Strategisches Informationsmanagement an der TU München

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1 Strategisches Informationsmanagement an der TU München Kai Wülbern Leiter Studenten Service Zentrum Leiter Projekt Grundsätzliche Überlegungen IT-Strategie und Managementstruktur Systemlandschaft Informationsmanagement in der Praxis Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 1 Dramatische Veränderung der Rahmenbedingungen: Hochschulen im Umbruch Auslöser: Bologna-Prozess Akkreditierung Interdisziplinäre Forschung und Lehre Internationalisierung Mobilität der Studierenden Interuniversitärer Wettbewerb (z.b. Exzellenzinitiative) Studienbeiträge Steigende Studierendenzahlen (doppelter Abiturjahrgang 2011) Hochschulspezifische Auswahlverfahren und steigende Bewerbungszahlen Rasante Entwicklung des Internets neue Lehr- und Lernformen: elearning Hochschulen in Deutschland (und Europa) durchlaufen zur Zeit den größten und bedeutendsten Veränderungsprozesse seit Jahrzehnten! Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 2 1

2 Die Folge: Die moderne Hochschule wird zum Bildungsunternehmen Professionalisierung des Hochschulmanagements Schaffung von effizienten Entscheidungs- und Managementstrukturen "Rezentralisierung" des Hochschulmanagements Profilbildung, Formulierung von Hochschulzielen Entwicklung von Strategien zur Zielerreichung Was für Unternehmen schon lange selbstverständlich ist, gilt heute auch für Hochschulen: ohne leistungsfähige Informationssysteme funktioniert keine Hochschule Informationstechnik ist für Hochschulen erfolgskritisch für Betrieb und Steuerung Informationsmanagement ist Aufgabe der Hochschulleitung Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 3 Strategisches Informationsmanagement an Hochschulen Planen, Gestalten, Überwachen und Steuern von Informationen und Kommunikation, so dass ein optimaler Beitrag zur Erreichung der strategischen Hochschulziele geleistet wird. Voraussetzung: längerfristig ausgerichtete Hochschul- und IT-Strategie Informationstechnik dient der Unterstützung von Organisation und Geschäftsabläufen. Ein reibungsloser Betriebsablauf ist nur möglich, wenn die Organisationsstruktur, die Geschäftsabläufe und die IT-Infrastruktur sauber aufeinander abgestimmt sind (integrales Informationsmanagement). Zentrale Steuerung und Regelung der IT (IT Governance): Vorgabe von Grundsätze und Richtlinien sowie Ergreifung geeigneter Verfahren und Maßnahmen zu deren Durchsetzung (sowohl in der IT, als auch in der Aufbau- und Ablauforganisation der Hochschule) CIO (oder CPO?) Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 4 2

3 Die TU München im Überblick 12 Fakultäten Studierende Mitarbeiter 400 Professoren wiss. Mitarbeiter nichtwiss. Mitarbeiter Standorte München Innenstadt Garching Weihenstephan Sportzentrum Klinikum rechts der Isar 135 Studiengänge 42 Bachelor 63 Master Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 5 Zukunftskonzept und Gesamtstrategie: TUM. The Entrepreneurial University Leitbild: unternehmerisch denkende und handelnde Universität Exzellenz in Forschung und Lehre Internationale Wettbewerbsfähigkeit Maximum an individueller Freiheit in Verbindung mit einer funktionierenden, wissenschaftsfreundlichen Administration Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 6 3

4 IT-Strategie Informationstechnik ist von strategischer Bedeutung für die Hochschule Unverzichtbares Mittel zur Umsetzung der Gesamtstrategie Wettbewerbsfähigkeit einer modernen Hochschule hängt unmittelbar von IT ab : Ziele Zentrale Koordination und Steuerung des IT-Einsatzes Rezentralisierung und Standardisierung von IT-Dienstleistungen Hochschulweite Vereinheitlichung von IT-Systemen IT-getriebene Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 7 Projekte im Bereich IT Einführung FlexNow (2002) Einführung des Prüfungsverwaltungsprogramms FlexNow SAP@TUM (2002): Umstellung Finanz- und Personalverwaltung auf SAP BW@TUM ( ) Einführung eines Data Ware House für die Bereiche Studierenden-, Personal- und Finanzverwaltung IntegraTUM ( ) Schaffung einer integrierten IuK-Infrastruktur (Groupware), Speicher, Systemadministration, Identity Management, Organisation IT, Portal, Bibliothek ElecTUM ( ) Etablierung elearning Einführung Clix (IMC) und Schaffung eines elearning-kompetenzzentrums HIS@TUM ( ) Hochschulweite Einführung des Prüfungsverwaltungsprogramms HISPOS CM@TUM ( ) Einführung des integrierten Campus Management Systems CAMPUSonline (TU Graz) Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 8 4

