EASY SOFTWARE AG S MAGAZINE FOR DOCUMENT MANAGEMENT DAS EASY SOFTWARE AG-MAGAZIN FÜR DOKUMENTEN-MANAGEMENT

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1 index no. 27 EASY SOFTWARE AG S MAGAZINE FOR DOCUMENT MANAGEMENT DAS EASY SOFTWARE AG-MAGAZIN FÜR DOKUMENTEN-MANAGEMENT EASY-EXCHANGE the Future of Mail Archiving REPORT SOFTWARE N E W S EASY SOFTWARE AG EPPINGHOFER STR. 50 D M LHEIM/RUHR Pressesendung Deutsche Post AG Entgelt bezahlt K Internet:

2 EDITORIAL The Way Things Go The old Greeks didn't know , which is why they had to run quite long distances at times. In 490 BC, for example, a very tenacious "postman" delivered the news of the Greek victory over the Persians, running all the way from Marathon to Athens, a distance of 36.7 km. In modern times, our British neighbors extended the running distance to 42,195 km, for which one needs a lot of stamina, not unlike in the IT business. And that is why, this year, EASY is sponsoring the first EASY half-marathon on 29 April. Runners who want to join us on the 21.1 km course find the relevant registration form enclosed in this issue. If the Greeks had sent , sooner or later, a certain piece of mail would have landed on their antique desktop, that nobody wants to receive: "Your mailbox has exceeded its size limit." Every day, mail systems around the globe send this message to warn of an imminent overload. A few messages later, the electronic postman refuses to cooperate until further notice. Outlook's own mail archive is long bursting at the seams, and the search for older mail attachments requires strong nerves and a lot of time. If this is the way things go, we thought, then it is about time to change it. The result of our efforts is the innovation of the year and a true relief for constantly crammed mail servers: EASY EXCHANGE. With this application we have realized direct and rule-controlled archiving of the electronic mail traffic via mouse-click, including all attachments, appointments, contacts, tasks, and whatever else piles up in Outlook. Only this one mail will never have to be filed again, because your mailbox simply won't exceed its size limit anymore. Performance increased - cost reduced; this is how you go for gold. Going to Hanover for up-to-date information becomes ever more important. Like every year, the world's largest IT trade fair CeBIT gives you the opportunity to stay informed, and once again, EASY also has some innovative solutions for document and knowledge management to offer. Besides the above mentioned EASY EXCHANGE, we present a number of new applications, such as press clippings with EASY CAPTURE and Newsclip light, electronic form processing in document management with E- Forms and a new export service for Lotus Notes. Our partners will again present their interface solutions and product news together with EASY at our trade fair booths. Among other things, SAP users might be especially interested in the subject of document output management. As a result of EASY's cooperation with Jetform, a pioneering solution has been created for this area. Whether at the CeBIT trade fair or at the half-marathon - EASY keeps you going! Der Lauf der Dinge Die alten Griechen kannten noch keine , deshalb mussten sie manchmal ganz schön weite Strecken rennen. Zum Beispiel 490 v. Chr., als ein besonders ausdauernder "Postbote" die Nachricht des griechischen Sieges über die Perser im Laufschritt von Marathon nach Athen brachte, immerhin eine Strecke von 36,7 km. Unsere englischen Nachbarn verlängerten in der Neuzeit auf 42,195 km, wofür man eine Menge Ausdauer braucht, fast so wie in der IT Branche. Und deshalb sponsort EASY in diesem Jahr am 29. April zum ersten mal den EASY-Halbmarathon. Wer die 21,1 km lange Strecke mitlaufen möchte, findet in diesem Heft das entsprechende Anmeldeformular. Hätten die Griechen s verschickt, dann wäre ihnen früher oder später eine Mail auf den antiken Bildschirm geflattert, die keiner haben will: "Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten." Rund um den Globus warnt damit täglich das System vor drohender Überfüllung. Ein paar Nachrichten später verweigert der elektronische Postbote dann bis auf weiteres jedwede Kooperation. Das Outlook Mailarchiv platzt ohnehin schon aus allen Nähten und wenn man wichtige Dateianhänge älteren Datums sucht, braucht man starke Nerven und viel Zeit. Wenn das der Lauf der Dinge ist, dachten wir uns, dann müssen wir ihn eben ändern. Das Ergebnis unserer Arbeit ist die Innovation des Jahres und eine echte Entlastung für ständig überfüllte Mailserver: EASY-EXCHANGE. Damit haben wir die direkte oder regelgesteuerte Archivierung des elektronischen Schriftverkehrs per Mausklick, inklusive aller angehängten Dateien, Termine, Kontakte, Aufgaben und was sich sonst noch so in Outlook tummelt, realisiert. Nur diese eine Mail werden Sie nie wieder ablegen müssen, denn Ihr Postfach wird keine maximal zulässige Größe mehr überschreiten. Performance gesteigert - Kosten gesenkt, so kann die Sache wieder laufen! Sich laufend zu informieren ist wichtiger denn je. Wie jedes Jahr bietet die weltgrößte Computermesse CeBIT in Hannover reichlich Gelegenheit dazu, und auch EASY zeigt wieder innovative Lösungen für Dokumenten und Knowledge Management. Neben EASY-EXCHANGE präsentieren wir eine ganze Reihe von Neuerungen, u.a. Presseclippings mit EASY-CAPTURE und Newsclip light, elektronische Formularverarbeitung im Dokumentenmanagement mit E-Forms und einen neuen Export-Service für Lotus Notes. Auch diesmal werden unsere Partner gemeinsam mit EASY auf unseren Messeständen ihre Schnittstellenlösungen und Produktneuheiten präsentieren. SAP-Anwender dürfte dabei unter anderem das Thema des Dokumenten-Output-Management interessieren. Im Rahmen der Kooperation zwischen EASY und Jetform wurde dafür eine wegweisende Lösung geschaffen. Ob auf der CeBIT oder beim Halbmarathon - EASY hält Sie auf dem laufenden! Cordially yours, Markus Hanisch / Senior Executive Herzlichst Ihr Markus Hanisch / Vorstand 2

3 INHALT / CONTENTS 2 Editorial 2 Editorial 4 EASY EXCHANGE 4 EASY EXCHANGE EASY-EXCHANGE 10 Share News 10 Aktien News 12 Partner News 12 Partner News 16 Stadtwerke Hagen success story 16 Anwenderbericht Stadtwerke Hagen 20 US News 20 US News 22 PolyOne success story 22 Anwenderbericht PolyOne 26 ScanOptic 26 ScanOptic 28 myeasy.de 28 myeasy.de 30 EASY Solutions 30 EASY Solutions 33 Hertha BSC 33 Hertha BSC 34 SAP News 34 SAP News 38 Tips and Tricks 38 Tipps und Tricks 40 EASY France SAS 40 EASY France SAS 42 Software News 42 Software News 44 Stratos AG 44 Stratos AG 46 EASY Lotus Notes 46 EASY Lotus Notes 48 EASY presented by Bettina Schmitz 48 EASY, präsentiert von Bettina Schmitz 50 Solsys 50 Solsys 54 EASY Marathon in Mülheim 54 EASY Marathon in Mülheim 56 TNT Success story 56 Anwenderbericht TNT 58 Unicare & ROLA 58 Unicare & ROLA 60 EASY & JetForm 60 EASY & JetForm 62 Imprint 62 Impressum 63 Seminare 63 Courses Halle 1 Stand 8G1 Alle in dieser Publikation aufgeführten Wort- und Bildmarken sind Eigentum der entsprechenden Hersteller. All trade marks, tradenames and logos in this publication are the property of their respective owners. Make IT EASY M lheimer Technologie Forum 19. Juni

4 SOFTWARE EASY-EXCHANGE Enhanced Performance, Lower Expenses EASY-Exchange Performance steigern, Kosten senken 4

5 SOFTWARE EASY EXCHANGE Search mask with full-text retrieval EASY-EXCHANGE Recherchemaske mit Volltextsuche Sending s as usual -Versand wie gewohnt Archived in the in-box with reference to the archive Archivierte im Posteingang mit Verweis auf das Archiv 5

