Handbuch Projektmanagement

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1 Handbuch Projektmanagement

2 Jürg Kuster Eugen Huber Robert Lippmann Alphons Schmid Emil Schneider Urs Witschi Roger Wüst Handbuch Projektmanagement 3., erweiterte Auflage 1 C

3 Jürg Kuster, Dipl.-Ing. ETH Hopfenstrasse Winterthur Schweiz jkuster@pentacon.ch Eugen Huber, eidg. dipl. Organisator Städtchenstrasse Sargans Schweiz eh@eugen-huber.ch Robert Lippmann, lic. oec. publ. Seeweg Cham Schweiz rlippmann@bluewin.ch Emil Schneider, Dipl-Ing. ETH Ruchhalde Warth Schweiz efschneider@bluewin.ch Urs Witschi, Dipl. Arch. ETH Limmatauweg Ennetbaden Schweiz urs.witschi@driftconsult.com Roger Wüst, Dipl. Ing. HTL Katzenbachstrasse Otelfingen Schweiz info@pro-management.ch Alphons Schmid Bützenstrasse Winkel Schweiz alschmid@greenmail.ch ISBN e-isbn DOI / Springer Heidelberg Dordrecht London New York Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2006, 2008, 2011 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Einbandentwurf: WMXDesign GmbH, Heidelberg Gedruckt auf säurefreiem Papier Springer ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media (

4 Geleitworte Als Nachfolgewerk zum bewährten BWI-Leitfaden bietet dieses Buch aktualisierte und umfassende Informationen zu Projektmanagement. Die gewählte Gliederung hebt sich von den meisten bisherigen Publikationen zu diesem Thema wohltuend ab. Der Projektmanagement-Kompass ermöglicht eine gezielte Navigation entlang dem realen Ablauf eines Projektes. Gleichzeitig ist auch die Vertiefung zu Modellen, Methoden und Checklisten gewährleistet. Sehr positiv bewerte ich den ständigen Bezug zur aktuellen Competence Baseline der IPMA. Ein Handbuch, das dem heutigen Stellenwert des Projektmanagements in der Praxis gerecht wird! Prof. Dr. Heinz Schelle Ehrenvorsitzender der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v.) Das vorliegende Werk zeugt von einer langjährigen Praxiserfahrung der Autoren im Gestalten, Führen und Steuern von Projekten. Projektmanagement als Führungsansatz wird heute in Unternehmen und Verwaltung vermehrt als erfolgreiche Methode eingesetzt. Das Buch trägt auch dem aktuellen Trend zu höherer Sozialkompetenz genügend Rechnung. Ich empfehle dieses Buch auch als Grundlage für die Zertifizierung im Projektmanagement! Dr. Hans Knöpfel Ehrenpräsident SPM (Schweizerische Gesellschaft für Projektmanagement)

5 Vorwort Warum dieses Buch? Die Komplexität der Projekte hat in den letzten Jahren wesentlich zugenommen: Zeit und Ressourcen sind knapper und Produktzyklen immer kürzer, die Projektinhalte vielfältiger, interdisziplinärer und vernetzter geworden. Unterschiedliche Anspruchsgruppen bringen ihre Interessen selbstbewusster ein, regionale und kulturelle Unterschiede sind heute Normalfall. In unserer Berufs- und Trainerpraxis erfahren wir auch immer wieder, dass unzählige Projekte ihre Ziele nur ungenügend erreichen oder sogar scheitern. Drei Hauptgründe sind dafür ausschlaggebend: 1. Projektmanagement findet in vielen Organisationen weder die erforderliche Unterstützung noch genügend Verständnis; Projektleiter kennen sich im Projektmanagement oftmals nur ungenügend aus. 2. Der Komplexität von Projekten wird viel zu wenig Rechnung getragen, obwohl heute auf diese Art und Weise die wesentlichen strategischen Aufgaben für das Unternehmen bearbeitet werden. 3. Projekte stellen einen spürbaren Eingriff in die bestehenden Hierarchieverhältnisse der Organisation dar. Die damit verbundenen Funktions- und Rollenklärungen werden in der Regel übersehen. Das vorliegende Buch trägt diesen Erkenntnissen verstärkt Rechnung. Aufbauend auf dem Erfolg der bisherigen Publikationen haben wir das Thema umfassend aufgearbeitet und mit den aktuellsten Trends ergänzt. Der rote Faden entspricht der heutigen Hauptanforderung an die Projektleiter, als Prozessarchitekten und Moderatoren die Arbeitsprozesse für eine erfolgreiche Projektabwicklung zu definieren, durchzuführen, zu kontrollieren und wirkungsvoll zu steuern. Die unverkennbaren Grundlagen unseres Verständnisses für Projektmanagement sind das Gedankengut des Systems Engineering, die Psychologie im Bereich der Führung und Teamarbeit sowie die Prozessdynamik. Der systemische Ansatz und vernetztes Denken entsprechen eher der komplexen Projektrealität und ergänzen die mechanistische und kausale Denkweise. Insofern erhebt das Buch den Anspruch, in der Projektmanagement-Entwicklung führend zu sein.