5 Grundlage für wirkungsvolles Informationsmanagement: effiziente Organisations- und Entscheidungsstrukturen IT-Steuerung (IT-Governance) Verantwortung für IT- Gesamtplanung Festlegen zentraler IT-Projekte Vorgabe zentraler IT-Standards Festlegung der Sourcing- Strategie Qualitätsmanagement IT-Nachfrage" (IT-Demand) Anforderungsdefinition Fachkonzepterstellung Fachliche Architektur Abnahme von IT-Leistungen Steuerung und Planung Operative Verantwortung IT-Versorgung" (IT-Supply) Betrieb von IT-Systemen Entwicklung Technische Architektur Technische Innovation Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 9 Aktuelle Entscheidungs- und Organisationsstruktur IT-Steuerung (IT-Governance) Lenkungsausschuss" IntegraTUM Hochschulleitung Vorsitz CIO berät informiert beau7ragt IT-Nachfrage" (IT-Demand) nimmt Stellung startet Ini/a/ven Fachausschuss CM CIO/IO-Gremium Steuerung und Planung Operative Verantwortung IT-Versorgung" (IT-Supply) berichtet Fachausschuss IT CM@TUM IntegraTUM Help-" desk Verwaltungs-IT" (ZA7) IT-Abt." Bibliothek Medien-" zentrum ElecTUM LRZ Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 10 5

6 Projektorganisation ZID TU Graz Lenkungsausschuss Kanzler, CIO, Sprecher Studiendekane Verantwortliche TU Graz berichtet kontrolliert Fachausschuss CM (Konzeptionelle Unterstützung) Fachleute aus Fakultäten und Verwaltung LRZ beauftragt beauftragt Projektleitung Projektleiter TUM Leiter IT-Servicezentrum Projektleiter TU Graz Projektteam Projektleitung und Teilprojektleiter berät unterstützt Projektbüro Kommunikation Change Management Schulung / Support Püst, Oldekamp, Hafner, Glantschnig Fakultäten Verwaltung MA, PH, CH, WI, BV, AR, MW, EI, IN, WZW, ME,SP, ZLL SSZ, HR, ZV IT-Servicezentrum (inklusive IntegraTUM) Besetzung STM Wülbern PRM Muschler LVM Baumgarten Technik Vogg IDM Finkbein Pätzold FA FA FA FA FA Integration Pongratz FA Besetzung Umsetzung Teilprojekte Konzeption, Koordination, Steuerung Nutzereinbindung Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 11 Systemlandschaft an der TUM Serviceportal Portal Anwendungsdienste Bibliothek Finanzen Personal Räume Data Warehouse elearning Campus Management Basisdienste & IT-Infrastruktur , Identity Management Groupware, Speicher, Systemadministration Systeme und Verbindungsstrukturen Strategie: Reduzierung der Systemvielfalt und damit der Systemkomplexität Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 12 6

7 Projekt Optimierung im Bereich des studentischen Lebenszyklus Erfahrung aus anderen Projekten: isolierte Behandlung von Teilbereichen des studentischen Lebenszyklus ist wegen der zahlreichen Prozessschnittstellen nicht zielführend Statt dessen integraler Ansatz: übergreifende Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation und IT-Unterstützung (life cycle management) Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 13 Aktueller Einsatz von IT-Systemen zur Verwaltung des studentischen Lebenszyklus Alumni-DB mytum HISZUL Filemaker DB wird abgelöst durch TUMonline Word SysLab HISPOS FlexNow POS-TUM mytum clix UnivIS mytum MoveIn HISSOS papierbasiert online Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 14 7

8 Vision Ein integriertes Campus Management System, dass alle relevanten Prozesse im studentischen Lebenszyklus operativ unterstützt Interoperabilität mit allen übrigen im Einsatz befindlichen IT-Systemen Zielgruppenspezifische Online-Services für alle Nutzer Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 15 Technische Realisierungsmöglichkeiten für ein integriertes Campus Management System Variante A: Einsatz eines "monolithischen" hochintegrierten Campus Management Systems (mit Webinterface für dezentrale Nutzer) Vorteil: zentrale Datenbank stellt direkte Verfügbarkeit und Konsistenz aller Daten sicher Nachteil: Systemumstellung birgt hohes Risiko, hohe Anforderungen an Projektmanagement, Gefahr der Überforderung der Organisation Beispielprojekte: Universitäten Hamburg, Mainz, Paderborn, FU Berlin, TUM Variante B: Einsatz mehrerer spezialisierter Systeme, die über Schnittstellen integriert werden. Über eine Virtualisierungsschicht kann ein einheitliches Webinterface für dezentrale Nutzer geschaffen werden. Vorteil: schrittweise Einführung möglich, optimale Lösung für jeweiligen Bereich auswählbar Nachteil: Aufwand für Schnittstellen und Virtualisierung, komplexes Gesamtsystem, teilweise Eigenentwicklung erforderlich Beispielprojekte: Universitäten Bielefeld (BIS), Göttingen, Karlsruhe (KIM), FAU (CIT) Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 16 8