6 SOFTWARE "Your mailbox has exceeded its size limit!" This system administrator warning, which tends to pop up when least expected, exasperates thousands of network users in businesses and administrations world-wide every day. A few incoming mails later, the mail server breaks down and nothing will work - usually just when an important and urgently expected is supposed to go out to a business partner on the opposite side of the globe. What is one to do? Deliberately delete the 100 oldest pieces of mail in order to put off the problem by a few more days? Start the cumbersome and time-consuming auto-archiving feature in the Outlook client, thereby gradually reducing the available storage space on my own hard drive? And how on earth am I supposed to find the message with the sales figures which I received from our London branch three months ago? Having encountered these problems first-hand, EASY SOFTWARE AG felt compelled to create an efficient and comprehensive solution for mail servers all over the world: The innovative product EASY EXCHANGE helps to significantly reduce the time and cost involved in the maintenance of the Microsoft Exchange server. With rule-based archiving of all elements of Microsoft Exchange, long-term revision-proof storage on external data media, and full-text retrieval of archived e- mail communications, appointments, contacts, tasks etc. within mere seconds, EASY EXCHANGE sets new standards for efficient groupware organization. "Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten!" Diese unversehens auftretende Warnmeldung bringt weltweit täglich Tausende von Anwendern in den Netzwerken der Unternehmen und Verwaltungen zur Verzweiflung. Ein paar eingehende Mails später kapituliert der Mailserver, nichts geht mehr, und dies meistens dann, wenn gerade eine wichtige und dringend erwartete den Geschäftspartner am anderen Ende des Globus erreichen soll. Was tun? Gezielt die hundert ältesten Mails löschen, um das Problem um einige Tage hinauszuschieben? Die aufwendige und zeitraubende Auto-Archivierung im Outlook-Client starten und so peu à peu den Speichermangel auf die eigene Festplatte übertragen? Und wie finde ich die Nachricht mit den Umsatzzahlen wieder, die ich vor drei Monaten von der Außenstelle in London erhalten habe? Unter anderem die eigene Erfahrung war Antrieb für die EASY SOFTWARE AG, eine effiziente und umfassende Lösung für die Mailserver dieser Welt zu schaffen: Das neuartige Produkt EASY-EXCHANGE hilft, die zeitund kostenintensive Unterhaltung des Microsoft Exchange Servers deutlich zu reduzieren. Mit einer regelbasierten Archivierung sämtlicher Microsoft Exchange-Elemente, der langfristigen und revisionssicheren Ablage auf externen Datenträgern und der sekundenschnellen Volltextrecherche nach archivierten s, Terminen, Kontakten, Aufgaben etc. setzt EASY-EXCHANGE neue Maßstäbe für eine effiziente Groupware-Organisation. Self-explanatory setup Selbsterklärender Setup Automatic creation of EASY archives per Mailbox Automatisches Anlegen von EASY-Archiven pro Mailbox 6

7 SOFTWARE Globally, the Microsoft Exchange Server has a market share of over 34% for groupware installations; in Germany, this amounts to almost 58,000 server installations with some 3 million clients. "EASY EXCHANGE is an independent product, and basically aimed at every single company world-wide which uses the Microsoft Exchange server as groupware," emphasizes Peter Ertl, head of the Microsoft Exchange Business Unit at EASY SOFTWARE AG. "A considerable reduction of the TCO (Total Cost of Ownership), along with enhanced performance of the Exchange server, provides compelling arguments for the use of EASY EXCHANGE." Central access via Outlook In detail, this means: EASY EXCHANGE archives all Microsoft Exchange elements from mailboxes and public folders - rule-based and fully automatic - and thus achieves a physical load reduction of the Exchange Server by more than 90 percent. There is no need for supplementary or subsequent investments such as hardware upgrades, or additional Microsoft Exchange server licenses. The reduction in the amount of online data significantly increases the performance of the Microsoft Exchange server. Moreover, the archived information is available at any time through full-text retrieval - accessed directly from the Outlook client interface. "Far from being limited to key data (such as reference line and body text of an ), the full-text retrieval also includes the textual contents of attached documents and files," explains Ertl. "The Outlook client searches the EASY EXCHANGE archives without switching programs and, if necessary, even any other company archives - CI, NCI, SAP etc. Der Microsoft Exchange Server hat global einen Marktanteil bei Groupware-Installationen von über 34 Prozent; in Deutschland sind das fast Serverinstallationen mit ca. 3 Mio. Clients. "EASY-EXCHANGE ist ein eigenständiges Produkt und hat als potentielle Anwender sämtliche Unternehmen weltweit im Blick, die den Microsoft Exchange Server als Groupware einsetzen", betont Peter Ertl, Leiter der Business Unit Microsoft Exchange der EASY SOFTWARE AG. "Mit einer deutlichen Senkung der TCO (Total Cost of Ownership) bei gleichzeitiger Steigerung der Performance des Exchange Servers gibt es schlagkräftige Argumente für den Einsatz von EASY-EXCHANGE." Zentraler Zugriff über Outlook Im Detail heißt das: EASY-EXCHANGE archiviert regelbasiert und vollautomatisch sämtliche Microsoft Exchange-Elemente aus Postfächern und öffentlichen Ordnern, und erzielt so eine physikalische Entlastung des Exchange Servers von über 90 Prozent. Ergänzungs- und Folgeinvestitionen für eine Hardware-Aufrüstung oder zusätzliche Microsoft Exchange Server Lizenzen entfallen. Durch die Reduzierung der online gehaltenen Daten steigert sich die Performance des Microsoft Exchange Servers erheblich. Gleichzeitig sind die archivierten Informationen über die Volltextrecherche jederzeit verfügbar - der Zugriff erfolgt direkt aus der Oberfläche des Outlook-Clients. "Die Volltextrecherche erstreckt sich nicht nur auf die Indexdaten (z.b. Betreff und Bodytext einer ), sondern schließt die Textinhalte angehängter Dokumente und Dateien mit ein", erklärt Ertl. "Der Outlook-Client recherchiert ohne Programmwechsel in den EASY-EXCHANGE-Archiven, und bei Bedarf Admin Tool: Automatic archive creation completed Administrator Tool: Ergebnis der automatischen Archivanlage Definition of archiving options Definition der Archivierungsoptionen 7

8 SOFTWARE - all directly from Outlook." As a matter of course, it is ensured that individual Outlook users can only access the archived elements from their own mailboxes, and the archives for which they possess the appropriate object rights. Slim databases A reduction in data keeping also means that the Microsoft Exchange server requires less maintenance and administration; the times for backup and restoring processes, defragmentation or consistency checks are reduced to a minimum. And: EASY EXCHANGE guarantees access to archived elements even when the Microsoft Exchange server is down, as the retrieval access occurs independently of the Mailbox Agent, which is the archiving service on the Exchange server. The intelligent and flexible structure of EASY ARCHIVE permits storage of Microsoft Exchange elements on modern media such as WORM, DVD, or CDR. Through this storage capacity, which can be expanded as desired, the archived elements are kept available indefinitely. Even those business records which the company is obliged to preserve in a revision-proof manner can be retrieved and displayed in Outlook years later from many thousands of archived Microsoft Exchange elements. sogar in allen anderen Unternehmensarchiven, egal ob CI, NCI oder SAP-Archive - alles direkt aus Outlook heraus." Dabei ist natürlich gewährleistet, dass der einzelne Outlook-User ausschließlich auf die archivierten Elemente aus seinem eigenem Postfach und auf die Archive, für die er Objektrechte besitzt, zugreifen kann. Schlanke Datenbank Reduzierte Datenhaltung bedeutet auch weniger Wartungsund Administrationsaufwand für den Microsoft Exchange Server; die Zeiten für Backup- und Restorevorgänge, Defragmentierung oder Konsistenzprüfung werden minimiert. Und: EASY- EXCHANGE garantiert den Zugriff auf archivierte Elemente auch bei Ausfall des Microsoft Exchange Servers, da der Recherchezugriff unabhängig vom Mailbox Agent, dem Archivierungsdienst auf dem Exchange Server, funktioniert. Der intelligente und flexible Aufbau von EASY-ARCHIV erlaubt die Speicherung von Microsoft Exchange-Elementen auf modernen Speichermedien wie WORM, DVD oder CDR. Durch die somit beliebig erweiterbare Speicherkapazität werden die archivierten Elemente unbefristet verfügbar gehalten. Selbst aufbewahrungspflichtige Dokumente, revisionssicher abgelegt, können auch nach Jahren aus Abertausenden archivierter Microsoft Exchange-Elemente in Sekundenschnelle recherchiert und in Outlook angezeigt werden. 8

