CSR. (Customer Specific Requirements)

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1 (Customer Specific Requirements) der POLYTEC Car Styling Hörsching GmbH Polytec-Strasse 1 A-4063 Hörsching nachfolgend Besteller oder POLYTEC" genannt. 1/13

2 1 Geltungsbereich Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten Qualitätsmanagementsystem der Unterlieferanten Nachweis- und Informationspflichten des Lieferanten Dokumentationspflicht /Sicherheitsteile Dokumentenlenkung Ersatzteillieferverpflichtung Warenausgangsprüfung Wareneingangsprüfung Audit, Kosten Umweltschutz Durchführung der Qualitätssicherungsmaßnahmen Qualitätssicherung Qualitätsgespräche Bemusterung und Freigabe von Produkten (Erstmusterprüfungen) Requalifikationsprüfung Qualitätsprobleme Prozessfähigkeit Prüfmittelfähigkeitsuntersuchungen Kennzeichnung von Produkten und Rückverfolgbarkeit Entwicklung, Planung, Freigabe Haftung für Unterlieferanten Vertragsdauer Schlussbestimmungen Vertragsbestandteile / Mit geltende Unterlagen: /13

3 1 Geltungsbereich Diese gilt für alle Produkte, die der Lieferant aufgrund von Bestellungen liefert, die er während der Dauer dieser vom Besteller erhält und annimmt. Die gelieferten Produkte müssen dem vereinbarten Bestelltext und eventuell zugehörigen Zeichnungen, Datenblättern, Spezifikationen und vereinbarten Mustern entsprechen. Der Lieferant wird jeweils unverzüglich prüfen, ob eine vom Besteller vorgelegte Beschreibung offensichtlich fehlerhaft, unklar, unvollständig oder offensichtlich abweichend vom Muster ist. Erkennt der Lieferant, dass dies der Fall ist, wird er den Besteller unverzüglich verständigen. 2 Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten Der Lieferant unterhält ein zertifiziertes QM-System nach ISO 9001 der neuersten Version. Der Lieferant verpflichtet sich, ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach ISO/TS der neuersten Version zu unterhalten. Als Nachweis des QM-Systems wird der Lieferant eine Kopie des gültigen Zertifikates bei Erneuerung des Zertifikates unaufgefordert an POLYTEC übersenden. Liegt das gültige Zertifikat nicht vor, wird der Lieferant in der POLYTEC -Lieferantenbewertung abgestuft. Der Lieferant verpflichtet sich, seine Prozesse über die Laufzeit der Produkte kontinuierlich zu verbessern. Hierzu werden von POLYTEC entsprechende Zielgrößen für - Qualität (Anzahl QAB/Lieferungen, Zertifikate) - Liefertreue (Termin und Menge) - Preis (Preisentwicklung und Preistransparenz) - Service vorgegeben. Die Zielerreichung wird über die jährliche Lieferantenbewertung der POLYTEC dokumentiert und dem Lieferanten mitgeteilt. 2.1 Qualitätsmanagementsystem der Unterlieferanten Der Lieferant ist verpflichtet, seine Unterlieferanten zur Einhaltung der von ihm übernommenen Pflichten aus diesem Vertrag zu verpflichten. Falls der Lieferant die Übernahme der Pflichten bei Unterlieferanten nicht durchsetzen kann, wird er Polytec frühest möglich informieren und die Vertragspartner werden versuchen, eine einvernehmliche Lösung zu finden. 3/13

