etope 8 leicht gemacht Einrichtung

Transkript

1 etope 8 leicht gemacht Einrichtung Um Ihnen die einzelnen Funktionen sowie den Umgang mit etope 8 zu vertraut zu machen, möchten wir Sie regelmäßig mit etope 8 leicht gemacht auf dem Laufenden halten. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit etope 8. PS: Wussten Sie schon, dass etope 8 Ihre Artikel solange auf den ausgewählten Plattformen einstellt, bis Ihr Lagerbestand gleich Null ist. Artikel, welche noch laufen, werden dann aus den anderen Plattformen genommen. Im nächsten Kapitel wird es darum gehen, wie Sie mit etope Templates, Dokumente, Vorlagen und Textbausteine einrichten. Kapitel 2: Einrichtung (erste Schritte) Schön, dass Sie sich für die Arbeit mit etope 8 entschieden haben. Mit dieser Anleitung wollen wir Sie heute und in Zukunft Schritt für Schritt dabei begleiten, Ihre Verkäufe im Internet weltweit noch professioneller und effizienter gestalten. Gern nehmen wir auch Ihre Ideen und Anregungen auf, um eventuelle Fragen oder Probleme im Umgang mit etope 8 zu klären. Wir freuen uns auf einen regen Austausch.

2 Sie möchten etope 8 einrichten und auf Ihre Bedürfnisse anpassen? Wir erläutern Ihnen hier, wie das funktioniert: 1. Nach dem Start von etope werden Sie aufgefordert Ihren Token einzugeben. Diesen haben Sie per Mail von Freshworx zugeschickt bekommen. Sollten Sie keinen Token erhalten haben, wenden Sie sich bitte an unsere Kundenbetreuung entweder per Mail: service@freshworx.com oder per Telefon: Nachdem Sie Ihren Token eingegeben haben startet das Programm neu. Etope 8 startet immer mit dem Informationsfenster. Mehr zu dem Fenstern finden Sie im Anhang dieser Anleitung. Bei Fragen nutzen Sie bitte unsere Bezeichnungen um Missverständnissen aus dem Weg zu gehen.

3 3. Um etope einzurichten klicken Sie in der Menüleiste auf Optionen (1.). Hier richten Sie als erstes Ihre Mailkonten ein. Klicken Sie dazu auf konten (2.) und im folgenden Fenster unten auf Neu (3.). 4. Im darauffolgenden Fenster geben Sie nun Ihre - und Zugangsdaten, die Sie von Ihrem Mailanbieter erhalten haben, ein. Wenn Sie nicht sicher sind oder diese Daten nicht haben gehen Sie auf folgende Seite hier werden die Zugänge der meisten Anbieter übersichtlich erklärt: 1. Die Postfachbezeichnung dient dazu, das Sie später wenn Sie Mailkonten zuweisen bzw. auswählen sollen, diese an Hand der Bezeichnung eindeutig identifizieren können. 2. Die Benutzerinformationen werden dem Empfänger Ihrer Mails angezeigt. Geben Sie hier Namen und Mailadresse ein. Sie können hier auch eine abweichende Mailadresse angeben, wenn Sie z.b. die Antworten in einem anderen Mailkonto empfangen möchten. 3. Die Anmeldeinformationen haben Sie von Ihrem Anbieter erhalten und tragen diese bitte hier ein. Der Benutzername ist in der Regel Ihre Mailadresse (siehe Link oben). 4. Unter Anbieter wählen Sie Ihren Anbieter bzw. geben die erhaltenen Daten des Eingangsserver (pop3) ein. 5. Falls Sie IMAP-Konten nutzen machen Sie bitte eine Haken bei Es handelt sich um ein IMAP Account. Unter Ausgangsserver (SMTP) geben Sie Ihre Daten des Postausgangservers ein. 6. Wenn Sie eine Fußzeile oder Signatur möchten, geben Sie diese unter Automatische Fußzeile ein. Hier ist auch HTML erlaubt. 7. Speichern Sie Ihre Einstellungen Sie können hier alle -konten eintragen die Sie benötigen, wie z.b. auch die Paypal Mailadresse. Sie können die hier erstellten Mailkonten komplett mit etope 8 verwalten.