9 SOFTWARE Getting started in document management To the Outlook user, nothing changes at all, for EASY EXCHANGE integrates EASY ARCHIVE in the graphic interface of the Outlook client. The locations and archives with the stored Microsoft Exchange elements are displayed as a structured, navigable tree in the Folder List. Opening a folder will generate a hit list which shows all contained Microsoft Exchange elements. The Outlook user can handle these objects as accustomed: edit them, reply to them, delete or forward them - anything is possible. Additionally, at the push of a button, the EASY ARCHIVE retrieval function is available. Through full-text retrieval, EASY ARCHIVE will find the desired s, appointments, contacts, tasks, or attached documents, tables and other text documents in a flash. No more overflowing mailboxes, no overloaded mail servers, no time-consuming searches for that important from your business partner: EASY EXCHANGE stands for business-wide communication without delay. "An accomplished Outlook user is not going to need any additional training for data retrieval from EASY EXCHANGE archives; the program is self-explanatory," adds Peter Ertl. "Especially for first-time customers, EASY EXCHANGE offers a pragmatic introduction to modern electronic archiving and the world of document management." Please feel free to request further details concerning EASY EXCHANGE under - Einstieg ins Dokumentenmanagement Für den Outlook-Anwender ändert sich gar nichts, denn EASY-EXCHANGE integriert EASY-ARCHIV in die grafische Oberfläche des Outlook-Clients. Die Lagerorte und Archive mit den abgelegten Microsoft Exchange-Elementen werden als strukturierter und navigierbarer Baum in der Ordner-Leiste dargestellt. Das Öffnen eines Ordners erzeugt eine Trefferliste, die sämtliche enthaltenen Microsoft Exchange-Elemente abbildet. Der Outlook-User kann mit diesen Objekten wie gewohnt verfahren: Bearbeiten, Antworten, Löschen, Weiterleiten - alles ist möglich. Zusätzlich steht über Knopfdruck die Recherchefunktion von EASY-ARCHIV zur Verfügung. Per Volltextrecherche findet EASY-ARCHIV in Windeseile die gesuchten s, Termine, Kontakte und Aufgaben oder angehängte Dokumente, Tabellen und sonstige Textdokumente. Keine überfüllten Postfächer, kein überlasteter Mail-Server, kein zeitraubendes Suchen nach der wichtigen ihres Geschäftspartners: EASY-EXCHANGE bedeutet unternehmensweite Kommunikation ohne Wartezeiten. "Der geübte Outlook-Anwender benötigt keine zusätzliche Schulung für die Recherche in EASY-EXCHANGE-Archiven, denn das Programm ist selbsterklärend", ergänzt Peter Ertl. "EASY-EXCHANGE bietet gerade Neukunden einen pragmatischen Einstieg in die zeitgemäße elektronische Archivierung und in die Welt des Dokumentenmanagements." Weitere Details zu EASY-EXCHANGE erfahren Sie unter - EASY-EXCHANGE-the Future of Mail Archiving Contact/Ansprechpartner: Peter Ertl, Director Business Unit Microsoft Exchange Fon: +49(0) Fax: +49(0)

10 ++ Aktien News ++ NEWS ++ EASY SOFTWARE AG Selected as TOP TEN Software Company of the Year ++ Computer Reseller News (CRN)', a leading German specialized trade magazine, has chosen EASY SOFTWARE as one of the TOP TEN software companies of the year In its December issue 50, the magazine presents successful and innovative system houses, distributors and manufacturers who "have demonstrated their good nose for the dynamic IT market." The examination focussed on innovative products and technologies as well as convincing sales concepts. The jury took a close look at strategic activities and asked the following questions, among others: Was the portfolio complemented through prudent cooperations and acquisitions? Did know-how and staff increase? Did the company invest in internationalization? How was specialized trade integrated in the corporate concept? Last but not least, the candidates' profitability and growth were rated. Among other things, the praise for EASY SOFTWARE emphasizes that the document management specialist EASY was able to strengthen its relationship with SAP. The company has expanded its product portfolio and now covers the entire range of document related technologies. ++ EASY SOFTWARE among the 33 best shares ++ In the 03/March 2001 issue of the business magazine Finanzen, 1100 companies were closely examined in order to find out which shares are currently worth buying. The investigation and analysis included 552 global Blue Chip companies, 315 German standard joint-stock companies, and all of the 350 companies listed at the Neuer Markt stock exchange in Germany. From each sector, the 11 most promising shares were evaluated. Among the winning list of global Blue Chips, there are illustrious names such as Ericsson, Ford, Compaq, Philips, Infineon and BASF. The companies from the Neuer Markt stock exchange were selected according to their so-called "price-earnings-to-growthratio", or PEG ratio, in short. This criterion stands for the following approach: At first, a company's medium-term profit growth per annum is determined. In a second step, this figure is compared with the price-earnings-ratio (PER). A PER of 20 combined with an increase in earnings of 20% means that the PEG ratio is 1. If a company managed to increase their earnings by 40% the PEG ratio would be 0.5. Based on this calculation, EASY SOFTWARE AG's medium-term PEG ratio is According to "Finanzen", this value represents a significant underrating and therefore, is to be considered as a strong signal to buy. ++ EASY SOFTWARE AG als TOP TEN Software-Unternehmen des Jahres ausgezeichnet ++ Die führende deutsche Fachhandels-Zeitschrift 'Computer Reseller News (CRN)' hat EASY SOFTWARE zum TOP TEN Software-Unternehmen des Jahres 2000 gekürt. In seiner Dezember-Ausgabe Nr. 50 stellte das Magazin erfolgreiche und innovative Systemhäuser, Distributoren und Hersteller vor, die "das richtige Gespür für den dynamischen IT-Markt bewiesen haben." Überprüft wurde, ob die Produkte und Technologien innovativ, die Vertriebskonzepte schlüssig waren. Die Jury nahm die strategischen Aktivitäten unter die Lupe und stellte u.a. folgende Fragen: Wurde durch kluge Kooperationen und Akquisitionen das Portfolio komplettiert, das Know-how und der Mitarbeiterstamm erweitert, die Internationalisierung vorangetrieben? Wie wurde der Fachhandel ins Unternehmenskonzept eingebunden? Nicht zuletzt fielen die Profitabilität und das Wachstum der Kandidaten ins Gewicht. In der Laudatio für EASY SOFTWARE wird unter anderem herausgestellt, daß der Dokumentenmanagement-Spezialist seine Beziehungen zu SAP stärken konnte. Das Unternehmen habe sein Produktportfolio ausgebaut und decke jetzt die gesamte Palette der Document Related Technologies ab. ++ EASY SOFTWARE unter den 33 besten Aktien ++ In Ausgabe 03/März 2001 des Wirtschaftsmagazins Finanzen wurden 1100 Unternehmen unter die Lupe genommen um zu ermitteln, bei welchen Aktien sich jetzt der Einstieg lohnt. Untersucht und bewertet wurden 552 Unternehmen für den Bereich globale Blue Chips, 315 Unternehmen für den Bereich deutsche Standardwerte und die 350 Unternehmen des Neuen Marktes. Für jeden Bereich wurden die elf erfolgversprechendsten Werte ermittelt. Zu den Siegern bei den globalen Blue Chips gehören so illustre Namen wie Ericsson, Ford, Compaq, Philips, Infineon und BASF. Auswahlkriterium für die Unternehmen des Neuen Marktes war das sogenannte "Price-Earnings-to-Growth-Verhältnis, kurz PEG-Ratio genannt. Dahinter verbirgt sich folgender Ansatz: Zunächst wird analysiert, welches Gewinnwachstum eine Firma mittelfristig pro Jahr erzielt. Diese Rate wird in einem zweiten Schritt mit dem Kurs-Gewinn-Verhältnis (KGV) verglichen. KGV von 20 bei einem Ertragswachstum von 20 Prozent bedeutet: Das PEG-Ratio liegt bei 1. Brächte es eine Firma auf durchschnittlich 40 Prozent Gewinnwachstum, läge die PEG- Ratio bei 0,5." Auf Basis dieser Berechnung liegt die mittelfristige PEG-Ratio für EASY SOFTWARE bei 0,46. Dieser Wert stellt laut Finanzen eine signifikante Unterbewertung dar und wird als klares Kaufsignal gewertet. 10

