die software für ihr büro- und projektmanagement

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2 die software für ihr büro- und projektmanagement

3 inhalt das unternehmen 7 die software 12 controlling 14 honorare 22 dokumente 26 adressen 28 budgets 30 mein kobold 15 zeiten 32 liquidität 36 ressourcen 38 termine 40 crm 42 referenzen 44 service 46 kontakt

4 HA, RIEF DER MANN, WER BIST DU? SPRICH! DER KOBOLD LACHT: ICH BIN DEIN ICH. wilhelm busch, humoristischer Dichter und Zeichner ( ) der kobold in der mythologie Bei dem mittelhochdeutschen kóbolt oder kobólt handelt es sich wahrscheinlich um eine Zusammensetzung, deren erster Teil sich etymologisch von kobe (= Hütte bzw. Stall) ableitet, während der zweite Bestandteil zu hold (= erhaben, gut) oder zu walten (= herrschen, besitzen) gehören kann. Im letzteren Fall bedeutet der Name also eigentlich Hauswalter, Haushüter. Der Kobold ist ein Hausgeist, der das Haus schützt, aber seine Bewohner gerne neckt, allerdings ohne dabei Schaden anzurichten. Er kann zum Beispiel in Form einer Feder erscheinen, die einem im Schlaf auf die Nase fällt und so ein Niesen verursacht. Im Erzgebirge erscheint der Kobold z.b. tagsüber als zurückgezogen im Haus lebende schwarze Katze, während er nachts als drachenähnliches Wesen aus dem Schornstein fährt, um seinem Besitzer Geld zuzutragen. Besitzer von Kobolden werden daher oft wohlhabend. Mythologisch gehören Kobolde zur niederen Mythologie und damit zu den Alben (auch Elben, Elfen oder Alfen) als philologische Kategorisierung im Gegensatz zur höheren Mythologie der Götter. Zu den Alben zählt auch der Klabautermann als der Kobold des Schiffes. In der Einteilung mythologischer Wesen sind auch die Nixen, Zwerge, Wichtel, Waldmännlein oder Landwichte (altnordisch: landvaettir) ähnlich den Kobolden elbische Naturgeister. Man stellte ihnen dem Volksglauben nach über Nacht eine Schale Milch oder andere Nahrung bereit, was eine Opferhandlung an den Hausgeist darstellte. 4

5 das unternehmen unternehmenshistorie- und philosophie Kobold wurde 1999 in Wuppertal mit 3 Mitarbeitern gegründet. Bereits 1996 kam S-Control 2.6, damals noch unter der Firmierung Scholle & Partner, als Vorläufer zur heutigen Version auf den Markt. Hauptmerkmal dieser ersten Version unserer Controlling-Software war die Zeiterfassung mit der Erfassungsmöglichkeit von vollen Stunden auf die Projekte. Seither stehen unsere Produkte aus den Bereichen Projektcontrolling, Unternehmenscontrolling & Honorarberechnung für bedienerfreundliche und wartungsarme Software. Heute betreuen wir mit zwölf Mitarbeitern über Architekten und Ingenieure im gesamten Bundesgebiet und den angrenzenden Ländern. Hohe Kundenzufriedenheit ist unser wichtigstes Gut STELLEN SIE UNS AUF DIE PROBE! Unser Dienstleistungsangebot für Sie reicht von der einfachen Einführungs- schulung über kompetente Beratung durch qualifizierte Mitarbeiter bis hin zum Führungskräftecoaching und der Qualitätsmanagementberatung. Roberto Ronis Geschäftsführer Marc Sondern Leiter Vertrieb & Marketing Christian Pöller Vertrieb linke Seite: Ihr Kobold-Team für Beratung, Schulung und Präsentation vor Ort. 7