4 5. Als nächstes richten Sie Ihre FTP-Zugänge (Zugang auf externe Speicherorte wie Ihr Webspace, etope PIX) ein. Wenn Sie hier nichts eingeben, werden Ihre Bilder auf den Freshworx Webspace geladen. Hier gilt zu beachten das die Bilder nach 60 Tagen gelöscht werden. Klicken Sie in der Menüleiste auf Optionen (1.) und auf FTP Konten (2.) und im folgenden Fenster unten auf Neu (3.). 6. Im darauffolgenden Fenster geben Sie nun Ihre FTP- und Zugangsdaten, die Sie von Ihrem Provider bekommen haben, ein. 1. Die Kontobezeichnung dient dazu, das Sie später Ihre FTP Konten einfach unterscheiden können. 2. Der Hostname wurde Ihnen von Ihrem Provider mitgeteilt, in der Regel ist das der Domainenname ohne und www. Also wenn Ihre Domainenadresse ist, ist Ihr Hostname nur mustermann.de. 3. Der Benutzername und das Kennwort eintragen. 4. Möchten Sie Ihre Bilder auf Ihrer Domaine in ein extra Verzeichnis legen (dies wird von uns empfohlen), dann tragen Sie bitte diesen Pfad mit einem Slash (Querstrich) ein oder klicken Sie einfach auf das Symbol neben dem Feld. Dort können Sie dann den Pfad auswählen. 5. Die Bild URL ist die Adresse, an dessen Ort das Bild liegt. In diesen Fall wäre das der Domainenname und der Ablagepfad, also 6. Testen Sie Ihre Verbindung. 7. In den Bildeinstellungen sollten Sie auf alle Fälle den Hacken bei Bilder auf ein Größe... lassen, um zu verhindern, dass zu große Bilddateien auf Ihren Server geladen werden. Bitte beachten Sie, dass bei einem Herausnehmen des Hackens der Bildaufbau auf Ihrer Plattform sehr lange dauern kann. Der zweite Haken legt Ihre Bilder automatisch nach Monaten sortiert an. 8. Speichern Sie Ihre Einstellungen

5 Wenn Sie etopepix verwenden, nutzen Sie bitte die Einstellungen die Ihnen von Freshworx mit geteilt worden sind. Gehen Sie wie folgt vor: Tragen Sie bei Hostname, Benutzername und Kennwort die von uns per Mail erhaltenen Daten ein. Beispiel: 1. Hostname: pixcluster2.freshworx.de 3. Benutzernamen: Sie können natürlich mit mehreren FTP Zugängen arbeiten und diese z.b. Ihren verschiedenen Shops oder Plattformen zuordnen. 7. Unter Optionen und Nummernkreise können Sie festlegen, welche Nummern in Rechnungen, Lieferscheinen, s, usw. fortlaufend von etope geführt werden sollen. Dies kann global erfolgen oder Dokumenten bezogen in Abhängigkeit der Plattformen (Konten). 8. In Einstellungen haben Sie die Möglichkeit verschiedene Grundeinstellungen vorzunehmen. Mehr dazu finden Sie im Anhang. 9. Einrichten Ihrer Plattform Konten 10. Klicken Sie in der Menüleiste auf Optionen (1.) und auf Konten einrichten (2.) und im folgenden Fenster unten auf Neu (3.) 11. Im darauffolgenden Fenster klicken Sie auf das Pulldown oben und wählen einen Kontotyp aus, welchen Sie anlegen möchten. Je nach gewähltem Kontotyp die Benutzerdaten eingeben. Eine Hilfestellung finden Sie hier:

6 12. Anhand von ebay möchten wir Ihnen die Vorgehensweise erklären: 1. Geben Sie hier Ihren realen ebay Namen ein. 2. Klicken Sie auf ebay Token anfordern. Sie werden nun auf die ebay Seite geleitet um Ihren Token anzufordern. 3. Nach Abschluss der Tokenanforderung bei ebay klicken Sie auf den Button Token abholen. Ihr Token wird nun automatisch im Feld unter dem Button eingetragen. 4. Wählen Sie hier aus dem Pulldown ein Mailkonto aus welches Sie unter Punkt 3 eingerichtet haben. 5. Benutzer auswählen. Benutzer legen Sie unter Auswahlmodule > Listen > Benutzerverwaltung an. Dies wird interessant wenn mehrere Nutzer mit etope arbeiten. Der Standardbenutzer ist Administrator. 6. Wählen Sie aus dem Pulldown ein FTP-Konto aus. Diese Konten haben Sie unter Punkt 4 eingerichtet. 7. Schalten Sie das Konto aktiv. 8. Speichern Sie Ihre Eingaben. Eine Besonderheit ist bei Shopkonten zu beachten. Hier muss eine Übergabedatei in das Shopverzeichnis kopiert werden. Die Dateien und eine Anleitung dazu finden Sie hier: Wie unter Punkt 12 5 bereits erwähnt können mehrere Mitarbeiter mit etope arbeiten. Sie können jedem Mitarbeiter Rechte zuweisen, was er in etope bearbeiten darf. Legen Sie Ihre Mitarbeiter unter Auswahlmodule > Benutzerverwaltung an. Mehr dazu im Anhang. 14. Bankkonten einrichten. Ihr Paypalkonto richten Sie unter Optionen > Konten einrichten ein, wie unter Punkt 10 erklärt. Hier können Sie auch spezielle Konten wie Postfinance (Schweiz) usw. anlegen. Um Ihre Bankkonten einzurichten laden Sie Sich hier die Homebanking Software herunter. Legen Sie dann in der Windows Systemsteuerung unter "Homebanking" ein Konto an und synchronisieren es dort. Danach ist dieses Konto zur Einlesung im etope Onlinebanking Bereich bereit. Über "Bankkonten einlesen" sollte nun das oben eingerichtete Konto sichtbar sein. Die Abgleichkriterien sind frei anpassbar. Verwenden Sie nach Möglichkeit mindestens zwei Kürzel damit die Suche detaillierter abläuft. Folgendes zu den Abgleichkriterien: - Es wird in den Abgleichkriterien nach Texttrennern gesucht wie z.b. Komma. - Mit folgenden Eingabeschema "Kürzel,Kürzel" wird nach 2 Kriterien gesucht, die beide zutreffen müssen. - Ein Beispiel: $order_bill_lname$,$order_products_artnr$ Sowohl Nachname wie auch Artikelnummer muss vorhanden sein damit es greift. Das ist dafür da um in einer Zeile ein "AND" Filter zu erzeugen. - Wenn man nur nach Nachname sucht macht man das in einer Zeile, wie z.b. $order_bill_lname$. - Im folgenden Beispiel werden alle Felder und auch AND-Filter nacheinander durchsucht. $order_userid$ $order_bill_lname$, $order_products_artnr$ $order_bill_lname$,$order_products_artnr$ $order_products_artnr$ $order_bill_lname$ $order_products_artnr$

7 Das Einrichten von artikelbezogenen Modulen erklären wir in einer der nächsten Anleitungen. Hier gehen wir z.b. ausführlich auf das Arbeiten mit dem Templatesystem, Dokumenten, Vorlagen und Vorgaben ein. 15. Import Ihrer Daten aus etope 7 Bevor Sie den Export von etope 7 zu etope 8 machen können, müssen wie in dieser Anleitung erklärt Ihre Konten wie z.b. ebay in etope 8 angelegt sein. Bitte machen Sie ein Update Ihrer etope 7 Version, achtet Sie bitte drauf das etope 7 vollständig geschlossen ist. Hier finden sich die Update Dateien: Öffnen Sie etope 7 und klicken auf Tools > etope 8 Datenexport (1.) Im folgenden Fenster den Account (bei mehreren Accounts) zuweisen (2.) der exportieren werden soll und u.u. Ihre eigenen Freifelder, die vorher in etope 8 angelegt werden müssen, zuweisen (3.). Dann auf "Los!" klicken (4.). Beenden Sie bitte auf keinen Fall den Export auch wenn der Ladebalken sich nicht bewegt oder Windows "Keine Rückmeldung" anzeigt. Nach erfolgreichen Export geben Sie uns per Ticket Bescheid, dass der Export vollzogen ist, damit wir Ihre Daten in etope 8 einpflegen können. Hier kommen Sie zum Ticketsystem:

8 ANHANG: Hier sehen Sie das Arbeitsfenster von etope 8, je nach Auswahl ändern sich hier die Inhalte. Folgende Funktionen bzw. Informationen befinden sich in den Leisten und Fenstern: 1. Titelleiste Versionsnummer von etope 8 und Ihr Anmeldenamen 2. Menüleiste Sie arbeiten im Reiter etope. Der Reiter Optionen ist für Einstellungen und Updates da. Mit dem Premium Reiter kommen Sie momentan auf die Freshworx Seite. 3. Ganz rechts mit der Accountauswahl können Sie, wenn Sie mehrere Accounts haben einen Account zur Ansicht auswählen. Die Voreinstellung ist Alle Accounts anzeigen. 4. Links ist das Navigationsfenster wo Sie Ihre Plattformen auswählen können. Unter Home befindet sich der Abwicklungsbereich, wie Bestellungen, Mails, usw.. Mit einem Klick auf etope 8 kommen Sie zum Startbildschirm von etope 8, wo sich unsere Informationsseiten (Punkt 2) befinden. Unter Auswahl- module können Sie diverse Funktionen auf Ihre Anforderungen einstellen. 5. Im Listenfenster werden alle Inhalte des jeweiligen Bereichs aufgeführt. Hier können Sie die einzelnen Inhalte per Doppelklick bearbeiten. Oberhalb des Listenfensters befindet sich die Ausführungsleiste, welche die markierten Inhalte im Listenfenster mit den hier sinnvollen Befehlen ausführt. Achten Sie darauf, dass ein Dreieck bedeutet, das es hier ein Pulldownfenster gibt. Klicken Sie also einfach mal auf das jeweilige Dreieck. 6. Im Detailfenster sehen sie Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten des im Listenfenster ausgewählten Inhalts. Hier können Sie über die Detailleiste verschiedene Bereiche auswählen. 7. Das Kategoriefenster beinhaltet Ihre Kategoriebäume. Kategorien stehen Ihnen in verschiedenen Bereichen, wie Lager, Vorlagen, Templates, usw. zur Verfügung. Per Drag und Drop können Sie hier Ihre Inhalte verschieben. Beachten Sie, dass im obersten Baum Kategorien nur Inhalte angezeigt werden die keiner Kategorie zu gewiesen sind. In den jeweiligen Kategorien die Sie anlegen, sehen Sie alle Inhalte inklusiver der Inhalte aus den Unterkategorien.

9 Einstellungen: Ihre globalen Einstellungen finden Sie in der Menüleiste unter Optionen > Einstellungen. 1. Allgemeine Programmeinstellungen Diese Einstellungen sind alle mit erklärenden Texten versehen und leicht verständlich. Klicken Sie auf jeden Reiter und nehmen Ihre Einstellungen vor. Unter dem Reiter Zuordnung können Sie, falls mal Artikel nicht richtig zugeordnet sind, diese in die Rubriken Verkauft und Nicht verkauft neu einordnen lassen. 2. Pfad zu etope 7 PDF`s - Falls Sie PDF`s aus etope 7 weiterhin gebrauchen möchten, können Sie diese an einen beliebigen Ordner auf Ihrem Rechner ablegen. Geben Sie hier den Pfad zu den Dateien an. 3. Tastenkürzel festlegen - Hier können Sie Sich eigene Tastaturkürzel anlegen. Wählen Sie dazu die Aktion aus die Sie per Tasten steuern möchten und klicken auf den Eintrag. Folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm. 4. Programmsprache ändern - Wählen Sie hier Ihre bevorzugte Sprache für etope aus. Möglich ist Deutsch, Englisch und Französisch. 5. HTML Editor - Sie können hier auswählen ob Sie den interne Editor benutzen wollen oder einen Editor Ihrer Wahl. Wenn Sie einen externen Editor nutzen wollen müssen Sie im folgenden Fenster den Pfad zum Editor angeben. Wir empfehlen den KompoZer als freien externen Editor. Den Download zum KompoZer finden Sie hier: (nutzen Sie bitte die Version 0.8b3). 6. Tempverzeichnis... - Frei wählbares Verzeichnis für temporäre Dateien. 7. Token zurücksetzen Diese Funktion ist dafür gedacht, dass Sie einen neuen Token eingeben können.

10 Benutzerverwaltung: Ihre persönlichen Einstellungen finden Sie im Navigationsfenster unter Auswahlmodule > Benutzerveraltung. Achtung da etope mit Kürzeln (Feldnamenersetzung) in allen Bereichen arbeitet, wie Vorlagen, Lager, Templates, Dokumenten, Listen, Im- und Export, usw. ist es wichtig hier Ihre korrekten Daten einzugeben. Wenn Sie mit mehreren Nutzern arbeiten, können Sie hier unter Berechtigungen jedem Nutzer, für verschiedene Bereiche, Rechte zuordnen was er darf und was nicht. Natürlich können Nutzer auch von verschiedenen Rechnern auf etope 8 zugreifen und arbeiten.