11 NEWS In addition to the arithmetical results of the American consultant firm HOLT Value Associates, which was asked to carry out the analysis and whose renowned method called CFROI (Cash-Flow-Return-on-Investment) is even patented and a registered trademark, "Finanzen" analyzed the company's business strategy, market competitors, strategic position and its management. Apart from EASY, the following ten companies have passed this double test: 4MBO, ACG, Cancom, ComputerLinks, Gericom, Mania Technologie, PSI, Rücker, SZ Testsysteme and TDS. ++ Buy EASY SOFTWARE (DG Bank) - Finance Online ++ Based on their favorable assessment of the EASY stock, the DG Bank analysts have issued a recommendation to buy. EASY SOFTWARE AG operates in the fast-growing market for Document Management System (DMS) software. For several weeks now, the rating of the EASY share has persisted at a relatively low level. According to the DG Bank analysts, the stock is underrated when compared to its competitors in the DMS core business. With a price-revenue ratio of 0.9 and a price-earnings ratio of 8.4 (both figures for 2002), the share shows an evident depriviation. In the analysts' opinion, however, this is not justified. The recommendation is therefore: Buy. - Zusätzlich zu den rechnerischen Ergebnissen des mit der Analyse beauftragten amerikanischen Beratungsunternehmens HOLT Value Associates, deren renommierte Analysemethode CFROI (Cash-Flow-Return-On-Investment) sogar patentiert und geschützt ist, hat Finanzen das jeweilige Geschäftsmodell, das Wettbewerbsumfeld, die Positionierung des Unternehmens und das Management analysiert. Neben EASY haben die folgenden weiteren zehn Unternehmen diesen "Doppeltest" bestanden: 4MBO, ACG, Cancom, ComputerLinks, Gericom, Mania Technologie, PSI, Rücker, SZ Testsysteme und TDS. ++ EASY SOFTWARE kaufen (DG Bank) - Finance Online ++ Aufgrund der günstigen Bewertung der EASY-Aktie sprechen die Analysten der DG Bank eine Kaufempfehlung aus. Das Unternehmen EASY SOFTWARE AG ist auf dem wachstumsstarken Markt für Dokumenten-Management-Systeme (DMS)- Software tätig. Schon seit einigen Wochen verharre die Bewertung der EASY-Aktie auf relativ geringem Niveau. Verglichen mit den Konkurrenten im DMS-Kerngeschäft ist die Aktie nach Ansicht der Analysten der DG-Bank unterbewertet. Bei einem Kurs/Umsatz-Verhältnis von 0,9 und einem Kurs/Gewinn-Verhältnis von 8,4 (beide Angaben für 2002) weise das Papier einen deutlichen Bewertungsabschlag auf. Nach Meinung der Analysten ist dieser jedoch nicht in dem Maße gerechtfertigt. Daher lautet die Empfehlung: Kaufen. - Wussten Sie schon,... dass wir Sie vorzüglich zu SAP beraten können?... dass wir sehr gut E-Commerce-Projekte umsetzen?... dass wir Spezialisten für die Administration von ORACLE sind?... dass wir modern und innovativ JAVA entwickeln können? Informationssysteme Organisationsberatung Projektmanagement Ruhrallee D Essen Telefon: +49 (0)2 01) dass wir geschult und zertifiziert sind für das Einrichten von EASY-Systemen?... Bisher noch nicht? Telefax: +49 (0)2 01) Internet Dann sollten wir uns kennen lernen...! 11

12 NEWS EASY Partner News EASY Partner News ++ AMAG Accelerates with EASY ++ Swiss motor vehicle retail association places major order AMAG Automobil- und Motoren AG, the largest Swiss importer and dealer of Volkswagen, Skoda, SEAT, Audi, and Porsche motor vehicles, has opted for a business-wide implementation of EASY software. The products of the Mülheim specialist for electronic document management were given precedence over the competition because of their ability to integrate data from the SAP business management software as well as data from non-sap applications. The Swiss EASY sales partner UNICARE INFORMATIK AG, with some help from EASY SOFTWARE AG, is handling the project implementation. "The entire EASY product range will be implemented, including document acquisition with CAP- TURE, document management with EASY DMS, electronic archiving with EASY ARCHIVE, and online document retrieval with EASY WEB", emphasizes UNICARE CEO Jürg Grau. EASY for mysap.com is of crucial importance for this project, as it enables the integration of the various EASY server applications in the SAP user interface. The initial step provides for 400 users to have access to the EASY applications. After connecting the entire AMAG network of sales representatives, the number of users will increase to approximately 1,000. "EASY actually surpasses the requirements that we had specified before deciding on a document management system," says Walter Kühne, head project manager for electronic document management at AMAG. "Its ability to process SAP and non-sap data from the SAPGUI, its convenient full-text retrieval features and, last but not least, its flexible licensing model make EASY our ideal choice." "We have been able to convince one of the largest European motor vehicle retail associations of our capability," comments Markus Hanisch, Board member of EASY. "We regard the fact that AMAG is implementing EASYWARE as a recommendation for the entire motor vehicle trade." ++ AMAG gibt Gas mit EASY ++ Schweizer Fahrzeug-Handelsgruppe erteilt Großauftrag Die AMAG Automobil- und Motoren AG, der bedeutendste Importeur und Händler für Fahrzeuge der Marken VW, Skoda, SEAT, Audi und Porsche in der Schweiz, hat sich konzernweit für den Einsatz von EASY-Software entschieden. Die Produkte des Mülheimer Spezialisten für elektronisches Dokumentenmanagement erhielten den Vorzug vor den Wettbewerbern, weil sie sowohl Daten aus der betriebswirtschaftlichen SAP-Software als auch Daten aus Nicht-SAP-Anwendungen integrieren können. Die Projektrealisierung hat der Schweizer EASY-Vertriebspartner UNICARE INFORMATIK AG mit Unterstützung der EASY SOFTWARE AG übernommen. "Zum Einsatz kommt die gesamte EASY-Produktpalette, von der Dokumentenerfassung mit CAPTURE über Dokumentenmanagement mit EASY-DMS, elektronische Archivierung mit EASY-ARCHIV bis zur Online-Dokumentenrecherche mit EASY-WEB", betont Jürg Grau, Geschäftsführer bei UNICARE. Von zentraler Bedeutung ist dabei EASY for mysap.com: Dieses Produkt ermöglicht die Integration der verschiedenen EASY-Serverapplikationen in die SAP-Benutzeroberfläche. In einem ersten Schritt werden zunächst 400 Benutzer Zugriff auf die EASY-Anwendungen haben. Nach der Anbindung des gesamten AMAG-Vertreternetzes sollen es rund 1000 sein. "EASY übertrifft noch die Anforderungen, die wir vor der Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System gestellt hatten", so Walter Kühne, AMAG-Gesamtprojektleiter für elektronisches Dokumentenmanagement. "Die Fähigkeit zur Verarbeitung von SAP- und Nicht-SAP-Daten unter der SAPGUI, die komfortable Volltextrecherche und nicht zuletzt das flexible Lizensierungsmodell machen EASY für uns zur idealen Lösung". "Wir konnten damit eines der größten KFZ-Handelsunternehmen Europas von unserer Leistungsfähigkeit überzeugen", kommentiert Markus Hanisch, Vorstand für Vertrieb und Marketing bei EASY. "Der Einsatz von EASYWARE bei AMAG ist für unser Softwarehaus eine Empfehlung für den gesamten Automobilhandel". 12

