SAP Immobilienmanagement Einsatzszenarien am Beispiel SAP Global Facility Management und weiteren internationalen Einführungsprojekten

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1 SAP Immobilienmanagement Einsatzszenarien am Beispiel SAP Global Facility Management und weiteren internationalen Einführungsprojekten Matthias Grimm, Head of Global Facility Management, SAP SE; Marc Hoffmann, Principal Solution Architect SAP Deutschland SAP-Forum für Finanzmanagement und GRC, April 2015 Public

2 Disclaimer Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Dieses Dokument wird ohne jede Gewährleistung seitens SAP bezüglich der Richtigkeit, Vollständigkeit und Nutzung der enthaltenen Information und Angaben zur Verfügung gestellt. Es dient ausschließlich Informationszwecken. SAP übernimmt keine Haftung für Fehler in dem oder für die Vollständigkeit des Dokumentes, insbesondere nicht für die darin enthaltenen Informationen, Grafiken, Links oder andere Angaben und Inhalte. SAP übernimmt keine Haftung für Schäden, weder ausdrücklich noch stillschweigend, die sich aus dem Gebrauch des Dokumentes ergeben können, insbesondere nicht für die Marktgängigkeit und der Eignung für einen bestimmten Zweck sowie für die Gewährleistung der Nichtverletzung geltenden Rechts, es sei denn, dass Schäden durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit seitens SAP verursacht wurden. Hiervon umfasst sind insbesondere direkte, besondere, indirekte Schäden sowie Begleit- und Folgeschäden SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 2

3 Agenda Begrüßung und Vorstellung SAP Immobilienmanagement Prozessualer Überblick Funktionaler Überblick Praxisbeispiele SAP Immobilienmanagement Neuer IFRS Leasingstandard get ready Innovative Lösungen beim SAP Global Facility Management SAP Global Facility Management SAP runs SAP: Global Facility Management SAP Real Estate Cockpit 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 3

4 Effizientes Real Estate Management durch das integrierte Zusammenarbeiten aller Prozesse und Komponenten Asset Management Property Management Facilities Management Grundstücks- Management Portfolio & Bau Vertragsmanagement Flächenmanagement Instandhaltung und Wartung Grundstücke, Flurstücke, Grundbücher 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 4

5 Lösungsstrategie - Immobilienmanagement Kundenplattform SAP ERP Real Estate (SAP RE-FX) CAD GIS Portale Handwer kerkopplung Projekte (SAP PS) Beschaffung (SAP MM) Rechnungs -wesen (SAP FI/CO) Instandhaltung (SAP PM) Anlagen (SAP FI-AA) Schnitt -stellen Konzern -einkauf SRM DMS Projekt- Portfolio Systemintegration Konsoli dierung 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 5

6 SAP Real Estate Management ModernePlatform für kontinuierliche Erweiterung Legale Anforderungen Real Estate Lösung ermöglicht einen kontinuierlichen Ausbau Process Optimierung Flexibles Reporting Moderne Integrations Plattform (e.g. SSC) Voll integriertes SAP Real Estate Management Solution Moderne Technologien (HANA, UI5, Cockpit) 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 6

8 SAP Immobilien Management - Implementierungen Implementierungen SAP Immobilien Management basieren meistens auf: Immobilien- und Flächenportfolio auf Basis SAP RE-FX Integriertes Vertragsmanagement Anmietung Kauf- und Verkauf Leasing Flächenverrechnung und Konzernverrechnung Intercompany Verrechnung Flächenkostenumlage Integration zu anderen Komponenten Zentrales Immobiliencontrolling Prozessuale und technische Einbindung von Projekten und Anlagenbuchhaltung Teilweise Nutzung von SAP Plant Maintenance für Instandhaltungsprozesse 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 8

11 SAP Immobilien Management Beispiele Vertragsdatenbank IFRS Cockpit mit: Vertragserfassung Vertragserfassung: und bearbeitung Massenbearbeitung Allgemeine Berichtswesen: Vertragsdaten von IFRS relevanten Laufzeiten Vertrags- Daten (Verlängerungen, und Laufzeitenübersicht Diversen Kündigungen) IFRS Berichten Bewertungssimulation Simulation Vertragsobjekte Terminmanagement der neuen (aus IFRS dem Bewertung Controlling (Bilanzielle oder U.v.m. dem Auswirkung) Immobilienmanagement) IFRS Bewertungsdaten inkl. Simulation Konditionen inkl. Integration in das Rechnungswesen (Soll- und Habenstellung) Terminmanagement inkl. Erinnerungsfunktion Workflows zur Vertragsgenehmigung Dokumentenmanagement zur strukturierten Ablage 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 11