6 Projektphasen Meilensteine Aktivitäten Methoden, Instrumente Botschaften Initialisierung MS0 Bedürfnis, Anforderung erkannt MS1 Auftrag verabschiedet Vorstudie MS2 Pflichtenheft verabschiedet Machbarkeit erwiesen Konzept Projekt-Portfolio Situationsanalyse Projektumfang verifizieren Detailplanung erstellen Anforderungen definieren Grobplanung erstellen Budget erstellen Projektumfang definieren Zielkatalog strukturieren Alternativen erarbeiten Ergebnisse definieren Machbarkeit abklären Ressourcen planen Erfolgskriterien definieren Meilensteine definieren Wirtschaftlichkeit schätzen Wirtschaftlichkeit prüfen Risiken identifizieren Risiken bewerten System Engineering Kickoff-Meeting Work-Breakdown (WBS) Vorgehensmodelle Kontext-Diagramm Morphologischer Kasten SWOT-Analyse Fischgrat-Methode Nutzwert-Analyse Risiko-Analyse FMEA-Analyse Ressourcen-Histogramm Projekt-Portfolio Problemlösungsmethoden Termin- und Kostenplan Erhebungstechniken Informationskonzept Es ist wichtiger, die richtigen Wenn ich wenig Zeit habe, Kreativität zulassen, Dinge zu tun als die Dinge nehme ich mir viel davon am Denkmuster in Frage stellen. richtig zu tun. Anfang. (Peter Drucker) (Ruth Cohn) W iderstehen Sie dem D ruck, zu rasch eine (Schein-) Top-Down Vorgehen Lösung auszuwählen. MS3 Konzept verabschiedet, Ressourcen zugesichert Realisierung Einführung Konzept, Detailplan Status - bericht, Review Planungsinstrumente Time-to-complete Cost-to-complete Magisches Dreieck Änderungswesen Nur wer plant, kann erfolgreich improvisieren! (Autorenteam BWI) MS4 Erreichte Ergebnisse überprüft Einführungskonzept Testbericht, Review Projektbeurteilung Kick-out Meeting Controlling-Instrumente Nutzung Projektdokumente Projektantrag Projektauftrag Pflichtenheft, Vorstudie, Grobplan Statusbericht, Review MS5 Abnahme erfolgt Abschlussbericht akzeptiert Produk t- beschreibung Abschlussbericht Kostenplan erstellen Übergabe organisieren Garantieleistung sicherstellen Soll-Ist-Vergleich Abschlussbericht erstellen Nachkalkulation Abweichungen kommunizieren Schlussrechnung erstellen Projektnutzen überprüfen Ausbildung planen Déchargé verlangen Projektdokumentation archivieren Wartungskonzept erstellen Lessons learned Nachfolgeprojekt prüfen Das Projekt ist nicht fertig, bevor alle Mängel behoben sind und die Projektdokumentation vollständig ist. Prozess-Analysen VIII Vorwort Struktur dieses Buches Teil I PM im Überblick Teil II Struktur + Vorgehensweisen Projektmanagement-Kompass Phase Initialisierung Phase Vorstudie Projektmanagement-Kompass und Themen im Überblick Phase Konzept Phase Realisierung Phase Einführung Phase Nutzung Kapitelstruktur: 1. Worum geht es? 2. Ergebnisse der Phase 3. Einzelne Schritte 4. Organisation 5. Planung 6. Controlling + Risk-Mgmt 7. Führung + Zus arbeit 8. Information + Dok 9. Checkliste Teil III Vertiefungsthemen Initialisierung Organisation Planung Controlling Info + Komm Führung + Zus arbeit Aspekte v. Teams Konflikt + Widerstand Teil IV Hilfsmittel + Instrumente Meth. der Teamführung Allg. Mgmt- Methoden Meth. der Problemlösung Der Inhalt ist sehr breit angelegt und für die meisten Projektarten geeignet, jedoch nicht auf bestimmte Fachgebiete spezialisiert. Ein Merkmal, welches dieses Buch von der übrigen Literatur unterscheidet, ist die Gliederung des Stoffes. Der Projektmanagement-Kompass als Orientierungshilfe und die vier Teile ermöglichen eine abgestufte Auseinandersetzung und Vertiefung entsprechend der Rolle und Funktion sowie den Vorkenntnissen des Lesers. Hinweise zur Benutzung Sie sind Projektleiter oder Teilprojektleiter und bereiten ein Projekt vor oder stehen schon mitten drin: Im Teil II finden Sie Checklisten, was in der für Sie aktuellen Phase zu tun ist, unterteilt in die Aspekte: Worum geht es in dieser Phase? Ergebnisse dieser Phase Schritte in dieser Phase Was müssen Sie beachten? Checkliste mit allen wichtigen Punkten