13 NEWS ++ AZTEKA Consulting ++ Neuer Distributor für EASY SOFTWARE im Rhein-Main-Gebiet ++ Die EASY SOFTWARE AG und die AZTEKA Consulting GmbH in Mannheim haben eine strategische Zusammenarbeit für Dokumentenmanagement-Lösungen vereinbart. Als EASY-Distributor konzentriert sich AZTEKA künftig im Rhein-Main-Gebiet auf umfassende Beratungs- und Vertriebsaktivitäten für überwiegend mittelständische Unternehmen. ++ AZTEKA Consulting ++ New Distributor for EASY SOFTWARE in Rhine/Main Area EASY SOFTWARE AG of Mülheim and AZTEKA Consulting GmbH of Mannheim have agreed on a strategic partnership for document management solutions. As an EASY distributor, AZTEKA will now focus on comprehensive consulting and sales activities for mainly mid-sized businesses in the Rhine/Main area of Germany. AZTEKA area manager Lars Krüger: "We are dedicated to a comprehensive system integration approach with pioneering software solutions. The close collaboration with EASY SOFT- WARE gives our specialists access to a large pool of prospective customers in the growth market for active knowledge management with electronic archiving and document management systems." AZTEKA-Bereichsleiter Lars Krüger: "Wir verfolgen den ganzheitlichen Systemintegrations-Ansatz mit richtungweisenden Softwarelösungen. Die enge Zusammenarbeit mit EASY SOFTWARE erschließt unseren Spezialisten ein großes Kundenpotential im Wachstumsmarkt für aktives Wissensmanagement mit elektronischen Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systemen." ++ EASY SOFTWARE verstärkt Präsenz im Lotus Notes-Umfeld ++ Softwarehersteller kooperiert mit dem Lotus Notes-Spezialisten aristie Die EASY SOFTWARE AG und das Beratungsunternehmen aristie Gesellschaft für Datenverarbeitung mbh aus Moers haben einen Kooperationsvertrag für EASY-Dokumentenmanagement-Lösungen im Lotus Notes-Umfeld vereinbart. aristie wird als neues EASY Competence Center hauptsächlich EASY-Produkte und Dienstleistungen für die weit verbreitete Groupware-Lösung anbieten. ++ EASY SOFTWARE Reinforces Its Presence in the Lotus Notes Environment ++ Software manufacturer cooperates with Lotus Notes specialist aristie EASY SOFTWARE AG and the consulting firm aristie Gesellschaft für Datenverarbeitung mbh of Moers have signed a collaboration agreement for EASY document management solutions in the Lotus Notes environment. As a new EASY Competence Center, aristie will focus on offering EASY products and services for the popular groupware solution. 13

14 NEWS With the integration of high-quality archiving and document acquisition tools, the Muelheim-based software manufacturer has added essential document management functions to the Lotus Notes groupware: An interface which was specially developed for Lotus Notes enables the storage of documents and data from this application in an EASY archive. The scanning component that was introduced last fall allows the user to scan additional paper documents under Lotus Notes and generate new Lotus Notes documents. The application EASY CAPTURE, which also boasts a new export service for Lotus Notes, is used for professional acquisition, classification and indexing of records, documents and data of all types. aristie has been a certified Lotus partner for more than 5 years, with renowned customers such as o.tel.o, debis, ferrostaal, TeleBel, Siemens, Sachtleben Chemie and Flughafen Düsseldorf GmbH (Düsseldorf Airport). Jörn Bovenschen, managing partner of aristie GmbH, says: "Lotus Notes/Domino is undoubtedly a powerful and demonstrably productivity-enhancing groupware solution for businesses of any kind and size. One thing that keeps causing problems, however, is the integration of non-digitized external documents. This is where EASY comes in, offering optimal integration through its products. The combination of EASY software products with Lotus Notes/Domino is a perfect solution for DMS and Groupware." "In the area of SAP, EASY has already managed to become a major supplier of document management solutions. We now have the products that will allow us to become equally successful in the Lotus Notes environment. To achieve this goal, we work together with competent and experienced partners. We are very pleased to have found such a partner in aristie," comments Markus Hanisch, Board member of EASY SOFTWARE AG. A joint presentation is planned for the CeBIT 2001 trade fair in Hanover, Germany. Mit der Einbindung hochwertiger Werkzeuge zur Archivierung und Belegerfassung hat der Mülheimer Softwarehersteller die Groupware Lotus Notes um wesentliche Dokumentenmanagement-Funktionen erweitert: Eine speziell für Lotus Notes entwickelte Schnittstelle ermöglicht die Ablage von Dokumenten und Daten aus dieser Anwendung heraus in einem EASY-Archiv. Mit der im Herbst vorgestellten Scankomponente lassen sich Papierdokumente unter Lotus Notes hinzuscannen und neue Lotus Notes-Dokumente erzeugen. Die Applikation EASY-CAPTURE mit dem ebenfalls neuen Exportservice für Lotus Notes dient zum professionellen Erfassen, Klassifizieren und Indexieren von Belegen, Dokumenten und Daten aller Art. aristie ist seit mehr als 5 Jahren zertifizierter Lotus-Partner mit namhaften Kunden wie o.tel.o, debis, ferrostaal, TeleBel, Siemens, Sachtleben Chemie und der Flughafen Düsseldorf GmbH. Jörn Bovenschen, geschäftsführender Gesellschafter der aristie GmbH: "Lotus Notes/Domino ist zweifellos eine leistungsfähige und nachweisbar produktivitätssteigernde Groupware- Lösung für Unternehmen jeder Art und Größe. Was allerdings immer wieder Probleme verursacht, ist die Einbindung externer Dokumente, die nicht in elektronischer Form vorliegen. Hier bietet EASY mit seinen Produkten eine optimale Integration an. Die Kombination von EASY-Software mit Lotus Notes/Domino ist die Lösung für DMS und Groupware". "Nachdem EASY bereits im SAP-Umfeld zu einem der bedeutendsten Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen aufgestiegen ist, haben wir nun die Produkte, um Ähnliches auch im Lotus-Notes-Umfeld zu erreichen. Für dieses Ziel arbeiten wir mit kompetenten und projekterfahrenen Partnern zusammen. Wir freuen uns, mit aristie einen solchen gefunden zu haben", so Markus Hanisch, Vorstand der EASY SOFTWARE AG, zu der Kooperation. Für die CeBIT 2001 in Hannover ist ein gemeinsamer Messeauftritt geplant. 14