4 POLYTEC kann vom Lieferanten den Nachweis verlangen, dass der Lieferant sich von der Wirksamkeit des Qualitätsmanagement-Systems seines Unterlieferanten überzeugt hat. Treten Qualitätsprobleme auf, wird der Lieferant POLYTEC die Möglichkeit zu einem Audit bei seinen Unterlieferanten verschaffen. Unterlieferanten müssen bewertet werden. Bei negativem Bewertungsergebnis, bzw. Verschlechterung müssen gemeinsam mit dem Unterlieferanten Maßnahmen zur Verbesserung eingeleitet werden. 3 Nachweis- und Informationspflichten des Lieferanten Der Lieferant wird es dem Besteller in angemessenen Zeitabständen ermöglichen, sich von der Durchführung der unter Pkt. 2 genannten Qualitätssicherungsmaßnahmen zu überzeugen. Der Lieferant wird dem Besteller zu diesem Zweck in angemessenem Umfang und nach vorheriger Vereinbarung eines Termins Zutritt zu seinen Betriebsstätten für die gelieferten Produkte gewähren und während eines solchen Zutrittes einen fachlich qualifizierten Mitarbeiter zur Unterstützung zur Verfügung stellen. Einblicke in geheimhaltungsbedürftige Fertigungsverfahren und sonstige Betriebsgeheimnisse können verweigert werden. Vor Änderungen von Fertigungsverfahren, Materialien oder vor Änderungen der Software für die Produkte, Verlagerungen von Fertigungsstandorten, ferner vor Änderungen von Verfahren oder Einrichtungen zur Prüfung der Produkte oder von sonstigen Qualitätssicherungsmaßnahmen wird der Lieferant den Besteller mindestens 6 Monate vor der beabsichtigten Änderung benachrichtigen, dass dieser prüfen kann, ob sich die Änderungen nachteilig auswirken können. Weiters meldet der Lieferant POLYTEC wenn sich eine Qualitätszertifikatsänderung ergeben hat. Stellt der Lieferant eine Zunahme der Abweichungen der Ist-Beschaffenheit von der Soll- Beschaffenheit der Produkte fest (Qualitätseinbrüche), wird er den Besteller hierüber und über geplante Abhilfemaßnahmen unverzüglich benachrichtigen. Der Lieferant wird durch Kennzeichnung der Produkte oder, falls sie unmöglich oder unzweckmäßig ist, durch andere geeignete Maßnahmen dafür sorgen, dass er bei Auftreten eines Fehlers an Produkten unverzüglich feststellen kann, welche weiteren Produkte betroffen sein könnten. 4 Dokumentationspflicht /Sicherheitsteile Dokumentationspflichtige Sicherheitsteile sind nach internen POLYTEC Vorschriften ausgewählte Produkte, deren Zeichnungen mit dem Symbol D gekennzeichnet sind. 4/13

5 Die Zeichnungen enthalten weiterhin einen Verweis auf die interne QM Verfahrensanweisung QMA , die dokumentationspflichtige Merkmale angibt. Für die Beschaffung und Aktualisierung der QMA ist der Lieferant selbst verantwortlich. Der Lieferant muß sicherstellen, daß dokumentationspflichtige Sicherheitsteile in allen Stufen des Materialflusses eindeutig gekennzeichnet werden, um Vermischungen von Produkten zu vermeiden. Alle qualitätsrelevanten Dokumente solcher Teile müssen eindeutig als dokumentationspflichtig gekennzeichnet werden. Der Lieferant führt, sofern produktspezifisch zutreffend, an den dokumentationspflichtigen Sicherheitsteilen zu den in QMA genannten und in QVP-Gesprächen eventuell zusätzlich vereinbarten dokumentationpflichtigen Merkmalen alle zur Nachweispflicht erforderlichen Prüfungen aus. Er gewährleistet die Dokumentation und Aufbewahrung der Prüfergebnisse und der relevanten Prozeßparameter seines eigenen Fertigungsprozesses, sowie des Fertigungsprozesses seiner Unterauftragnehmer. Der Aufbewahrungszeitraum für solche Dokumente beträgt, sofern nicht anders vereinbart, 15 Jahre. Regelungen über die Art und Weise der Aufbewahrung sowie die Sicherstellung des jederzeitigen Zugriffs ist im Lieferanten QM-System festzulegen. 5 Dokumentenlenkung Der Lieferant regelt die Lenkung aller Dokumente und Daten in Verfahrensanweisungen und setzt diese wirksam um. Dokumente externer Herkunft wie Normen und Kundenzeichnungen werden in angemessenem Umfang eingeschlossen. Die Pflicht zur Aufbewahrung der Dokumente beträgt mindestens 7 Jahre, bei Dokumenten mit besonderer Archivierung beträgt sie mindestens 15 Jahre. Die Protokolle der Wareneingangsprüfungen (betreffend Zulieferteile und sonstige Vorprodukte von Unterlieferanten), der Zuverlässigkeit und Lebensdauertests, der Ausgangsprüfungen sowie gegebenenfalls der Fehleranalysen werden beim Lieferanten mindestens 24 Monate aufbewahrt. Der Lieferant gewährt POLYTEC auf Wunsch Einsicht in die Aufzeichnungen. In Einzelfällen kann POLYTEC eine längere Aufbewahrungsfrist verlangen. 6 Ersatzteillieferverpflichtung Der Lieferant verpflichtet sich, POLYTEC nach dem Serienauslauf über einen Zeitraum von mindestens 15 Jahren, oder nach kundenspezifischen Anforderungen, das Produkt zum letzt gültigen Serienpreis als Ersatzteil zu liefern. Die Verschrottung von teilespezifischen Fertigungseinrichtungen darf ungeachtet der Eigentumsverhältnisse nur nach schriftlicher Zustimmung durch POLYTEC erfolgen. 5/13

