IT-Unterstützung von Verwaltungsprozessen

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1 IT-Unterstützung von Verwaltungsprozessen Was leisten integrierte Campus Management Systeme? Welche organisatorischen Voraussetzungen müssen für den Einsatz dieser IT-Systeme geschaffen werden? Kai Wülbern Leiter Studenten Service Zentrum

2 Inhalt 1. Motivation 2. Systemintegration 3. Standardisierung 4. Prozessoptimierung 5. Leistungsumfang 2

3 Dramatische Veränderung der Rahmenbedingungen: Hochschulen im Umbruch! Bologna-Prozess Bachelor-/Masterstudiengänge Studienbegleitende Prüfungen Modularisierung Akkreditierung Interdisziplinäre Forschung und Lehre Internationalisierung und steigende Mobilität der Studierenden Profilbildung und Wettbewerb der Universitäten Studienbeiträge Steigende Studierendenzahlen (Bayern: doppelter Abiturjahrgang 2011) Hochschulspezifische Auswahlverfahren 3

4 Studentischer Lebenszyklus (student life cycle) Campus Management: alle relevanten Geschäftsprozesse im Rahmen des studentischen Lebenszyklus (universitäre Kernprozesse) 4

5 TU München: IT-Einsatz im Bereich Studium und Lehre (vor 2008) X Alumni-DB mytum HISZUL X X Filemaker DB X X X X wird abgelöst durch TUMonline Word SysLab X HISPOS FlexNow X POS-TUM mytum clix X UnivIS mytum MoveIn HISSOS X X papierbasiert online X 5

6 Unsere Vision Ein integriertes Campus Management System, das alle relevanten Prozesse im studentischen Lebenszyklus operativ unterstützt Interoperabilität mit der vorhandenen IT-Infrastruktur Effiziente und nutzergerechte Online-Services für alle Hochschulangehörigen Was sollte ein CMS leisten? 6

7 1. Motivation 2. Systemintegration 3. Standardisierung 4. Prozessoptimierung 5. Leistungsumfang 7

8 Typische Systemlandschaft an einer Hochschule Fakultäten Studentenkanzlei Prüfungsamt Lehrveranstaltungen Studiengang Prüfungsordnung Modul Organisation Personal Räume Organisationsabt. Studierende Studiengang Prüfungsordnung Organisation Personal Personalabt. Liegenschaftsabt. Prüfungen Studiengang Prüfungsordnung Modul Organisation Personal Räume Organisation Personal Räume 8

9 Systemintegration Fakultäten Studentenkanzlei Prüfungsamt Kopplung Kopplung Lehrveranstaltungen Modul Studierende Studiengang Prüfungen Prüfungsordnung Organisationsabt. Personalabt. Liegenschaftsabt. Organisation Personal Räume 9

10 Integriertes Campus Management System (CMS) Prüfungsamt Studentenkanzlei Fakultäten Schnittstellen zum hochschulübergreifenden Datenaustausch? CMS Studierende Studiengang Prüfungsordnung Modul Lehrveranstaltung Prüfung Schnittstelle Studierende Modul Lehrveranstaltung Prüfung... Andere Hochschule Organisationsabt. Personalabt. Liegenschaftsabt. Technisch möglich! Es fehlen die hierfür erforderlichen Standardformate! Organisation Personal Räume 10

11 Vorteile und Konsequenzen des CMS-Einsatzes Konsistente Datenhaltung ohne Redundanzen Umsetzung des Student Life Cycles als durchgängigen bereichsübergreifenden Prozess Effizienzsteigerung durch Prozessautomatisierung (System-) Akkreditierung! Verbesserte Möglichkeiten zur Nutzereinbindung -> Steigerung Datenqualität Prozessanpassung (Chance!) Ist-Analyse Standardisierung Sollprozess-Modellierung Implementierung Ein CMS sorgt für Transparenz auf allen Ebenen und entlastet die Lehrenden! Optimierung der Organisationsstruktur Klare Verantwortlichkeiten Professionalisierung im Personalbereich Nachhaltigkeit 11

12 1. Motivation 2. Systemintegration 3. Standardisierung 4. Prozessoptimierung 5. Leistungsumfang 12

13 ( ) Qualitätsstandard Prüfungsverwaltung FACHAUSSCHUSS PRÜFUNGSVERWALTUNG (FAPV) Prüfungsverwaltung als einheitlicher, bereichsübergreifender und kundenorientierter Prozess Qualitätsstandard Prüfungsverwaltung (QSPV) Stand: Verabschiedet von der EHL am 20. April 2005 Systemunabhängige Spezifikation IT-Unterstützung Prof. Uwe Baumgarten Dr. Edmund Cmiel Dr. Bernd Finkbein Dr. Christian Kredler Dr. Dietmar Pfeiler Dr. Thomas Wagner Dr. Kai Wülbern Organisation Prozesse IT-Unterstützung Prüfungsordnung 13

