit für die Arbeit mit Daten einsetzen. 3

4 3 Bessere Kommunikation durch Gruppen Einführung von Gruppen in Office-Blog - Gruppen in Gruppen in erleichtern die Arbeit als Mitarbeiter-Netzwerk, um Aufgaben zu lösen. Sie ermöglichen Einzelpersonen, Zentren oder Hubs in einem Netzwerk zu erkennen, ihnen beizutreten, Beiträge zu internen - Konversationen zu liefern, an Diskussionen teilzunehmen und Gruppendokumente zu bearbeiten. Das Gruppen-Feature erhöht die Funktionalität von und erleichtert die Kommunikation im Team. Vor der Einführung von Gruppen wurden bei Naxas Projekte sehr zentralisiert und strukturiert durchgeführt, so dass beim direkten Nachrichtenaustausch zwischen einzelnen Teammitgliedern Informationen für das Team verloren gehen konnten. Durch das Gruppen-Feature werden Projekte nun auf eine ganz neue Art abgewickelt. Eine Gruppe ist ein gemeinsam genutzter Arbeitsbereich für , Dateien, Unterhaltungen und Kalendereinträge. Gruppen stehen grundsätzlich allen offen, und man kann vorhandene Gruppen suchen und ihnen beitreten, um alle Diskussionen, Meilensteine und Dateien zu sehen. Außerdem können Sie für vertrauliche Projekte und sensiblen Inhalt private Gruppen erstellen. Jede Gruppe hat ein eigenes Postfach, so dass alle Gruppen- Mails leicht gefunden und verwaltet werden können. Ein Gruppenkalender hilft beim Koordinieren der Zeitpläne. Jedes Gruppenmitglied sieht automatisch Einladungen zu Meetings und andere Ereignisse. Nachrichten und Kommunikation für bestimmte Projekte zentralisieren. Einen gemeinsamen OneDrive for Business -Ordner für die Gruppe nutzen. Neue, zu anderen Projekten gehörende Gruppen finden und so die teamübergreifende Kommunikation verbessern. 4

5 4 Austausch mit Kunden und Partnern über OneDrive for Business OneDrive Live OneDrive for Business kann einen wertvollen Beitrag zum Projektmanagement mit leisten. Es ist ein eigenständiger Bestandteil von (und somit von SharePoint), und bietet einen zentralen Ablageort für Dateien und Begleitmaterial. Der Inhalt kann mit Partnern und Kunden geteilt werden, mit einem sicheren Backup in der Cloud. OneDrive for Business ist eine Möglichkeit, Dokumente in zu speichern und zu teilen. In OneDrive for Business gespeicherte Dokumente sind solange privat, bis Sie entscheiden, sie zu teilen. Der Vorteil von OneDrive for Business liegt darin, dass Sie Dateien und Ordner speichern und mit Personen außerhalb Ihrer Gruppe oder Ihres Unternehmens teilen können. So können Sie schnell Informationen mit Kunden, Partnern oder Mandanten austauschen und gleichzeitig den Zugriff auf wichtige Dokumente steuern. Durch Aktivieren/Deaktivieren der externen Freigabe können Administratoren z.b. den Zugriff auf wichtige Dokumente durch Externe steuern. Während der Laufzeit eines Projektes können alle Teammitglieder über OneDrive for Business wichtige Dateien und Ordner in der -Cloud ablegen und so den Zugriff darauf erleichtern. Von außerhalb auf Daten zugreifen. Missverständnisse und Fehlinformationen durch falsch abgelegte Daten vermeiden. Leichter entscheiden, wo und wie Daten abgelegt werden sollen Sich darauf verlassen, dass alles automatisch gesichert, synchronisiert und offline verfügbar gemacht wird. 5

6 5 Fördern von Unterhaltungen mit Yammer Microsoft Yammer verändert die Art, wie Sie arbeiten Seit Naxas das Enterprise Social Network (ESN) von Microsoft einsetzt, können Projektteams effektiver kommunizieren. Yammer ist eng in eingebunden und bietet ein weitreichendes soziales Netzwerk für Kollegen. Yammer ist ein privates soziales Netzwerk und Teil von. Yammer unterstützt Ihr Projektteam beim Teilen von Informationen und Organisieren von Aktivitäten und Aufgaben. Erstellen Sie zu Beginn eine Yammer- Gruppe für Ihr Projekt. Halten Sie die Teammitglieder dazu an, Updates zu posten, Ideen zu teilen, Fragen zu stellen und zu beantworten und Feedback zu geben, so dass das gesamte Team über eine Seite kommuniziert. Für große Projekte empfiehlt es sich, Untergruppen zu erstellen, so das innerhalb spezialisierter Teams kommuniziert werden kann, ohne die anderen am Projekt Beteiligten mit zu vielen Informationen zu belasten. Yammer ist auch ein guter Ort für Fragen & Antworten, wo Fragen gestellt und Fachkenntnisse mit Kollegen geteilt werden können. Mit Hilfe des Unterhaltungs-Feeds und privater Nachrichten effektiv mit Kollegen kommunizieren Wichtige Inhalte einfach teilen und kommentieren. Direkter und persönlicher mit ihrem Team zusammenarbeiten, statt sich durch eine Flut von s arbeiten zu müssen. 6