15 NEWS ++ EASY Fortifies Market Position for ERP Software ++ Cooperation with Röth secures link to AXAPTA solution Röth Dokumentenmanagementsysteme (DMS) GmbH, with headquarters in Wuppertal, is now a licensor of EASY SOFT- WARE AG, as stipulated in a recent agreement between the two partners. Röth is going to offer EASY products by themselves, but also in connection with the newly developed business administration software "AXAPTA" from the Danish manufacturer Damgaard. The Röth company, an EASY Competence Center of three years, is an AXAPTA Business Partner and, during the past few months, has been programming the EASY Link for AXAPTA interface. "EASY and AXAPTA together form an ideal team," says Detlef Deisler, CEO at Röth DMS. "The high functionality of the EASY software and the innovative concept of the AXAP- TA solution complement each other perfectly." Damgaard AXAPTA was developed for mid-sized, multinational companies. The product is an integrated business solution which covers the areas of Financial Accounting, CRM, ebusiness, Customer Service, Logistics, Project Management, and Manufacturing. Deisler: "The technology behind AXAPTA is quite unique and offers advantages that are unmatched by any other standard software in the market." EASY Link for AXAPTA enables archiving of AXAPTA documents and scanned records from the AXAPTA user interface, as well as convenient full-text retrieval from EASY archives. The AXAPTA solution, very popular in the Scandinavian countries and the USA already, gains special significance from the fact that Damgaard and Navision have agreed to merge under the name of Damgaard-Navision. Navision manufactures a competing product under the same name, which is also very successfully linked to EASY. "For us, the EASY link opens up great potential in the market for electronic archives and document management," states Deisler. "Some initial projects in this area are already up and running." EASY SOFTWARE AG expresses a similar view. Markus Hanisch, Board member and EASY Sales and Marketing Director, says: "Through the licensor agreement with Röth, we are now in an excellent position as solution partners for the new ERP software. We expect further expansion of our market shares in this sector."- ++ EASY baut Marktposition bei ERP-Software aus ++ Kooperation mit Röth sichert Anbindung an AXAPTA-Lösung Die Röth Dokumentenmanagementsysteme (DMS) GmbH mit Sitz in Wuppertal ist neuer Lizenzgeber der EASY SOFT- WARE AG. Auf eine entsprechende Vereinbarung haben sich beide Partner kürzlich geeinigt. Röth wird EASY-Produkte unter anderem in Verbindung mit der neuentwickelten betriebswirtschaftlichen Software "AXAPTA" des dänischen Herstellers Damgaard anbieten. Die Firma Röth, bereits seit drei Jahren EASY-Competence Center, ist AXAPTA-Business Partner und hat in den letzten Monaten die Schnittstelle EASY Link for AXAPTA programmiert. "EASY und AXAPTA sind ein ideales Team", meint Detlef Deisler, Geschäftsführer bei Röth DMS. "Die hohe Funktionalität der EASY-Software und das innovative Konzept der AXAPTA-Lösung ergänzen sich perfekt." Damgaard AXAPTA wurde für mittelständische, multinationale Firmen entwickelt. Das Produkt ist eine integrierte Unternehmenslösung, welche die Bereiche Finanzbuchhaltung, CRM, E-Business, Kundendienst, Logistik, Projektmanagement und Fertigung abdeckt. Deisler: "Die Technologie hinter AXAPTA ist einzigartig und bietet Vorteile, die keine andere Standardsoftware auf dem Markt aufzuweisen hat." EASY Link for AXAPTA ermöglicht die Archivierung von AXAPTA-Dokumenten und gescannten Belegen aus der AXAPTA-Benutzeroberfläche heraus, ebenso wie die komfortable Volltextrecherche in den EASY-Archiven. Besondere Bedeutung erwächst der bereits in den skandinavischen Ländern und den USA sehr erfolgreichen AXAPTA-Lösung aus der Tatsache, das Damgaard und Navision ihre Zusammenlegung unter der Firmierung Damgaard-Navision vereinbart haben. Navision ist Hersteller des gleichnamigen Wettbewerbsproduktes mit einer ebenfalls sehr erfolgreichen EASY-Anbindung. "Mit der Schnittstelle zu EASY erschließt sich für uns ein großes Potential im Markt für elektronische Archive und Dokumentenmanagement," ist Deisler überzeugt. "Erste Projekte in diesem Bereich sind bereits angelaufen." Ganz ähnlich sieht man das bei der EASY SOFTWARE AG. Markus Hanisch, EASY-Vorstand für Vertrieb und Marketing: "Durch die Lizenzgeber-Vereinbarung mit der Firma Röth sind wir als Lösungspartner für die neue ERP-Software hervorragend positioniert. Wir erwarten in diesem Sektor einen weiteren Ausbau unserer Marktanteile."- 15

16 REPORT Stadtwerke Hagen improve their customer service with EASY Software Stadtwerke Hagen verbessern Kundenservice mit EASY-Software Archiving system guarantees fast and convenient handling of business processes and thus strengthens the utility company's market position Archivsystem garantiert zügige, komfortable Abwicklung von Geschäftsprozessen und stärkt damit die Marktposition des Energieversorgers Ensuring fast and high-quality service for a growing number of customers in view of today's more liberal energy market poses special challenges to public services companies in particular. Stadtwerke Hagen realized this as early as 1998 and decided to introduce an electronic document management system. After talking to a number of suppliers, the company decided on EASY ARCHIVE. This system has been in productive use since April 1999 and currently serves to process about one million documents annually. Schnelle und gute Bedienung einer wachsenden Zahl von Kunden im Hinblick auf den liberalisierten Energiemarkt zu gewährleisten - das stellt gerade auch kommunale Versorgungsunternehmen vor besondere Herausforderungen. Die Stadtwerke Hagen haben dies bereits 1998 erkannt und sich zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements entschlossen. Nach Gesprächen mit einer Reihe von Anbietern fiel die Wahl schließlich auf ein Archivsystem von EASY, das bereits seit April 1999 produktiv ist und mit dem zur Zeit jährlich rund eine Million Dokumente verarbeitet werden. In the area of private and commercial customer sales, Stadtwerke Hagen started archiving on microfilm in "We kept encountering problems with the microfilm readers," says Sales Director Peter Langescheid to describe the situation in the early nineties. "The poor quality of the documents was another reason for us to consider an electronic archiving system." Thus, eventually, after extensive evaluation of the respective performance and costs of various solutions, EASY ARCHIVE was introduced in Besides the capacities to integrate both SAP and non-sap documents, the special efficiency of the fulltext retrieval and the favorable licensing model were crucial factors in this decision. Im Vertriebsbereich für Privat- und Geschäftskunden wurde bei den Stadtwerken Hagen seit 1980 die Archivierung auf Mikrofilmen betrieben. "Es traten immer häufiger Störungen an den Mikrofilm-Lesegeräten auf", schildert Vertriebsleiter Peter Langescheid die Situation zu Beginn der 90-er Jahre. "Auch die schlechte Qualität der Dokumente und die zeitintensive Recherche veranlassten uns, über ein elektronisches Archivsystem nachzudenken." So wurde 1996 schließlich nach einem intensiven Vergleich der Leistungsfähigkeit und der Kosten verschiedener Lösungen EASY-ARCHIV eingeführt. Den Ausschlag gaben neben der Integrationsfähigkeit von SAP und Non-SAP-Dokumenten die besondere Effizienz der Volltextrecherche und das günstige Lizensierungsmodell. 16