6 7 Warenausgangsprüfung Der Lieferant verpflichtet sich, jede Verpackungseinheit zu überprüfen, ob sie dem bestellten Typ entspricht. Produkte werden, wenn vereinbart, auf Basis der POLYTEC Verpackungsvorschrift ausgeliefert. 8 Wareneingangsprüfung Die Wareneingangsprüfung bei POLYTEC beschränkt sich auf äußerlich erkennbare (Transport-) Schäden sowie auf die Feststellung von Menge und Identität der bestellten Produkte mindestens anhand der Lieferpapiere. Der Lieferant verpflichtet sich, sein Qualitätsmanagementsystem und seine Qualitätssicherungsmaßnahmen auf diese reduzierte Wareneingangsprüfung auszurichten, wie in dieser anschließend näher geregelt. Im Übrigen wird POLYTEC von der Untersuchungs- und Rügepflicht ( 377 UGB idgf) befreit. Sollten im Einzelfall später vom Lieferanten Mängel erkannt werden, werden diese dem Lieferanten mitgeteilt. Der Lieferant verzichtet bereits jetzt auf die Rüge wegen Verspätung der Mängelanzeige. 9 Audit, Kosten POLYTEC erkennt an, dass der Lieferant ein wirksames Qualitätsmanagementsystem entsprechend dem Stand der Technik unterhält und dadurch in der Lage ist, Problemanalysen, notwendige Qualitätssicherungsmaßnahmen und auch Audits selbstständig durchzuführen. Dadurch können Audits und Prozessanalysen von bzw. in Fertigungsstätten durch POLYTEC auf folgende Fälle begrenzt werden: - Auftreten eines durch den Lieferanten verursachten gravierenden Fehlers in der Serienfertigung bei POLYTEC, - Der Lieferant konnte in einer fallweise abgestimmten Frist nicht nachweisen, dass die Fehlerursache gefunden und wirksame Fehlerabstellmaßnahme eingeführt wurden, - gemeinsam beschlossene Verbesserungsprogramme wurden nicht umgesetzt. Audits erfolgen in jedem Falle nach einer vorherigen Ankündigung. Der Lieferant wird selbst kurzfristige Terminwünsche für eine Auditierung ermöglichen. Der Lieferant übernimmt die Kosten für Prozessaudits und Problemanalysen. POLYTEC ist in diesem Sinne berechtigt, durch Audits festzustellen, ob die Qualitätssicherungsmaßnahmen des Lieferanten die Anforderungen von POLYTEC gewährleisten. 6/13