7 Vorwort IX Sie sind Projektmitarbeiter, Student oder Einsteiger und möchten sich mit dem Thema auseinandersetzen: Teil I erläutert Ihnen, worum es geht und warum diese Vorgehensweise sinnvoll und notwendig ist. Teil II zeigt Ihnen das Projekt und die notwendigen Schritte in der Übersicht. Aus dem Teil III und IV wählen Sie einzelne Themen und Methoden aus, die in Ihrer Situation hilfreich sind. Sie sind ein erfahrener Projektleiter und möchten bestimmte Themen vertiefen oder eine Vorgehensweise wieder auffrischen: Sie wählen die Themen aus Teil III und IV aus, die für Sie im Vordergrund stehen. Bei der Vorbereitung jeder Phase verwenden Sie Teil II als Gedankenstütze und Checkliste. Daraus können Sie auch projektspezifische Checklisten ableiten und weiterentwickeln. Sie sind Entscheidungsträger und haben Managementfunktionen wie Personalführung, Fachbereichsleitung, Qualitätsverantwortlicher, Produktmanager. Teil I und II zeigen Ihnen Beweggründe und Vorgehensweisen des Projektleiters und ermöglichen Ihnen so, das Projekt und das Projektteam optimal zu unterstützen. Der Stoff ist bewusst allgemein gültig gehalten und für die Anwendung in Industrie, Dienstleistungsfirmen, öffentlichen Verwaltungen, Non-Profit-Organisationen sowie in der Wissenschaft geeignet. Genauso kann das vorliegende Buch als Standardwerk an Fachhochschulen und Universitäten eingesetzt werden. In der vorliegenden dritten, erweiterten Auflage haben wir viele Themen aktualisiert und ergänzt sowie Erkenntnisse und Anregungen aus unserer eigenen Praxis und Lehrtätigkeit in Projektmanagement einfliessen lassen. Es freut uns besonders, dass das Resultat nicht nur eine Summe von Beiträgen aus verschiedenen Federn ist, sondern dass wir uns als Team formiert und die Inhalte gemeinsam strukturiert und bearbeitet haben. Damit ist ein Buch wie aus einem Guss entstanden. Jürg Kuster Im Juni 2011 Eugen Huber Robert Lippmann Alphons Schmid Emil Schneider Urs Witschi Roger Wüst

