Der Morawa Pressevertrieb setzt für seine Verkaufsberater im Außendienst auf eine innovative mobile Lösung von 4biz und invencom

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1 4biz: Mobile Lösung für Morawa Der Morawa Pressevertrieb setzt für seine Verkaufsberater im Außendienst auf eine innovative mobile Lösung von 4biz und invencom Der Kampf um die Aufmerksamkeit von Käuferinnen und Käufern von Presseerzeugnissen ist herausfordernd, da zumeist auf engem Raum (etwa in einer Trafik) eine breite Palette an Produkten gezeigt werden muss. Daher ist es hier besonders wichtig, den Verkaufs- und Logistikprozess mit einer ausgeklügelten, aber einfach zu bedienenden mobilen IT-Lösung zu optimieren. Der Morawa Pressevertrieb machte sich also auf die Suche nach einem passenden Partner für die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung und wurde bei den mobilen Experten von 4biz Consulting und invencom Gesellschaft für EDV- und Logistikberatung fündig. Dazu Johann Muhr (Geschäftsleitung/IT) und Johannes Kofler (Geschäftsleitung/Pressevertrieb) von Morawa: Auf Basis der umfassenden Analyse unserer Abläufe und Prozesse sowie der großen Erfahrung unserer Umsetzungspartner wurde das digitale, mobile System zu einem hervorragenden Arbeitsbegleiter, der von unseren Verkaufsberatern ganz selbstverständlich genutzt wird und unsere Marktposition weiter stärkt. Gleichzeitig haben wir damit einen großen Schritt hin zur Digitalisierung der Geschäftsabläufe gemacht, der alle Beteiligten von unnötigen Dokumenten entlastet. Eingehende Analyse der Abläufe Jan-Philipp Niewerth, Geschäftsführer der deutschen invencom: Der Pressevertrieb ist eine ausgesprochen anspruchsvolle Aufgabe, da eine Vielzahl verschiedener Produkte auf engstem Raum immer aktuell präsentiert werden muss. Ein entscheidender Faktor für den 1

2 erfolgreichen Verkauf ist in diesem Umfeld der Außendienst des Pressevertriebs, der seine Aufgabe vor Ort effizient und flexibel durchführen muss. Daher war es für unseren österreichischen Partner 4biz und uns eine interessante Herausforderung, für den Morawa Pressevertrieb eine mobile, digitale Lösung zu erstellen, die die Arbeitsabläufe im Außenund Innendienst sowie in der Verkaufsleitung optimal unterstützt. Um die täglichen Anforderungen und Abläufe bei Morawa besser verstehen zu lernen, führte Michael Wiesner, project&mobility Experte bei 4biz zum Start des Projekts Gespräche mit den zukünftigen Nutzern des neuen Systems und begleitete den Außendienst bei seinen Touren: Die Herausforderung in so einem komplexen Projekt besteht darin, die unterschiedlichen Ansprüche der verschiedenen Nutzergruppen zu erheben und daraus ein Systemdesign zu gestalten, dass möglichst viele Aspekte abdeckt, aber doch klar und einfach strukturiert ist. Wir wollen die täglichen Aufgaben erleichtern und beschleunigen und nicht eine zusätzliche Hürde durch ein kompliziertes System schaffen! Dabei galt es auch, das Zusammenspiel von Außen- und Innendienst zu optimieren und über Betriebsvereinbarungen die innerorganisatorischen Maßnahmen für den Einsatz und die Akzeptanz des Systems sicherzustellen. Ziel des Projekts war es, dass unsere Verkaufsberater beim Kunden strukturierte Gespräche führen und den Fokus auf die wichtigen und vorgegebenen Themen halten. Das fördert die Effizienz, Sachlichkeit und Qualität des Kundengesprächs, ergänzt Kofler. Bereits 2010 wurde übrigens ein Vorprojekt (auf Basis Windows Mobile) in Berlin vom Axel Springer Verlag mit dem Preis für den Goldenen Vertrieb ausgezeichnet. Auf dieser Basis konnte man nun weiter arbeiten und dabei die aktuellsten Technologien einsetzen. 2