7 10 Umweltschutz Die Partner verpflichten sich bei allen Produkten, die in den Geltungsbereich dieser fallen, zutreffende Umweltaspekte zu berücksichtigen. Insbesondere sollen bei der Auswahl von Einsatzmaterialien, bei Produktion, Verpackung, Transport und Entsorgung am Ende der Produktlebensdauer möglichst umweltschonende Alternativen bevorzugt werden. Dafür und zur Erfüllung zutreffender gesetzlicher Vorschriften nötige Betrachtungen werden auch vom Lieferant angestellt und diesbezügliche Erkenntnisse und Informationen POLYTEC möglichst frühzeitig übermittelt. Die Erfüllung obiger Punkte kann am zuverlässigsten durch Anwendung eines Umweltmanagementsystems z.b. nach EN ISO erreicht werden. 11 Durchführung der Qualitätssicherungsmaßnahmen 11.1 Qualitätssicherung Der Lieferant wird, soweit es der bisherigen Dokumentation bereits entspricht, über die Durchführung vorgenannter Qualitätssicherungsmaßnahmen, insbesondere über Messwerte und Prüfergebnisse, Aufzeichnungen führen und diese Aufzeichnungen sowie etwaige Muster der Produkte übersichtlich geordnet verwahren. Der Lieferant wird dem Besteller, auf Wunsch, Einsicht in seine Qualitätsaufzeichnungen gewähren und, soweit vorhanden, gewünschte Muster zur Verfügung stellen. Generell gilt für die Lieferungen das 0 Fehler Prinzip. Sollte dies noch nicht erreicht sein, so ist eine Vereinbarung zwischen Lieferant und POLYTEC zu treffen (z.b. ppm Vereinbarung mit ppm Zwischenzielen), um die 0 Fehler anzustreben Qualitätsgespräche Qualitätsgespräche mit Themenschwerpunkten wie z.b. vorbeugende Qualitätssicherung, Bewertung der ausgetauschten Qualitätsdaten, Fehlerbesprechung, Besprechung aktueller Themen, usw. finden auf Verlangen eines Vertragspartners statt Bemusterung und Freigabe von Produkten (Erstmusterprüfungen) Die Bemusterung ist entsprechend VDA Band 2 oder PPAP durchzuführen. Soweit keine zusätzliche Kundenanforderung besteht. 7/13

8 Die Bemusterungsergebnisse aller kundenspezifischen Vorgaben (z.b. Maße, Haptik etc.) sind im entsprechenden Erstmusterprüfbericht nach VDA Band 2 / ISO 9001, PPAP oder an VDA angepasste POLYTEC -spezifischen Formulare nachvollziehbar zu dokumentieren. Erkennt der Lieferant, dass die getroffenen Vereinbarungen nicht eingehalten werden können, ist der Einkauf und die Qualitätsabteilung von POLYTEC unverzüglich zu informieren. Bei Spezifikationsabweichungen entscheidet POLYTEC über das weitere Vorgehen Requalifikationsprüfung Alle Produkte müssen gemäß den Produktionslenkungsplänen einer vollständigen Maß- und Funktionsprüfung, unter Berücksichtigung der anzuwendenden Vorgaben von POLYTEC für Material und Funktion, unterzogen werden. Die Ergebnisse müssen POLYTEC zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden Qualitätsprobleme Im Falle eines Qualitätsproblems muss der Zugriff auf Los- und Fertigungsdaten innerhalb eines Kalendertages möglich sein. Soweit die Probleme aus der Produktqualität resultieren, haben die Vertragspartner gegenüber ihren Kunden die Pflicht, innerhalb eines Arbeitstages nach Auftreten des Problems Lösungsansätze auszuarbeiten. Der Lieferant hat sicherzustellen, dass ein kurzfristiger Zugriff auf Ressourcen zur Fehleruntersuchung und Fehleranalyse jederzeit gewährleistet ist. Die Vorgehensweise zur Abwicklung von Beanstandungen wurde wie folgt vereinheitlicht und festgelegt: - Spätestens 1 Kalendertag nach Erhalt der Beanstandung (bzw. Foto, Fehlermuster) muss eine Empfangsbestätigung an POLYTEC versendet werden. - Spätestens 3 Kalendertage nachdem die reklamierten Teile zugegangen sind (falls für Erstantwort erforderlich) muss eine Erstantwort an POLYTEC versendet werden. Inhalt der Erstantwort: LKM (Lieferantenkorrekturmaßnahmenbericht) oder 8D-Report bis einschließlich dem Punkt Sofortmaßnahmen. - Spätestens 15 Kalendertage nach Ausstellung der Beanstandung durch POLYTEC muss ein vollständiger 8D-Report oder LKM bei POLYTEC eingehen. Ist es für den Lieferanten nicht möglich, innerhalb dieser Frist einen vollständigen 8D-Report oder LKM zu liefern, so muss er dies zusammen mit einem fundierten Zwischenbericht mitteilen. Ebenfalls muss in diesem 8/13