6 das unternehmen ENDLICH MACHT ES SPASS, SCHÖNE UND FUNKTIONALE SOFTWARE MIT MODERNEN WERKZEUGEN ZU SCHREIBEN! marcus breig, Entwicklungsleiter unser entwicklungsteam Mit der Neuentwicklung von sind wir von der Entwicklungsumgebung DELPHI auf die moderneren Programme von Microsoft gewechselt. Mit dieser Software können wir jetzt zeitgemäße Oberflächen in WPF und HTML5 umsetzen und mit modernsten Werkzeugen sichere Programme für Windows, mobile Clients und das Web erstellen. Gerhard Lamprecht Softwareentwickler Stefan Buttgereit Softwareentwickler Katja May Softwareentwicklerin Markus Breig Leiter Softwareentwicklung rechte Seite: Das Kobold Entwickler Team. 8

7 das unternehmen WAS DER KUNDE WIRKLICH WILL SIND DREI DINGE: 1. SERVICE, 2. SERVICE UND 3. SERVICE. anonym hotline und support: wenn das telefon bei uns klingelt. Dominik Bauer Dokumentation und Support Bei Kobold legen wir großen Wert auf individuelle und persönliche Kundenbetreuung. Outsourcing und 0180er Nummern kommen für uns nicht in Frage. Unser Supportteam besteht aus langjährigen Mitarbeitern und hilft den Kunden bei allen Fragestellungen rund um das Thema Controlling im Allgemeinen und im Speziellen. Marc Loges Leiter Support Martin Krämer Verwaltung und Support linke Seite: Die Gesichter zu den Telefonstimmen. 11

8 die software unterstützt Sie bei der täglichen Be- arbeitung und Steuerung Ihrer Projekte, informiert Sie in Echtzeit über alle wichtigen Kennzahlen, Vorgänge und Termine. Unser Ziel und Anspruch ist es, Ihnen ein umfassendes Projektmanagement zu bieten, damit Ihre Projekte leicht steuerbar sind, übersichtlich bleiben und diese die wirtschaftlichen Ziele erreichen können. Von der Akquise bis zur Gewährleistung des Projektes begleitet Sie xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx auf vielen Ebenen. Sei es im Projektcontrolling, in der Honorarberechnung oder in der Termin- und Dokumentenverwaltung. Zu unseren Zielen gehört es ferner, Sie mittels übersichtlicher Auswertungen auf Basis verlässlicher Zahlen in die Lage zu versetzen, langfristige Kennzahlen mit Blick auf die Weiterentwicklung und Positionierung Ihres Büros darzustellen. Kobold will die Zahlen nicht besser oder schlechter darstellen. Denn nur wer die richtigen Zahlen kennt kann sein Unternehmen erfolgreich steuern. 12

9 controlling mein kobold DIE KONTROLLE VON VIELEN IST WIE DIE KONTROLLE VON WENIGEN, ES IST EINE FRAGE VON FORMATION UND SIGNAL. sunzi, chinesischer Feldherr, ca. 550 v. Chr. unsere berichte bilden die realität ab Mit erledigen wir diese Aufgabe. Mit wenigen Klicks erzeugen Sie in kürzester Zeit alle benötigten Berichte oder Auswertungen. Controlling bedeutet, dass Sie immer das Heft in der Hand halten und in kritischen Phasen frühzeitig eingreifen können. Suchen Sie eine schnelle grafische Übersicht? Benötigen Sie Stunden und Kosten des Projektes im Detail? Möchten Sie Ihre eigene Auswertung zusammenbauen? ist das richtige Werkzeug, mit dem Sie in Echtzeit ihre Projekt- und Unternehmenskennzahlen auswerten. rechte Seite: Alle wichtigen Daten im Startbildschirm»Mein Kobold«. gestalten sie die software nach ihren vorstellungen empfängt Sie mit einem Startdialog, den Sie frei gestalten können. Entscheiden Sie selbst, ob Sie die Zeiterfassung, Ihre Termine und Wiedervorlagen oder unsere Controlling-Tachometer in Ihrem Mein Kobold sehen wollen

