Einführung eines integrierten Campusmanagement-Systems an der TU München

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1 Erfahrungsbericht Projekt Einführung eines integrierten Campusmanagement-Systems an der TU München Kai Wülbern CIO

2 Campusmanagement Idee Beendigung Konzept Anpassung Antrag Studienprogramm Studierende Betrieb Genehmigung Inbetriebnahme Werbung Management Immatrikulation und Studienbetrieb Studentischer Lebenszyklus Management Studienprogramme Lebenszyklus eines Studienprogramms 2

3 Kernprozesse Student Life Cycle 3

4 Lernprozess Einführung FlexNow (2002) Einführung des Prüfungsverwaltungssystems FlexNow IntegraTUM ( ) Schaffung einer integrierten IuK-Infrastruktur: (Groupware), Speicher, Systemadministration, Identity Management, Organisation IT, Portal, Bibliothek ElecTUM ( ) Etablierung elearning: Einführung Clix (IMC) ( ) Hochschulweite Einführung des Prüfungsverwaltungssystems HISPOS BZI (2007) Optimierung des Bewerbungsprozesses (Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation) ( ) Einführung eines integrierten Campusmanagement-Systems 4

5 Paradigmenwechsel Vorher technik- oder systemorientierte Herangehensweise verwaltungszentriertes Handeln Jetzt Denken in Prozessen und Lebenszyklen Dreiklang Prozess - Organisation - IT Standardisierung Kunden- und Serviceorientierung ALUMNUS BEWERBER Kundenservice Prozess Rechtlicher Rahmen MITARBEITER Organisation IT-Unterstützung STUDIERENDER 5

6 ( ) Qualitätsstandard Prüfungsverwaltung FACHAUSSCHUSS PRÜFUNGSVERWALTUNG (FAPV) Prüfungsverwaltung als einheitlicher, bereichsübergreifender und kundenorientierter Prozess Qualitätsstandard Prüfungsverwaltung (QSPV) Stand: Verabschiedet von der EHL am 20. April 2005 Systemunabhängige Spezifikation IT-Unterstützung Prof. Uwe Baumgarten Dr. Edmund Cmiel Dr. Bernd Finkbein Dr. Christian Kredler Dr. Dietmar Pfeiler Dr. Thomas Wagner Dr. Kai Wülbern Organisation Prozesse IT-Unterstützung Prüfungsordnungen 6

7 Eckpunktepapier Bolognaprozess (2007, 2010) Einheitliche Rahmenvorgaben für BA/MA- Studiengänge an der TUM Studienstruktur Modularisierungskonzept Aufbau eines Moduls Modulbelegung Modulprüfung Modulhandbuch Vereinfachung von Prüfungsregularien (z.b. Studienfortschrittskontrolle) Grundlage für die APSO (Allgemeine Prüfungs- und Studienordnung) Technische Universität München TUM Sitzung des Senats Fassung vom Beschluss der EHL Ausgangslage Umsetzung des Bolognaprozesses an der Technischen Universität München Im Jahre 1999 wurde auf der Konferenz der europäischen Bildungsminister in Bologna die Schaffung eines europaweit gültigen zweistufigen Studiensystems vereinbart. Neben der Einführung von Bachelor- und Masterstudiengängen sieht dieses System eine durchgängige Modularisierung der Studiengänge und die Einführung eines einheitlichen Punktesystems (ECTS-Modell) vor. Die Konferenz europäischer Bildungsminister am 19. September 2003 in Berlin hat die Beschlüsse von Bologna bestätigt und für deren Umsetzung in den einzelnen Ländern eine Frist bis zum Jahre 2010 festgelegt. Damit wurde der Umsetzungsdruck für die Hochschulen erhöht. Die Beschlüsse von Bologna wurden in Deutschland inzwischen von verschiedenen nationalen Einrichtungen wie der Kultusministerkonferenz (KMK), der Hochschulrektorenkonferenz (HRK) oder dem Akkreditierungsrat in Rahmenvorgaben umgesetzt. Da diese Vorgaben relativ großen Interpretationsspielraum bieten, entstanden und entstehen an den Hochschulen sehr unterschiedliche Studienmodelle. Die vormals recht übersichtliche Landschaft mit definierten Schnittstellen zwischen Studienmodellen und Institutionen wurde dadurch von Grund auf umgestaltet und eher ins Gegenteil verkehrt. Eines der wichtigsten Ziele des Bologna-Prozesses, nämlich die Schaffung eines einheitlichen europäischen Hochschulraumes, wurde bisher nicht erreicht. Andererseits bietet der Bologna-Prozess große Möglichkeiten, denn um Kompatibilität und Kombinierbarkeit der Studienfächer im Rahmen zweistufiger Studiengänge zu gewährleisten, sind einheitliche Vorgaben für die gesamte Universität unumgänglich. Nur wenn ein universitätsweit geltender Rahmen eingehalten wird, haben die Studierenden die Chance, die vielfältigen Studienangebote einer Hochschule ihren individuellen Interessen gemäß auszuwählen und zusammenzustellen. Situation an der Technischen Universität München Die Technische Universität München hat seit der Reform des Bayerischen Hochschulgesetzes 1998 konsequent in allen grundständigen Studiengängen neben den herkömmlichen Diplomstudiengängen ein konsekutives Studiensystem installiert. In einer 7

