Terminologiearbeit im Unternehmen wie fängt man da an? Workshop. Martina Haag & Birgit Brodersen, 07./

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1 Terminologiearbeit im Unternehmen wie fängt man da an? Workshop Martina Haag & Birgit Brodersen, 07./

2 Agenda Einführung Entstehung und Verwendung von Texten unter terminologischen Gesichtspunkten Bestimmung des Status Quo Projektschritte Prozesse für die Erfassung und Freigabe von Terminologie und deren Übersetzung Inhalte von Terminologieeinträgen und Verwaltung 2

3 Einführung

4 Einführung Terminologie ist in aller Munde warum eigentlich? Welche Probleme soll sie lösen? Globalisierung erfordert globale Kommunikation firmenintern und extern mit Dienstleistern und mit Kunden in einer Sprache und in verschiedenen Sprachen Terminologie soll helfen, Missverständnisse zu vermeiden und klare Kommunikation zu ermöglichen 4

5 Einführung Wie können sich Terminologieprobleme im Tagesgeschäft äußern? 1. Falsche Bestellung von Ersatzteilen aufgrund unterschiedlicher Übersetzungen in Dokumentation und Katalog 2. Verletzung eines Bedieners aufgrund einer Fehlübersetzung terminologischer Art (Dokumentation Display-Text) 3. Verwirrung bei Kunden durch Inkonsistenz zwischen Webseite und Print-Marketing Material 4. Kundensupport auf Webseite (FAQs, KnowledgeBase-Artikel) passt nicht zur technischen Dokumentation 5. Rückmeldung aus den Ländern: Übersetzung ist schlecht 6. Verzögerungen bei Übersetzungsprojekten durch Fragen der Übersetzer 5

6 Einführung Was hindert bei der Umsetzung/Einführung von Terminologie? Wir haben keinen Terminologen: Wie geht Terminologie? Abteilungs-/bereichsübergreifendes Thema: Wer macht den Anfang? Wer hat den Hut auf? Aufwand und Nutzen sind schwer abzuschätzen Fehlender Einfluss auf die Texterstellung (Ausgangs- oder Zielsprache) 6

7 Entstehung und Verwendung von Terminologie Multilinguale Bestandsdaten Multilinguale Bestandsdaten Multilinguale Bestandsdaten Multilinguale Bestandsdaten Zentralisierter virtueller Sprachenspeicher

8 Bestimmung des Status Quo

9 Terminologiearbeit erste Schritte Zielsetzung definieren: Was wollen wir mit der Einführung von Terminologiearbeit primär erreichen? Eliminierung von Sicherheitsrisiken in technischer Dokumentation Vereinheitlichung von Marketingmaterial (evtl. nur für bestimmte Produkte) Erhöhung der Wiederverwendungsrate von Textbausteinen in der technischen Redaktion und bei der Übersetzung Verbesserung der Übersetzung Verringerung des Reviewaufwands (kundenseitig) Schnellere Übersetzungen durch geringeren Fragenaufwand Wie lässt sich das umsetzen Etappenziele? Einheitliche Verwendung von Terminologie in einem Unternehmensteil Einheitliche Verwendung von Terminologie in bestimmten Produktbereichen Langfristige Zielsetzung: Global einheitliche Verwendung von Terminologie im gesamten Unternehmen über alle Abteilungen hinweg 9

10 Übung 1: Ausgangspunkt 1. Was ist mein konkretes Problem? Übersetzungsmanager: Kritik an der Übersetzungsqualität meines Dienstleisters Technische Dokumentation: Abhängigkeit von erfahrenen Redakteuren / lange Einlernphase für neue Mitarbeiter Marketing: inkonsistente Übersetzungen, keine Markenerkennung 2. Wie kann Terminologie da helfen? Was verspreche ich mir von Terminologie? 10

11 Bestandsaufnahme Wie viele Geschäftsbereiche und Fachbereiche erstellen Texte? In welchen Ausgangssprachen werden Texte neu erstellt? Welche Ausgangssprache weist die größten Umfänge auf? Dürfen Ländergesellschaften eigenständig Texte für ihre Märkte erstellen? Welche Textarten gibt es im Unternehmen? (z.b. Website, Marketingmaterial, Bedienungsanleitungen, Produktinformationen usw.) Liegen bereits Terminologiebestände oder terminologieähnliche Bestände im Unternehmen vor? Wenn ja: Wer hat sie erstellt/freigegeben In welchem Format liegen sie vor? Wer arbeitet mit ihnen? 11

