Document Process Outsourcing. Leistungsübersicht

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1 Document Process Outsourcing Leistungsübersicht

2 Unsere Kompetenzen Wir machen das Beste aus den Daten unserer Kunden. Das gilt für jedes der drei Kompetenzfelder docu, dialog und forms. Unabhängig davon, ob wir mit personenbezogenen Daten, Adress- oder Druckdaten umgehen, auf die Erfahrung und Kompetenz von Ricoh können Sie sich jederzeit verlassen. Denn das Ricoh Document Center bringt mehr als 100 Jahre Erfahrung und Tradition im Umgang mit Datenservice, Endlos- und Digitaldruck, Weiterverarbeitung und Kuvertierung mit.

3 Unsere Kompetenzen docu Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge oder Gehaltsabrechnungen aufzubereiten, zu erstellen und tagesaktuell oder periodisch zu versenden, ist eine der zentralen Leistungen des Kompetenzfelds docu. Dabei sind wir nicht an ein bestimmtes Medium gebunden: Ob gedruckt, per , SMS oder Voice-Nachricht alles ist möglich. dialog Das Kompetenzfeld dialog bietet kreative und wirkungsvolle Formate für den integrierten Dialog unserer Kunden mit ihren Zielgruppen. Ricoh ist Ihr zuverlässiger Partner für die gesamte Wertschöpfungskette des Dialogmarketings von der technischen Konzeption, über das Datenmanagement bis hin zu Produktion, Finishing, Versand und Responsebear beitung. Ob Sie bei uns ein einzelnes Printprodukt oder die Umsetzung einer kompletten Kommunikationskampagne mit verschiedenen Medien beauftragen bei Ricoh werden Sie immer kompetent und partnerschaftlich betreut. forms Der Versand von Tagespost ist ein weiterer wichtiger Bestandteil unseres Portfolios. Darüber hinaus unterstützen wir Unternehmen in Zeiten mit hohem Druckvolumen als Back-up-Partner. Bei allem was wir tun, legen wir großen Wert auf sichere Abläufe und, dass Ihr Dokumentenprozess alle Anforderungen an Revisionssicherheit und Riskmanage ment erfüllt. Ein weiterer Bestandteil ist die Entwicklung von datenbasierten Lösungen für die Kommunikations-, Informations- und Prozessanforderungen unserer Kunden. Unabhängig davon, ob Sie Ricoh mit der Umsetzung beauftragen, können Sie diese Leistung in Anspruch nehmen. Ziel unseres Angebots ist, Ihre Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Dabei arbeiten wir unabhängig von Medien und Branchen. Auch hinsichtlich des Ortes der Leistungserbringung und der vorhandenen Schnittstellen sind wir flexibel. Selbstverständlich geht allen Lösungen eine intensive Beratung und Schulung voraus. Als Partner namhafter Versandhändler Deutschlands liefert Ricoh nicht nur Logistikdokumente in hervorragender Qualität, sondern versteht zudem die Prozesskette, die hinter dem Versand steht und hilft, diese zu optimieren. Wo früher bis zu zehn Dokumente für ein Paket zusammengestellt werden mussten, reicht heute ein Vordruck, um alle Informationen abzubilden. Für unsere Kunden bedeutet das einen schnelleren Versand mit weniger Fehlerquellen. Unser umfangreiches Portfolio reicht vom einfachen Standardvordruck über individuelle Vordrucke mit Adress- und Retourenetiketten, Kundenkarten, Überweisungsträgern und vielem mehr, bis hin zu Komplettlösungen inklusive Prozess-, Design- und Druckberatung. Auch in anderen Branchen werden die Leistungen dieses Kompetenzfeldes genutzt: Zum Beispiel fertigen wir auch Laborbelege, die individuellen Anforderungen entsprechen. Zudem bietet Ricoh Selbstklebeetiketten, Logistikvordrucke und papiergebundene Lösungen an. Zum Einsatz kommen Inlays verschiedener Größen und Technologien.