10 controlling VERTRAUEN IST GUT, CONTROLLING IST BESSER. frei nach w. iljitsch lenin, russischer Revolutionär ( ) auswertungen so individuell wie sie Jedes Büro ist anders und hat seine eigenen Anforderungen an das Berichtswesen. liefert für jeden Planer den passenden Bericht. Ihnen steht ein Pool von über 100 Standardauswertungen zur Verfügung, z.b.: oben: Die Zahlen bringen es ans Licht. Den Auftragsbestand immer unter Kontrolle. unten: Das Tortendiagramm bringt den Durchblick. Die Stundenverteilung je Leistungsphase. - Auftragsbestand - Halbfertige Erzeugnisse - Kostenvergleich Projekte - Budgetauswertungen - Honorarauswertungen - Ertragsauswertungen - Soll- Istvergleiche - Überstunden - Urlaub - Unternehmens- oder Mitarbeiterauslastung - Umsatzanalysen - Unternehmenskennzahlen 16

11 controlling listengenerator oben: Ebenen zuordnen, Werte auswählen: Auswertung fertig! rechts: Mit wenigen Handgriffen zur aussagekräftigen Projekt-Stundenauswertung. Selbstgemachter Kuchen schmeckt immer besser! Ähnlich ist es bei den Auswertungen. Die selbstgemachten Berichte werden zu Ihren Lieblingsberichten. Mit dem Listengenerator designen Sie bestehende Auswertungen nach Ihren Wünschen. Verändern Sie Berichte und fügen Sie Informationen hinzu oder hinterlegen Sie Ihr Logo. Sogar grafische Auswertungen erzeugen Sie im Handumdrehen mit dem Listengenerator. 18

12 oben und rechts: Top 10 der erfolgreichsten Projekte. auswertungsgitter ihr dynamisches auswertungswerkzeug Tausende Zahlen und hunderte Berichte, trotzdem haben Sie noch nicht IHREN Bericht gefunden. Seien Sie kreativ und stellen Sie sich im Auswertungsgitter Ihre persönliche Auswertung zusammen. Das Auswertungsgitter ist die ideale Ergänzung zum Listengenerator, das jedem Kunden die Möglichkeit gibt Listen zu designen, wie z.b. die Liste der umsatzstärksten Projekte oder der Projekte, die den höchsten Gewinn abwerfen. 20

13 honorare hier geht es um ihr geld! Die HOAI 2013 war bereits die dritte Novelle der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) seit der Jahrtausendwende. Allein diese Tatsache macht die Berechnung Ihrer Honorare schwierig. Mit über 15 Jahren Erfahrung in der Berechnung von Honoraren ist der ideale Begleiter, wenn es um Ihre Honorare geht. Die Software bildet alle Honorartafeln und Leistungsbilder ab. Sonderfälle, wie Wiederholungen oder Zuschläge aller Art können einfach hinterlegt werden. Auch wenn Sie Ihre Projekte nicht mehr nach der HOAI abrechnen, ist die ideale Lösung, denn Pauschalhonorare und Aufwandshonorare können ebenso einfach abgebildet werden. Der Honorarteil von umfasst alle Funktionen, die Sie benötigen, um ihre Honorare schnell, einfach und rechtssicher zu berechnen. - Alle Leistungsbilder der HOAI 2013, 2009 und Alle Beratungsleistungen aus dem Anhang der HOAI Pauschalhonorare / Freie Honorare - Berechnung von Mischhonoraren - Umbauzuschlag - Nebenkosten pauschal und mengenbezogen - Besondere Leistungen - Pauschalierung von HOAI Honoraren - Kostenermittlung nach DIN Zahlungseingänge - Skonto, Nachlässe und Rabatte 22