12 Bestandsaufnahme Vorhandene Terminologie wie genau liegt sie vor? Bereits als Terminologie gesammelt» Listen» Datenbanken Als Teil von Bedienungsanleitungen, Katalogen, Marketingmaterial etc. 12

13 Bestandsaufnahme Welche Mitarbeiter sind involviert als Entscheider oder als Anwender? Wem ist das Thema Terminologie wichtig? ( Verbündete finden) Wer muss/kann eingebunden werden in den Prozess in die eigentliche Arbeit oder in die Forcierung des Themas (Sponsor)? Welche externen Anwender sind involviert - in welcher Rolle? Technische Redaktion Übersetzungsmanagement Produktmanagement Marketing Terminologie Vertrieb/ Support etc. 13

14 Übung 2: Bestandsaufnahme Gibt es in meinem Unternehmen bereits Terminologie? Wer verwendet sie? Wen kann ich fragen? Gibt es einen Terminologie-Prozess oder einen ähnlichen Prozess? (Wie entstehen Produktnamen?) Wer muss einen Begriff verwenden, damit er sich durchsetzt? 14

15 Projektschritte

16 Projektrahmen Zielüberprüfung ausgehend von Bestandsaufnahme: Geltungsbereich festlegen: Terminologie für einen Bereich / Produktgruppe oder für das ganze Unternehmen? Wenn man sich für einen Bereich entscheidet, sollte das Terminologiemanagement so aufgesetzt werden, dass es beliebig erweiterbar ist und sich andere Bereiche ohne große Umstrukturierungen anschließen können. Wenn Terminologie zunächst nur in einem Bereich eingeführt werden soll, in welchem Bereich sollte das sein? 16

17 Priorisierung Wo ist der Schmerz beim Thema Terminologie am größten? Beispiele: Bedienerfehler durch unklare/fehlerhafte Benennungen in der Dokumentation? Ländergesellschaft(en) unzufrieden mit Übersetzungsqualität allgemein? Kunden unzufrieden, da Inkonsistenzen zwischen Internet, Print-Marketing, technischer Dokumentation und Support zu Missverständnissen und Mehraufwand führen? In welchem Bereich lassen sich Verbesserungen am schnellsten oder am kostengünstigsten erzielen? Wo kann bestehende Terminologie genutzt/angepasst in anderen Bereichen eingesetzt werden? Gibt es einen Geschäftsbereich, eine Abteilung oder ein Land, in dem besonders viele Mitarbeiter bereit sind, sich für Terminologie zu engagieren? 17

18 Umsetzung: Vorbereitungen Welchen Umfang soll die Terminologie haben? Konsolidierung / Aktualisierung des Datenbestands oder Neuerstellung einer Begriffsliste Wie muss die grundlegende Struktur eines Terminologieeintrags aussehen? Welche Informationen/Attribute sollten vorhanden sein? Name des Geschäftsbereichs, Fachgebiet, Dokumententyp, Terminus, Wortart, Definition/Kontext, Anmerkungen usw. Welches Format soll die Terminologie haben? Welche Anforderungen haben wir an die Nutzbarkeit? Einfache Einbindung in vorhandene Tools, Skalierbarkeit usw. 18

19 Übung 3 Rahmen meines Terminologieprojektes: das ganze Unternehmen? mein Bereich? wie viele Termini? Was kann/will ich damit erreichen? Wie kann ich prüfen, ob es funktioniert? Wen kann/muss ich einbinden? 19

20 Wer muss wie eingebunden werden? Wo entstehen Begriffe? Wer bestimmt, wie etwas heißt? Was kann ich outsourcen? Aufgabe Konsolidierung/Bereinigung (nach neuen Regeln) von Bestandsdaten Extraktion neuer Terminologie Hinzufügen von Metadaten Definition von Konzepten Review / Freigabe Übersetzung Review / Freigabe der Übersetzung Outsourcing? Ja Ja Bedingt Nein Nein Ja Nein 20