4 Unsere Leistungen im Detail docu postageonly Bei postageonly übernimmt Ricoh die Datenaufbereitung, den Druck und den Versand Ihrer Tagespost. Pro Standardbrief mit einer Seite im Schwarz-Weiß-Druck bezahlen Sie nur den Preis einer Briefmarke. Die Umsetzung ist einfach: Statt an einen Bürodrucker senden Sie Ihre Briefdaten an eine Online-Druckschnittstelle. Um alles Weitere kümmern wir uns. Die Briefe werden in der Regel innerhalb von zwei Tagen ausgeliefert. Möglich wird das attraktive Angebot durch die hohen Sendungsvolumina, die Ricoh umsetzt und die damit verbundenen Kosteneinsparungsmöglichkeiten. Aufträge verschiedener Kunden werden elektronisch sortiert, konsolidiert, gedruckt und portooptimiert für die Zustellung vorbereitet. Für die zeitkritische Produktion nutzen wir ausschließlich eigene Kapazitäten und bleiben so unabhängig von anderen Dienstleistern. Lohn- und Gehaltsabrechnungen Viele Firmen halten Druckmaschinen und Mitarbeiter für Lohn- und Gehaltsabrechnungen vor, obwohl beide meist nur wenige Tage im Monat ausgelastet sind. In anderen Firmen blockiert das Erstellen der Abrechnungen den Druck anderer Dokumente. Das ist schlicht unwirtschaftlich. Deshalb spart das Auslagern von Lohn- und Gehaltsabrechnungen bares Geld und sorgt dafür, dass Kernaufgaben reibungslos abgearbeitet werden können. Ricoh übernimmt Ihre Daten revisionssicher. Wir dokumentieren, für welchen Mitarbeiter welche Abrechnung gedruckt wurde und stellen sicher, dass beim Kuvertieren keine Fehler passieren. Nach der Übernahme bereiten wir Ihre Lohn- und Gehaltsdaten auf, drucken und kuvertieren die Abrechnungen und senden sie an Ihre Firmenzentrale oder Ihre Niederlassungen weltweit. Sie erhalten die Abrechnungen in vorsortierten Paketen. Ob wir nach Ländern, Kostenstellen oder anderen Kriterien sortieren, liegt an Ihnen. Der paketweise Versand vereinfacht das weitere Handling durch Ihre Poststelle enorm. Alternativ schicken wir die Lohn- und Gehaltsabrechnungen direkt an Ihre Mitarbeiter nach Hause und sorgen dafür, dass Sie so wenig Porto wie möglich bezahlen. Selbstverständlich drucken wir auch Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen und legen sie im Bedarfsfall bei. Auch andere Beilagen sind möglich. Wir beraten Sie gerne. Optionen Vollfarb- und Duplexdruck Vorausgefüllte, personalisierte Überweisungsträger Digitaler Dokumentenversand mit rechtsverbindlicher Signatur Ihr Nutzen Einsparungen auch bei kleinem Tagespostaufkommen Sichere Prozesse durch professionellen Dienstleister Regelmäßige Produktion der Tagespost Entlastung von Aufgaben, die nicht zu den Kernkompetenzen zählen schnelle und einfache Umsetzung Ihr Nutzen Kosteneinsparungen, durch Portooptimierung Planbare Kosten, monatliche Kosten Keine Kapitalbindung für Druckmaschinen Konzentration auf Kernkompetenzen Sichere, schnelle Abwicklung dank Servicevereinbarungen und modernster Produktionstechnik

5 Unsere Leistungen im Detail docu i-invoicing Der elektronische Austausch von Rechnungen gehört heutzutage bereits zum Geschäftsalltag. Dabei müssen Firmen immer wieder die unterschiedlichen Anforderungen der Kunden im Umgang mit Rechnungen berücksichtigen. Traditionell sind Menschen darauf bedacht, solche Dokumente schriftlich vorliegen zu haben. Anderen reicht es hingegen vollkommen aus, eine elektronische Rechnung abzuspeichern und bei Bedarf auszudrucken. Diese unterschiedlichen Ansichten müssen berücksichtigt werden. Unsere Leistung i-invoicing ist mehr als nur der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen. Wir bieten Ihnen ein modulares Konzept von Services für den Austausch Ihrer Geschäftsdokumente an. Dabei beraten und unterstützen wir bei der schrittweisen Migration zum Austausch elektronischer Dokumente. Ihr Nutzen Schneller, sicherer Versand und Empfang der Rechnungen Sorgfältiger Umgang mit Ihren Daten (ISO27001) Produktiverer Einsatz Ihrer Ressourcen möglich Möglichkeit die Rechnungen in unterschiedlichen Arten zu versenden und zu empfangen: Wie es Ihnen und Ihren Geschäftspartnern am besten passt! Kosteneinsparungen