3 Entwicklung in kleinen Schritten Um rasch erste Ergebnisse vorzeigen und ausprobieren zu können, bediente sich das Entwicklungsteam einer agilen Vorgehensweise, bei der Schritt für Schritt Funktionen entwickelt und freigegeben werden. Diese heute gerne genutzte Methode stellt sicher, dass der Prozess immer entlang der Wünsche der späteren Nutzer verläuft und erlaubt es, etwaige Vorstellungsunterschiede bzw. Missverständnisse schnell aufzuarbeiten. Etwa alle drei bis vier Wochen präsentierte das 4biz-Projektmanagement bei Morawa neue Software- Funktionen, die von invencom auf Basis der definierten Anforderungen entwickelt worden waren. Die Präsentationen dienten gleichzeitig zum Einsammeln von Feedback und Änderungswünschen der späteren Nutzer. Insgesamt beanspruchte das Projekt etwa acht Monate Durchlaufzeit und bestand zu etwa einem Drittel aus Entwicklungen im Geschäftsprozess und zu etwa zwei Dritteln aus klassischer Softwareentwicklung sowie nachgelagertem Test- und Einführungsprozess. Im Laufe eines derartigen Prozesses ist es wichtig, auch die Geschäftsabläufe zu überdenken und zu optimieren. Nur so lässt sich sicherstellen, dass in der mobilen Lösung auch ein effizienter und praktikabler Ablauf abgebildet wird, erläutert Wiesner. Aus praktischen Überlegungen entschied man sich bei Morawa für kleinere mobile Geräte (SmartTabs), die gut in der Hand liegen und leicht in jeder Jackentasche unterzubringen sind. Dynamische Tourenplanung, schnelle Datenverfügbarkeit Bei Morawa agiert man in der Tourenplanung für den Außendienst betont dynamisch: Statt einer fixen Tourenplanung werden am Ende der Vorwoche die Termine für die nächste Woche geplant. Als Parameter dafür dienen einerseits die strategische Planung sowie Wünsche der Kunden, andererseits werden Kennzahlen und von der Verkaufsleitung geplante Zusatzaktivitäten berücksichtigt. Durch die Visualisierung der Touren wissen auch Verkaufsleitung und Innendienst, welche Kunden von den Verkaufsberatern bereits besucht 3

4 wurden bzw. für welche Kunden noch ein Besuch geplant ist. Das kann sehr hilfreich sein, wenn ein Kunde dringend einen Besuch wünscht, und ein Verkaufsberater voraussichtlich in der näheren Umgebung unterwegs ist. Grundsätzlich kann nun jeder Verkaufsberater in jedes Verkaufsgebiet fahren, ohne die Kunden zu kennen. Das neue System gibt ihm alle Informationen und führt ihn auch sicher bis ans Ziel, so Kofler. Über ein zentrales Kundensteuerungs-System werden laufend Daten von den mobilen Geräten eingesammelt und diese mit immer aktuellen Informationen versorgt. Für den Außendienst fällt somit deutlich weniger Vor- sowie Nachbereitung von Besuchen an, womit täglich ca. zwei bis drei Kundenbesuche mehr pro Verkaufsberater möglich sind. Die Informationen, z.b. aus den regelmäßigen Kundenbefragungen oder aus Zusatzaktivitäten, werden durch die rasche Übermittlung schneller auswertbar und stehen sowohl dem Außendienst als auch der Verkaufsleitung prompt wieder zur Verfügung. Die direkt beim Kunden erfassten Themen landen nun über ein Reporting genau dort, wo sie hingehören und stehen sofort zur Bearbeitung und Erledigung durch das Backoffice zur Verfügung, betont Kofler. Auch lassen sich die Besuchsberichte direkt durch die Verkaufsleitung dynamisch gestalten, ganz ohne einen Eingriff der IT-Abteilung oder gar der Entwicklung. Die Schnelligkeit der Datenbearbeitung sowie der dahinter liegenden Prozesse hat sich durch das neue System deutlich erhöht. So können sowohl die Verkaufsleitung als auch der Außendienst wesentlich rascher auf Entwicklungen reagieren, die bisher oft erst mit Verzögerungen erkannt wurden, erläutert Wiesner. Dreistufiger Aufbau der mobilen Lösung Auf dem zentralen System aufsetzend entwickelte das Projektteam Webservices, die den Außendienst in seiner täglichen Arbeit unterstützen. So erhält jeder Mitarbeiter für ausgewählte, meist sehr umfangreiche Datenbereiche die Detaildaten auf das Gerät (z.b. für 4

5 die zu besuchenden Kunden der nächsten 14 Tage). Wird ein Kunde spontan eingeplant, so werden dessen Detaildaten rasch und ohne Eingriff des Anwenders auf das mobile Gerät übertragen. Bei der Menüstruktur entschied man sich für die Festlegung dreier Ebenen, die von der Tourenplanung über die Kundendetails bis hin zum Besuchsbericht und die Bestellabwicklung reichen. Damit die Menüstruktur möglichst einfach und überschaubar bleibt, entschieden wir uns nach eingehender Analyse für diese flache und schnell erreichbare Hierarchie, die den gesamten Arbeitsprozess im Außendienst abbildet. So konnten wir die nötige Datentiefe mit einer einfachen Ergonomie vereinbaren, erzählt Wiesner. Für die Planung stehen neben der Tages-, Wochen- und Monatsansicht auch Navigationskarten und weitere planungsunterstützende Parameter zur Verfügung. Eine wesentliche Erleichterung der Tourenplanung wird durch die Anzeige potentiell zu besuchender Kunden direkt in der Karte gewährleistet, weitere Kunden lassen sich so einfach zur geplanten Tagestour hinzufügen. Zudem können verschiedene Start- und Zielorte für eine Tour festgelegt werden, da gerade im Verkaufsaußendienst auch hier Flexibilität erwünscht ist. In der zweiten Menüebene finden sich zum jeweiligen Kunden Notizen, Fotos, Informationen über die von Morawa aufgestellten Verkaufshilfen bis hin zu Details der Sortimentsstruktur. Diese Informationen erleichtern es etwa, jedem Kunden gezielt Aktionen oder ergänzende Waren anzubieten. Während des Kundenbesuchs findet die dritte Menüebene ihre Anwendung: Hier lassen sich neben dem detaillierten Besuchsbericht auch Bestellungen von Presseprodukten oder sonstigen Artikeln erfassen, die umgehend in das zentrale Bestellsystem übernommen 5