9 Zwischenbericht ein Termin genannt werden, bis wann der vollständige 8D-Report oder LKM (bzw. der nächste Zwischenbericht) vorgelegt wird. Die Zeitdauer zwischen 2 Zwischenberichten darf maximal 15 Kalendertage betragen. Nur aufgrund fundierter Zwischenberichte kann die Frist (von 15 Kalendertagen für die Abgabe des vollständigen 8D- Reports) verlängert werden. Abschlussberichte von Fehleranalysen müssen inhaltlich aussagefähig, schlüssig und vollständig sein. Wenn es dem Lieferanten nicht gelingt, innerhalb der einvernehmlich abgestimmten Frist das vereinbarte Qualitätsniveau wieder herzustellen, kann POLYTEC vom Lieferanten die Unterstützung durch externe Dienstleister auf Kosten des Lieferanten verlangen. Im Falle einer berechtigten Reklamation behält sich POLYTEC das Recht vor, einen Mindestbetrag von 150,- Euro in Abzug zu bringen. Dieser Betrag dient rein zur Abdeckung intern verursachter Kosten. POLYTEC verzichtet durch den Abzug dieses Betrages nicht auf andere vertragliche Rechte und Ansprüche Prozessfähigkeit Vor Serienfreigabe für die Produktion muss sich der Lieferant davon überzeugen, dass die Fähigkeit aller Prozesse und Maschinen gegeben ist. Folgende Werte sind zu erreichen: Langzeitprozessfähigkeit Cpk > 1,33 Vorläufige Prozessfähigkeit Ppk > 1,67 Wird bei bestimmten Prozessschritten diese Anforderung nicht erfüllt, so sind geeignete Maßnahmen zur Absicherung der Produktqualität jedes einzelnen Teiles vorzusehen (z.b. 100%- Prüfung) Prüfmittelfähigkeitsuntersuchungen Vor Lieferung von Serienteilen an POLYTEC ist das Messequipment mittels Prüfmittelfähigkeitsuntersuchungen zu evaluieren (R&R Analyse nach MSA, bzw. VDA) Kennzeichnung von Produkten und Rückverfolgbarkeit Der Lieferant verpflichtet sich, die Kennzeichnung von Produkten, Teilen und der Verpackung entsprechend den mit POLYTEC getroffenen Vereinbarungen vorzunehmen. Er muss 9/13

10 sicherstellen, dass die Kennzeichnung der verpackten Produkte auch während des Transports und der Lagerung lesbar ist. Der Lieferant verpflichtet sich, die Rückverfolgbarkeit der von ihm gelieferten Produkte sicherzustellen. Wird ein Fehler festgestellt, muss die Nachverfolgbarkeit und die Eingrenzung der schadhaften Teile/Produkte/Chargen etc. gewährleistet sein. Soweit POLYTEC dem Lieferanten Fertigungs- und Prüfmittel, insbesondere Mittel und Einrichtungen im Rahmen des Bezugs von Lieferungen zur Verfügung stellt, sind diese als Eigentum von POLYTEC zu kennzeichnen. Der Lieferant verantwortet Unversehrtheit und ordnungsgemäße Funktion und veranlasst Wartung und Instandsetzung Entwicklung, Planung, Freigabe Wenn der Auftrag an den Lieferanten Entwicklungsaufgaben einschließt, werden die Anforderungen durch die Vertragspartner schriftlich festgelegt, z. B. in Form eines Lastenheftes. Der Lieferant verpflichtet sich, Projektmanagement gemäß VDA oder APQP bereits in der Planungsphase von Produkten, Abläufen und anderen bereichsübergreifenden Aufgaben in Form von Qualitätsmanagementplänen zu betreiben und POLYTEC auf Wunsch Einsicht zu gewähren. Im Zuge der Vertragsprüfung wird der Lieferant alle technischen Unterlagen wie Spezifikationen, Zeichnungen, Stücklisten, CAD-Daten etc nach Erhalt auf Realisierbarkeit prüfen. Dabei erkannte Mängel und Risiken sowie Verbesserungsmöglichkeiten teilt der Lieferant POLYTEC unverzüglich mit. In der Entwicklungsphase wendet der Lieferant geeignete präventive Methoden der Qualitätsplanung wie z. B. Herstellbarkeitsanalyse, Zuverlässigkeitsuntersuchungen, FMEA usw. an. Erfahrungen (Prozessabläufe, Prozessdaten, Fähigkeitsstudien etc.) aus ähnlichen Vorhaben werden von ihm berücksichtigt. Merkmale mit besonderer Archivierung werden durch POLYTEC und den Lieferanten festgelegt. Für Prototypen und Vorserienteile stimmt der Lieferant mit POLYTEC die Herstellungs- und Prüfbedingungen ab und dokumentiert diese. Ziel ist es, die Prototypen und Vorserienteile möglichst unter Serienbedingungen herzustellen. Für alle Merkmale führt der Lieferant eine Prozessplanung (Arbeitspläne, Prüfpläne, Betriebsmittel, Werkzeuge, Maschinen etc.) durch. Für die funktions- und prozesskritischen Merkmale prüft der Lieferant die Eignung der Fertigungseinrichtungen nach statistischen Kriterien und dokumentiert die Ergebnisse. Die Produktqualität wird durch regelmäßige Produktaudits überwacht. Der Lieferant legt vor Aufnahme der Serienfertigung unter Serienbedingungen hergestellte Erstmuster des Produktes in vereinbartem Umfang termingerecht vor. Die Serienfertigung darf erst nach Freigabe durch POLYTEC aufgenommen werden. 10/13