6 Unsere Leistungen im Detail dialog Klassische Mailings Klassische Mailings bieten viel Platz für Informationen und werden meist als personalisierte und kuvertierte Briefe umgesetzt. Oft werden Flyer oder Folder, personalisierte Antwortkarten oder Rückantworthüllen beigelegt. Trotzdem überschreiten klassische Mailings ein Gesamtgewicht von 20 Gramm in der Regel nicht. Informatives Basismedium Günstige Herstell- und Versandkosten Kreative Mailings Kreative Mailings arbeiten nicht nur mit Effekten wie blau personalisierten Unterschriften, Etiketten, Stanzungen, Perforationen, Rubbelfeldern oder Sonderfalzungen, sondern setzen zudem auf variable Text- und Bildelemente. Die Inhalte werden also für jeden Empfänger ganz individuell zusammengestellt. Dazu greifen Sie auf Informationen Ihrer CRM-Datenbank zurück. Die Datenaufbereitung können Sie gerne uns übertragen. Wir verfügen über langjährige Erfahrung und erstklassige Referenzen für außergewöhnliche Mailings. Kreative Effekte und individuelle Elemente sorgen für Aufmerksamkeit Vielfältige Gestaltungs- und Einsatzmöglichkeiten Auf Wunsch sichere Datenaufbereitung durch Ricoh

7 Unsere Leistungen im Detail dialog Selfmailer Selfmailer sind die kreative und kostengünstige Alternative zu kuvertierten Mailings. Ein Selfmailer wird aus einer Papierbahn hergestellt, d. h. er wird gedruckt, gefalzt, verarbeitet und schließlich an der Kante verschlossen, so dass er ohne Briefhülle auskommt. Ricoh bietet für Selfmailer fast unbegrenzte Gestaltungs- und Individualisierungsmöglichkeiten und berät Sie hinsichtlich der optimalen und wirtschaftlichen Umsetzung Ihrer Ideen. Möglich sind beispielsweise Selfmailer mit personalisierten Informationen und Angeboten, konturgestanzten Pop-ups, die sich beim Aufklappen dreidimensional aufstellen, integrierten Antwortkarten, eingespendeten Waren proben und vieles mehr. Print-Specials Print-Specials sind Print-Produkte mit überraschenden Effekten für eine emotionale Ansprache der Zielgruppe. Durch ihre raffinierte Machart erzeugen sie Aufmerksamkeit und vermitteln ein haptisches Erlebnis. Aufgrund der vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten eignen sich Print-Specials für alle Branchen und nahezu jede Zielgruppe. Besonders bewährt haben sie sich bei der Gewinnung von Neukunden. Unsere ausgeklügelte Produktionstechnik sorgt dafür, dass Selfmailer vor allem in hohen Auflagen wirtschaftlich herzustellen sind. Neben den individuellen Lösungen bietet Ricoh standardisierte Selfmailer zu günstigen Preisen an. Das beschleunigt die Umsetzung und vereinfacht die Kalkulation. Die Gestaltungsmöglichkeiten umfassen Pop-up-Elemente, Zieh- und Knackmechanismen, Klappkarten mit mehreren Motiven, Falzungen, Stanzungen, Perforationen, Etikettierungen, Leimungen, Lackierungen und vieles mehr. Dabei muss Kreativität nicht teuer sein. Ricoh hat sich darauf spezialisiert, Papier maschinell so weiterzuverarbeiten, dass Handarbeit weitgehend überflüssig wird. Kostengünstige und schnelle Alternative zu kuvertierten Mailings Vielfältige Gestaltungs- und Einsatzmöglichkeiten Individuelle Text- und Bildelemente für mehr Aufmerksamkeit Kreative Gestaltung und ausgeklügelte Papiertechnik sorgen für Aufmerksamkeit Wirtschaftliche Fertigung in hohen Auflagen durch maschinelle Herstellung Vielseitig einsetzbar Einfach personalisierbar

