ERASMUS Staff Training Week im regionalen Verbund:

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1 Dr. Sabine Habermalz, Universität Ulm ERASMUS Regionaltagung Bamberg ERASMUS Staff Training Week im regionalen Verbund: Ein Modell (nicht nur) für kleinere Hochschulen

2 Seite 2 ERASMUS Mobilitätstypen ERASMUS-Klassiker Seit 2007 (LLP) Studierendenmobilität Auslandsstudium SMS Studierendenmobilität Auslandspraktikum SMS Mobilität zu Unterrichtszwecken STA Mobilität zu Fort- und Weiterbildungszwecken STT

3 Seite 3 STT Outgoing Mobilität Eine tolle Möglichkeit aber nicht für mich nicht im Moment Nicht abkömmlich für eine volle Woche zu viel Arbeit (die liegen bliebe) Mangelnde Sprachkenntnisse / mangelndes Vertrauen in die eigenen Sprachkenntnisse) Abgeschreckt durch Formalitäten (Mobilitätsantrag, Work Program, Bericht) Suche nach geeigneter Gastinstitution Reiseorganisation (Flug, Hotel)

4 Seite 4 STT Incoming Mobilität Anträge / Anfragen für Work Shadowings zumeist sehr kurzfristig Gastabteilungen zurückhaltend bis ablehnend: Mangelnde Sprachkenntnisse / mangelndes Vertrauen sowohl in die eigenen Sprachkenntnisse als auch die des Gastes Ein-wöchige Betreuung als zu lange empfunden: zu große Belastung, zu viel Arbei (die liegen bliebe)

5 Seite 5 STT Weeks (Einladungen) Ausschreibungen / Einladungen zumeist sehr kurzfristig Zielgruppe überwiegend Mitarbeiter von International Offices Programme inhaltlich sehr dürftig Fort- und Weiterbildung steht nicht im Vordergrund, stattdessen: Darstellung der eigenen Institution Präsentation des International Office der Gasteinrichtung Mitwirkung der Teilnehmer an Study Abroad Fairs Touristisches Programm

6 Seite 6 EAIE Madrid 2009 Session ERASMUS Staff Training Vier Referenten, alle Vorträge nach dem Muster Vorstellung von Herkunftsland und Heimathochschule (Statistiken) Probleme im Bereich STT Outgoing Mobilität Probleme im Bereich STT incoming Mobilität STT Weeks als Universallösung

7 Seite 7 Organisatorischer Aufwand - Teilnehmerzahlen Universität Wien: 2 Teilnehmer Vrije Universiteit Amsterdam: 7 Teilnehmer ERASMUS Partner Conference Uni Ulm (3 Tage): 10 Teilnehmer JOINT STAFF TRAINING WEEK Aufteilung von Kosten und Organisation Höhere Teilnehmerzahl gemischtere Gruppe

8 Seite 8 Partner: Neu-Ulm

9 Seite 9 Das Konzept: Work Program Sonntag Montag Arrival Lecture Day Gäste nach Aalen, Biberach, Ravensburg-Weingarten reisen an Gasthochschule weiter Dienstag + Mittwoch International Office Workshops alternativ Individual Workshadowing Gäste aus Aalen kehren nach Ulm zurück Donnerstag Excursion Alle Gäste zurück in Ulm Freitag: Samstag Seminars Farewell Dinner Departure

10 Seite 10 Montag: Lecture Day Registration Welcome Address On the Way to Bologna: Implementations of the Bologna Reform (Presentation & Discussion) The Academic Landscape in South-West Germany (Presentation & Discussion)

11 Seite 11 Dienstag Individual Workshadowings + alternativ Mittwoch International Office Workshops Campus Tour Programme & Prozesse

12 Seite 12 Donnerstag: Excursion Ulm Biberach Weingarten Orgelführung in der St. Martins-Basilika in Weingarten Mittagessen in Meersburg Mit der Bodenseefähre nach Friedrichshafen Rückkehr aller Teilnehmer nach Ulm

13 Seite 13 Freitag: Seminars Intercultural Training Time Management Crash Course German Working with MoveOn

14 Seite 14 Freitag: Final Get-together Evaluation Round

15 Seite 15 Freitag: Farewell Dinner

16 Seite 16 Arbeitsaufteilung Koordination Räume & Catering Montag Koordination Räume & Catering Freitag Gewinnung Referenten für Lecture Day Gewinnung Refenten für Seminars Organisation Excursion Erstellung Webseite Erstellung Programmheft Erstellung Teilnehmerausweise Koordination Unterbringung/Hotels Organisation Farewell Dinner Finanzmanagement (Rechnungen / Kostenumlage / Schlussabrechnung) Pressemeldung

17 Seite 17 Kostenaufteilung Kosten, die als Pauschale anfallen: zu gleichen Anteilen Referenten Buscharter Orgelführung Catering (Kaffeepausen) Kosten, die pro Person anfallen: anteilige Umlage Exkursion: Mittagessen und Bootsticket Farewell-Dinner

18 Seite 18 Zeitplan Februar 2010: Konstitutierende Sitzung Team, Konzept, Arbeits- und Kostenaufteilung, Zeitplan Oktober 2010: Stand der Vorbereitungen, Homepage November 2011: Einladungen an Partner, Homepage online Februar 2011: März 2011: April 2011: Mai 2011: Juni 2011: Auswertung der Anmeldungen Warteliste/Late Applications Generalprobe : Feinabstimmung aller Abläufe Joint ERASMUS STT Week Einstellen von Fotos und Präsentationen auf der Homepage

19 Seite 19 Homepage

20 Seite 20 Online Application

21 Seite 21 Plätze und Anmeldungen Insgesamt: 42 Plätze (Buskapazität Exkursion) Pro Hochschule 7 Plätze Anmeldefrist: 28. Februar 2011 jede Hochschule rekrutiert eigene Teilnehmer Nachrückfrist: 31. März 2011 freie Plätze im Pool first come first serve 54 Anmeldungen 10 Anmeldungen zurückgezogen 8 Anmeldungen abgelehnt/abgesagt 36 Teilnehmer

22 Seite 22 Teilnehmer: Herkunftsländer Finnland (9) Spanien (9) Frankreich (3) Italien (3) Brasilien (2) Russland (2) Mexiko (1) Polen (2) Estland (1) Türkei (1) Belgien (1) Schweiz (1) Lettland (1)

23 Seite 23 Teilnehmer: Arbeitsgebiete ERASMUS Institutional / Departmental Coordinator / Assistant International Relations Director / Manager / Assistant International Student Advisor Chief of Agreements & Project Section Responsable for Movility with South America Studiengangsleiter Dean s Assistant Senior Lecturer / Principal Lecturer Senior Specialist of Doctoral Studies Documentation Manager at EU Research Office Administrative Officer Assistente Sanitaria Chief of Accounting Control Planning Officer HR Management Student Affairs Office Lawyer IT Analyst

24 Seite 24 Fazit und Empfehlungen Auf Hotelkoordination verzichten nur Abrufkontingente einrichten und Buchungsempfehlungen an Teilnehmer geben (sehr aufwendig Kommunikation mit Teilnehmern unzuverlässig Sonderwünsche) Strategie hinsichtlich accompanying partners (fee paying) Bei Anmeldung abfragen Beschreibung des persönlichen Arbeitsgebiets an der Heimathochschule Statement of Motivation für die Teilnahme Immer noch sehr viel Arbeit, aber auch sehr viel Spaß und gestärkte Bindungen zwischen den Teilnehmern und auch den Organisatoren untereinander

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