17 REPORT Initially, the system only served to archive scanned paper documents, especially incoming mail. "The increasingly competitive situation after the introduction of free choice of power suppliers in April 1998 led us to reflect on how we could further improve our customer service," explains Friedhelm Kabath, the Human Resources director at Stadtwerke Hagen who is also responsible for data processing, organization and general administration. "Through the long delays in connection with the microfilms, it would take days for the sales staff to access important customer data." Kabath therefore actively supported an expansion of the EASY archiving system. In October 1998, the definite requirements were formulated for the EASY system. Under the overall control of project manager Hans-Joachim Kisser as well as Thorsten Helbing and Gunter Reinhardt of EASY SOFTWARE AG, installation and testing began in March, Günther Möller and his colleague Thorsten Stich, both administrators for electronic archiving in the sales area, assumed the task of training the users. On April 15, 1999, the archiving system started to operate productively as scheduled. The EASY archiving software and the VARYFIRE interface to the BS2000 operating system - a custom programming job provided by EASY - succeeded in proving their performance capacities and reliability so convincingly that the parallel archiving which Peter Langescheid had arranged as a security backup was dropped after only three weeks. Das System diente zunächst nur zur Ablage von gescannten Papierdokumenten, vor allem Einganspost. "Die verschärfte Wettbewerbssituation nach der Einführung der freien Wahl des Energieversorgers im April 1998 führte zu Überlegungen, wie wir unseren Kundenservice weiter verbessern konnten", erläutert Friedhelm Kabath, bei den Stadtwerken Personaldirektor und Hauptverantwortlicher für die Bereiche Informationsverarbeitung, Organisation und allgemeine Verwaltung. "Die langen Wartezeiten auf die Mikrofilme führten dazu, dass den Vertriebsmitarbeitern relevante Kundendaten erst Tage später zur Verfügung standen." Kabath sprach sich darum für eine Ausweitung der Archivierung mit EASY aus. Im Oktober 1998 wurden die letzten Anforderungen an das EASY-System formuliert. Unter der Federführung von Projektleiter Hans-Joachim Kisser und der EASY-Mitarbeiter Thorsten Helbing und Gunter Reinhardt begann im März 1999 die Installation und der Testbetrieb. Die Schulung der Anwender übernahmen Günther Möller und sein Kollege Thorsten Stich, beide Administratoren für die elektronische Archivierung im Vertriebsbereich. Am 15. April 1999 ging das Archivsystem schließlich planmäßig produktiv in Betrieb. Die EASY-Archivsoftware und die eigens von EASY programmierte VARYFIRE-Schnittstellte zum BS2000-Betriebssystem stellte ihre Performance und Zuverlässigkeit derart überzeugend unter Beweis, dass die von Peter Langescheid aus Sicherheitsgründen angeordnete Parallelarchivierung bereits nach drei Wochen beendet wurde. Stadtwerke Hagen AG - dialog partners: Mr. Peter Langescheid (Sales Management for private and commercial customers), Mr. Friedhelm Kabath (Human Resources director, also responsible for data processing, organization and general administration), Mr. Reinhard Flormann (Sales Director, also responsible for purchasing and public pools), Mr. Günther Möller and Mr. Thorsten Stich (both administrators for electronic archiving in Sales) Stadtwerke Hagen AG, Gespächspartner: Herr Peter Langescheid (Vertriebsleitung Privat- und Gewerbekunden), Herr Friedhelm Kabath (Personaldirektor und Hauptverantwortlicher für die Bereiche Informationsverarbeitung, Organisation und allgemeine Verwaltung), Herr Reinhard Flormann (Vertriebsdirektor und hauptverantwortlich für den Einkauf und den Bäderbetrieb), Herr Günther Möller und Herr Thorsten Stich (beide Administratoren für die elektronische Archivierung im Vertriebsbereich) 17

18 REPORT Currently, the sales department for private and commercial customers archives as many as one million documents - usagebased bills, correspondence, contracts, lists, reading statements and input records - annually, and the tendency is growing. Three scan workstations plus another 50 users are connected. 80 percent of the documents contain CI data from the Siemens Nixdorf C80 host. These are usage-based bills generated by a specialized software developed by Stadtwerke Hagen. In a batch process that runs overnight, they are read with COLD, automatically indexed, archived, and written on optical storage media (WORM). The VARYFIRE interface makes sure that only data which were transferred completely are actually archived. A major part of the documents then receives attachments such as correspondence, job orders, and direct debit forms. "All our staff does is assign record numbers to the scanned documents," says Günther Möller. "The EASY software then automatically adds all the remaining index terms." Direct indexing is sometimes still necessary, especially for multi-page documents. Peter Langenscheid points out yet another advantage: "After the liberalization, we succeeded in winning a number of key accounts, including Douglas Holding, the German branches of Wal*Mart and Burger King, the Nordsee restaurant chain, and Nordwest Handels AG. Thanks to the EASY CD-QUERY module, we are now able to provide these customers with complete, usage-based itemized bills, including any index terms that may be requested, in a revision-proof fashion on a CD-ROM." This extraordinarily positive experience is reason enough for Stadtwerke Hagen to continue putting their trust in EASY. This is emphasized by the fact that they have already decided to expand their electronic archiving, and have purchased a higherend jukebox. "After updating our EASY software to version 3.11 in February, 2001, we will work on equipping additional sales sectors with EASY ARCHIVE," confirms Reinhard Flormann, Sales Director at Stadtwerke Hagen, and also responsible for purchasing and the administration of public pools. "Most importantly, this will include sectors where SAP R/3 is used. With its certified SAP interface, EASY represents an ideal solution for them." Zur Zeit archiviert der Vertriebsbereich Privat- und Geschäftskunden jährlich rund eine Million Dokumente - Verbrauchsrechnungen, Schriftverkehr, Verträge, Listen, Ableseprotokolle und Eingabebelege - mit steigender Tendenz. Angeschlossen sind neben drei Scan-Arbeitsplätzen weitere 50 User. 80 Prozent der Dokumente entfallen auf CI-Daten des Siemens Nixdorf C80-Hosts. Dabei handelt es sich um Verbrauchsabrechnungen, die eine eigenentwickelte, spezialisierte Software der Stadtwerke Hagen generiert. Sie werden in einer Batch-Verarbeitung nachts per COLD-Abgriff automatisch indexiert, archiviert und auf optische Speichermedien (WORM) geschrieben. Die VARYFIRE-Schnittstelle sorgt dafür, dass nur vollständig übertragenen Daten auch tatsächlich archiviert werden. Bei einem großen Teil der Dokumente erfolgt anschließend eine Zusortierung von Anlagen wie zum Beispiel Korrespondenz, Arbeitsaufträge und Einzugsermächtigungen. "Die gescannten Dokumente werden von den Mitarbeitern lediglich mit einer Belegnummer versehen", so Günther Möller. "Die EASY- Software ergänzt dann automatisch alle anderen Indexbegriffe." Eine Direktindexierung wird noch vor allem für mehrseitige Dokumente notwendig. Peter Langescheid weist noch auf einen weiteren Vorteil hin: "Nach der Liberalisierung konnten wir eine Reihe von Großkunden gewinnen, darunter die Douglas Holding, die deutschen Wal*Mart- und BurgerKing-Gesellschaften, die Nordsee- Restaurantkette und die Nordwest Handels AG. Diesen Kunden können wir nun mit dem Modul EASY CD-QUERY die komplette Verbrauchsabrechnung mit gewünschten Indexbegriffen revisionssicher auf einer CD-ROM zur Verfügung stellen." Die überaus positiven Erfahrungen veranlassen die Stadtwerke, auch weiterhin auf EASY zu setzen. So wurde bereits eine Ausweitung der elektronischen Archivierung beschlossen und eine leistungsstärkere Jukebox angeschafft. "Wir werden nach dem Umstieg auf die EASY-Version 3.11 im April 2001 weitere Vertriebsbereiche mit EASY-ARCHIV ausrüsten", bestätigt- Friedhelm Kabath, Vertriebsdirektor der Stadtwerke Hagen und hauptverantwortlich für den Einkauf und den Bäderbetrieb. "Dies wird vor allem Bereiche betreffen, in denen SAP R/3 im Einsatz ist. Mit seiner zertifizierten SAP-Schnittstelle ist EASY hier die ideale Lösung." 18