14 Organisationsstruktur Bereich Studienmanagement Stand 2010 (nach Projekt ) Studenten Service Zentrum (SSZ) Prüfungen Studienberatung Organisation Immatrikulation Infobüro Optimierung Koordination Steuerung von Geschäftsprozessen Zentrale versus dezentrale Organisation: ein CMS sollte beide Ansätze unterstützen! IT Studienmanager Zentrale S&L (QM) Fakultäten Studienberatung Studentenservice Zulassung Immatrikulation Beiträge und Gebühren Prüfungsverwaltung SPO-Modellierung Qualitätsmanagement Studienfachberatung Sprechstunden Studentenservice Praktikantenamt AR BV SP WI Studiensekretariat Eignungsfeststellung Prüfungsverwaltung Prüfungsplanung Stundenplanung SPO-Modellierung 14

15 Eckpunktepapier Bolognaprozess Einheitliche Rahmenvorgaben für BA/MA- Studiengänge an der TUM Grundlage für die APSO (Allgemeine Prüfungs- und Studienordnung) Technische Universität München TUM Sitzung des Senats Fassung vom Beschluss der EHL Umsetzung des Bolognaprozesses an der Technischen Universität München Ausgangslage Einheitliche Studienstruktur Einheitliches Modularisierungskonzept Aufbau eines Moduls Modulbelegung Modulprüfung Modulhandbuch Im Jahre 1999 wurde auf der Konferenz der europäischen Bildungsminister in Bologna die Schaffung eines europaweit gültigen zweistufigen Studiensystems vereinbart. Neben der Einführung von Bachelor- und Masterstudiengängen sieht dieses System eine durchgängige Modularisierung der Studiengänge und die Einführung eines einheitlichen Punktesystems (ECTS-Modell) vor. Die Konferenz europäischer Bildungsminister am 19. September 2003 in Berlin hat die Beschlüsse von Bologna bestätigt und für deren Umsetzung in den einzelnen Ländern eine Frist bis zum Jahre 2010 festgelegt. Damit wurde der Umsetzungsdruck für die Hochschulen erhöht. Die Beschlüsse von Bologna wurden in Deutschland inzwischen von verschiedenen nationalen Einrichtungen wie der Kultusministerkonferenz (KMK), der Hochschulrektorenkonferenz (HRK) oder dem Akkreditierungsrat in Rahmenvorgaben umgesetzt. Da diese Vorgaben relativ großen Interpretationsspielraum bieten, entstanden und entstehen an den Hochschulen sehr unterschiedliche Studienmodelle. Die vormals recht übersichtliche Landschaft mit definierten Schnittstellen zwischen Studienmodellen und Institutionen wurde dadurch von Grund auf umgestaltet und eher ins Gegenteil verkehrt. Eines der wichtigsten Ziele des Bologna-Prozesses, nämlich die Schaffung eines einheitlichen europäischen Hochschulraumes, wurde bisher nicht erreicht. Andererseits bietet der Bologna-Prozess große Möglichkeiten, denn um Kompatibilität und Kombinierbarkeit der Studienfächer im Rahmen zweistufiger Studiengänge zu gewährleisten, sind einheitliche Vorgaben für die gesamte Universität unumgänglich. Nur wenn ein universitätsweit geltender Rahmen eingehalten wird, haben die Studierenden die Chance, die vielfältigen Studienangebote einer Hochschule ihren individuellen Interessen gemäß auszuwählen und zusammenzustellen. Situation an der Technischen Universität München Vereinfachung von Regularien: Studienfortschrittskontrolle Die Technische Universität München hat seit der Reform des Bayerischen Hochschulgesetzes 1998 konsequent in allen grundständigen Studiengängen neben den herkömmlichen Diplomstudiengängen ein konsekutives Studiensystem installiert. In einer 15

16 Studienfortschrittskontrolle Sem. Cr Studierende müssen pro Semester eine Mindestanzahl von Credits einbringen Unbegrenzte Wiederholungsmöglichkeit von Prüfungen Vereinfachte Regulatorien bessere Verständlichkeit einfachere administrative Umsetzung Regelfall Beratung (Auflagen) Beratung Auflagen Exmatrikulation 16

17 1. Motivation 2. Systemintegration 3. Standardisierung 4. Prozessoptimierung 5. Leistungsumfang 17

18 Prozessoptimierung: Stellgrößen Ressourcen Kundenservice Prozess Rechtlicher Rahmen Organisation IT-Unterstützung 18

19 Methodik Prozessdokumentation Dokumentation muss für alle Beteiligten verständlich sein Werkzeuge: Powerpoint und Visio Einfaches Flussdiagramm (ggfs. Swim-Lanes) Studienplatz annehmen! Ist-Analyse Stabsstelle QM / Fachausschuss Interviews mit den Sachbearbeitern / Fachleuten (iterativ) Modellierung der Soll-Prozesse Fachausschuss Diskussion mit Stakeholdern in diversen Workshops Optimierung mit Augenmaß Standardisierbarkeit? Steuerbarkeit (handlungsfähige Prozessverantwortung)? Organisatorische Rahmenbedingungen? Antrag ausdrucken, unterschreiben, mit Unterlagen an TUM! falls fast track:! Überprüfung HZB u. EFV/NC-Angaben! Gebühren und Beiträge bezahlen! Immatrikulation! 19