7 6 Effizienteres Bearbeiten von Dokumenten mit Office Online Office Online Webseite Für die allermeisten Projekte gibt es eine Dokumentation in irgendeiner Form. Die Dokumentation eines Projekts kann eine komplexe und zeitraubende Angelegenheit sein. Office Online bietet eine einfache Lösung zum Bearbeiten von Dokumenten unabhängig vom traditionellen Arbeitsplatz. Die Vorteile der bekannten Office-Produkte stehen den Anwendern immer zur Verfügung, unabhängig von ihrem Standort oder dem benutzten Gerät. Office Online von Microsoft ist eine web-basierte Version von Microsoft Office und Teil von. Es umfasst Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Da Projektteams oft jederzeit und überall arbeiten, bietet Office Online eine wertvolle Ergänzung der Microsoft-Produkte zur Projektverwaltung. Mit Office Online können Mitglieder des Projektteams wichtige Dokumente sowohl auf dem Desktop als auch auf Mobilgeräten, einschließlich ios und Android, ansehen und bearbeiten. Office Online unterstützt auch gleichzeitiges Co-Editieren von Dateien, so dass im Team parallel gearbeitet werden kann. Projekte können zügiger abgewickelt werden, da es keine Wartezeiten für das Bearbeiten wichtiger und zeitkritischer Dokumente mehr gibt. Von jedem Browser oder Mobilgerät aus auf Word, Excel und PowerPoint zugreifen. Dokumente in Echtzeit mit Kollegen ansehen, bearbeiten und besprechen. Verschiedene Apps und Tools nutzen, die für die Komponenten der Office Suite verfügbar sind.

8 Verfolgen des Projektfortschritts mit Hilfe der Websites für die Zusammenarbeit von SharePoint Erstellen einer Projektwebsite Von allen -Tools, die Paula einsetzt, schätzt sie die Projektwebsitevorlage von SharePoint am meisten. Paula kann eine Website erstellen, die genau auf ein bestimmtes Projektteam zugeschnitten ist, und mit Hilfe des Berechtigungsmodells von SharePoint den Zugriff steuern. Mit SharePoint Online können Sie, genau wie mit einer lokalen SharePoint-Installation, Dokumente, Aufgaben, Kontakte und Kalendereinträge speichern, aktualisieren und teilen. Für Projektmanager ist SharePoint Online ein Segen, denn es ermöglicht das Erstellen einer teamspezifischen Projekt-Webseite. Außerdem ist es möglich, durch den Einsatz von SharePoint-Metadaten den Teammitgliedern das Katalogisieren und Finden wichtiger Projektdokumentation zu erleichtern. Sie können auch SharePoint-Listen einsetzen, um das Verwalten von Projektaufgaben, Kontakten, Problemen, Ankündigungen und Ereignissen zu erleichtern. Die Projektzeitachsen- Funktion hilft beim Einhalten des Zeitplans, und viele SharePoint-Standardfunktionen können für die Anpassung an eigene Projekterfordernisse eingesetzt werden Und schließlich können auch automatische Richtlinien, Rechteschutz und Archivierung dazu beitragen, wichtige Projektdaten zu schützen. Paula can now: Einen definierten Speicherort für jegliche Inhalte und Begleitmaterialien des Projekts nutzen. Mit Hilfe des Gantt-Diagramms einen Projektzeitplan und Meilensteine erstellen. Die Website je nach Bedarf ergänzen und anpassen. 8

9 lebt in harmon.ie harmon.ie (gesprochen Harmonie ) kombiniert alle -Ressourcen für die Zusammenarbeit in einem Fenster auf dem Desktop und auf Mobilgeräten, so dass Sie sich auf Ihr Projekt konzentrieren können statt auf die Technologie. Erfahren Sie mehr