8 Inhalt Geleitworte...V Vorwort...VII Teil I: Projektmanagement im Überblick Warum Projektmanagement? Was sind Projekte? Projektarten Klassifizierung von Projekten Was ist Projektmanagement? Hierarchien im Projektmanagement Dimensionen im Projektmanagement Managementgrundsatz: Structure follows Strategy Projektmanagement und seine theoretischen Fundamente Systemischer Ansatz Systems Engineering Das Phasenkonzept Die Initialisierungsphase Die Vorstudienphase Die Konzeptphase Die Realisierungsphase Die Einführungsphase Die Nutzung Meilensteine Andere Vorgehensmodelle Simultaneous Engineering Prototyping Versionenkonzept Agiles Vorgehen Change-Projekte... 30

9 XII Inhalt 7 Projektbewertung und Projektportfolio Projektwürdigkeit Projektportfolio Trends im Projektmanagement Vermehrte Ausdifferenzierung Agiles Projektmanagement Internationales Projektmanagement Personalentwicklung und Qualifizierung Teil II: Struktur und Vorgehensweisen Phase Initialisierung Worum geht es in dieser Phase? Ergebnisse der Initialisierungphase Schritte der Initialisierungsphase Organisation Planung: erste Grobschätzung Controlling und Risikomanagement Führung und Zusammenarbeit Information und Dokumentation Checkliste Abschluss Initialisierungsphase Phase Vorstudie Worum geht es in dieser Phase? Ergebnisse der Vorstudienphase Schritte der Vorstudienphase Organisation Die Grobplanung Controlling und Risikomanagement Führung und Zusammenarbeit Information und Dokumentation Checkliste Abschluss Vorstudienphase Phase Konzept Worum geht es in dieser Phase? Ergebnisse der Konzeptphase Schritte der Konzeptphase Organisation Die Detailplanung Controlling und Risikomanagement Führung und Zusammenarbeit Information und Dokumentation Checkliste Abschluss Konzeptphase... 67

10 Inhalt XIII 4 Phase Realisierung Worum geht es in dieser Phase? Ergebnisse der Realisierungsphase Schritte der Realisierungsphase Organisation Anpassungen der Planung Controlling und Risikomanagement Führung und Zusammenarbeit Information und Dokumentation Checkliste Abschluss Realisierungsphase Phase Einführung Worum geht es in dieser Phase? Ergebnisse der Einführungsphase Schritte der Einführungsphase Organisation Planung: Erfahrungen aus der Projektabwicklung nutzen Controlling und Risikomanagement Führung und Zusammenarbeit Information und Dokumentation Checkliste Abschluss Einführungsphase Teil III: Vertiefungsthemen Projektinitialisierung Projekte von Anfang an im Unternehmen richtig managen Rechtliche Aspekte im Projektmanagement Interne Projekte (Inside-out-Sicht) Externe Projekte (Outside-in-Sicht) Projektorganisation Grundsätzliches Linie und Projekt: zwei unterschiedliche Welten Die Rollen und Gremien Die Aufgaben der Projektleitung Stellvertretungen im Projekt Die grundsätzlichen Formen der Projektorganisation Das Projektmanagement-Handbuch Die Kompetenzregelung Führungskontinuum bei wechselnder Verantwortung Bildung der Projektorganisation Virtuelle Teams Multikulturelle Zusammenarbeit