6 werden. Reklamationen (z.b. Fehler in der Zustellung, fehlerhafte Abrechnungen) werden strukturiert erhoben und stoßen direkt die entsprechenden Prozesse im Unternehmen an. In regelmäßigen Intervallen wird zudem eine Checkliste über jeden Verkaufsstandort angelegt, die gleich am Gerät mit der zuletzt angefertigten Bestandsaufnahme verglichen werden kann. Durch diesen schnellen Vergleich vor Ort kann der Außendienst direkt beim Besuch mit dem Kunden über die Ursachen von Veränderungen sprechen und eine Abklärung erzielen. Das hilft, um schnell unerwünschte Entwicklungen zu hinterfragen bzw. mit alternativen Angeboten einen zusätzlichen Anreiz zu schaffen, so Wiesner. Fazit: Viele Vorteile für Morawa Die eingehende Analyse und die Optimierung der Geschäftsabwicklung am mobilen System verschafft Morawa nun viele Vorteile. Auf die moderne Lösung ist man sehr stolz und zeigt damit klar, dass man bei der digitalen Unterstützung des Geschäfts mutige Schritte zu setzen weiß. Gleichzeitig ziehen sowohl Kunden durch die schnellere Geschäftsabwicklung Vorteile als auch der Außendienst durch einen optimierten Besuchsverlauf und die Entlastung von mühsamer Vor- und Nachbereitung. Die schnelle Verfügbarkeit aktueller Daten erlaubt es, Trends und Verkaufsentwicklungen rasch zu erkennen und verschafft mehr Zeit für die Erarbeitung entsprechender Strategien. Die digitale Geschäftsabwicklung entlastet Morawa von unproduktiven Tätigkeiten und verschafft allen Beteiligten mehr Raum für die strategische Marktbearbeitung, die in dem umkämpften Pressemarkt immer wichtiger wird, so Wiesner abschließend. 6

7 Über Morawa Morawa wurde bereits 1877 gegründet und steht auch heute noch im Familienbesitz. Das Unternehmen ist der größte Pressegrossist in Österreich, die Aktivitäten gliedern sich in unterschiedliche Unternehmenszweige. Morawa setzte schon frühzeitig auf modernste Technologie in der Informationsverarbeitung ebenso wie in der Logistik und war eines der ersten Unternehmen in Österreich, das bereits 1956 eine EDV Maschine (Hollerith) einsetzte. In der vierten Generation stellt sich das Unternehmen nun den neuen Herausforderungen in Folge der digitalen Revolution im Medienwesen. Neben dem Printmedienvertrieb wird auch verstärkt die eigene Logistik als Dienstleistung für andere Produktgruppen angeboten. Über 4biz 4biz Consulting GmbH ist Profi für mobile, digitale Geschäftslösungen. Wir legen großen Wert auf eine umfassende Analyse Ihrer Anforderungen und Arbeitsabläufe. So stellen wir sicher, dass wir Ihr Business verstehen und effizient dazu beitragen können, es gemeinsam weiter zu digitalisieren. Wir erarbeiten für Sie nicht nur eine passgenaue Lösung, sondern stehen auch während der Umsetzung und des gesamten Einführungsprozesses an Ihrer Seite. Daher sind Themen wie Schnittstellen, Web-Interfaces, Integration, Probebetrieb, Schulung, Go-Live-Unterstützung sowie die Nachbetreuung ein zentraler Teil unseres Leistungsspektrums. 4biz ist Teil der Peter Lieber Unternehmensgruppe, zu der auch LieberLieber Software und SparxSystems Central Europe gehören. Über invencom Invencom Gesellschaft für EDV- und Logistikberatung mbh ist Experte im Bereich logistischer Prozessautomation und mobiler Lösungen. Unser Ziel ist es, schlanke und transparente Abläufe zu schaffen. Dies erreichen wir durch den Einsatz moderner Technologien wie z.b. mobiler Endgeräte der neuesten Generation. 7