8 Unsere Leistungen im Detail forms Standardisierte Vordrucke Standardvordrucke sind günstig, einfach in der Handhabung und damit ideal für kleinere Versandhändler und E-Shop-Betreiber geeignet. Sie sind mit unterschiedlich großen Paketaufklebern sowie mit und ohne Überweisungsträger erhältlich. Da Rechnung und Paketaufkleber immer gemeinsam bedruckt werden, sind Verwechslungen ausgeschlossen. Das macht Logistikprozesse effizient und sicher. Auf Wunsch druckt Ricoh sogar Ihr Firmenlogo ein. Überweisungsträger Überweisungsträger vereinfachen die Zahlung und senken die Fehlerquote. Überweisungsträger von Ricoh werden strengsten Anforderungen gerecht, auch für den Zahlungsverkehr im Ausland. Sichere Prozesse durch Vereinfachung des Versands Kostengünstige Produktion Professioneller Auftritt Individuelle Vordrucke Individuelle Logistikvordrucke eignen sich vor allem für große Versandhändler. Aufgrund ihres intelligenten Aufbaus helfen sie, Fehlerquellen auszuschließen und optimieren so den Versand- und Retourenprozess. Wir bauen sie nach Ihren individuellen Anforderungen auf. Dabei sind unterschiedlichste Elemente möglich: Kundenkarten Kundenkarten erhöhen die Kundenbindung und werden immer beliebter. In Logistikdokumenten von Ricoh können Sie langlebige, personalisierte Karten integrieren. Bestellkarten Integrierte Bestellkarten vereinfachen weitere Bestellungen und steigern den Umsatz. Akkordbelege Etikettlösungen Da unsere Etiketten beim Abziehen keine Rückstände hinterlassen, eignet sich der Platz darunter für vollfarbige Werbung. Viele unserer Kunden steigern damit ihre Wiederbestellrate. Zudem lassen sich unsere Etiketten immer mit derselben, optimierten Kraft abziehen, so dass Mitarbeiter, die täglich hunderte Pakete packen, äußerst effizient arbeiten. Darüber hinaus sind Namensaufkleber und vielseitig einsetzbare konturgestanzte Etiketten möglich. Wenn Sie wissen möchten, wie viele Pakete Ihre Mitarbeiter am Tag packen, können Sie in die Logistikdokumente Akkordbelege integrieren, die Ihre Mitarbeiter abreißen und sammeln. So können Sie die Paketzahl pro Mitarbeiter exakt ermitteln. Sichere Prozesse Einfache Retouren durch sichere Zuordnung der Pakete Höhere Wiederbestellrate aufgrund vollfarbiger Werbung Professionelles Image dank durchdachter Dokumente Vordrucke nach FSC -Zertifizierung (FSC -C105672) möglich

9 Unsere Leistungen im Detail forms Vordrucke für das Gesundheitswesen Wenn es um die Zuordnung von Blutproben zu Patienten geht, ist Sicherheit oberstes Gebot. Unsere Vordrucke für Krankenhäuser werden strengsten Sicherheitsanforderungen gerecht. Jeder Patient erhält eine Karte mit Barcode. Der behandelnde Arzt kreuzt auf der Karte an, welche Untersuchungen erforderlich sind und kennzeichnet die Blutprobe mit einem der Barcode-Etiketten, die ebenfalls auf der Karte angebracht sind. So werden Fehler bei der Zuordnung von Blutprobe zu Patient ausgeschlossen. Ein einwandfreies Druckbild mit minimalen Toleranzen schließt Fehler beim Lesen des Barcodes aus. Ein durchdachter Produktionsprozess stellt zudem sicher, dass kein Barcode doppelt verwendet wird. Ricoh baut die Vordrucke nach den Wünschen von Krankenhäusern auf und berät sie hinsichtlich der optimalen Gestaltung. Sicherer Produktionsprozess Einfaches Handling im Krankenhaus Individuelle Vordrucke je nach Anforderung

10 Unser Ansatz consulting Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir, welche Anforderungen Sie an Ihr Projekt haben. Wie lassen sich Dokumente so gestalten, dass sie schnell verstanden werden? Wieso lohnen sich valuecolour und transpromo? Wie lassen sich beim Porto Rabatte erzielen? Wie sehen das optimale Timing und der beste Medienmix für Werbekampagnen aus? Was ist bei Mailings technisch machbar? Wie können Logistikvordrucke Umsatz und Kundenzufriedenheit erhöhen? Das sind nur einige der Fragen, zu denen Ricoh Sie kompetent und partnerschaftich berät. data services Die Möglichkeiten, Porto zu sparen, sind vielfältig. Ricoh nutzt alle: Wir beginnen die Beratung bei der Gestaltung von Sendungen. Ein paar Gramm weniger können viel bewirken. Dabei ist die Auswahl des Papiers wichtig. Darüber hinaus sortieren wir Ihre Sendungen nach Städten und Straßen vor. So lassen sich Rabatte bei Postdienstleistern erzielen. Durch das Zusammenfassen von Sendungen mehrerer Kunden realisieren wir zudem Mengenrabatte. Wir arbeiten nicht nur mit der Deutschen Post sondern auch mit alternativen Postzustellern professionell zusammen. So setzen wir den jeweils günstigsten Versandweg um. Adressservices Vor jedem Versand sollten Adressen aktualisiert werden, um Postrückläufer oder fehlgeleitete s zu vermeiden. Ricoh filtert Dubletten und nicht mehr existierende Adressen aus und aktualisiert bestehende. Dazu gleichen wir Ihre Adressen mit Datenbanken, wie der Umzugsdatenbank ab. Auf Wunsch reichern wir Ihre Empfängerdaten mit zusätzlichen Informationen, wie Kaufkraft oder Zahlverhalten an. Datenaufbereitung Viele Unternehmen wissen mehr über ihre Kunden, als sie ahnen. Das liegt daran, dass Kundeninformationen oft von mehreren Abteilungen in unterschiedlichen Datenbanken gepflegt werden. Ricoh unterstützt Sie bei der Zusammenführung, Bereinigung und zielgruppenorientierten Nutzung Ihrer Daten. Druckdaten aufbereiten Wir bereiten Druckdaten kosten- sowie prozessoptimiert für die Printproduktion auf.