20 Prozesskoordination 20

21 Beispiel Bewerbungsprozess 21

22 Beispiel Bewerbungsprozess: Optimierungsziele Organisatorische Ziele Schnelles und attraktives Zulassungsverfahren (Vorgabe Hochschulleitung) Vereinfachung und Standardisierung des Geschäftsprozesses Bereichsübergreifende Prozessintegration Plattform für hochschulweite Kollaboration beim Bewerbungsmanagement Automatisierung von Massenprozessen Verzicht auf Papier Verbesserter Service für die Bewerber Vermeidung von Warteschlangen (Vorgabe Hochschulleitung) Integration des Bewerbers in den Geschäftsprozess (Prozesstransparenz) Professionalisierung des Supports Verbesserung der Situation der Mitarbeiter Reduzierung der Arbeitsbelastung Verbesserung der Arbeitsbedingungen (räumlich/technisch) 22

23 Beispiel Bewerbungsprozess: Erfolgsfaktoren Einheitliche Standards und Prozesse Mustersatzung für Eignungsfeststellungsverfahren Standardisierter, kunden- und serviceorientierter Bewerbungs- und Zulassungsprozess Klare Zuständigkeit und Verantwortlichkeit Umfassende Organisationsanpassung (Vorprojekt BZI) Arbeitsbereich Organisation im Studenten-Service-Zentrum (2,5 MA) Temporäre Organisationseinheit zur Unterlagenbearbeitung (Zeitarbeitskräfte) Veränderung in der Leitung des Immatrikulationsamtes Front-/Backofficestruktur im Immatrikulationsamt, Ausgliederung Beitragsmanagement Einrichtung Service-Desk (Trouble-Ticket-System) Optimale IT-Unterstützung Online-Assistent führt Bewerber durch Bewerbungsvorgang Fast track für zügige Zulassung Prozesstransparenz für alle Beteiligten Dezentraler Zugriff auf Bewerbungsdaten und Statistik 23

24 1. Motivation 2. Systemintegration 3. Standardisierung 4. Prozessoptimierung 5. Leistungsumfang 24

25 Was leisten moderne Campus Management Systeme? Bewerbungsmanagement Zulassungsverfahren Immatrikulation / Rückmeldung / Exmatrikulation Beitrags- und Gebührenmanagement Modulmanagement (zentral/dezentral) Lehrveranstaltungsmanagement (zentrale/dezentral) Lehrveranstaltungsplanung Prüfungsverwaltung Prüfungsplanung Ressourcenverwaltung (Personen, Räume,..) Verwaltung der Organisationsstruktur Dokumentenmanagement CMS unterstützt bei Akkreditierung (Modulbeschreibung, Modulhandbuch,...) Sicherstellung der Studierbarkeit: CMS liefert Planungsdaten. Planung meist mit eigenem Planungstool elearning... 25

26 Folien mit Bezug auf die gestellten Fragen

27 IT-gestützte Prüfungsverwaltung Rechtliche gesicherte ITgestützte Prüfungsverwaltung? Ausdruck CMS: Speichern und Anzeigen ENB Information Dokumentation Anmeldung Abmeldung Rücktritt Vorläufige Note Gültige Note Gültige Note Dokument Prozess-Output Prüfungsanmeldung Prüfungs- rücktritt/- abmeldung Notenverbuchung Notenfreigabe Notenänderung Semesterbescheid Prozess Student Prüfer StuSek StuSek Student Prüfer Beauftragter StuSek StuSek StuSek PrAmt PrAusschuss PrAusschuss Akteure Revisionssicherheit Datensicherheit Archivierung der digitalen Studentenakte 27

28 Abbildung von Modulen im CMS (Beispiel TUM) Modul (Modulverantwortlicher) Stabil und langlebig Spezifikation übergeordneter Lernziele, Kompetenzen etc. Ein Modul, eine Prüfung Modul inkl. Wiederholung kann/muss innerhalb eines Semesters abgeschlossen werden Lehrveranstaltung (Dozent) Dynamisch anpassbar Kein Bestandteil der SPO Eigene Beschreibung möglich Pflegeleichte SPO (Studienmanager) Einfache Modulliste ModulID, Bezeichnung, Umfang, Prüfungsart und -dauer Nur Pflichtmodule auflisten Vorlesung Übung Praktikum Projekt Lehrveranstaltungen Modul Modulprüfung MidTerm Hausaufgabe Leistungsnachweise Wie bildet man Modul / LV / PR geschickt ab, so dass die stattfindenden Änderungsprozesse ohne großen Aufwand bewältigt werden können? Berücksichtigung von Veränderungen im CMS (Modellierer) SPO-Versionierung Modulversionierung Modulgültigkeit 28

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