Hochschulübergreifende Geschäftsprozesse Herausforderung für Organisation und Technik

Transkript

1 Hochschulübergreifende Geschäftsprozesse Herausforderung für Organisation und Technik Kai Wülbern Vizepräsident und CIO

2 1. Fallbeispiel Kooperationsstudiengang 2. Campus Management an der TU München 3. Hochschulübergreifende Prozessverschränkung 4. Fazit 2

3 Fallbeispiel: Operationalisierung von Kooperationsstudiengängen TU München aktuell 16 Kooperationsstudiengänge, Tendenz steigend 9 Studiengänge mit LMU 2 Studiengänge mit LMU und Universität Augsburg 2 Studiengänge mit Universität Augsburg 1 Studiengang mit FH Weihenstephan 1 Studiengang mit Universität Salzburg 1 Studiengang mit Universität Erlangen/Nürnberg größter Studiengang BA/MA Bioinformatik (mit LMU, rund 250 Studierende) Besondere Herausforderung: Sicherstellung der Studierbarkeit und Operationalisierung hochschulübergreifend verschränkter Curricula bei unterschiedlicher Umsetzung des Bolognaprozesses unterschiedlicher Organisation unterschiedlichen Geschäftsprozessen unterschiedlicher IT-Infrastruktur unterschiedlichen Anwendungssystemen 3

4 Merkmale eines Kooperationsstudiengangs Kooperationsvertrag Zuständigkeiten Finanzielle Aspekte der Kooperation (z.b. Aufteilung der Studienbeiträge) Berücksichtigung bei Mittelverteilung zwischen den Hochschulen Abgestimmte Studien- und Prüfungsordnung(en) Eine federführende Hochschule Bewerbung und Immatrikulation Prüfungsverwaltung Studienabschlussdokumentation Ein verantwortlicher Koordinator an jeder beteiligten Hochschule Inhaltliche Abstimmung (Curriculum) Hochschulübergreifender Planung von Lehrangebot und Prüfungen (-> Studierbarkeit) Operationalisierung des Studiengangs 4

5 1. Fallbeispiel Kooperationsstudiengang 2. Campus Management an der TU München 3. Hochschulübergreifende Prozessverschränkung 4. Fazit 5

6 Campus Management an der TU München Optimierung der Prozesse und der Organisation im Bereich Studium und Lehre Relevante IT-Systeme Campus Management (Identity Life Cycle Management) E-Learning Bibliothek Prozessorientierung Geschäftsprozess und Organisation stehen im Vordergrund Nutzung IT zur Optimierung von Geschäftsprozessen (Effizienzsteigerung) IT als Katalysator für eine Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation Kunden- und Serviceorientierung Abkehr von der Verwaltungsperspektive Nutzung IT zur Bereitstellung kundenorientierter Dienstleistungen 6

7 Studentischer Lebenszyklus (student life cycle, SLC) Campus Management: alle relevanten Geschäftsprozesse im Rahmen des studentischen Lebenszyklus (universitäre Kernprozesse) - Stuttgart

8 Identity Life Cycle Management ALUMNUS BEWERBER MITARBEITER STUDIERENDER 8

9 1. Fallbeispiel Kooperationsstudiengang 2. Campus Management an der TU München 3. Hochschulübergreifende Prozessverschränkung 4. Fazit 9

10 Student Life Cycle aus Perspektive des Studierenden Exmatrikulation bzw. Beurlaubung auf Antrag Leistungsnachweis nächstes Semester EXM URL? KTO AUSZ Prozess BEW ZUL IMM Chipkarte BEL Modul STU ANM PRF PRF TLN ERG BEK ABS DOK EXM IDM Bewerber Studierender Bewerbung Zulassung Immatrikulation Aushändigung StudentCard Belegung von Modulen Studieren - Teilnahme an Lehrveranstaltungen - Digitaler Lernraum - Kollaboration - Kommunikation Prüfungsanmeldung Prüfungsteilnahme Ergebnisbekanntgabe Abschlussdokumentation Exmatrikulation 10

11 Perspektive des Dozenten: Durchführung einer Lehrveranstaltung mit Prüfung Prozess PLAN LV ANK LV ANM LV GRP VW LV DF ANM PRF PRF DF PRF KOR ERG VERB ERG ÜBM IT-Unterstützung (Campus Management System, E-Learning-System) Planung der Veranstaltung Vorlesungsankündigung LV-Anmeldung Gruppenverwaltung Durchführung - Bereitstellung digitaler Begleitmaterialien - Kollaboration - Kommunikation Prüfungsanmeldung Prüfungsdurchführung Prüfungskorrektur Ergebnisverbuchung Ergebnisübermittlung an Studiensekretariat 11

12 Lösungsansatz für Kooperationsstudiengänge Prozess für Dozenten bleibt unverändert Studierende durchlaufen an jeder Hochschule den dort etablierten Prozess Konsequenzen: Jeder Kooperationspartner verwaltet seinen Teilstudiengang Ergebnisse werden an der federführende Hochschule zusammengeführt Teilprozesse von übergreifender Bedeutung laufen an der federführenden Hochschule Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation,... Verschränkung der Prozesse durch regelmäßigen Informationsaustausch Stammdaten der Studierenden Status der Studierenden Moduldaten und erzielte Ergebnisse (Minimalanforderung) 12

13 Datenaustausch zwischen kooperierenden Hochschulen Hochschule B nächstes Semester KTO AUSZ Datentranfer Stammdaten Studierender Statusänderung Moduldaten Ergebnisse Statusänderung Hochschule A (federführend) nächstes Semester EXM URL? KTO AUSZ BEW ZUL IMM Chipkarte BEL Modul STU ANM PRF PRF ERG ABS DOK EXM 13

14 Herausforderung: Abstimmung mit den Partnern Identity Management Geschäftsprozesse Transfer Studierendendaten (inkl. Statusänderungen): Format, Technik, Zeitpunkt Transfer Moduldaten und Ergebnisse Modularisierungskonzept Format, Technik, Zeitpunkt Studienabschlussdokumentation Struktur und Inhalt Layout 14

15 Fazit: wir brauchen einen B2B-Ansatz für Hochschulen! Es existieren diverse Geschäftsbeziehungen zwischen Hochschulen Kooperationsstudiengänge Forschungsverbünde Daraus resultierende Geschäftsprozesse laufen in der Regel IT-unterstützt und führen damit zu elektronischen Kommunikationsbeziehungen Elektronische Kommunikationsbeziehungen zwischen Hochschulen erfordern Standards z.b. Standardformat für Studierendendaten (IDM) und Moduldaten Die wesentlichen Herausforderungen liegen nicht in der Technik, sondern in der fachlichen Abstimmung dieser Standards! Dies erfordert eine Professionalisierung auf Seiten der Hochschulen Zentrale Planung, Steuerung und Koordination von Geschäftsprozesse Die Problematik kann von den Hochschulen nur gemeinsam gelöst werden, ggfs. unter Einbeziehung oder mit Unterstützung externer Partner! 15

16 Danke für Ihre Aufmerksamkeit!