14 unten: Pauschalhonorar oder Honorar nach Aufwand. oben: Aus dem HOAI-Honorar wird ein Pauschalhonorar. oben: Pauschalhonorar oder Honorar nach Aufwand. unten: Honorarberechnung nach HOAI. honorarermittlung (hoai und frei) Die HOAI ist für Architekten und Ingenieure der gesetzliche Rahmen zur Berechnung der Honorare. In über 50 Paragrafen und 15 Anlagen regelt sie die Abrechnung von Planungsleistungen. Wer behält hier noch den Überblick und kann sicherstellen, dass die Honorare voll ausgeschöpft werden? führt Sie sicher und einfach durch jede HOAI-Honorarermittlung. Pauschalhonorare und Abrechnungen nach Aufwand gewinnen immer mehr an Bedeutung. Deshalb bietet Ihnen den Gestaltungsfreiraum, um die Dienstleistung abzurechnen. Dabei bleibt es Ihnen frei, ob Sie nach Stunden, Tagen oder Monaten abrechnen möchten oder Pauschalen für eine Leistung hinterlegen wollen. Hier finden Sie sich schnell zurecht. angebote und rechnungen - ganz nach ihrem geschmack Angebote und Rechnungen sind die Visitenkarten Ihres Unternehmens und insbesondere Planer haben hohe Ansprüche an das Design. setzt Maßstäbe für die Gestaltung Ihrer Briefvorlagen für Angebote, Rechnungen, etc. Geben Sie sich nicht mit Standardvorlagen zufrieden, erwarten Sie mehr von Ihrem Rechnungsprogramm. Gestalten Sie Ihre Angebote mit unserem einzigartigen Layoutdesigner

15 dokumente oben: Rechnungen, Angebote, Schriftverkehr: Alle Dokumente direkt griffbereit. dokumente»finden«, nicht suchen! Wie viele Stunden verbringen Sie mit der Ablage und Suche nach Dokumenten oder Dateien? In den meisten Unternehmen entstehen durch eine schlecht organisierte Ablage und der Suche nach Dokumenten immense Kosten. Stellen Sie sich besser auf! Nutzen Sie das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von und optimieren Sie so Ihre Organisation und die Prozesse im Büro. s, Rechnungen, Protokolle, Briefe und sogar Pläne verwalten Sie in einer Software. Entscheiden Sie selbst, ob das Dokument zu einer Adresse oder zu einem Projekt gehört. Über unsere Schlagwortsuche finden Sie alles im Handumdrehen. Mit den Workflow-Funktionen im DMS steuern Sie Ihre Rechnungen im Rahmen Ihrer Prozesse von der Prüfung über die Freigabe bis zur Zahlung ohne auch nur ein Stück Papier im Haus weiterzuleiten. rechte Seite: Alle s des Projektes in der Übersicht. 26

16 adressen adressen verwalten leicht gemacht Die integrierte Adressverwaltung macht die Routinearbeiten in zum puren Vergnügen. Machen Sie Schluss mit dem lästigen Eingeben von Adressen. Die Adressdatenbank übernimmt Ihre Adressen im CSV Format und ist dadurch plattformunabhängig. Mit wenigen Handgriffen importieren Sie alle Adressen. oben: Adressimport aus Excel rechte Seite: Alle Ansprechpartner sofort parat. 28

17 budgets oben: Definieren Sie die Planungsdetails. haben wir eigentlich noch luft für ein neues projekt? Gibt es einen perfekten Zeitpunkt, um im Projekt mit dem Controlling zu beginnen? Ja! Noch bevor das Projekt beginnt. Prüfen Sie im BudgetCenter, ob Sie noch die benötigten Arbeitskräfte haben, um ein Projekt anzunehmen. Steuern Sie Ihr Projekt im RegieCenter auf Basis von Euro-Budgets oder Stunden-Budgets. Mit ist der Weg vom Honorar bis hin zur Stundenvorgabe pro Leistungsphase kurz und nachvollziehbar. Transparentes und präzises Projektcontrolling von Beginn an. rechte Seite: Lesen Sie den Personalbedarf für das neue Projekt ab. 30