13 Disclaimer Alle Informationen unter Vorbehalt. Die in diesem Dokument enthaltenen Angaben und Informationen von SAP sind freibleibend und unverbindlich. Sie beruhen ausschließlich auf der von SAP getroffenen Interpretation zum IFRS Leasing-Standard auf Basis des ED/2013/6 Leases und möglicher Umsetzungsideen. SAP weist ausdrücklich darauf hin, das der Leasingstandard noch nicht final ist und die aktuellen Interpretationen nicht richtig sein müssen. Des Weiteren behält sich SAP die nachträgliche Änderungen dieser Angaben und Informationen ausdrücklich vor. Die Angaben und Informationen der SAP in diesem Dokument stellen Geschäftsgeheimnisse bzw. vertrauliche Informationen der SAP dar und sind vom Empfänger vertraulich zu behandeln. Weitergabe und Vervielfältigung der Angaben und Informationen der SAP in diesem Dokument oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, nur mit ausdrücklicher vorheriger schriftlicher Zustimmung durch SAP gestattet. Dieses Dokument und die darin enthaltenen Informationen dürfen ausschließlich zu Zwecken der Bewertung der Angaben und Informationen von SAP im Rahmen des Kontextes, in dessen Zusammenhang diese verfügbar gemacht wurden, verwendet werden. Insbesondere eine Weitergabe dieser Angaben und Informationen an Dritte ist untersagt. Dieses Dokument stellt kein rechtlich bindendes Angebot seitens SAP dar. SAP haftet nicht für entstandene Schäden. Dies gilt u.a. und uneingeschränkt für konkrete, besondere und mittelbare Schäden oder Folgeschäden, die aus der Nutzung der Angaben und Informationen der SAP in diesem Dokument entstehen können. Diese Einschränkung gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die gesetzliche Haftung bei Personenschäden oder Produkthaftung bleibt unberührt. Die in diesem Dokument getroffenen unverbindlichen Aussagen basieren auf den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der SAP Deutschland AG & Co. KG für Beratungs- und Serviceleistungen SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 13

14 IFRS Reporting Standards für Leasingverträge Hintergrund IASB (International Financial Accounting Standards Board) und FASB (Financial Accounting Standards Board) bereiten aktuell einen neuen Standard für die Leasingbuchhaltung vor Dieser Standard betrifft Miet- und Leasingverträge sowohl für Immobilien als auch andere Anlagen in An- und Vermietung Details des geplanten neuen Standards sind noch in Diskussion Das IASB hat eine Veröffentlichung des neuen Standards für H2/2015 angekündigt 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 14

15 Gegenwärtiger Stand (unter Vorbehalt) Geschätzter Zeitplan * Redelibe rations Finaler IFRS Views Gegenwärtige Vergleichsperiode Vergleichsperiode Regelung Neuer IFRS gültig* *oder 2019 Modelle Leasingnehmer: Leasinggeber: Modell auf Basis der existierenden Rechnungslegungsvorschriften IFRS US GAAP 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 15

16 IFRS Leasing Derzeitiger Stand der SAP Standardentwicklung Schrittweise Auslieferung einer Lösung, sobald der Standard final ist Vorablösung über Hinweis Zusätzliche Felder im Vertrag Massenpflege dieser Felder über ein Pflegeprogramm möglich Analyseprogramm zur Errechnung der Auswirkungen auf die Bilanz 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 16

17 IFRS Cloud Solution: Global verfügbare zentrale Vertragsdatenbank IFRS Leasing Solution Vertragsmanagement Immobilien Vertragsmanagement Mobilien IFRS Reporting Aufbau einer globalen zentralen Vertragsdatenbank IFRS Leasing Reporting und Berechnungen auf globaler Datenbasis In-House Installation im Rechenzentrum des Kunden Schnelle Implementierung und Roll-Out über das SAP Cloud Angebot 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 17