21 Wer muss wie eingebunden werden? Welche Rollen werden für den Terminologieprozess benötigt? Rolle Kompetenz Einarbeitung Einpfleger Technischer Redakteur, Übersetzungsmanager, externer Dienstleister aus o.g. Bereichen >> Diese Rollen lassen sich kombinieren. Schulung, Regeln Freigeber Fachlicher Experte Schulung, Regeln Übersetzer Freigeber der Übersetzung Kundenreviewer, externer Dienstleister Fachlicher Experte in der NL (Vertriebspartner) Schulung, Regeln Schulung, Regeln Zeit pro Term 2-5 Minuten 2-5 Minuten 2-5 Minuten 2-5 Minuten >> Rollen müssen evtl. gesplittet werden, wenn mehrere Fachbereiche eine Terminologie erarbeiten 21

22 Terminologie-Prozesse

23 Prozess Ausgangssprache Erforderliche Bearbeitungsschritte: Sichtung vorhandener Bestände/Extraktion von Terminologie Bereinigung der Termini Vereinzelung 23

24 Prozess Ausgangssprache Erforderliche Bearbeitungsschritte: Sichtung vorhandener Bestände/Extraktion von Terminologie Bereinigung der Termini Vereinzelung Grundform 24

25 Prozess Ausgangssprache Erforderliche Bearbeitungsschritte: Sichtung vorhandener Bestände/Extraktion von Terminologie Bereinigung der Termini Vereinzelung Grundform Vereinheitlichung von Schreibweisen 25

26 Prozess Ausgangssprache Erforderliche Bearbeitungsschritte: Sichtung vorhandener Bestände/Extraktion von Terminologie Bereinigung der Termini Vereinzelung Grundform Vereinheitlichung von Schreibweisen Definition von Synonymen Festlegung von zulässigen/ nicht zulässigen Termini etc. Freigabe Hinzufügen von Attributen und zusätzlichen Informationen Importieren in zentralen Terminologiespeicher 26

27 Prozess Ausgangssprache Prozessablauf im Überblick: Vorhandene Terminologiebestände Textmaterial aus den Abteilungen Bereinigung Extraktion neuer Termini Freigabe von Termini; Eintragen von Zusatzinfos und Struktur Hinzufügen von Termini zum zentralen Terminologiespeicher 27

28 Prozess Ausgangssprache Zuständigkeit definieren: Wer soll für das Thema Terminologie insgesamt den Hut aufhaben? Übergreifend oder nach Geschäftsbereich verschieden? Wenn verschiedene Terminologiequellen verwaltet werden sollen wer soll für die verschiedenen Bereiche zuständig sein? Ist es sinnvoll, Ansprechpartner in den Ländern der Zielsprachen schon zu diesem Zeitpunkt einzubinden? Wenn ja, sollte für jede Sprache ein Ansprechpartner für das Thema Terminologie benannt werden. 28

29 Übung 4 Welchen Teil des Prozesses können/müssen wir selbst leisten? Wer kann intern die einzelnen Rollen ausüben? Wer kann extern eingebunden werden? Was sind meine Hürden? Wie kann ich den Erfolg messen? 29

30 Prozess Zielsprache Erforderliche Schritte: Sichtung des vorhandenen Materials auf Entsprechungen zur ausgangssprachlich freigegebenen Terminologie Bereinigung der zielsprachlichen Termini (Grundform, Vereinheitlichung von Übersetzungen/Schreibweisen etc.) Definition für die Zielsprache erforderlicher Informationen Synonyme Bevorzugt zu verwendende Termini Nicht zulässige Termini Freigabe Import in zentralen Terminologiespeicher 30

31 Prozess Zielsprache Prozessablauf im Überblick: Vorhandene bereinigte ausgangssprachliche Terminologie Neu extrahierte ausgangssprachliche Terminologie (mit Kontext) Vergleich mit vorhandenem in beiden Sprachen vorliegendem Material Übersetzung neuer Termini Bereinigungsschritt, falls erforderlich Freigabe von Termini; Eintragen von Zusatzinfos und Struktur Hinzufügen von Termini zum zentralen Terminologiespeicher 31