11 XIV Inhalt 3 Projektplanung Die Grobplanung Die Detailplanung Multiprojektplanung durch die Linie Kostenplanung und Kostenkurve Übersicht über das Vorgehen bei der Projektplanung Vorgehensweisen bei der Planung In welcher Phase erfolgt die Planung? Wer plant? Wie detailliert soll eine Planung sein? Planung von grossen und kleinen Projekten Aufwandschätzung Planung bei grosser Unsicherheit Spezielle Situationen Bei Bedarf weitere Planungen Einsatz des Computers als Hilfsmittel bei der Planung Projektcontrolling Übersicht Projektkontrolle Projektbeurteilung Berichtswesen (Reporting) Projektsteuerung Projektänderungen Reviews als übergeordnetes Controlling Coaching der Projektleitung Krisenmanagement Information, Kommunikation, Dokumentation Ziele der Information und Kommunikation Grundsätze der Information und Kommunikation Umfang eines Informations- und Kommunikationssystems Kommunikationspotenziale sichtbar machen Mündliche Kommunikation Das Berichtswesen Die Projekt-Dokumentation Projektmarketing Elektronische Kommunikation Projektmanagement-Portal Zwischenmenschliche Kommunikation

12 Inhalt XV 6 Führung und Zusammenarbeit Führung Was ist das? Führungsorganisation Projektmanagement heisst auch Beziehungsmanagement Führungsarbeit im Projektmanagement Vom Projektstart zum Projektabschluss Aspekte von Teams Teamarbeit im Projekt Kriterien für die Projektteamzusammensetzung Teamführung im Projekt eine Serviceleistung Rollen und Funktionen im Projektteam Zusammenarbeit im Team verstehen und fördern Motivation im Projektteam Entwicklungsphasen von Gruppen Veränderungsmanagement und Umgang mit Widerstand Veränderungsmanagement Widerstand Konflikte Definition von Konflikt und innerer Haltung Konfliktursachen und Konfliktarten Konfliktthemen in der Übersicht Wahrnehmung Konflikttypen Konfliktfunktionen Heisser und kalter Konflikt Grundmodell des Konfliktverhaltens Dynamik der Konflikteskalation Konfliktbearbeitung als Projekt- und Teamleiter Empfehlungen für konkrete Konfliktbearbeitung Strategien zur Konfliktbewältigung Voraussetzungen für eine konstruktive Konfliktklärung Leitfaden für ein Diagnosegespräch Vorgehenscheckliste für Konfliktgespräche Projekt-, Programm- und Portfolio-Management (PPP) Einführung von Projektmanagement in die Organisation Umsetzung der Unternehmensstrategie Das Projektportfolio Das Projekt-Office

13 XVI Inhalt Teil IV: Hilfsmittel und Instrumente Methoden der Teamführung Gruppenprozessordnung Kickoff-Veranstaltung Arbeitsprozesse moderieren Projektsitzungen leiten und gestalten Visualisierung und Präsentationstechnik Analysen im Team Intervision als Lösungsmethode Konsens entwickeln Analyse der Konfliktstile Allgemeine Managementmethoden Projektantrag, Projektauftrag, Projektvereinbarung Benchmarking zeigt, wie es andere machen Change Request Management Controlling Ergebnisse des Projektes weitergeben Beurteilung des abgeschlossenen Projektes Information und Kommunikation Netzplantechnik Aufbau eines Projektportfolios Selbstmanagement Zeitmanagement Methoden der Problemlösung Problemlösungsprozess Alternativen zum Problemlösungszyklus Zielsuche: Informationsbeschaffung und -analyse Zielsuche: Informationsaufbereitung Zielsuche: Informationsdarstellung Zielsuche: Zielformulierung Lösungssuche: Kreativität Lösungssuche: Optimierung Lösungssuche: Lösungen analysieren Auswahl: Lösungen bewerten und entscheiden

14 Inhalt XVII Zertifizierung Projektmanagement Zertifizierungssysteme Zertifizierung nach IPMA Das IPMA-Kompetenz-Auge Referenzliste zur IPMA Competence Baseline Methodische Kompetenz (technical competence) Verhaltenskompetenz (behavioural competence) Kontext-Kompetenz (contextual competence) Literaturverzeichnis Grundlagen Projektmanagement allgemein Methodiken Team, Teamführung, Konflikte Über die Autoren Index