11 12 Haftung für Unterlieferanten Der Lieferant ist zur Einhaltung sämtlicher ihn gegenüber POLYTEC treffenden Pflichten verantwortlich. Jedwede Handlungen des Unterlieferanten sind dem Lieferanten isd 1313a ABGB in vollem Umfang zuzurechnen. 13 Vertragsdauer Diese gilt unbefristet. Sie kann jedoch von jedem der beiden Vertragsparteien schriftlich mit einer Frist von sechs Monaten gekündigt weden. Die Beendigung dieser Vereinbarung lässt die Wirksamkeit laufender Einzel- Lieferverträge bis zu deren vollständigen Abwicklung unberührt. 14 Schlussbestimmungen Änderungen und Ergänzungen dieser bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Abänderung dieses Schriftformerfordernisses. POLYTEC ist berechtigt, einseitig Änderungen oder Anpassungen der Bestimmungen dieser vorzunehmen und dem Lieferanten zuzustellen. Ab Zugang dieser Mitteilung sind diese Änderungen für den Lieferanten verbindlich. Einzelne Klauseln dieser gelten nicht soweit sie zu Regelungen in vorrangigen Verträgen widersprüchlich sind. Sollten Bestimmungen dieser ganz oder teilweise unwirksam sein, wird davon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt; in diesem Fall werden die Vertragspartner anstelle der unwirksamen Regelung eine wirksame Bestimmung vereinbaren, die der ursprünglichen Regelung rechtlich und wirtschaftlich so nahe wie möglich kommt. Die in diesem Vertrag getroffene Vereinbarung von Qualitätszielen und Maßnahmen sowie Eingriffsgrenzen (Störfälle, ppm Ziele im Sinne einer statistischen Größe) schränkt die Haftung des Lieferanten für Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche von POLYTEC wegen Mängeln der Lieferungen in keinem Falle ein. Diese unterliegt österreichischem Recht unter Ausschluss der jeweiligen Kollisions- und Verweisungsnormen. Gerichtsstand für sich aus diesem Vertrag ergebende Streitigkeiten ist Linz. 11/13

12 POLYTEC Car Styling Hörsching GmbH Hörsching, Ort, Datum (Franz Reichinger) Unterschrift Einkaufsleiter (Robert Perje) Unterschrift Qualitätsmanagement 12/13

13 15 Vertragsbestandteile / Mit geltende Unterlagen: - Allgemeine Einkaufsbedienungen (AKB) der Polytec Car Styling Hörsching GmbH - Kundenspezifische Richtlinien (Normen, Pflichtenhefte, Formel Q, Spezial terms, ) - Prüfspezifikationen - Kaufm. und Techn. Lieferantenlastenheft - Bestellspezifikationen - Dispositions-, Logistikanforderungen / - Richtlinien - QM-Verfahrensanweisung QMA /13