19 REPORT First, Stadtwerke will build their own glass fiber network and convert their BS2000 system to run with SAP R/3. "Next, our other SAP systems will be connected to the archive as well. All CI data will then be transferred to the EASY system," says Thorsten Stich to outline what is planned for the coming months. And Flormann adds: "As I see it, the use of EASY in the other organizational units of Stadtwerke Hagen is only a question of time at this point. More and more interested parties keep inquiring about EASY's performance in our sales department for private and commercial customers. We shall also recommend the product to Elektromark, our future partner with whom Stadtwerke Hagen will probably fuse in April of So far, they are still archiving in the conventional fashion. A uniform electronic archiving solution will further enhance the efficiency of the association and significantly improve our customer service. " - Zunächst werden die Stadtwerke ein eigenes Glasfasernetz aufbauen und das BS2000-System auf SAP R/3 umstellen. "Damit wird die gesamte SAP-Welt in unserem Hause an das EASY-System gekoppelt sein", skizziert Thorsten Stich die Planung für die kommenden Monate. Und Möller ergänzt: "Der Einsatz von EASY bei den anderen Organisationseinheiten der Stadtwerke Hagen ist nach meiner Einschätzung nur noch eine Frage der Zeit. Schon jetzt erkundigt sich eine steigende Zahl von Interessenten bei uns im Vertriebsbereich Privat- und Gewerbekunden nach der Leistungsstärke von EASY. Wir werden das Produkt auch unserem künftigen Partner Elektromark empfehlen, mit dem die Stadtwerke vorrausichtlich im ersten Halbjahr 2001 zusammengehen werden. Dort archiviert man bislang noch auf herkömmlichem Wege. Eine einheitliche elektronische Archivlösung wird die Leistungsfähigkeit des Verbundes weiter erhöhen und den Kundenservice deutlich verbessern." - Company profile: Municipal utilities company supplying power and water to some 200,000 residents in and around the city of Hagen/Germany; originally founded in Its areas of business include electricity (1999: 1,316 million KWH), gas (1999: 2,434 million KWH), district heating (1999: 15 Mio. KWH) and water (1999: 13 million m3, or ~ 3.5 billion gallons). Currently, Stadtwerke Hagen has 574 employees and 28 trainees and is planning to fuse with the regional power supplier Elektromark in April IT environment: Siemens Nixdorf C80 / D2 Server (BS 2000) Siemens Nixdorf RM 400 C80 Server (SAP R/3) Siemens Nixdorf RM 400 E20 Server (SAP R/3) Siemens Nixdorf RM 600 Server (SAP R/3) Windows NT network EASY products: EASY CAPTURE, EASY ARCHIVE, EASY LINK for SAP R/3 Licensed modules: BASE PLUS, COLD, SCAN, KEY, TRANSFER, ONLINE, TIME, EDIT, BASE OCR, JUKEBOX, FULCRUM, VARITY, CD QUERY Firmenprofil: Kommunale Energie- und Wasserversorgungsgesellschaft für rund Einwohner im Netzbereich (Stadt Hagen), deren Ursprung auf das Jahr 1887 zurück geht. Geschäftsfelder sind die Versorgung mit Strom (1999: 1316 Mio. KWH), Gas (1999: 2434 Mio. KWH), Fernwärme (1999: 15 Mio. KWH) und Wasser (1999: 13 Mio. m3) Die Stadtwerke Hagen beschäftigen derzeit 574 Mitarbeiter und 28 Auszubildende. Im ersten Halbjahr 2001 ist die Fusion mit dem regionalen Energieversorger Elektromark geplant. EDV-Umgebung: Siemens Nixdorf C80 / D2 Server (BS 2000) Siemens Nixdorf RM 400 C80 Server (SAP R/3) Siemens Nixdorf RM 400 E20 Server (SAP R/3) Siemens Nixdorf RM 600 Server (SAP R/3) Windows NT - Netzwerk EASY-Produkte: EASY-CAPTURE, EASY-ARCHIV, EASY LINK for SAP R/3 Lizensierte Module: BASE PLUS, COLD, SCAN, KEY, TRANSFER, ONLINE, TIME, EDIT, BASE-OCR, JUKEBOX, FULCRUM, VARITY, CD-QUERY 19

20 NEWS ++ US News Atos Origin Signs Agreement with EASY SOFTWARE to Provide Data Archiving Solutions to Global SAP R/3 Customer Base ++ EASY's solutions complement Atos Origin's endto-end system integration services Through this partnership, Atos Origin enhances its existing offerings by providing an integrated document management and data archiving solution designed to improve processes and optimize system resources. "The archiving and quick retrieval of key business documents and data is a critical function for many of our SAP customers. EASY's comprehensive software suite will free up their system resources and make all information readily available," explained Rob Mol, Executive Vice President of Atos Origin in North America. "Since all of EASY's products are SAP interface certified, our customers can maximize the benefits of their SAP investment." "Atos Origin has worked in the SAP environment for more than two decades," said Lynn Hogg, President of EASY SOFTWARE INC. "Their knowledge of strategic and operational implementation, which improves business results and offers new growth potential to its customers, makes them an ideal addition to EASY's partner network." ++ Ballantyne Computer Services Inc. Selects EASY SOFTWARE as Its Strategic SAP R/3 Data Archiving and Imaging Solution ++ EASY SOFTWARE & Ballantyne bring knowledge and experience to the SAP customer base "EASY SOFTWARE perfectly complements our existing partner alliance program," said Holger Meyer, Vice President of SAP Implementations at Ballantyne, Inc. "Through this partnership, we can continue to provide data archiving solutions at a cost considerably below the competition, and extend our leadership position by offering world class enterprise solutions." "Through Ballantyne's experience in R/3, along with their knowledge of statutory retention of records, data access requirements and SAP's ArchiveLink/Content Server technology, they are uniquely qualified to assess the SAP customers' data archiving and imaging needs," commented Lynn R. Hogg, President of EASY SOFTWARE INC. "Their ability to guide the SAP customer through the data archiving decision process makes them an ideal addition to EASY's Partner Network." ++ Atos Origin schließt Vertrag mit EASY SOFTWARE zur Bereitstellung von Datenarchivierungs-Lösungen für den globalen SAP R/3 - Kundenstamm ++ EASY-Lösungen ergänzen umfassende Systemintegrations-Dienstleistungen von Atos Origin Durch diese Partnerschaft erweitert Atos Origin sein bestehendes Angebot, indem es nun auch eine integrierte Dokumentenmanagement- und Datenarchivierungs-Lösung anbietet, die für die Verbesserung von Prozessen und Optimierung von Systemressourcen konzipiert wurde. "Das Archivieren und schnelle Wiederauffinden wichtiger Geschäftsunterlagen und -daten stellt für viele unserer SAP- Kunden eine entscheidende Funktion dar. Die umfassende Softwaresuite von EASY wird ihre Systemkapazitäten entlasten und alle Informationen leicht zugänglich machen", so Rob Mol, stellvertretender Geschäftsführer von Atos Origin in Nordamerika. "Da alle EASY-Produkte ein SAP-Schnittstellenzertifikat besitzen, können unsere Kunden maximalen Nutzen aus ihren SAP- Investitionen ziehen." "Atos Origin ist bereits seit über zwanzig Jahren im SAP- Umfeld tätig", meint dazu Lynn Hogg, der Geschäftsführer der EASY SOFTWARE INC. "Seine Kenntnisse auf dem Gebiet strategischer und betrieblicher Implementationen und die daraus resultierenden verbesserten Geschäftserträge sowie das neue Wachstumspotential für die Kunden machen dieses Unternehmen zu einer idealen Ergänzung für EASYs Partner-Netzwerk." ++ Ballantyne Computer Services Inc. setzt auf EASY SOFTWARE als strategische Datenarchivierungs- und Imaging-Lösung für SAP R/3 ++ EASY SOFTWARE & Ballantyne haben dem SAP-Kundenstamm Fachwissen und Erfahrung zu bieten "EASY SOFTWARE liefert die perfekte Ergänzung zu unserem bestehenden Partnerallianz-Programm", meint dazu Holger Meyer, stellvertretender Leiter für den SAP-Einsatz bei Ballantyne, Inc. "Aufgrund dieser Partnerschaft können wir weiterhin Datenarchivierungs-Lösungen weit unter dem Preis der Konkurrenz anbieten und unseren Vorsprung noch ausbauen, indem wir Geschäftslösungen von Weltklasse offerieren." "Durch ihre R/3-Erfahrung, verbunden mit ihren Kenntnissen bezüglich der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen, Datenzugriffsbedingungen und SAPs ArchiveLink/Content Server-Technologie, sind die Mitarbeiter von Ballantyne einzigartig qualifiziert, den Datenarchivierungsund Imaging-Bedarf von SAP-Kunden zu beurteilen", sagt Lynn 20

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