18 zeiten GEBRAUCHT DER ZEIT, SIE GEHT SO SCHNELL VON HINNEN, DOCH ORDNUNG LEHRT EUCH ZEIT GEWINNEN! goethe,»faust«(1819) zeiterfassung Zum Projekt- und Unternehmenscontrolling gehört die Zeiterfassung. Keiner macht sie gern, aber besonders die zeitnahe Erfassung der Stunden ist von unschätzbarem Wert. Deswegen war unser größtes Anliegen, dass die Zeiterfassung intuitiv zu bedienen ist und nicht an einen Ort gebunden ist. Mit können Sie entscheiden, wie die Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen sollen: Am Arbeitsplatz in der Software, plattformunabhängig über einen Browser, in einer Terminalserveranwendung oder auch auf dem Tablet und dem Smartphone von unterwegs. Wir lassen keine Ausrede mehr gelten! rechte Seite: Intuitive Zeiterfassung in Kobold-Control. 32

19 zeiten Erfassen Sie die Anwesenheit am Terminal. Zeiterfassung von unterwegs mit der Kobold-App auf dem Smartphone oder plattformunabhängig über den Internetbrowser. anwesenheit Moderne Unternehmen steuern über den Zeiterfassungsterminal auch den Zugang zum Unternehmen. bietet ihnen hier die ideale Lösung. Mit unserem Terminal in Aluminiumoptik erfassen die Mitarbeiter nicht nur die Anwesenheitszeit per biometrischem Fingerabdruck, sondern das Terminal steuert dann gleichzeitig den Türöffnungsmechanismus. Selbstverständlich können ihre Mitarbeiter auch ganz einfach ihre Anwesenheitszeit am eigenen PC bedienen. Sprechen Sie uns einfach an, wir finden die perfekte Lösung für Sie

20 liquidität GELD IST WIE EINE SCHÖNE FRAU. WENN MAN ES NICHT RICHTIG BEHANDELT, LÄUFT ES EINEM WEG. jean paul getty, US-amerikanischer Öl-Tycoon, Industrieller und Kunstmäzen ( ) wie sieht das konto aus? heute, morgen oder in 6 monaten Der Blick auf den Kontoauszug ist eine der signifikantesten Kennzahlen des Unternehmenscontrollings. Aber auf den aktuellen Kontostand zu blicken ist nicht die Aufgabe von. Wie entwickelt sich die Liquidität? Welche Rechnungen können wir in den nächsten Monaten stellen und welche Kosten laufen dagegen. Mit wissen Sie bereits heute, wie Ihr Konto morgen aussieht! rechte Seite: Planen Sie Ihre Honorareinnahmen projektweise. 36

21 ressourcen RESSOURCEN, AUF DIE WIR EINFLUSS HABEN, HEISSEN ZEIT UND GELD. DIESE GILT ES OPTIMAL ZU INVESTIEREN! WIR SOLLTEN ALLE LERNEN, ZEIT ALS WÄHRUNG ZU SEHEN! timothy ferriss, Autor und Unternehmer in der ressourcenplanung steckt viel potential Der Mensch ist und bleibt die wertvollste Ressource in Ihrem Unternehmen. Deshalb ist die Planung und Steuerung wichtig. Wissen Sie wie hoch die Auslastung des Büros ist? Arbeiten Sie unter Volllast bei 120% oder haben Sie noch Luft nach oben? Welche Mitarbeiter können noch weitere Projekte bearbeiten oder sind beispielsweise Ihre Bauleiter komplett ausgelastet? Die Mitarbeiter-Einsatzplanung ist die erste Wahl für Ihre Ressourcenplanung. Sehen Sie bereits bei der Planung, ob der Mitarbeiter noch freie Kapazitäten hat und behalten Sie gleichzeitig ganz nebenbei noch die Kosten im Blick. rechte Seite: Planen Sie die Mitarbeiter in den Projekten. 38