11 Unser Ansatz production added services Software Ricoh entwickelt Software für Dokumentenmanagement- und Dialogmarketinganforderungen. Unsere Software beinhaltet Schnittstellen zu CRM-, ERP- und Billingsystemen. Rechenzentrumsbetrieb Auf Wunsch übernimmt Ricoh den Betrieb Ihres Rechenzentrums. Wir verfügen über zwei leistungsstarke Rechenzentren. Alle Systeme sind redundant ausgelegt und werden ständig überwacht. Medienneutrale Dokumente Die Aufbereitung und der Versand von Dokumenten erfolgen bei Ricoh unabhängig vom Medium. Möglich sind , SMS, Fax oder Voice-Nachricht. Die Einhaltung Ihres Corporate Designs ist dabei selbstverständlich. Im Dialogmarketing setzen wir crossmediale Kampagnen zuverlässig um. Kombinieren Sie also Printwerbung mit Internet, oder Call-Center-Aktionen. Was immer Sie vorhaben, Ricoh unterstützt Sie professionell. Responsebearbeitung Ihr Kunde hat aufgrund eines Mailings seinen Vertrag verlängert? Prima. Auf Wunsch nehmen wir die Response Ihrer Zielgruppe entgegen und bereiten sie für Sie auf. Rücklaufmanagement Durch Adressmanagement lassen sich Rückläufer weitgehend vermeiden. Sollten Sendungen trotzdem unzustellbar sein, kümmert sich Ricoh um die Aktualisierung Ihrer Adressen. Und darum, dass der Empfänger sein Dokument trotzdem bekommt. Portallösungen Über Portale steuern Sie den Dokumentenprozess bei Ricoh. Egal ob Produktionsplanungs-, Freigabe- oder Prozessmonitoring-Portal alle sind jederzeit zugänglich und einfach zu bedienen. Archivierung Die Anforderungen an eine rechtsverbindliche elektronische Archivierung von Dokumenten sind komplex. Überlassen Sie Ricoh die Archivierung Ihrer Dokumente oder nutzen Sie eine unserer Softwarelösungen, um Dokumente selbst zu archivieren. Wir beraten Sie gerne. Business Continuity Management Ein Störfall kann eine Produktion lahmlegen. Das kann sich ein zuverlässiger Dienstleister nicht leisten. Deshalb hat Ricoh einen Business Continuity Plan umgesetzt, mit dem wir Key-Kunden zusichern können, zeitkritische Dokumente zwölf Stunden später wieder liefern zu können. Möglich wird das durch Kooperationen mit auditierten Partnern und Personaldienstleistern. Tracking und Tracing Dokumentenversand ist ein erfolgskritischer Prozess. Zuverlässigkeit des Dienstleisters und transparente Prozesse sind da ein Muss. Den Weg, den einzelne Sendungen nehmen, können Sie bei Ricoh jederzeit exakt nachverfolgen. So behalten Sie den Überblick. Materialmanagement Auf Wunsch übernehmen wir das Materialmanagement für Sie. Vor allem bei Logistikvordrucken nehmen Kunden diesen Service in Anspruch. Wir lagern Ihre Vordrucke bei uns ein, bei Erreichen einer Mindestmenge produzieren wir nach und liefern nach Bedarf aus. So haben Sie immer genug Vordrucke, ohne ein teures Lager vorhalten zu müssen.

12 RICOH DEUTSCHLAND GmbH Vahrenwalder Straße 315, Hannover Telefon , Telefax RICOH DEUTSCHLAND GmbH Ricoh Document Center, Georg-Kohl-Str. 42, Brackenheim Telefon , Telefax Alle Rechte vorbehalten. Diese Broschüre, deren Inhalt und/oder Layout dürfen ohne vorherige Erlaubnis von der Ricoh Deutschland GmbH nicht verändert und/oder angepasst, teilweise oder vollständig kopiert und/oder in andere Dokumente eingefügt werden /Stand: 05/2014