9 Geplanter Einsatz von TUMonline bis Mitte 2009 Kernfunktionalität: Studierenden-, Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement Ressourcenmanagement: Räume (Inventar, Ausstattung, Belegungsplanung) Organisationseinheiten (Organisationsstruktur) Personen (Bewerber, Studierende, Mitarbeiter, Alumni) Portal: Persönlicher Desktop Visitenkarte Person und Organisation Informationsdrehscheibe (Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Telefonbuch...) Infrastruktur: Identity Management Accountverwaltung Systemadministration Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 17 Systemlandschaft mit TUMonline Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 18 9

10 Einführung eines neuen IT- Systems: Chance für einen nachhaltigen Organisationswandel HOCHSCHULE Organisationsentwicklung IT Infrastruktur Prozesse Organisation Klare Führungsstrukturen Transparente Zuständigkeiten Serviceorientierung Entwicklungsperspektiven Regularien Informationsmanagement Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 19 Praxisbeispiel: neues Verfahren zur Online-Immatrikulation Zuständigkeiten neu definiert Gesamtverfahren Bewerbung/Zulassung/Immatrikulation: SSZ (zentrale Koordination) Eignungsfeststellung: (Studien-)Fakultät Organisationsanpassung Neuer Arbeitsbereich Organisation im SSZ (2,5 MA) Temporär eingerichtete Organisationseinheit zur schritthaltenden Verarbeitung der zentral eingehenden Bewerbungsunterlagen (Zeitarbeitskräfte) Front-/Backofficestruktur im Immatrikulationsamt Zentrales Service-Desk (Trouble-Ticket-System) Einheitliche Standards und Prozesse Mustersatzung Eignungsfeststellung Hochschulweit einheitlicher Bewerbungs- und Zulassungsprozess (gemeinsam erarbeitet in mehreren Workshops unter zentraler Koordination) Einführung eines IT-Systems, das neue Prozesse optimal unterstützt Online-Assistent führt Bewerber durch Bewerbungsvorgang fast track für zügige Zulassung Bewerbungsstatus jederzeit online abrufbar (für Bewerber und Bearbeiter) Dezentraler Zugriff auf Bewerbungsdaten und Statistik Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 20 10

11 "Customer in the loop" Kunden können heute über webbasierte Dienste aktiv in (dialogorientierte) Geschäftsprozesse eingebunden werden Beschleunigung Erhöhung der Transparenz Beispiel: NC-Nachrückverfahren Bewerber können neben der Studienplatzannahme auch ein Ablehnung zurückmelden Freiwerdender Studienplatz kann sofort dem nächsten Bewerber auf der Rangliste angeboten werden Resultat: erheblich schnellere (und vollautomatische) Abwicklung des Nachrückverfahrens Beispiel: Behandlung von Bewerbungsunterlagen System ermittelt für Bewerber eine individuelle Dokumentencheckliste Bewerber kann im Bewerberportal den Bearbeitungsstatus mitverfolgen Resultat: transparenter Geschäftprozess und dadurch deutlich weniger Rückfragen Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 21 Service-Desk Hochschule Koordina/on IT Abteilung Service Desk Fachabteilung 1 Fachabteilung N Kunde Zentrale Anlaufstelle für fachliche und technische Fragestellungen (später auch Erbringung von Dienstleistungen vor Ort) Für alle Kunden (Bewerber, Studierende; später auch Mitarbeiter, Alumni, Gäste) Trouble Ticket System Probleme: Verzahnung Fachabteilungen/Service-Desk und Mitarbeiterqualifikation Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 22 11

12 Kunden- und Serviceorientierung Transformation einer Verwaltungsbürokratie in einen modernen Dienstleister Zielgruppenorientierung Bewerber, Studierende, Mitarbeiter, Alumni Konzeption zielgruppenspezifischer Dienste: Serviceangebot Serviceerbringung (zentral/dezentral) Servicekoordination Supportstruktur Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 23 Fazit Informationstechnik ist für moderne Hochschulen unternehmenskritisch. Strategisches Informationsmanagement ist eine wichtige Aufgabe der Hochschulleitung. Informationsmanagement erfordert effiziente Organisations- und Entscheidungsstrukturen (CIO). Informationsmanagement sollte sich zweckmäßigerweise nicht nur auf die Informationstechnik beschränken, sondern auch die Aufbau- und Ablauforganisation einer Hochschule mit einschließen (integrales Informationsmanagement). Die Einführung neuer IT-Systeme ist eine Chance für einen nachhaltigen Organisationswandel. Die Einführung webbasierter Selbstbedienungsfunktionen wird die Aufbauund Ablauforganisation der Hochschulverwaltung und das Anforderungsprofil der MitarbeiterInnen verändern. Wülbern, Informationsmanagement an der TUM Uni Saarland # 24 12