19 Internal Kurzer Überblick: Global Facility

20 GFM Organization comprises Corporate Real Estate, Operational Facility Management and Physical Security GLOBAL FACILITY MANAGEMENT REAL ESTATE MANAGEMENT FACILITY MANAGEMENT PHYSICAL SECURITY Location Strategy & Management City Strategies (tactical planning & operational execution) Real Estate Sustainability Providing Data Center space Operation of Facilities Operational Real Estate Management FM Sustainability FM Data Center Operation Energy Engagement Physical Security for all locations (e.g. Access control, alarm systems, incident management etc.) 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 20

21 SAP's Global Facility Management today 360 HC GFM Employees worldwide > 80 Nationalities 70/230/455 Countries/Locations/Buildings > sqm Office Spaces served ~ 525m Euro/a Operational Expenditure ~ 170m Euro/a Capital Expenditure ARIBA Global FM Space: 30,000 sqm Buildings: 25 Opex: 22m Euro AMERICAS Space: 380,000 sqm Buildings: 115 Opex: 144m Euro GLOBAL TOTALS Space: 1,555,000 sqm Buildings: 455 Countries/Locations: 70/230 Opex: ~525m Euro GERMANY Space: 555,000 sqm Buildings: 100 Opex: 130m Euro EMEA Space: 295,000 sqm Buildings: 130 Opex: 141m Euro APJ Space: 295,000 sqm Buildings: 85 Opex: 90m Euro 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 21

22 Tools mit REFX als Basis Internal

23 Tools currently used by SAP GFM Location Strategy & Management LSM Planning Tool SAP Location Dashboard Location Evaluation Tool Real Estate Management SAP RE-FX Lease Management IWMS SAP RE-FX Workplace Management GFM Dashboards (Xcelsius) Facility Management SAP PLM Instandhaltungsmanagement Outlook-Add-In SAP Room Booker incl. Mobile App Energie Management (diverse Systeme) Ticketing System (CSS) Additional Tools Sustainability Energy Tracker Data Collection Tool (Energy Consumption Tracking) Emergency App 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 23

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26 Key Messages Enhances transperancy and analyse deviations from market and market expectations Focussing on large volumes and Low hanging fruits

27 Key Messages Transparency on current space utilization and future needs - where space is limited or where there is an urgent need for action Overview of vacant spaces on location level including determination of future space needs. Increases possibility for active control

28 Management Summary SAP Immobilienmanagement ist eine moderne voll integrierte Lösung zur Abwicklung von immoblienspezifischen Anforderungen über alle Branchen hinweg. Abbildung des Immobilienportfolios bis hin zu Anlagenbuchhaltung Abbildung von Immobilienprozessen in unterschiedlichen Prozesstiefen bis hin zum Rechnungswesen Schaffung einer Vertragsdatenbank für Immobilien und Mobilien get ready für IFRS Leasing 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 28

30 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen nicht gestattet. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP SE (oder von einem SAP-Konzernunternehmen) in Deutschland und verschiedenen anderen Ländern weltweit. Weitere Hinweise und Informationen zum Markenrecht finden Sie unter Die von SAP SE oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP SE oder einem SAP-Konzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Die SAP SE oder ihre Konzernunternehmen übernehmen keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Informationen ist als zusätzliche Garantie zu interpretieren. Insbesondere sind die SAP SE oder ihre Konzernunternehmen in keiner Weise verpflichtet, in dieser Publikation oder einer zugehörigen Präsentation dargestellte Geschäftsabläufe zu verfolgen oder hierin wiedergegebene Funktionen zu entwickeln oder zu veröffentlichen. Diese Publikation oder eine zugehörige Präsentation, die Strategie und etwaige künftige Entwicklungen, Produkte und/oder Plattformen der SAP SE oder ihrer Konzernunternehmen können von der SAP SE oder ihren Konzernunternehmen jederzeit und ohne Angabe von Gründen unangekündigt geändert werden. Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen stellen keine Zusage, kein Versprechen und keine rechtliche Verpflichtung zur Lieferung von Material, Code oder Funktionen dar. Sämtliche vorausschauenden Aussagen unterliegen unterschiedlichen Risiken und Unsicherheiten, durch die die tatsächlichen Ergebnisse von den Erwartungen abweichen können. Die vorausschauenden Aussagen geben die Sicht zu dem Zeitpunkt wieder, zu dem sie getätigt wurden. Dem Leser wird empfohlen, diesen Aussagen kein übertriebenes Vertrauen zu schenken und sich bei Kaufentscheidungen nicht auf sie zu stützen SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 30