8 Statt Wiederholungsprüfung: Studienfortschrittskontrolle Sem. Cr Studierende müssen pro Semester eine Mindestanzahl von Credits einbringen Unbegrenzte Wiederholungsmöglichkeit von Prüfungen Vereinfachte Regulatorien bessere Verständlichkeit einfachere administrative Umsetzung Regelfall Beratung (Auflagen) Beratung Auflagen Exmatrikulation 8

9 Beispiel Bewerbungsprozess 9

10 Beispiel Bewerbungsprozess: Maßnahmenpaket Zentralisierung von Zuständigkeit und Verantwortlichkeit Standardisierung Standardisierter kunden- und serviceorientierter Bewerbungs- und Zulassungsprozess Mustersatzung für Eignungsfeststellungsverfahren Organisationsanpassung Arbeitsbereich Organisation (SSZ) Neue Leitung Immatrikulationsamt Front-/Backofficestruktur im Immatrikulationsamt Zeitarbeitskräfte zur Unterlagenbearbeitung Professionalisierung Kundensupport (Service-Desk, Call Center, Trouble-Ticket-System) Optimale IT-Unterstützung Online-Assistent für Bewerber Fast track Prozesstransparenz für alle Beteiligten Dezentraler Zugriff auf Bewerbungsdaten und Statistik Kommunikation und Change Management!!! 10

11 Produktionsdaten (Bewerbungsphase WS 2010/11)!"#"$%&'("')&'*)+&,-..&'("')/0) )-./012"$,&$!&%!$!3" %$&'!!" %!!!!" $#!!!" :51" CBB0/7>D9<0EF151" G1/7H:5" $*&+!!" $+&+!!",!I" $!!!!" '&(!!" *&,!!" #!!!" $#&*&"!" $#&!#&" %%&!#&" %'&!#&" #&!(&" $%&!(&" $'&!(&" %(&!(&" )&!*&" $!&!*&" $*&!*&" %+&!*&" )$&!*&" *&!,&" $+&!,&" %$&!,&" %,&!,&" +&!'&" $$&!'&" $,&!'&" %#&!'&" %&$!&" '&$!&" $(&$!&" 11

12 12

13 Projekt Arbeitspakete Bewerbungsmanagement egovernment-preis 2010 Studierendenmanagement (inkl. Beiträge und Gebühren) Lehrveranstaltungs- und Modulmanagement Prüfungsverwaltung Studienabschlussdokumentation Statistik und Reporting (SAP BW) Rollen und Rechte: Identity Life Cycle Management In Arbeit: Promotionsmanagement (TUM Graduate School) Alumniservice Studentischer Lebenszyklus student life cycle 13

14 Fazit Projekt Dimension übertrifft alle bisherigen IT-Projekte an der TUM Komplexität und Aufwand für Systemeinführung unterschätzt war in erster Linie ein Organisationsprojekt Prozessoptimierung und Organisationsanpassungen (transparente Prozesse und Zuständigkeiten) Deutlich verbesserte Kommunikation auf allen Ebenen Keine Einsparungen von Personalressourcen, aber: signifikant verbesserter Kundenservice verbesserte Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter Erkennbarer Trend: weniger Sachbearbeitung, mehr Support mündet in kontinuierlichen Anpassungs- und Verbesserungsprozess 14

15 Organisation Campusmanagement Stand 2010 (nach Projekt ) Organisationseinheiten STM BM SPO ZPV DPV LVM IDM BAS Studierendenmanagement Bewerbungsmanagement SPO-Management Zentrale Prüfungsverwaltung Dezentrale Prüfungsverwaltung Lehrveranstaltungsmanagement Identity Management Basisdaten und Schnittstellen Servicebüros Fakultäten CM-Team ITSZ Organisation SSZ Vorstand Lehre Key User TUMonline Leiter Campus Management Hochschulreferat Studium und Lehre STM BM SPO ZPV DPV LVM IDM BAS Fachausschüsse Parlament Lehre (Studiendekane) SPO- Management Zentrale Prüfungsverwaltung Studierendenmanagement Lehrveranstaltungsund Modulmanagmt. Dezentrale Prüfungsverwaltung Qualitätszirkel CM (Studierende) FA Studienmanagement (Studienmanager) Immatrikulation und Studienbetrieb Studienprogramme 15

16 Wichtige Managementprozesse an einer Hochschule Hochschulmanagement Forschungsmanagement Ressourcenmanagement Campusmanagement Identity- & Accessmanagement 16

17 Hochschulübergreifende Kooperation A B Module Finanzdaten Studierendendaten... B2B -> U2U Föderaler Lösungsansatz (vgl. DFN-AAI) Interoperabilitätsstandards 17

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