32 Prozess Zielsprache Zuständigkeit definieren: Wer soll für die jeweilige Zielsprache den Hut aufhaben? Wer soll/darf die zielsprachlichen Termini freigeben? Wer kommuniziert mit dem Terminologiebeauftragten auf der ausgangssprachlichen Seite? 32

33 Prozess für kontinuierliche Terminologiearbeit Vorschläge aus den Abteilungen und den Ländern (Änderungen oder neue Termini) Hinzufügen von Termini zum zentralen Terminologiespeicher Terminologiebeauftragter bzw. Terminologiekreis Freigabe 33

34 Terminologiespeicher

35 Fragen Zentrale Fragen dieses Projektschritts Welche Informationen sollte ich mit jedem Term mitpflegen? Benötigen wir ein Tool oder reicht eine Excelliste? Wie kann ich dafür sorgen, dass die Terminologie auch angewendet wird? 35

36 Aufbau der Daten: Termstruktur Ziel: Termstruktur so aufbauen, dass man klein anfangen kann und problemlos weitere Bereiche/Abteilungen/Geschäftsbereiche hinzunehmen kann Wie sollte die Termstruktur unter diesem Gesichtspunkt aufgebaut sein? Zentrale Fragestellung: Welche Information muss einem Begriff beistehen, damit er eindeutig verstanden wird und eindeutig zugeordnet werden kann?» Konzept» Definition» Term» Synonyme» Anwendungsbeispiel (Kontext)» Zugehörigkeit zu einer Abteilung/Produktbereich» Verantwortlicher Ansprechpartner 36

37 Aufbau der Daten: Datenbankstruktur Ziel: Datenbankstruktur so aufbauen, dass man klein anfangen kann und problemlos weitere Bereiche/Abteilungen/Geschäftsbereiche hinzunehmen kann Wie sollte die Datenbankstruktur unter diesem Gesichtspunkt aufgebaut sein? Zentrale Fragestellung: Können alle Bereiche die gleiche Termstruktur verwenden oder gibt es Bereiche, die eine andere Struktur benötigen? 37

38 Excelliste Vorteile Einfache Verbreitung Einfache Bearbeitung Batch -Bearbeitung Nachteile Versions-Management Für große Datenmengen ungeeignet, besonders bei vielen Sprachen und Metadaten Für unterschiedliche Termstrukturen ungeeignet Kann nicht ohne weiteres in Autorentools integriert werden Kann nicht ohne weiteres in Übersetzungstools integriert werden 38

39 Terminologieverwaltungssoftware Nachteile Einarbeitungshürde Abhängigkeit von bestimmter Software Kosten Vorteile Versions-Management Geeignet für große Datenmengen, besonders bei vielen Sprachen und Metadaten, Integration von Bildern, Hyperlinks und Querverweisen Anzeige unterschiedlicher Datenbanken parallel Kann in Autorentools integriert werden, automatisierte QA-Checks prüfen auf Verwendung Kann in Übersetzungstools integriert werden, automatisierte QA-Checks prüfen auf Verwendung 39

40 Verwendung: Bei der Texterstellung Terminologie im Deutschen (in der Ausgangssprache) verwenden» Voraussetzung: Hohe Akzeptanz der Terminologie» Autorenunterstützendes Tool prüft auf richtige Verwendung» Review» Überarbeitung alter Textbausteine? 40

41 Verwendung: in der Übersetzung Terminologie in den Zielsprachen verwenden» Voraussetzung: Einfache Verbreitung der Terminologie» CAT-Tools sorgen für richtige Verwendung» Review» Überarbeitung des TMs? 41

42 Übung 5 Pilotprojekt Wir möchten in unserem Unternehmen Terminologie einführen wie gehen wir nun vor? 42

43 Zusammenfassung Was brauche ich um Terminologiearbeit zu beginnen?» Geltungsbereich» Termini» Verantwortliche (Einpfleger, Freigeber)» Prozess: Vorschlag Freigabe Veröffentlichung Übersetzung - Freigabe» Eintragsstruktur» Verwaltungstool» Prüfung auf Verwendung Begeisterung für das Thema und einen langen Atem 43

44 Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontakt: Martina Haag, Business Consultant, SDL / Tel