22 termine zeit ist planbar Der integrierte Terminkalender bietet eine Reihe nützlicher Funktionen, die Ihre Terminplanung erleichtern. Entscheiden Sie mit dem Microsoft-Outlook Link, welche Termine an Ihren Exchange-Server bzw. Outlook übergeben werden. Mit dem Gruppenkalender in planen Sie hervorragend Ihre internen Projektbesprechungen und durch die Wiedervorlage für Dokumente und Aktionen schafft den Freiraum für Ihre Kreativität. rechte Seite: Legen Sie Termine für sich selbst oder die Kollegen an. 40

23 crm BEWAHRE DEINE PAPIERE, DEINE SCHLÜSSEL UND ALLES SO, DASS DU JEDES EINZELNE STÜCK AUCH IM DUNKELN FINDEN KANNST. VERFAHRE NOCH ORDENTLICHER MIT FREMDEN SACHEN. adolph freiherr von knigge,»über den Umgang mit Menschen«(1788) kundenbindung durch kundenbeziehungsmanagement Zu den Mammutaufgaben des Projektmanagements gehört die Dokumentation was habe ich wann mit wem besprochen und welche Aktionen leiten sich daraus ab. bringt jetzt Ordnung in das Chaos. Ordnen Sie s direkt einer Adresse zu, erstellen Sie Telefonnotizen direkt im Projekt und erzeugen Sie daraus eine Wiedervorlage für den Kollegen. Unter dem Schlagwort CRM (CustomerRelationshipManagement) fasst all diese Funktionen zusammen, damit Sie den kompletten Überblick behalten. rechte Seite: Telefonnotiz zum Projekt. 42

24 referenzen auszug aus der liste unserer kunden Viele Kunden arbeiten bereits seit Jahren mit den Kobold Programmen und schätzen die hohe Qualität unserer Produkte und unserer Beratung. Suchen Sie ein Planungsbüro in Ihrer Nähe? Weitere zufriedene Kunden finden Sie auf: 44 45

25 service hotline: DIE UNTERSTÜTZUNG IST HERVORRAGEND. WIR ERREICHEN IMMER JEMANDEN, WENN WIR EINE FRAGE HABEN UND ERHALTEN SOFORT EINE KOMPETENTE ANTWORT. m. bankwitz, Architekt aus Kirchheim sie sind unser wichtigstes marketinginstrument Die beste Werbung ist die Empfehlung durch einen zufriedenen Kunden. Ihre Zufriedenheit ist unser Bestreben und unser höchstes Gut. Unser Service zeichnet sich durch schnelle und kompetente Hilfe aus. Egal wann, egal wie die Kobolde stehen Ihnen unterstützend und beratend zur Seite

26 kontakt Wenn Sie noch mehr über Kobold und erfahren möchten, besuchen Sie unsere Internetseite auf oder Sie nehmen persönlich mit uns Kontakt auf. Unsere Zentrale erreichen Sie während der üblichen Geschäftszeiten unter oder per an: info@kbld.de. vertrieb Sie wünschen weiteres Infomaterial oder möchten die Software gerne 30 Tage testen? Viele Ihrer offenen Fragen können in einer persönlichen Beratungs- und Präsentationstermin geklärt werden und selbstverständlich sind unsere Präsentationstermine für Sie kostenlos und unverbindlich. Unsere Vertriebs-Mitarbeiter sind jederzeit unter erreichbar oder senden Sie uns eine an: vertrieb@kbld.de. Roberto Ronis Geschäftsführer Marc Sondern Leiter Vertrieb & Marketing Christian Pöller Vertrieb service & support Sie haben Fragen zur Technik, den Systemvoraussetzungen oder spezielle Fragen zur Anwendung? Unsere Support-Mitarbeiter erreichen Sie unter der Serviceline: bzw.: hotline@kbld.de. Marc Loges Leiter Support Dominik Bauer Dokumentation und Support Martin Krämer Verwaltung und Support Unterdörnen Wuppertal wir freuen uns auf sie!!! Änderungen vorbehalten. Stand: 2014 Printed in Germany Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Für Satz- und Druckfehler übernehmen wir keine Haftung

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